Durch die internationale Konkurrenz steigt der Wettbewerbsdruck bei deutschen Unternehmen. Um ihre Effizienz kostengünstig zu steigern, gründen viele Unternehmen sogenannte Shared Service Center. Diese sind nun auch von dem aufkommenden Fachkräftemangel betroffen. Eine mögliche Lösung bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Robotic Process Automation.
Warum ist der Einsatz von Softwarerobotern sinnvoll und welche Vorteile können gegenüber der ma-nuellen Prozessabwicklung realisiert werden? Welche Kriterien sind bei einem Robotereinsatz zu be-rücksichtigen? Und welche Prozesse können in einem Shared Service Center mit Robotic Process Automation automatisiert werden?
Die Autorin Michaela Brandl klärt die wichtigsten Fragen zum Thema Robotic Process Automation und erläutert deren Einsatzmöglichkeiten im Shared Service Center. Dabei identifiziert sie Prozessgruppen und Tätigkeiten, die für den Einsatz von Robotic Process Automation geeignet sind und gibt einen Ausblick auf zukünftige Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Aus dem Inhalt:
- Softwareroboter;
- Künstliche Intelligenz;
- KI;
- AI;
- Artificial Intelligence
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Hintergrund und Motivation
1.2 Zielsetzung und Forschungsfragen
1.3 Inhaltlicher Aufbau
1.4 Methodik
1.5 Forschungsstand
2 Shared Service Center
2.1 Charakteristika Shared Service Center
2.2 Shared Service Center Ziele
2.3 Business Process Outsourcing versus Shared Service Center
2.4 Prozesse und Tätigkeiten
3 Robotic Process Automation
3.1 Robotertechnologien
3.2 Gründe für einen Robotereinsatz
3.3 Kritik zu Robotic Process Automation
3.4 Einsatz von Robotic Process Automation in Deutschland
4 Voraussetzungen für die Implementierung
4.1 Eignung der Daten und Prozesse
4.2 Vergleich der Eigenschaften
4.3 Prozessauswahl
5 Anwendungsbereiche im Shared Service Center
5.1 Purchase to Pay
5.2 Order to Cash
5.3 Payroll
5.4 Budget to report
6 Fazit
6.1 Resümee der Arbeit
6.2 Beantwortung der Forschungsfragen
6.3 Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit analysiert kritisch die Einsatzmöglichkeiten von Robotic Process Automation (RPA) innerhalb von Shared Service Centern (SSC). Das primäre Ziel ist es, Kriterien zur Identifizierung von Prozessgruppen und Tätigkeiten zu definieren, die sich für eine Automatisierung eignen, um so die Effizienz und Qualität in SSC-Organisationen zu steigern und auf den zunehmenden Fachkräftemangel sowie Kostendruck zu reagieren.
- Grundlagen von Shared Service Centern und deren Prozessanforderungen
- Klassifizierung und Funktionsweise verschiedener Robotertechnologien
- Entwicklung eines Kriterienkatalogs zur Prozessbewertung für RPA
- Anwendungsbeispiele aus den Bereichen P2P, O2C, Payroll und B2R
- Kritische Analyse von Nutzen und Risiken des Robotereinsatzes
Auszug aus dem Buch
3.1.2 Robotic Process Automation
Unter Robotic Process Automation (RPA) wird die automatisierte Bearbeitung von einfachen Geschäftsprozessen verstanden. Der Begriff „Robotic“ steht für den Einsatz des digitalen Roboters und „Process Automation“ beschreibt die automatisierte Prozessdurchführung. Die Softwareroboter führen Aufgaben von Mitarbeitern aus, die bisher manuell erledigt wurden.
Von der Institution for Robotic Process Automation and Artificial Intelligence (IRPAAI) wird RPA als eine technische Anwendung definiert, die repetitive Aufgaben mit einem hohen Volumen abwickelt, für die ein Mitarbeiter normalerweise eine lange Bearbeitungszeit benötigt und die Tätigkeiten als unbedeutend empfindet. Dementsprechend sind die Prozesskosten für die manuelle Abwicklung hoch und nicht wirtschaftlich. Stark strukturierte Daten, die digital verfügbar sind und nach bestimmten Regeln verarbeiten werden können, bilden optimale Voraussetzungen für den Einsatz von RPA.
RPA ist eine innovative Möglichkeit, um Prozesse automatisiert durchzuführen. Für automatisierte Prozessabwicklungen wurden bisher spezielle Schnittstellen benötigt, die eine Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Anwendungen ermöglichten. RPA wiederum greift auf die gewöhnliche Benutzeroberfläche zu und imitiert einen menschlichen Benutzer, d. h. er übernimmt die Rolle des Benutzers und interagiert mit den jeweiligen Anwendungen. Aus diesem Grund wird die RPA-Software auch als virtueller Mitarbeiter bezeichnet. Der Roboter kann auf jegliche Systeme zugreifen sowie webbasierte Anwendungen bedienen. Es werden weder Anpassungen der jeweiligen Systeme benötigt, noch erfordert RPA spezielle Schnittstellen.
Besonders hervorzuheben ist die flexible Konfigurierbarkeit von RPA, da keine übliche Programmierung durch die IT-Abteilung notwendig ist. Allerdings wird im Vorfeld eine Schulung benötigt, um die Funktionen des digitalen Roboters zu erlernen. Anschließend kann die Konfiguration des Roboters von Prozessexperten ohne spezielle Programmierkenntnisse vorgenommen werden. Bei dem sogenannten Training werden dem Roboter die auszuführenden Schritte beigebracht.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Dieses Kapitel führt in die Thematik ein, beleuchtet den Hintergrund und die Motivation, stellt die Forschungsfragen sowie den methodischen Ansatz und den aktuellen Forschungsstand dar.
2 Shared Service Center: Hier werden Definitionen und Charakteristika von SSC beschrieben, Ziele erläutert sowie eine Abgrenzung zum Business Process Outsourcing (BPO) vorgenommen und typische Prozesse identifiziert.
3 Robotic Process Automation: Dieses Kapitel erläutert die Funktionsweise von RPA, unterscheidet verschiedene Robotertechnologien, nennt Gründe für den Einsatz und beleuchtet kritische Aspekte der Technologie.
4 Voraussetzungen für die Implementierung: Hier werden Kriterien für die Eignung von Daten und Prozessen entwickelt, die Anforderungen verglichen und Hinweise zur priorisierten Prozessauswahl gegeben.
5 Anwendungsbereiche im Shared Service Center: Der Hauptteil der Arbeit analysiert spezifische Anwendungsbeispiele in den Bereichen P2P, O2C, Payroll und B2R und bewertet deren Automatisierungspotenzial.
6 Fazit: Das abschließende Kapitel fasst die Ergebnisse zusammen, beantwortet die Forschungsfragen und gibt einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung in Richtung Intelligent Automation.
Schlüsselwörter
Robotic Process Automation, RPA, Shared Service Center, SSC, Prozessautomatisierung, Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Digitalisierung, Prozessauswahl, Buchhaltung, Finanzwesen, Software-Roboter, Geschäftsprozesse, Standardisierung, Kostenreduktion
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, wie Robotic Process Automation als Instrument genutzt werden kann, um Geschäftsprozesse in Shared Service Centern effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Die zentralen Themen umfassen die Definition und Ziele von Shared Service Centern, die verschiedenen Stufen der Robotertechnologien, die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung sowie konkrete Anwendungsgebiete im Finanz- und Personalwesen.
Welches primäre Ziel verfolgt die Autorin?
Das Ziel ist die Identifizierung von Prozessgruppen, die für RPA geeignet sind, sowie die Entwicklung eines Kriterienkatalogs, um fundierte Entscheidungen über den RPA-Einsatz in SSC-Organisationen zu ermöglichen.
Welche wissenschaftliche Methode wurde für die Arbeit verwendet?
Die Autorin führte eine umfassende Literaturrecherche durch, sichtete aktuelle Publikationen, erstellte eine Masterliste für relevante Begriffe und analysierte die identifizierte Fachliteratur und Berichte.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden die Prozesse Purchase to Pay, Order to Cash, Payroll und Budget to Report detailliert betrachtet und auf ihre Eignung sowie Potenziale für eine Automatisierung durch RPA hin untersucht.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Untersuchung?
Wichtige Begriffe sind unter anderem RPA, Shared Service Center, Prozessautomatisierung, Kosteneffizienz, Standardisierung und Digitale Transformation.
Worin unterscheidet sich RPA von einer klassischen Schnittstellenprogrammierung?
Im Gegensatz zur klassischen Schnittstellenprogrammierung greift RPA auf die vorhandene Benutzeroberfläche zu und imitiert das Verhalten eines menschlichen Anwenders, wodurch keine komplexen IT-Anpassungen nötig sind.
Warum ist die Unterscheidung zwischen transaktions- und expertisebasierten SSC relevant für RPA?
Transaktionsbasierte SSC, die sich auf hoch repetitive und standardisierte Prozesse konzentrieren, bieten aufgrund des hohen Volumens und der klaren Regeln die besten Potenziale für eine erfolgreiche RPA-Implementierung.
- Arbeit zitieren
- Michaela Brandl (Autor:in), 2020, Robotic Process Automation im Shared Service Center. Welche Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/504069
