Bearbeitung des Posteinganges (Unterweisung Kaufmann / -frau für Bürokommunikation)

Inhaltsverzeichnis

1. Ausgangssituation

2. Thema
2.1. Angabe und Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan
2.2. Wert des Themas
2.3. sachliche Gliederung
2.4. Erläuterungen zum Themahintergrund

3. Lernziele
3.1. Schlüsselqualifikationen
3.2. Lernzieloperationalisierung
3.3. Feinlernziel

4. Unterweisungsverlauf

5. Erläuterung zu Entscheidungen
5.1. Methodenauswahl
5.2. Einsatz von Ausbildungsmitteln
5.3. Zeitbedarf für die Unterweisung
5.4. Sonstiges

6. Anhang

1. Ausgangssituation

Die Ausbildung findet in einer Körperschaft des öffentlichen Rechts mit ca. 6.555 Mitarbeitern statt. Das Unternehmen unterteilt sich in 21 Geschäftsbereiche, 5 Stabsstellen, 28 Regionaldirektionen und 104 Geschäftsstellen.

Die Auszubildende absolviert eine dreijährige Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation und befindet sich im fünften Monat des ersten Ausbildungsjahres. Sie ist 16 Jahre alt und hat vor Antritt der Ausbildung die Fachoberschulreife mit gutem Erfolg absolviert.

Zum Zeitpunkt der Unterweisung arbeitet die Auszubildende den zweiten Tag im ServiceCenter. Sie hat am ersten Tag durch einen Kurzvortrag und Rundgang des Geschäftsbereichsleiters Kenntnisse über die Arbeitsabläufe und Struktur des Geschäftsbereiches erworben.

Die Auszubildende hat bereits theoretische Grundkenntnisse zum Thema Postbearbeitung in der Berufsschule vermittelt bekommen. Durch die Umsetzung der Theorie in die Praxis, werden die Zusammenhänge für die Auszubildende besser deutlich.

Die Auszubildende hat eine positive Grundeinstellung, zeigt Einsatzbereitschaft und ist aufgeschlossen. Sie ist an den Arbeitsabläufen im Geschäftsbereich interessiert und hat ein gutes Auffassungsvermögen.

Die Unterweisung findet im Sekretariat der Teamassistenz (Einzelbüro) des ServiceCenters statt.

2. Thema

2.1. Angabe und Einordnung in den Ausbildungsrahmenplan

Das Unterweisungsthema "Bearbeitung des Posteinganges" ist gemäß Ausbildungsrahmenplan vom 13. Februar 1991 für die Berufsausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation im folgenden Teil des Ausbildungsberufsbildes einzuordnen:

3. Bürowirtschaft und Statistik (§ 3 Abs. 1 Nr. 3)

3.3 Bürowirtschaftliche Abläufe

b) Posteingang bearbeiten, Postverteilung durchführen und Postausgang kostenbewusst bearbeiten

Dieser Teil ist laut Ausbildungsrahmenplan (siehe Anhang 1) im ersten Ausbildungsjahr zu vermitteln.

2.2. Wert des Themas

Die Auszubildende erhält mit Hilfe der Posteingangsbearbeitung einen Gesamtüberblick über den Geschäftsbereich. Weiterhin ist die Vorgehensweise bei der Posteingangsbearbeitung durchaus hilfreich für die Auszubildende, wenn sie in andere Geschäftsbereiche wechselt, da auch dort der Posteingang zu bearbeiten ist.

2.3. sachliche Gliederung

1. Abholung der Post aus der Postabteilung
2. Öffnen und Zusammenheften der Briefe
3. Stempeln der eingehenden Post
4. Absendererkennung
5. Sortierung der Briefe
6. Postverteilung

2.4. Erläuterungen zum Themahintergrund

Das ServiceCenter beantwortet täglich bis zu 2.500 medizinische und sozialversicherungsrechtliche Kundenanfragen am Telefon. Neben den telefonischen Anfragen treffen täglich auch schriftliche Anfragen ein. Diese schriftlichen Anfragen müssen genau wie die telefonischen Anfragen kompetent und qualitativ beantwortet werden. Daher ist es erforderlich, dass der Posteingang sorgfältig und fehlerfrei bearbeitet wird.

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