Ziel dieser Arbeit ist es zunächst den Begriff des Workflow Managements dem Leser näher zu bringen. Dabei wird aufgezeigt, dass es noch keine einheitliche Begriffswelt im Umfeld des Workflow Managements gibt. Daraufhin wird auf Aufgaben und Verbesserungspotenziale durch Workflow Managment eingegangen. Auf die Modellierung von Workflows und die Überführung von Arbeitsabläufen in Workflows wird im letzten Kapitel der vorliegenden Arbeit Bezug genommen. Zur Abrundung wird als Praxisbeispiel die Einführung einer Workflow Management Anwendung am Beispiel des Bestellanforderungsprozesses aufgezeigt. Staffware als Workflow Management Software soll am Ende der Arbeit als ein in der Praxis verwendetes System beschrieben werden, um einen Eindruck der Mächtigkeit von Standardsoftware in diesem Bereich zu erhalten.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Der Begriff Workflow Management
3. Motivation für Workflow Management Systeme
3.1 Einsatzgebiete von Workflow Management Systemen
3.2 Ziele des Workflow Management Systems
4. Ableitungen von Workflows und deren Umsetzung
5. Praxisbeispiele
5.1 Workflow für Bedarfsanforderungen
5.1.1 Nutzen
5.1.2 Ablauf des Workflows Bestellanforderung
5.1.3 Kritische Erfolgsfaktoren
5.2 Staffware 97 und Staffware Global
5.2.1 Positionierung
5.2.2 Architektur
5.2.3 Schnittstellen
5.2.4 Funktionskomponenten
6. Zusammenfassung und Schlussbetrachtung
Zielsetzung und Themen
Diese Seminararbeit untersucht das Konzept des Workflow Managements, um dessen Potenziale zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung in der modernen Unternehmenspraxis aufzuzeigen, wobei insbesondere die Herausforderungen bei der Implementierung sowie konkrete Anwendungsszenarien analysiert werden.
- Grundlagen und Definitionen des Workflow Managements
- Motivation und Einsatzgebiete für Workflow Management Systeme
- Modellierung und Umsetzung von Geschäftsprozessen
- Praxisbeispiel: Der Bedarfsanforderungsprozess
- Einsatz von Standardsoftware am Beispiel von Staffware
Auszug aus dem Buch
5.1.2 Ablauf des Workflows Bestellanforderung
Ein Mitarbeiter startet den Dialog Bestellanforderung im Workflow System. Die erforderlichen Felder des Formulars werden ausgefüllt. Bei den Formularfeldern kann es sich um MUSS-Felder und KANN-Felder handeln. Der Unterschied besteht darin, dass MUSS-Felder die wichtigsten Informationen zu einer Bestellanforderung beinhalten. Darunter fällt der Name des Antragstellers, der Preis, die Menge, die Bezeichnung, der Wunschlieferant usw. Der Preis der angeforderten Bestellung spielt eine wichtige Rolle, da sich hier die Freigabestrategie entscheidet. In der Freigabestrategie wird festgelegt wer bis zur Höhe welchen Betrages eine Freigabe veranlassen kann, denn evtl. besitzt der Besteller selbst die erforderliche Freigabeebene. Die Freigabestrategie betreffend wäre ebenfalls ein Kontrollsystem um Missbrauch zu vermeiden in Betracht zu ziehen, dass es Mitarbeitern nicht ermöglicht Bestellungen aufzuteilen, um mit der eigenen Freigabeebene unzulässige Bedarfe zu genehmigen. Dies könnte datumsabhängig geschehen. In den KANN-Feldern kann der Mitarbeiter zusätzliche Angaben machen, wie beispielsweise Begründung des Bedarfs, Wunschliefertermin oder allgemeine Kommentare. Nachdem der Bestellende seinen Antrag speichert und somit ins System einpflegt, wird der Workflowprozess gestartet und die Worklist mit den Workitems generiert. Die Worklist enthält alle Einzelschritte mit Bearbeitern eines Workflows. Ein Workitem besteht aus der Information welche Tätigkeit eine bestimmte Person ausführen muss und welche Daten oder Anwendungssysteme dafür benötigt werden.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Die Einleitung führt in die Relevanz des Workflow Managements ein und umreißt die Struktur und Ziele der Seminararbeit.
2. Der Begriff Workflow Management: In diesem Kapitel werden grundlegende Definitionen und das Referenzmodell der Workflow Management Coalition vorgestellt.
3. Motivation für Workflow Management Systeme: Es werden die Beweggründe für den Einsatz solcher Systeme, deren Einsatzgebiete sowie die übergeordneten Ziele für Unternehmen dargelegt.
4. Ableitungen von Workflows und deren Umsetzung: Dieses Kapitel erläutert, wie komplexe Geschäftsprozesse in strukturierte, automatisierbare Workflows überführt werden.
5. Praxisbeispiele: Anhand des Bedarfsanforderungsprozesses und der Software Staffware wird die praktische Anwendung und Implementierung von Workflow Management Systemen verdeutlicht.
6. Zusammenfassung und Schlussbetrachtung: Die Arbeit schließt mit einer Reflexion über die behandelten Inhalte und einer kritischen Würdigung der Auswirkungen auf die Arbeitswelt.
Schlüsselwörter
Workflow Management, Geschäftsprozess, Business Engineering, Workflow Engine, Prozessmodellierung, Automatisierung, Bestellanforderung, Staffware, Middleware, Workflow Management Coalition, Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung, Workitem, Freigabestrategie, Prozesskontrolle
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit den Grundlagen, der Motivation und dem praktischen Einsatz von Workflow Management Systemen in modernen Unternehmen.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zentrale Themen sind die Begriffsbestimmung, die Modellierung von Workflows, deren technische Unterstützung durch Software sowie die Analyse von Erfolgsfaktoren bei der Implementierung.
Was ist das primäre Ziel der Seminararbeit?
Das Ziel ist es, dem Leser das Konzept des Workflow Managements näherzubringen und aufzuzeigen, wie durch Standardsoftware administrative Prozesse effizienter gestaltet werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer Literaturanalyse sowie der deskriptiven Darstellung von Praxisbeispielen zur Workflow-Implementierung.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Im Hauptteil werden neben den theoretischen Grundlagen konkrete Anwendungsszenarien, wie etwa ein Bestellanforderungsprozess, sowie die Architektur von Workflow-Standardsoftware wie Staffware analysiert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird maßgeblich durch Begriffe wie Workflow Management, Geschäftsprozess, Prozessoptimierung und Workflow Engine definiert.
Wie unterscheidet sich der Workflow-Prozess von einer manuellen Bestellanforderung?
Der automatisierte Prozess führt den Benutzer durch festgelegte Eingabemasken, sichert die korrekte Reihenfolge der Genehmigungsschritte und bietet jederzeit Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstand.
Warum sind kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung wichtig?
Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands müssen Faktoren wie das Genehmigungsverfahren, die Einbindung der Endanwender und die Qualität der Stammdaten berücksichtigt werden, um die Akzeptanz und Effizienz des Systems zu gewährleisten.
Welche Rolle spielt die Software Staffware in diesem Dokument?
Staffware dient als Praxisbeispiel für eine Standard-Middleware, die Prozesse in heterogenen Umgebungen integrieren, modellieren und durch Workflow-Monitoring steuern kann.
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- Wolfgang Bergler (Author), 2006, Workflow-Management und Anwendungen in der Praxis, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/50890
