SAP Bestellanforderungen. Umsetzung im aktuellen SAP-R/3-System

Inhalt

1 Einleitung

2 Überblick und Einordnung

3 Beschreibung der Komponenten
3.1 Logistik
3.2 Materialwirtschaft
3.3 Einkauf
3.4 Bestellanforderung

4 Beschaffung im Materialwirtschaftssystem

5 Hauptmerkmale von Bestellanforderungen
5.1 Beschaffungsart
5.2 Bestellart
5.3 Erstellungskennzeichen
5.4 Direktes Anlegen von Bestellanforderungen
5.5 Indirektes Anlegen von Bestellanforderungen
5.6 Archivierungen
5.7 Auswertungen

6 Freigabeverfahren
6.1 Überblick
6.2 Freigeben von Bestellanforderungen

7 Erläuterung von Bestellanforderungen (Beispiele)
7.1 Bestellanforderungen mit EnjoySAP
7.2 Beispiel: Anlegen einer direkten Banf
7.3 Beispiel: Anlegen einer indirekten Banf (Fertigungsauftrag)
7.4 Ändern bzw. Anzeigen einer Banf

8 Folgefunktionen (Banf à Einkaufsbelege)

9 Anhang
9.1 Abbildungsverzeichnis
9.2 Quellenangaben

1 Einleitung

Inhalt dieser Hausarbeit ist die Erörterung des Themas "Bestellanforderung" (kurz: Banf) im Rahmen der Veranstaltung "Produktionswirtschaft". Um die Thematik besser einordnen zu können, wird zunächst kurz erläutert, was eine Bestellanforderung ist, in welchem Umfeld sich die Fragestellung bewegt und welche Funktionalitäten sich in der hier angesprochenen Umgebung bieten.

Definition Bestellanforderung des SAP®-R/3®-Systems:

"Aufforderung an den Einkauf, ein Material oder eine Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen."

Eine Bestellanforderung definiert den Bedarf an einem Material oder einer Dienstleistung. Der Einkauf wird hiermit aufgefordert, Materialien in vorgegebener Menge zu einem vorgegebenen Termin zu beschaffen. Einzuordnen ist die Bestellanforderung in den Einkauf, einer Teilkomponente der Materialwirtschaft. Eine Bestellanforderung kann manuell erfasst (direktes Anlegen einer Banf, Kapitel 5.4) werden oder im Rahmen der Bedarfsplanung entstehen (indirektes Anlegen, Kapitel 5.5).

2 Überblick und Einordnung

Das SAP-R/3-System (in der aktuellen Version: SAP R/3 Release 4.6C) setzt sich im Wesentlichen zusammen aus den großen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen "Rechnungswesen", "Personalwirtschaft" und "Logistik". Diese Applikationen bestehen wiederum aus Modulen oder Hauptkomponenten, beispielsweise für die Logistik die Module "Materialwirtschaft" (MM, Materials Management), "Vertrieb" (SD, Sales and Distribution) oder "Produktionsplanung und -steuerung" (PP, Production Planning and Control).

Diese Hauptkomponenten sind ihrerseits wiederum unterteilt in Untermodule oder Teilkomponenten, beispielsweise für die Materialwirtschaft die Untermodule "Einkauf" (MM-PUR, MM Purchasing), "Bestandsführung" (MM-IM) oder "Rechnungsprüfung" (MM-IV). Diese Teilkomponenten gliedern sich nochmals auf in Unterkomponenten. "Bestellanforderungen" (MM-PUR-REQ, MM-PUR Request) ist eine Unterkomponente des Einkaufs.

Diese Gliederung findet sich auch in der Bedienoberfläche des SAP-R/3-Systems wieder. Zur besseren Übersicht und Einordnung soll Abbildung 1 dienen, welche die Einordnung des Einkaufs und der Bestellanforderungen in das Gesamtsystem aufzeigt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

(Abb. 1: Einordnung Banf in SAP-R/3-System)

3 Beschreibung der Komponenten

3.1 Logistik

Die Logistik ist der Oberbegriff für alle Prozesse

- der Herstellung,
- der Beschaffung,
- der Lagerung,
- des Vertriebs von Wirtschaftsgütern.

Sämtliche Geschäftsprozesse innerhalb der logistischen Kette zwischen Beschaffung und Absatz werden in einem integrierten Logistiksystem bereichsübergreifend geplant, gesteuert und koordiniert.

3.2 Materialwirtschaft

Die Materialwirtschaft deckt die Funktionen von der Disposition über den Einkauf bis zur Bestandsführung, Lagerplatzverwaltung, Lagersteuerung und Rechnungsprüfung ab. Sie stellt eine übergreifende Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses sicher,

- von der Bestellanforderung
- über die Bestellung und den Wareneingang
- bis zur Rechnungsprüfung.

Zu den Hauptaufgaben der Materialwirtschaft gehört die Beschaffung der benötigten Güter und die Bereitstellung dieser Güter

- in der erforderlichen Menge,
- zum richtigen Zeitpunkt,
- zum günstigsten Preis,
- in der gewünschten Qualität.

3.3 Einkauf

Der Einkauf hat innerhalb der Materialwirtschaft folgende Aufgaben:

- Externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen
- Ermittlung möglicher Bezugsquellen
- Einflussnahme auf die Preisgestaltung
- Reaktion auf Änderungswünsche zu Bestellanforderungen
- Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen
- Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials

Der Einkäufer erhält vom Materialdisponenten Bestellanforderungen für die zu bestellenden Materialien, inklusive vorgegebener Menge und vorgesehenem Termin. Diese Bestellanforderungen werden entweder manuell erfasst (Direktanforderungen, Kapitel 5.4) oder im Rahmen der Bedarfsermittlung (indirekte Anforderungen, Kapitel 5.5) generiert.

Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, dass Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet. Dieser Informationsfluss ist im SAP-R/3-System dadurch gewährleistet, dass der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z. B. zum:

- Controlling (CO)
- Finanzwesen (FI)
- Vertrieb (SD)
- Produktion (PP, siehe Beispiel Kapitel 7.3)

3.4 Bestellanforderung

Wie bereits in der Einleitung beschrieben, werden Bestellanforderungen dazu verwendet, Bedarfe an Materialien und/oder Dienstleistungen zu melden und zu verwalten. Der Einkauf wird dadurch aufgefordert, entsprechend tätig zu werden. Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden. Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet. Eine nähere Beschreibung folgt ab Kapitel 5 bzw. Kapitel 7.

4 Beschaffung im Materialwirtschaftssystem

Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten. Im einzelnen umfasst der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen, worauf jedoch (außer auf Punkt 1) nicht näher eingegangen wird:

- Bedarfsermittlung: Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Das System bietet die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie automatisch erzeugen zu lassen.

- Ermittlung der Bezugsquelle
- Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich
- Bestellabwicklung
- Bestellüberwachung
- Wareneingang und Bestandsführung
- Rechnungsprüfung

5 Hauptmerkmale von Bestellanforderungen

5.1 Beschaffungsart

Eine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Die Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. die Menge der zu erbringenden Dienstleistung. Die Beschaffungsart wird über das Feld "Positionstyp im Einkaufsbeleg" in der Eingabe-Maske von EnjoySAP gesteuert (Kapitel 7.2). Es gibt folgende Haupt-Beschaffungsarten:

- Normal (default = leer = normal)
- Lohnbearbeitung
- Konsignation
- Umlagerung
- Dienstleistung

Die Beschaffungsart legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition gesteuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob gegebenenfalls zusätzliche Datenbilder (ergänzende Reiter unter dem Bildbereich "Positionsdetails", Kapitel 7.1) eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- und/oder ein Rechnungseingang erfolgt.

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