Personaleinsatz(planung) und die Anwendung der neuen Entgeltabrechnungssoftware

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung und Zielstellung der Praxisarbeit

2. Grundlagen und Definitionen
2.1. Personalplanung
2.2. Personaleinsatz und Personaleinsatzplanung
2.3. Personalverwaltung
2.4. Personalentlohnung

3. Personaleinsatzplanung am Praxisbeispiel

4. Anwendersoftware Personalwesen
4.1. Grundlagen

5. Vorteile der Einführung der Software und Fazit

Quellenverzeichnis

1. Einleitung und Zielstellung der Praxisarbeit

In den letzten Jahrzehnten hat die rapide Entwicklung und der Einsatz von EDV-Technologien zu umfassenden Veränderungen und damit verbundenen Effizienzsteigerungen in allen Bereichen von Wirtschaft und Verwaltung geführt. Besondere Beachtung der Unternehmensleitungen lag hierbei hauptsächlich auf den Bereichen Marketing und Produktion. Der Bereich Personal wurde eher nachlässig behandelt. Nur der Computer wurde Hilfsmittel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mittlerweile hat sich die Situation verändert und der Human-Resources-Bereich hat sich zu einem interessanten Markt mit Wachstumspotential entwickelt. Sogenannte computergestützte Personalinformationssysteme bieten hierbei die Möglichkeit der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Weitergabe und Ausgabe von Informationen zur Unterstützung personalwirtschaftlicher Aufgaben. Die administrativen Aufgaben beinhalten u.a. die Personalabrechnung, die Bearbeitung von Einstellungen, Versetzungen und Entlassungen. Die dispositiven Aufgaben umfassen beispielsweise das Personalcontrolling, die Personalplanung, die Personalentwicklung, die Nachfolgeplanung und die Entgeltfindung.

Eine Zielsetzung dieser Praxisarbeit ist es, innerhalb der dispositiven personalwirtschaftlichen Aufgaben einen Teilbereich der Personalplanung, die Personaleinsatzplanung am Beispiel des Einsatzes von Kraftomnibusfahrern bei der PVM zu untersuchen. Nach Darstellung der Personaleinsatzplanung wird im folgenden Abschnitt die Verbindung zur EDV-Unterstützung gelegt. Dieser Abschnitt gibt eine Darstellung die bei der PVM eingeführten Anwendersoftware wieder. Vorerst jedoch möchte ich einen groben Überblick über die Grundbegriffe des Personalwesens geben.

2. Grundlagen und Definitionen(vgl. [OR04])

Zum besseren Verständnis der Vorgänge in der Personalabteilung am praktischen Beispiel der PVM möchte ich vorerst einige Grundbegriffe näher definieren.

2.1. Personalplanung

Die Personalplanung ist die planvolle gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Personalgeschehens im Unternehmen. Sie kann sich auf einzelne Mitarbeiter oder auf Gesamtheiten der Mitarbeiter beziehen. Dementsprechend lassen sich Kollektive Personalplanung und Individuelle Personalplanung unterscheiden. Kollektive Personalplanung unterscheidet sich wiederum in Personalbestandsplanung, Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung, Personalveränderungsplanung, Personalentwicklungsplanung, Personalkostenplanung.

Individuelle Personalplanung besteht aus Laufbahnplanung, Nachfolgeplanung, Besetzungsplanung, Entwicklungsplanung, Einarbeitungsplanung.

Ziele der Personalplanung sind:

Die Minimierung von Planungsfehlern, d.h. Fehler sind möglichst zu vermeiden, sonst können Störungen des Betriebsklimas und Demotivation der Mitarbeiter entstehen.

Die Einflussnahme auf das Personalgeschehen, d.h. der Personalplaner sollte sich nicht als Anpasser betätigen, sondern aktiv auf das personalwirtschaftliche Geschehen einwirken.

Das Beitragen zur Konfliktminderung, d.h. Konflikte sollen planerisch begrenzt werden, z. B. durch Maßnahmen der Personalplanung.

Die Personalplanung basiert auf den Unternehmenszielen und hat dafür zu sorgen, dass die Arbeitskräfte in der erforderlichen Qualität und Quantität am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

2.2. Personaleinsatz und Personaleinsatzplanung

Der Personaleinsatz ist die Zuordnung der Mitarbeiter zu den verfügbaren Stellen oder Arbeitsplätzen eines Unternehmens. Der Personaleinsatz erfolgt zeitpunktbezogen:

Qualitative Zuordnung: Sie ist für den Einsatz geeigneter Mitarbeiter in den Organisationseinheiten bedeutsam. Ihre Planung kann mit Hilfe der Laufbahnplanung erfolgen. Beim Auslandseinsatz ist u. a. zu prüfen, ob die Mitarbeiter die nötigen Sprachkenntnisse mitbringen.

Quantitative Zuordnung: Sie besteht darin, die Zahl vorhandener Stellen und Arbeitsplätze mit der Anzahl entsprechend geeigneter Mitarbeiter in Verbindung zu bringen. Mitarbeiter, die z. B. in einem Bereich nicht mehr einsetzbar sind, sind nach Möglichkeit in anderen Bereichen einzuplanen. Kündigungen sollten erst erwogen werden, wenn keine anderen Einsatzmöglichkeiten bestehen.

Zeitliche Zuordnung: Sie bezieht sich auf die Termine des Mitarbeitereinsatzes in den Organisationseinheiten, z.B. Einsatz einer Teilzeitkraft am Vormittag, Einsatz im Schichtbetrieb in der Nacht.

Zeitraumbezogen beginnt der Personaleinsatz nach der Personalbeschaffung mit der Probezeit und endet mit dem letzten Tag der Anwesenheit der Mitarbeiter im Unternehmen. Phasen der Personaleinsatzes sind danach:

Personalzugang: Sie ist die erste Phase des Personaleinsatzes, z. B. wird der Neuling während der Probezeit eingewiesen und eingearbeitet, z. B. nach der 4-Stufen-Methode.

Personalleistung: Sie stellt die zentrale Phase des Personaleinsatzes dar, in welcher der Mitarbeiter nach Ablauf der Probezeit seine Leistungsfähigkeit und Leistungsbereitschaft zeigen muss.

Personalabgang: Er ist die letzte Phase des Personaleinsatzes, z. B. durch Pensionierung, Vertragsablauf, Kündigung des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers, Tod des Arbeitnehmers.

Die Vorwegnahme des zukünftigen Personaleinsatzes im Unternehmen geschieht bei der Personaleinsatzplanung. Diese ist definiert als die qualitative, quantitative und zeitliche Vorwegnahme zukünftigen Personalgeschehens im Hinblick auf die Zuordnung der Mitarbeiter auf Stellen bzw. Arbeitsplätze. Dazu werden die Daten des Personalbestandsplanes bzw. des Personalbedarfsplanes verwendet. Im Rahmen der Stellenplanmethode sind zu unterscheiden:

Die qualitative Personaleinsatzplanung, die den Vergleich von Anforderungsprofilen und voraussichtlichen Fähigkeitsprofilen der Mitarbeiter zum Planungszeitpunkt umfasst. Die dann gegebenen und sodann zu fordernden Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter werden in die Planung einbezogen.

Die quantitative Personaleinsatzplanung besteht in der Gegenüberstellung des voraussichtlich zum Vergleichszeitpunkt gegebenen Personalbestands mit dem dann zu erwartenden Personalbedarf als der benötigten Stellenanzahl. Ist der zukünftige Personalbestand größer als der künftige Stellenbestand, sind Maßnahmen der Personalanpassung zu ergreifen. Wenn der zu erwartende Stellenbestand größer als der Personalbestand ist, fallen Maßnahmen der Personalbeschaffung an.

Die zeitliche Personaleinsatzplanung berücksichtigt die Anfangs-, Zwischen- und Endtermine des Einsatzes der Mitarbeiter. Diese Termine geben auch Aufschlüsse über den Planungsrahmen und zu erwartende Fehlzeiten.

Bei der Aufstellung eines Schichteinsatzplanes ist darauf zu achten, dass das Schichtpersonal entsprechend qualifiziert ist. Außerdem sind Unregelmäßigkeiten beim Arbeitsanfall sowie Abwesenheit durch Urlaub, Krankheit usw. zu berücksichtigen. Besonderes Augenmerk ist auf die exakte Planung der Schichtzeiten zu richten. Fehler in Schichteinsatzplänen können zu empfindlichen Störungen der Fertigung führen.

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