Planung, Organisation und Produktion von Events

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Definition Event
2.1 Was ist ein Event?
2.1.1 Einmalige Events
2.1.2 Periodische Events
2.2 Eventkonzept
2.3. Markenkonzept
2.3.1 Marke Event
2.3.2 Unique Selling Proposition (USP)
2.3.3 Zielgruppe
2.4 Planung und Organisation von Veranstaltungen
2.4.1 Festlegung von Verantwortlichkeiten

3.4 Marketing für den Event
3.4.1 Produktpolitik
3.4.2. Programm
3.4.3 Rahmen
3.4.4. Programmkosten
3.4.5. Service
3.4.6 Risiken
3.4.7 Preispolitik
3.4.8 Distributionspolitik
3.5 Sponsoring
3.5.1 Eventsponsoring
3.6 Einbindung von Agenturen und Kooperationspartnern

4 Logistik

5 Infrastruktur

6 Sicherheit

7 Veranstaltungs- und Produktionstechnik
7.1 Veranstaltungsort/ Location
7.2 Licht
7.2.1 Beleuchtungstechnik
7.2.2 Lichtdesign
7.3 Effekttechnik
7.3.1 Pyrotechnik
7.3.2 Laser
7.3.3 Video- und Projektionstechnik
7.3.4 Sonstige Effekte

8.4 Bühnentechnik
8.4.1 Rigging
8.4.2 Mobile Bühnentechnik
8.4.3 Ausstattung und Dekoration
8.4.4 Beschallung
8.4.5 Fernsehaufzeichnung

9 Erfolgskontrolle

10 Fazit

11 Literatur

1. Einleitung

Events gehören in der heutigen Gesellschaft zum Alltag und sind nahezu allgegenwärtig. Ein Event kann aber muss nicht zwingend ein Großereignis sein. So kann auch das örtliche Stadt- fest ein Event für die Einwohner einer Stadt sein. Eine Vielzahl von großen Events wie die gerade beendeten Olympischen Winterspiele und die anstehende Fussball-Weltmeisterschaft finden in regelmäßigen Abständen statt. Sie benötigten, wie andere Events auch, eine ent- sprechende Planung wobei der Aufwand der Vorbereitung mit dem Umfang eines Events wächst. Musikfestivals sind eine besondere Form eines Events, welche in den letzten zehn Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Im Gegensatz zur Tonträgerindustrie hat der Konzert- und Festivalmarkt Hockkonjunktur. So besuchen mehr als 3,2 Millionen Men- schen jährlich zwischen Mai und September über 2oo Open Air-Festivals in Deutschland

(vgl. Bünting 2003, S. 23).

Diese Arbeit legt den Fokus auf die Planung und Durchführung von Musikfestivals im Rahmen von Open Air-Veranstaltungen und erklärt grundlegend Aspekte, die für die Vorbereitung und Durchführung einer Veranstaltung relevant sind. Aufgrund des begrenzten Umfangs kann jedoch nur in Ansätzen auf bestimmte Aspekte näher eingegangen werden.

2. Definition Event

2.1 Was ist ein Event?

Ein Event ist ein Ereignis, eine Veranstaltung mit einer Reihe von vielfältigen Merkmalen (vgl. Freudl 2004, S. 13). Der Begriff des Events ist nicht objektiv messbar, der Eventcharakter der von einer Veranstaltung ausgeht ist subjektiv. Der Teilnehmer bzw. Besucher eines Events erlebt den Event in seinem Kopf (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 6). Der Begriff Event kann durch folgende Schlagworte charakterisiert werden. Ein Event ist dem- nach:

ƒ- Eine Veranstaltung die zum Ereignis wird,
ƒ- mit einer Einmaligkeit des Ereignisses in der Wahrnehmung der Besucher sowie
- einer positiven Wahrnehmung und Aktivierung der Besucher
- und einer ausführlichen Organisation und geplanten Inszenierung.

2.1.1 Einmalige Events

Einmaligkeit hat hierbei zwei Bedeutungen, zu einem die, dass das Event nur einmal stattfindet und zum anderem dass es einzigartig und herausragend ist.

Folgende Komponenten sind hier dabei wichtig:

ƒ- Eindeutigkeit: Das Ereignis ist identifizierbar und hat einen Namen oder Markencharakter.
ƒ- Einmaligkeit: Das Ereignis ist individuell, es wird nicht wiederholt. ƒ
ƒ- Einzigartigkeit: Das Ereignis ist im positiven Sinne herausragend.

2.1.2 Periodische Events

Periodische Veranstaltungen können aus der Sicht des jeweiligen Veranstalters als Routinearbeit angesehen werden. Für den Besucher ist der Besuch eines Events bzw. Festivals hingegen ein Ereignis. Das Ziel eines Events ist es, dieses so zu gestalten, das der Besucher die gebotene Leis- tung als ein einmaliges Event wahrnimmt (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 8).

2.2 Eventkonzept

Die Entwicklung eines Events führt von einer Vision für einen Event zu einer Konzeption. Die Implementierung dieses Konzeptes setzt die Konzeption in einen Event um. Für die Planung eines Events kann es verschiedene Ausgangssituationen geben. Wenn ein Event bereits schon in einer ähnlichen Form durchgeführt wurde kann mit der Erarbeitung eines Markenkonzeptes begonnen werden. Eine andere Ausgangssituation kann dadurch bestehen, dass eine Ziel- oder Aufgabenstellung besteht, in der ein Event als Ergebnis der Planung umgesetzt werden soll.

Als dritte Ausgangssituation sei die Möglichkeit angeführt, dass aus kommerziellen Gründen ein (in einer Region) noch nie durchgeführter Event geschaffen werden soll. Aus den unterschiedli- chen Ausgangssituationen geht ein Eventkonzept hervor, dass in der Regel folgende Strukturen aufweist:

ƒ- Überschrift bzw. Thema: Um welche Art von Event handelt es sich? Was ist Vision, Ziel, Zweck, Botschaft, Mission?
ƒ- Inhalt des Events, grobe Beschreibung: Was passiert auf dem Event? Angaben zu Programm, Ablauf und Zielgruppe: Wie passiert es? ƒ
ƒ- Ort: Wo soll das Event stattfinden?
ƒ- Zeit, Dauer: Wann findet es statt? Wie lange dauert es?
ƒ- Umfang: Welche Größe, welches Budget, welche Anzahl Besucher?

Anschließend erfolgen Detailfestlegungen in Abhängigkeit vom Umfang des Events

Im weiteren Verlauf wird das Markenkonzept erstellt (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 49 f.).

Das Konzept des im Jahre 2000 zum 14.ten Mal stattfindende „Bizarre-Festival“ wurde von den beteiligten Veranstaltern erstellt. An der Umsetzung dieses Konzeptes waren ca. 200 Firmen beteiligt (vgl. Bangert 2000, S. 62).

2.3. Markenkonzept

Für ein erfolgreiches Event ist es von großer Bedeutung aus einer Veranstaltung eine Marke, ein positives unwechselbares Ereignis zu machen und diese Marke schließlich richtig zu platzieren (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 50).

2.3.1 Marke Event

Der Umfang und die Zielsetzung einer Veranstaltung muss es sein, diese Veranstaltung zu einem Event und zu einer Marke zu machen. Die Art einer Veranstaltung bestimmt die Erfolgsfaktoren dieser. Ein einprägsamer Name und ein möglichst unwechselbares visuelles Erscheinungsbild dieses Namens sind ein wichtiger Bestandteil der „Marke“ Veranstaltung. Erforderlich hierfür ist eine einheitliche Gestaltung des Logos, des Veranstaltungsnamens sowie eventuell ein geeigneter und aussagekräftiger Slogan (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 51). „Festival sind eigenständige, starke Marken, die in der jungen Zielgruppe absolute Glaubwürdigkeit genießen.“ (Vogt/ Henneka/ Melder 2006, Website)

2.3.2 Unique Selling Proposition (USP)

Für die Vermarktung einer Veranstaltung ist die Festlegung eines USP ratsam. Durch diesen USP kann eine Veranstaltung einfacher zu einer Marke gemacht werden. Der USP stellt die Ein- zigartigkeit einer Veranstaltung heraus. Das primäre Ziel einer Veranstaltung ist es zunächst ei- nen Grundnutzen zu befriedigen. Bei einem Festival sind die auftretenden Bands der Grundnut- zen dieser Veranstaltung. Durch ein spezielles Rahmenprogramm, welches das Festival einmalig macht und dieses gegenüber anderen besonders hervorhebt wird dieses zu einem Event (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S.51 f.). Das Rahmenprogramm kann durch Wettbewerbe, die Möglichkeit zum Bungeejumping, Hubschrauberrundflüge oder ein Open Air- Kino gegeben sein. Ein Teil der in Deutschland stattfindenden Festivals ist sehr individuell aus- gerichtet. Beispielhaft seien hier das Wacken-Open Air bei Itzehoe oder das Summerjam in Köln erwähnt. Diese Genre-Events haben einen besonderen USP durch die Spezialisierung des Mu- sikgenres (vgl. Bünting 2003, S. 23).

2.3.3 Zielgruppe

Die Zielgruppe legt fest, wen das Event erreichen soll. Kriterien, wie Alter, Geschlecht, Einkommen, Bildung und die Zugehörigkeit zu Interessensgruppen beschreiben die Zielgruppe. Anhand der Zielgruppe einer Veranstaltung lässt sich eine Strategie zur Befriedigung der Interessen und die Preisgestaltung einer Veranstaltung festlegen (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 53).

Musikfestivals haben eine Zielgruppe die sich auf die Altersgruppe 14-29 Jahre erstreckt. Die Besucher von Festivals sind nahezu durchgehend Jugendliche und junge Erwachsene. 88% der Festivalbesucher sind 14-29 Jahre alt, 56,5% der Festivalbesucher sind männlich und 43,5% weiblich (vgl. Vogt/ Henneka/ Melder 2006, Website).

2.4 Planung und Organisation von Veranstaltungen

Die Planung und Organisation ist ein wesentlicher Teil bei der Konzeption eines Events. In der Regel ist die Planungs- und Vorbereitungsphase wesentlich länger als die Dauer der eigentlichen Veranstaltung (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller 2005, S. 41). In die Vorberei- tung eines Events muss das gesamte Umfeld wie Logistik, Aufbau- und Abbau, Versorgung und die Infrastruktur des geplanten Events miteinbezogen werden. Des Weiteren müssen für jede Veranstaltung behördliche Genehmigungen eingeholt und mögliche Haftungsfragen geklärt werden. Von besonderem Risiko ist der mögliche Ausfall einer Veranstaltung. Für diesen Fall sollten in einem Vertrag die entsprechenden Regelungen festgehalten sein (vgl. Holzbaur/ Jet- tinger/ Knauss/ Moser/ Zeller, S.143/ 149). Mit der Programm- und Logistikplanung eines Festivals wird bereits ein Jahr im Voraus begonnen (vgl. Overbeck 2005, Website).

2.4.1 Festlegung von Verantwortlichkeiten

Die Festlegung von Verantwortlichkeiten macht deutlich, wer welchen Tätigkeitsbereich über- nimmt und für die Durchführung der jeweiligen Aufgaben zuständig ist. Dem Projektleiter einer Veranstaltung unterstehen die einzelnen Bereichsleiter. Diese sind für die Delegierung der Auf- gaben an ihre Mitarbeiter zuständig. Um eine Veranstaltung reibungslos durchzuführen zu kön- nen ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter seinen Ansprechpartner kennt. Mit Hilfe von Checklis- ten und Ablaufplänen kann das Eintreten von Fehlern minimiert werden (vgl. Kiel 2005, S. 95).

3.4 Marketing für den Event

Für das Produkt Veranstaltung bzw. Festival lassen sich Marketinginstrumente ableiten. Marke- ting im Zusammenhang mit Events umfasst alle Maßnahmen, um Bedürfnisse von potenziellen Kunden im Markt zu erkennen und alle Mittel, um die Bedürfnisse zu befriedigen. Die Instru- mente des Marketing-Mix dienen dazu das richtige, gewünschte Produkt Event zum Kunden zu bringen. Die Instrumente des Marketing-Mix sind:

ƒ- Produktpolitik (u.a. Programm, Service)
ƒ- Preispolitik (u.a. Eintrittspreis, Preise für Speisen, Getränke) ƒ Distributionspolitik (u.a. Ticketing, Logistik der Besucher) ƒ Kommunikationspolitik (u.a. Einladungen, Plakate).

Der Marketing-Mix einer Veranstaltung muss darauf ausgerichtet sein, sich von Konkurrenzver- anstaltungen abzuheben und eine Differenzierung mittels Qualität, Service und Zusatznutzen zu erreichen. Die Vermarktung von größeren Veranstaltungen wird zunehmend komplexer. Die Zeit in der Plakate ausreichten um eine Veranstaltung anzukündigen liegt jedoch in der Vergan- genheit. Heute müssen mehrere Instrumente in die Vermarktung einer Veranstaltung eingebun- den werden. Insbesondere die Zusammenarbeit mit Medienpartnern und Sponsoren ist ein wich- tiger Bestandteil der Vermarktung geworden (vgl. Holzbaur/ Jettinger/ Knauss/ Moser/ Zeller, S. 58 f.). Medienpartner von Musikfestivals in Deutschland sind Musikmagazine und Fernsehsender wie beispielsweise das Intro-Magazin und MTV (vgl. Bresch 2006, S. 15). Festivals bieten den Medienpartnern und Sponsoren eine optimale Marketing-Plattform, diese Zielgruppe ohne Streuverluste direkt und nachhaltig anzusprechen und authentische Markenbotschaften zu platzieren (vgl. Vogt/ Henneka/ Melder 2006, Website).

3.4.1 Produktpolitik

Die Produktpolitik befasst sich mit der inhaltlichen Definition des Produktes. Bei Veranstaltungen wird in der Regel nach folgenden Punkten unterschieden.

ƒ- Programm (Musik, Show, Sport, etc)
ƒ- Catering (Essen, Trinken)
ƒ- Service und Rahmen ƒ Infrastruktur
ƒ- Specials (Lasershow etc.)

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