Aufbau und Begrifflichkeiten eines ERP-Systems

Erlangen Unternehmen durch die Integration eines ERP-Systems einen Wettbewerbsvorteil?


Hausarbeit, 2019

24 Seiten, Note: 2,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung

2 Das ERP-System
2.1 Das ERP-System und seine Entwicklung
2.2 Funktionen
2.3 Kosten
2.4 Vor- und Nachteile

3 ERP-Systeme im Vergleich
3.1 Kostenfreie und kostenpflichtige Systeme
3.2 ERP-Anbieter im Vergleich

4 Schluss
4.1 Fazit
4.2 Ausblick

Quellen- und Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1.1: Aufbau eines ERP-Systems

Abb. 1.2: Funktionen des ERP-Systems

Abb. 1.3: ERP Kosten bei ERP-Projekten in EUR

Abb. 1.4: Größen von ERP Kosten bei ERP-Installationen im Mittelstand

Abb. 1.5: Open Source ERP und ERP Kauflizenz im Vergleich

Abb. 1.6: ERP-Markt in Deutschland

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Dank der Digitalisierung entstehen fast täglich neue technische Möglichkeiten für Unternehmen, ihre internen Prozesse zu optimieren und voranzubringen. Um konkurrenzfähig bleiben zu können, ist es notwendig mit der Dynamik des Marktes mitzuhalten.

Eine Variante zur Unterstützung von Unternehmensprozessen ist das ERP-System. Verfügbar ist diese Software bereits seit mehreren Jahren für interessierte Betriebe, allerdings sind die Individualisierungsmöglichkeiten erst im Laufe der Digitalisierung ausgebaut worden. Die Unternehmen können das Programm mittlerweile speziell auf ihre Branche zuschneiden lassen und folglich einen optimalen Support für ihren Betrieb erhalten.

In der folgenden Arbeit möchte ich untersuchen, ob die Integration eines ERP-Systems unter Berücksichtigung der Funktionen und des Aufwands den Unternehmen tatsächlich einen Wettbewerbsvorteil einbringt oder lediglich eine gute Unterstützung für die alltägliche Arbeit bietet. Da das Thema sehr umfangreich ist, insbesondere im Bereich der Technologie und Umsetzung, werde ich mich auf die wichtigsten Punkte dieser Aspekte konzentrieren und deren Auswirkungen im Unternehmen betrachten.

1.2 Gang der Untersuchung

Zur Beantwortung der Leitfrage werde ich als Einstieg eine Definition des ERP-Systems vornehmen sowie die Entwicklung über die letzten Jahre erläutern. Unter dem darauffolgenden Punkt werde ich die Funktionsmöglichkeiten und Anwendungsbereiche dieser Software vorstellen. Der Punkt 2.3 beschäftigt sich mit den Kosten einer ERP-Lösung von der Installation in einem Unternehmen bis hin zur Wartung und Weiterentwicklung des Programms. Den Schluss dieses Kapitels bildet eine Vorstellung der Vor- und Nachteile eines ERP-Systems.

Im nächsten Kapitel sollen unterschiedliche ERP-Systeme und Anbieter miteinander verglichen werden. Beginnen werde ich dabei mit einem Vergleich der bereits bekannten kostenpflichtigen Systeme mit kostenfreien Lösungen.

Der nächste Punkt enthält einen Vergleich der verschiedenen Softwarehersteller und legt ein besonderes Augenmerk auf die aktuell vier größten Anbieter am Markt.

Das letzte Kapitel enthält ein Fazit, welches wichtige Aussagen meiner Arbeit erneut betont und gibt eine Einschätzung der Zukunft.

2 Das ERP-System

2.1 Das ERP-System und seine Entwicklung

Der Begriff „ERP“ kommt aus dem Englischen und bedeutet „Enterprise Resource Planning“, wörtlich übersetzt „Unternehmensressourcenplannung“. Dies beschreibt jedoch lediglich oberflächlich, was hinter dieser Software steckt.1

Das ERP-System ist eine integrierte betriebswirtschaftliche Software, die auf Basis standardisierter Module Prozesse im Unternehmen unterstützen kann. Die verschiedenen Funktionen eines solchen Systems liefern dabei aktuelle Informationen und ermöglichen so eine unternehmensweite Planung, Steuerung und Kontrolle. Dies soll einen effizienten betrieblichen Wertschöpfungsprozess und eine regelmäßige optimierte Regulation der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe gewährleisten. Geplant und gesteuert werden sollen dabei Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik, wobei die Materialbedarfsplanung, insbesondere in produzierenden Unternehmen, eine Kernfunktion des ERP-Systems darstellt. Hierbei wird sichergestellt, dass alle für die Herstellung notwendigen Komponenten zur richtigen Zeit, in der erforderlichen Menge am Produktionsstandort zur Verfügung stehen.

Durch die Integration eines ERP-Systems soll erreicht werden, dass die organisatorischen Abläufe und Strukturen des Unternehmens verbessert und Geschäftsprozesse optimiert werden. Weiterhin erlangt die Firma so eine schnellere Anpassungsfähigkeit an Markt- und Wettbewerbsveränderungen.2

Die Anfänge des ERP-Systems liegen in den 60er Jahren. Vorläufer waren sogenannte MRP-Systeme (Material Resource Planning), die zu dieser Zeit das erste Mal eingesetzt wurden. Ihre Hauptaufgabe lag darin, die Materialbedarfsplanung zu unterstützen.

1960 waren die einzelnen Bereiche des Unternehmens wie der Vertrieb oder die Material- und Personalwirtschaft noch strikt voneinander getrennt und lediglich durch Insellösungen unterstützt. Aufgrund der isolierten Arbeit der einzelnen Abteilungen traten häufig Unregelmäßigkeiten und Fehler auf, welche zu Verzögerungen in der Produktion führten. Durch die Entwicklung der ERP-Systeme konnten sämtliche unternehmensübergreifende Prozesse und Abläufe miteinander verzahnt werden. So wurden in den 80er Jahren die Funktionalitäten der Systeme um die Produktionsplanung, das Personalwesen, das Customer Relationship Management und die Logistik erweitert. Mittlerweile sind diese Prozesse ein integrierter Bestandteil von ERP-Systemen.

Die Bezeichnung „ERP“ wurde geprägt von Gartner, einem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse und ist heute ein bekannter Oberbegriff für viele unterschiedliche Systeme. Moderne ERP-Systeme werden meistens auch als ERP II-Systeme bezeichnet, die sogenannte zweite Generation. Diese beinhalten neben den internen Prozessen auch Bereiche entlang der Wertschöpfungskette wie das CRM und das Supply Chain Management (SCM). So können Prozesse optimal bearbeitet werden, unabhängig davon, ob sie intern oder extern stattfinden.3

2.2 Funktionen

Für den Aufbau eines ERP-Systems bildet eine zentrale Datenbank die Basis und ist Grundvoraussetzung für die bereichsübergreifende Datennutzung. Nur so können die verschiedenen Bereiche auf die Stamm- und Bewegungsdaten der anderen zugreifen und in einem einzigen System effizient abgebildet werden. Moderne ERP-Programme umfassen heute Basis-Module für die Bereiche Warenwirtschaft und Logistik, Produktion, Finanzen und das Personalwesen.4

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1.1 Aufbau eines ERP-Systems5

Im Bereich Warenwirtschaft sind unter anderem Funktionen wie Wareneingangs- Warenausgangsbearbeitung, Materialdatenverwaltung, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung sowie die Verbrauchsmaterialabwicklung enthalten. Weiterhin werden mehrfach zusätzliche Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung als auch zur Beschaffung und Disposition bereitgestellt. Dieses Zusammenspiel der Programme bringt eine effiziente Lagerhaltung und eine präzise Lagerübersicht hervor.

Zu den Kernbereichen in jedem Unternehmen zählt häufig die Produktion. Für diese Abteilung enthält die ERP-Software wichtige Grundlagen-Funktionen, wie die Materialbedarfsplanung, die Absatz- und Produktionsgrobplanung, die Arbeitsplan- und Stücklistenverwaltung, die Arbeitsplatz- und Ressourcenverwaltung und die Fertigungsauftragsfreigabe und -durchführung. Aufgrund der enormen Wichtigkeit der Produktionsplanung und -steuerung (PPS), ist das ERP-System für diesen Unternehmensbereich mit vielen anderen eng verstrickt, zum Beispiel mit dem Verkauf oder der Beschaffung.6

Ein weiterer Bereich wird ebenfalls durch die Einführung des Programms vereinfacht und automatisiert. Zur Organisation der Finanzen werden unteranderem Funktionen wie Zahlungen, Mahnung, Abschreibungen, Forderungen und Verbindlichkeiten und der Jahresabschluss- und Geschäftsjahreswechsel integriert. Innerhalb des Unternehmens kann dadurch ein erheblicher Arbeitsaufwand eingespart werden.

Weiterhin beinhalten die meisten ERP-Systeme ein Programm, welches die Abteilungen Lohnbuchhaltung und Human Resources (HR) abdeckt. Die Stellenbesetzung und Mitarbeiterversetzung, die Karriereplanung, die Personalentwicklung, Entgeltermittlung und -abrechnung sowie die Gehaltsanpassung stellen eine effiziente Mitarbeiterverwaltung im jeweiligen Unternehmen sicher. Zusätzlich besitzt das System in den meisten Fällen eine separate Zeiterfassung, mit der sämtliche Arbeits-, Personal- und Maschinenzeiten übersichtlich verbucht werden können.7

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1.2 Funktionen des ERP-Systems8

Diese genannten Funktionen bilden die Basis-Module des ERP-Systems. Zur weiteren Optimierung ist es dem Unternehmen jedoch auch möglich noch weitere Zusatz-Module hinzu zu wählen, wie zum Beispiel das CRM. Die Firmen sind dadurch in den Abteilungen Vertrieb, Marketing und Service mit entsprechenden Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement ausgestattet. Durch die Möglichkeit der kontinuierlichen Kundendatenabfrage an einer zentralen Stelle, kann eine umfassende Kundenbetreuung und damit einhergehende Kundenbindung realisiert werden.

Des Weiteren kann das Unternehmen durch zusätzliche Module für das Projektmanagement und das Controlling von einer optimalen Basis für strategische Unternehmensentscheidungen profitieren, indem ein zuverlässiges Informationssystem ununterbrochen und zielgerichtet eingesetzt wird. Weitere Zusatz-Module könnten das Dokumenten- und Workflowmanagement, E-Commerce-Anbindungen, Archivierung und Datenbankverwaltung und das Berichtwesen und Data Warehouse sein.9

Häufig reichen die Standard-Module des ERP-Systems nicht aus, um die Bedürfnisse der Unternehmen vollständig abzudecken. Zusatz-Module oder weitere Programmierungen werden daher regelmäßig ergänzt, damit das Programm einen realen Nutzen für die separaten Bereiche hat. Insbesondere um die verschiedenen, über Jahre erarbeiteten Wettbewerbsvorteile der Unternehmen zu unterstützen ist eine Anpassung unumgänglich. Für diese Modifikation gibt es zwei Möglichkeiten: das Customizing oder die Anpassungsprogrammierung.

Beim Customizing werden im Rahmen der Möglichkeiten des ERP-Systems die Anpassungen vorgenommen. Vorab mag dies als die einfachere Methode erscheinen, jedoch bringt nicht jedes ERP-Programm dieselben Anpassungsoptionen mit. Nicht selten sind die Lösungen eher schlank und unkompliziert gehalten und bieten daher nur überschaubare Möglichkeiten zur Modifikation. Wiederum andere beinhalten eine Vielzahl von Einstellungen, in denen zwar jedes Detail individuell bestimmt werden kann, diese Anpassungen jedoch gleichzeitig eine Vielzahl an Auswirkungen auf weitere Funktionen hat. Aus diesem Grund werden nicht selten ERP-Berater eingesetzt, um die Individualisierungen korrekt vorzunehmen. Verglichen mit der Anpassungsprogrammierung ist das Customizing vorwiegend kostengünstiger. Gleichzeitig ist es mit deutlich weniger Aufwand in der Modifikation verbunden und zukünftig leichter in der Wartung. Jedoch sind die Möglichkeiten der Anpassung durch das Customizing begrenzt und erfordern entsprechendes Know-how zur fehlerfreien Einrichtung.10

Die Alternative zum Customizing ist die Anpassungsprogrammierung. Hierbei können neue Features hinzugefügt, bereits bestehende Funktionen modifiziert und Schnittstellen zu anderen Programmen erstellt werden. Es wird somit unerheblich, ob die Möglichkeit der Anpassung vorhanden ist oder nicht, anders als beim Customizing. Durch die Anpassungsprogrammierung können gewünschte Funktionalitäten beliebig hinzugefügt werden. Dies bringt allerdings auch deutlich höhere Kosten mit sich. Je umfangreicher und aufwändiger die Anpassung, desto höher der Preis. Und auch nach Abschluss der Anpassung ist ein Ende der Kosten nicht in Sicht. Für darauffolgende Updates des ERP-Systems folgen weitere Kosten, denn auch die Modifikationen müssen aktualisiert werden. Zusätzlich besteht dabei das Risiko, dass Updates mit den Individualisierungen nicht kompatibel sind.

Trotzdem sind Anpassungsprogrammierungen oftmals notwendig, denn kein ERP-System kann alle denkbaren Funktionen beinhalten. Für geringfügige Änderungen ist das Customizing durchaus ausreichend und kann das Unternehmen in den gewünschten Bereichen unterstützen. Falls jedoch Anpassungen zugunsten des strategischen Wettbewerbsvorteils der Firma vorgenommen werden sollten, sollte sowohl der Aufwand als auch die Kosten der Anpassungsprogrammierung in Kauf genommen werden, um diesen gegenüber der Konkurrenz nicht einzubüßen.11

Unternehmen haben heutzutage also verschiedenste Möglichkeiten, um fehlende Funktionen in ERP-Systemen zu ergänzen und das Programm an ihre Bedürfnisse anzupassen. Dadurch kann sowohl die Benutzerakzeptanz verbessert, als auch Wettbewerbsvorteile gegenüber Unternehmen erzielt werden, die nur die Standardfunktionen verwenden.12

2.3 Kosten

Um die Gesamtkosten eines ERP-Systems festlegen zu können, ist es notwendig sich einen Überblick über das jeweilige Unternehmen zu verschaffen. Faktoren wie die einzelnen, individuellen Anforderungen der Firma sowie deren Struktur spielen in die Berechnung des gesamten Aufwandes mit ein.

Grundsätzlich sind zwei Zeitpunkte der Kostenentstehung bei ERP-Systemen zu unterscheiden. Zum einen bei der Einführung des Programms, zum anderen während der Betriebsphase.

Die Installationskosten eines ERP-Systems sind gebunden an die verschiedenen Anforderungen und Randbedingungen der einzelnen Projekte wie zum Beispiel die Größe oder Komplexität. Die durchschnittlichen Investitionen können bei umfassenderen ERP-Systemen mit ca. 4.600 EUR pro Arbeitsplatz festgelegt werden, wobei die Hardware-Einrichtungen nicht miteinberechnet sind.13

[...]


1 Vgl. Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin, 2005, S. 34

2 Vgl. Görtz, Marcus / Hesseler, Martin: Basiswissen ERP-Systeme: Auswahl, Einführung & Einsatz betriebswissenschaftlicher Standardsoftware, Witten, 2007, S. 4ff

3 Vgl. Özdil, Ertan / Schmidt, Michael, Wozu benötigt man ein ERP-System?, auf: https://www.erp-system.de/, 17.08.2019

4 Vgl. Böning, Christian, Kompaktwissen über ERP, auf: https://www.iph-hannover.de/de/information/erp-mes/erp/, 18.08.2019

5 Vgl. Böning, Christian, Kompaktwissen über ERP, auf: https://www.iph-hannover.de/de/information/erp-mes/erp/, 18.08.2019

6 Vgl. Gronau, Norbert: Enterprise Resource Planning – Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen, 3. Auflage, Oldenburg, 2010, S. 53ff

7 Vgl. Gronau, Norbert: Enterprise Resource Planning – Architektur, Funktionen und Management von ERP-Systemen, 3. Auflage, Oldenburg, 2010, S. 53ff

8 Vgl. ERP-System-Online, auf: https://www.erp-system.online/#erp-funktionen, 18.08.20

9 Vgl. ERP-System-Online, auf: https://www.erp-system.online/#erp-funktionen, 18.08.2019

10 Vgl. Kallmeyer, Uwe, Customizing, aber richtig – Damit die Kosten im ERP-Projekt nicht aus dem Ruder laufen, auf: https://www.applus-erp.de/erp-wissen/blog/customizing-damit-die-kostennicht-aus-dem-ruder-laufen/, 19.08.2019

11 Vgl. Kallmeyer, Uwe, Customizing, aber richtig – Damit die Kosten im ERP-Projekt nicht aus dem Ruder laufen, auf: https://www.applus-erp.de/erp-wissen/blog/customizing-damit-die-kostennicht-aus-dem-ruder-laufen/, 19.08.2019

12 Vgl. Böning, Christian, Kompaktwissen über ERP, auf: https://www.iph-hannover.de/de/information/erp-mes/erp/, 18.08.2019

13 Vgl. Hermanns, Joachim, ERP Kosten für die Anschaffung und den Betrieb von ERP-Lösungen, auf: https://www.it-matchmaker.com/erp-software/erp-kosten/erp-kosten-fuer-die-anschaffung.html, 19.08.2019

Ende der Leseprobe aus 24 Seiten

Details

Titel
Aufbau und Begrifflichkeiten eines ERP-Systems
Untertitel
Erlangen Unternehmen durch die Integration eines ERP-Systems einen Wettbewerbsvorteil?
Hochschule
Northern Business School
Note
2,0
Autor
Jahr
2019
Seiten
24
Katalognummer
V514912
ISBN (eBook)
9783346115591
ISBN (Buch)
9783346115607
Sprache
Deutsch
Schlagworte
aufbau, begrifflichkeiten, erp-systems, erlangen, unternehmen, integration, wettbewerbsvorteil
Arbeit zitieren
Roxanna Kück (Autor), 2019, Aufbau und Begrifflichkeiten eines ERP-Systems, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/514912

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