Zielorientierte Ablauf- und Zeitplanung im Eventmanagement mithilfe von Vorgangsknoten-Netzplänen


Seminararbeit, 2019
21 Seiten

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungs- und Symbolverzeichnis

1. Einleitung

2. Klärung von „Event“ und Eventmanagement

3. Netzplantechnik als Hilfsmittel im Projektmanagement
3.1. Begriffserläuterung der Netzplantechnik und des Netzplanes
3.2. Elemente und Arten der Netzplantechnik

4. Ablaufplanung durch Netzplantechnik
4.1. Projektanalyse und Projektstrukturplan
4.2. Vorgänge, Vorgangslisten und Anordnungsbeziehungen
4.3. Schwierigkeiten bei der Ablaufplanung
4.4. Erstellung eines vorläufigen Ablaufplanes (Netzplan)

5. Die Zeitplanung mithilfe von Netzplänen
5.1. Aufgaben der Zeitplanung und Zeitanalyse
5.2. Zeitplanung im einfachen Vorgangsknoten-Netzplan
5.2.1. Knotenaufbau und Abkürzungen
5.2.2. Berechnung der Vorgangszeitpunkte
5.2.3. Gesamtpufferzeit und Freie Pufferzeit
5.2.4. Kritischer Pfad

6. Kritische Betrachtung von Vorgangsknoten-Netzplänen
6.1. Vor- und Nachteile der Netzplantechnik
6.2. Einsatz der Netzplantechnik im Eventmanagement

7. SchlussbemerkUJlg

Literaturverzeichnis

A bbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Darstellungsmöglichkeiten für Knoten und Pfeile

Abbildung 2: Schematische Darstellung eines Projektstrukturplans

Abbildung 3: Netzplan

Abbildung 4: Netzplan mit Zeitumrechnungs-Tabelle

Abkürzungs- und Symbolverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

In einer Zeit, die scheinbar immer schneller vorbeizugehen scheint, wird der Menschheit nach und nach bewusst, dass das Leben endlich ist. Die Menschheit möchte nicht nur sich selbst verwirklichen, sondern sie strebt, im Laufe der Zeit und des Lebens, nach erfüllen- den Momenten, die in ihr ein „WOW-Gefühl“ auslöst. Nicht gerade selten, wird dieses „WOW-Gefühl“ in Situationen, wie zum Beispiel dem Besuch eines Konzertes, ausge- löst. Erfolgreiche und gelungene Projekte, unteranderem auch Veranstaltungen, beein- flussen den Menschen und rufen gewisse Reaktionen und Gedanken in ihm hervor. An- forderungen und Komplexität steigen mit der Zeit, sodass Projekte aufwendiger werden, und daher auch die Zeit- und Ressourcenplanung einen höheren Anspruch genießt. Pro- jektmanagement wird immer mehr zu einer wichtigen Führungsaufgabe. Veranstaltungs- organisation ist Bestandteil des Eventmanagements. Wie bereits erwähnt, sind Veranstal- tungen zur Kreierung von „WOW-Momenten“ sehr gut geeignet und daher ist es notwen- dig, sich mit der genaueren Planung und Organisation zu befassen. Netzplantechnik ist unteranderem eine Methode, die im Projekt- und Eventmanagement eingesetzt wird. In dieser Arbeit wird die Netzplantechnik, insbesondere mit Vorgangsknoten-Netzplänen, genauer erläutert und kritisch hinterfragt. Daher ist es wichtig, sich mit den „Basics“ aus Eventmanagement und Netzplantechnik auseinanderzusetzen.

2. Klärung von „Event“ und Eventmanagement

Der Begriff des Projektmanagements umfasst diverse Aufgaben, Konzepte und Verfah- ren, die sich mit der Planung, Organisation, Steuerung und Überwachung von Projekten beschäftigt.1 Parallelen zeigen sich hiermit im Eventmanagement, welches „die Summe aller für die erfolgreiche Abwicklung eines Events erforderlichen Führungsaufgaben, - techniken und -instrumente“ 2 umfasst. Das Eventmanagement zählt somit zu einer Un- terform des Projektmanagements.

Der Eventcharakter einer Veranstaltung (Event) ist immer subjektiv, da das Event im Kopf desjenigen entsteht, der daran teilnimmt. Das charakteristische Merkmal an einem Event ist nicht nur, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet, sondern auch eine gewisse Einmaligkeit aufweist. Der Teilnehmer, oder auch Besucher einer Veranstaltung, soll ein positives Erlebnis vermittelt bekommen, welches eine gewisse Wirkung mit sich zieht. Kernaspekt des Eventmanagements ist unteranderem, ebenfalls wie im Projektma- nagement, die Planung des Events.3

Damit eng verbunden ist die Festlegung der Ziele eines Events, die zu kennen un d im Auge zu behalten sind. Mit Veranstaltungen/Events wird ein ganz bestimmter Zweck ver- folgt. Seien es direkte finanzielle Effekte, die Beeinflussung von Personen, die Erhöhung des Bekanntheitsgrades, die Verbesserung des Unternehmensimage, oder auch die Initi- ierung von Projekten. Events können einen unterschiedlichen Ursprung haben, die meis- ten möchten mit ihren Zielen erreichen, dass der Empfänger auf der emotionalen Ebene erreicht wird, sodass Informationen übermittelt werden, Motivation und Aktion erzeugt wird oder auch bestimmte Grundhaltungen und Normen generiert werden. Das Event ori- entiert sich somit am Ziel oder Zweck, und folglich am Kunden/Teilnehmer. Der Teil- nehmer muss positiv angesprochen werden und die Veranstaltung muss einen geplanten Ablauf aufweisen, damit Pannen vermieden werden können.4

Ausgehend davon, dass die Zeitplanung und Einhaltung des Veranstaltungstermines sehr wichtig sind, ist ein entsprechendes Tool hilfreich, um sich mehr Transparenz und Über- blick zu verschaffen.

Event- und Projektmanagement weisen somit ähnliche Faktoren auf.

3. Netzplantechnik als Hilfsmittel im Projektmanagement

3.1. Begriffserläuterung der Netzplantechnik und des Netzplanes

„Netzplantechnik ist ein Hilfsmittel des Projektmanagements“5, welches ein bewährtes „Hilfsmittel zum Analysieren, Beschreiben, Planen, Kontrollieren und Steuern von Projektabläufen“6 darstellt.

Bei Projekten, bei denen einen Vielzahl an Mitarbeitern über eine längere Dauer zur Er- langung und Ausrichtung eines Ziels beteiligt sind, hat sich die Netzplantechnik als einzige Option herausgestellt, um Termine, Aufwände, Kosten, etc. zu planen und zu überwachen.7

„Ein Netzplan ist eine Grafik, mit der man die Reihenfolge darstellt, in der Projekttätig-keiten durchgeführt werden sollen.“8

3.2. Elemente und Arten der Netzplantechnik

Die Grundlage für die Netzplantechnik ist die Graphentheorie. Zu den formalen Elemen- ten eines Netzplanes zählen Knoten und Pfeile. Die Knoten dienen dabei als Veranschau- lichung der Ereignisse und/oder Vorgänge, dargestellt durch Rechtecke oder Kreise, wo- bei die Pfeile hingegen die Verbindungen (Anordnungsbeziehungen, siehe Kapitel 4.4.) klarstellen.9

Die folgende Abbildung zeigt die Darstellungsmöglichkeiten für Knoten und Pfeile.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Darstellungsmöglichkeiten für Knoten und Pfeile

Quelle: Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S.23

In einem Netzplan sind unterandere auch folgende Aspekte wichtig:

Ein wichtiges Vorkommnis in einem Projekt oder einer Veranstaltung wird als Ereignis bezeichnet, ggf. werden sie auch als Meilensteine erwähnt. Ereignisse haben keine Dauer und treten unverzüglich auf. Sie können auch den Beginn oder das Ende eines Projektes darstellen. Des Weiteren sind Vorgänge ein wichtiger Bestandteil der Netzplantechnik. Ein Vorgang ist eine Tätigkeit, die erledigt werden muss, um zum nächsten Ereignis oder Vorgang zu gelangen. Das dritte Element stellt die Dauer, also die tatsächliche Zeit dar, um einen Vorgang zu beenden. Die Dauer ist unteranderem abhängig von Ressourcen, Aufwand und Kapazität.10

In Anlehnung an Burghards Auffassung, unterscheidet man bei der Netzplandarstellung in drei Arten: Ereignisknoten-Netzplan, Vorgangspfeil-Netzplan und Vorgangsknoten- Netzplan.

Im Ereignisknoten-Netzplan werden überwiegend Ereignisse beschrieben und als Kno- ten, in Form eines Kreises, visualisiert. Die Verbindungspfeile stellen hierbei die Tätig- keiten dar, die erledigt werden müssen, um zum nächsten Ereignis zu gelangen. Die ein- zelnen Vorgänge werden hier nicht dargestellt. In einem Vorgangspfeil-Netzplan dage- gen werden Vorgänge beschrieben, die durch Pfeile im Netz dargestellt sind. Ereignisse werden auch hier ebenfalls als Knoten (Kreis) dargestellt. Die letzte Art, mit der wir uns im Verlauf der Arbeit intensiv beschäftigen werden, ist der Vorgangsknoten-Netzplan. Hier werden vorwiegend Vorgänge als Knoten dargelegt. Anders als bei den anderen zwei Arten, werden hier sogenannte Anordnungsbeziehungen für die Vorgänge durch die Pfeile ausgedrückt. Ereignisse werden hier nicht explizit dargestellt.11

Der Einsatz von Netzplantechnik im Eventmanagement wird hauptsächlich durch die Vorgangsknoten-Netzpläne vollzogen.

4. Ablaufplanung durch Netzplantechnik

Im folgenden Abschnitt wird das Konzept zur Erstellung eines Netzplans dargelegt.

4.1. Projektanalyse und Projektstrukturplan

Um eine effiziente Projektplanung gewährleisten zu können, ist der Besitz von genaueren Informationen über das Projekt und seine Vorgänge empfehlenswert. Zuallererst ist es ratsam eine Projektanalyse durchzuführen.12

Gerade bei größeren Projekten eignen sich Projektstrukturpläne, um Projekte genauer analysieren zu können. Hiermit kann eine hierarchische Anordnung dargestellt werden. Abbildung 2 verdeutlicht die graphische Aufgliederung eines Projektes in Teilprojekte und Unterprojekte. In sogenannten Arbeitspaketen (unterste Ebene), werden die jeweili- gen Vorgänge genaustens beschrieben. Für eine bessere Übersicht werden den Vorgängen Beschreibungen und Vorgangsnummern zugeteilt. Für einen komplikationsfreien Ablauf des Projektes oder der Veranstaltung empfiehlt es sich, dieses in einzelne Elemente aufzugliedern. Die Gesamtstruktur des Projektes sollte jedoch in einem überschaubaren Rahmen bleiben. Daher verzichtet man z.B. auf technische oder andere Genauigkeiten.13

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Schematische Darstellung eines Projektstrukturplans

Quelle: Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 32

4.2. Vorgänge, Vorgangslisten und Anordnungsbeziehungen

„Nach der DIN 69900 ist ein Vorgang „nur“ ein zeiterforderndes Geschehen mit defi- niertem Anfang und Ende“.14

In Vorgangslisten werden Vorgänge und Anordnungsbeziehungen zusammengeführt.

Eine Anordnungsbeziehung ist daher eine Beschreibung einer Reihenfolgebedingung für Vorgänge und/oder Meilensteine. Anordnungsbeziehungen lassen sich durchaus ermit- teln, indem geklärt wird, welche Vorgänge/Meilensteine einem Vorgang unmittelbar vo- rausgehen, bzw. welche beendet oder eingetreten sein müssen, damit ein bestimmter Vor- gang/Meilenstein eintreten kann. Ergebnis dieser Fragen sind die Vorgänger. Nachfolger sind die Vorgänge, die unmittelbar auf den vorherigen Vorgang folgen. Bei der Ermitt- lung von Vorgänger und Nachfolger wird jede Anordnungsbeziehung doppelt erfasst. An- ordnungsbeziehungen können durch logische oder technologische Einflüsse, aber auch durch kapazitäts- oder zeitbedingte Einflüsse geprägt sein, jedoch erfordert der Netzplan eine Anordnungsbeziehungsform, die eindeutig sein muss.15

In Vorgangslisten können auch andere Informationen festgehalten werden, wie z.B. Kos- ten oder Verantwortliche. Im Listenkopf sind jedoch alle wichtigen Angaben über das Projekt erfasst, wie Beschreibungen oder Angaben zum Auftraggeber. In den meisten Vorgangslisten werden die Bezeichnung des Vorgangs, die Beschreibung des Vorgangs, mögliche Vorgänger und die Vorgangsdauer erkenntlich gemacht, um einen besseren Überblick zu erlangen.16

4.3. Schwierigkeiten bei der Ablaufplanung

Bei der Planung einer Veranstaltung oder einem Projekt, und dem damit verbundenen Ablauf, ergeben sich in der praktischen Planung häufig Probleme.

Ein erstes Problem stellt die Bestimmung der Anordnungsbeziehung dar, insbesondere dann, wenn die Reihenfolge nicht genau bestimmt oder bestimmbar ist. Deren Festlegung erfolgt mit dem Netzplanentwurf, bei dem zunächst Vorgänge mit leichterfassenden Rei- henfolgebedingungen festgehalten werden.17

Das Entwerfen des Netzplanes versteht sich vielmehr als ein „Planungspuzzle“. Ein zwei- tes Problem befasst sich mit der oben gegebenen Definition eines Vorganges, bei der nicht ersichtlich wird, wie „groß“ ein Vorgang sein soll. Bei einem sehr detailreichen Plan empfiehlt sich daher eine Vielzahl von Einzelaktivitäten zu einem Vorgang zusammen- zufassen. Denn auch aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sollte die Planung nicht zu auf- wendig und schwerfällig sein, jedoch sollte die Vorgangsgröße aber auch nicht zu gering ausfallen. Der Knackpunkt liegt damit darin, die richtige „Größe“ des Vorgangs, und so- mit einen optimalen Detaillierungsgrad des Plans zu finden. Ein weiteres Problem findet sich in der Macht der mehreren Möglichkeiten der Reihenfolge von Vorgängen und/oder Meilensteine. Für eine Darstellung des Projektablaufs in einem Netzplan, muss man sich dann für eine Möglichkeit entscheiden. Sollten in einem eng zusammenhängenden Pro- jektteil verschiedene Reihenfolgen durchführbar sein, so ist zu prüfen, ob der Teilbereich zu einem Vorgang zusammengefasst werden kann. Über die exakte Reihenfolge kann dann bei der Vorgangsdurchführung, unter Betrachtung aktueller Gegebenheiten, ent- schieden werden.18

4.4. Erstellung eines vorläufigen Ablaufplanes (Netzplan)

Um einen ersten Gesamtüberblick zu bekommen, empfiehlt es sich einen ersten Ablauf- plan im Vorgangsknoten-Netzplan-Stil zu skizzieren, unter der Beachtung folgender Hinweise:

Vorgänge, die aufeinanderfolgen, werden durch einen Pfeil gekennzeichnet, dessen Rich- tung die Reihenfolge, bzw. Anordnungsbeziehung angibt. Zwei Knoten können nur durch einen Pfeil miteinander verbunden sein, da ansonsten die Abhängigkeit doppelt wäre. Des Weiteren dürfen Netzpläne keine Schleifen aufweisen. Der Netzplan, welcher den struk- turellen Projektablauf wiedergibt, sollte unabhängig vom zeitlichen Ablauf gezeichnet werden. Die Pfeile sollten entweder von links nach rechts oder von oben nach unten ver- laufen. Außerdem ist zu beachten, dass Netzpläne einen oder mehrere Start- und Zielkno- ten haben können. Es empfiehlt sich daher die Verwendung eines Knotens „Projektan- fang“ und „Projektende“. Sofern keine Missverständnisse aufkommen, können Pfeile zu- sammengeführt oder verzweigt werden.19

Die erste Ablaufskizze lässt sich somit mit Bleistift, Stempeln, Planungstafeln, Etiketten oder auch durch eine Projektmanagement-Software visualisieren. 20

Die folgende Abbildung drei unterstreicht, wie ein erster Ablaufentwurf aussehen könnte:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Netzplan

Quelle:https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/crashkurs-netzplantech- nik-grundbegriffe-und-uebungsbeispiel/ (23.05.2019)

[...]


1 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 11.

2 Vgl. Eisermann, U./Winnen, L./Wrobel, A., Praxisorientiertes Eventmanagement, 2014, S. 28.

3 Vgl. Holzbaur, U., Eventmanagement, 2010, S. 7–10.

4 Vgl. Holzbaur, U., Eventmanagement, 2010, S. 15–17.

5 Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 13.

6 B urghardt, M., Einführung in Projektmanagement, 2002, S. 113.

7 Vgl. Burghardt, M., Einführung in Projektmanagement, 2002, S. 113.

8 P ortny, S. E., Projektmanagement für Dummies, 2001, S. 94.

9 Vgl. Heeg, F. J., Projektmanagement, 1993, S. 211 f.

10 Vgl. Portny, S. E., Projektmanagement für Dummies, 2001, S. 94.

11 Vgl. Burghardt, M., Einführung in Projektmanagement, 2002, S. 114 f.

12 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 31.

13 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 31–37.

14 Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 37.

15 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 39.

16 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 40 f.

17 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 41–43.

18 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 41–43.

19 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 45–47.

20 Vgl. Schwarze, J., Netzplantechnik, 1994, S. 47.

Ende der Leseprobe aus 21 Seiten

Details

Titel
Zielorientierte Ablauf- und Zeitplanung im Eventmanagement mithilfe von Vorgangsknoten-Netzplänen
Hochschule
Fachhochschule Trier - Umwelt-Campus, Standort Birkenfeld
Autor
Jahr
2019
Seiten
21
Katalognummer
V505996
ISBN (eBook)
9783346060693
Sprache
Deutsch
Schlagworte
zielorientierte, ablauf-, zeitplanung, eventmanagement, vorgangsknoten-netzplänen, Vorgang, Event, Zielorientierung, Eventplanung, Veranstaltung, Zeitmanagement
Arbeit zitieren
Kevin Manuel Wendel (Autor), 2019, Zielorientierte Ablauf- und Zeitplanung im Eventmanagement mithilfe von Vorgangsknoten-Netzplänen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/505996

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