Smart Office. Auswirkung der Digitalisierung auf Gebäude und Ausstattung

Wie gestaltet sich das Büro der Zukunft?


Hausarbeit, 2020

29 Seiten, Note: 1,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Aufgabenstellung
1.2 Methodik und Gang der Untersuchung

2. Grundlagen zum Thema Smart Office
2.1 Begriffsdefinition Smart Office
2.1.1 Was bedeutet Smart Office?
2.1.2 Abgrenzung Smart Home zum Smart Office
2.2 Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken von Smart Office
2.2.1 SWOT-Analyse
2.2.2 Vorteile von Smart Office
2.2.3 Nachteile von Smart Office
2.2.4 Zwischenfazit

3. Veränderung der Arbeitswelt durch Smart Office
3.1 Auswirkung auf Gebäude und Ausstattung
3.1.1 Energie
3.1.2 Sicherheit
3.1.3 Komfort
3.1.4 Kommunikation zwischen Smart Office Geräten
3.2 Der Alltag in einem Smart Office
3.2.1 Die Generation Z erwartet ein Smart Office
3.2.2 The Edge – das modernste Bürogebäude der Welt
3.2.3 Beispielhafte Ausgestaltung des Arbeitsalltages in einem Smart Office

4. Schlussbetrachtung
4.1 Zusammenfassung
4.2 Ausblick

5. Quellen- und Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beherrschende Themen digitalisierter Gebäude

Abbildung 2: Generationen im Überblick

Abbildung 3: „The Edge“ in Amstedam

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: SWOT-Analyse Seite

1. Einleitung

1.1 Aufgabenstellung

Die Hausarbeit befasst sich mit dem Thema „Smart Office: Auswirkung auf Gebäude und Ausstattung“ und der dazugehörigen Forschungsfrage „Wie gestaltet sich das Büro der Zukunft?“. Der Autor hat dieses Thema gewählt, da sich die fortschreitende Digitalisie- rung auch auf Immobilien und dessen Gebäudestrukturen auswirken. Bereits im privaten Wohnsegment erleichtern digitale Helfer den Lebensalltag und auch im Büroalltag neh- men smarte Technologien eine immer bedeutendere Rolle ein. Dieser Wandel i. V. m. den neuen Einstellungen und Erwartungen der jungen Arbeitnehmergenerationen stellen Unternehmen ebenso wie Immobilien vor neue Herausforderungen. Welche Auswirkun- gen das aktuelle Geschehen auf Gebäude und dessen Ausstattung haben wird und wie sich resultierend daraus das Büro der Zukunft gestaltet, wird in der Arbeit untersucht.

1.2 Methodik und Gang der Untersuchung

Ziel dieser Hausarbeit ist es herauszufinden, inwieweit sich smarte Technologien auf Büroimmobilien und dessen Ausstattungen auswirken und wie sich das Büro in kurz- bis mittelfristiger Zukunft entwickeln wird.

Zum Beginn der Arbeit wird der Theorieteil mit einer Definition des Begriffes „Smart Office“ eingeleitet, gefolgt von dessen Abgrenzung zum Smart Home. Anschließend wer- den anhand einer SWOT-Analyse die Vor- und Nachteile vom Smart Office und dessen Anwendungen abgeleitet. Das Kapitel wird mit einem Zwischenfazit abgeschlossen und der darauffolgende Abschnitt befasst sich mit den durch das Smart Office herbeigeführ- ten Veränderungen innerhalb der Arbeitswelt. Dabei werden die grundlegenden Auswir- kungen auf Büroimmobilien und deren Ausstattungen näher betrachtet. Diese werden in die drei Unterkapitel „Energie“, „Sicherheit“ und „Komfort“ unterteilt. Ferner wird erklärt, wie die Kommunikation zwischen Smart Office Geräten und deren Anwendungen funk- tioniert.

Anschließend wird dem Leser im Kapitel 3.2 der Alltag in einem Smart Office näher ge- bracht. Zu Anfang werden die Vorstellungen und Erwartungen der neusten Arbeitneh- mergeneration ggü. dem Büro der Zukunft dargestellt. Ferner wird zur besseren Veran- schaulichung das modernste Bürogebäude der Welt vorgestellt und ein beispielhafter Arbeitstag beschrieben. Die Hausarbeit schließt mit einer Schlussbetrachtung, geglie- dert aus einer Zusammenfassung sowie einem Ausblick, ab. Zum Beginn der Recherche hat sich der Autor im World Wide Web über div. Artikel und Bücher der vergangenen Jahre einen ersten Eindruck von der Thematik verschafft. Es wurden zahlreiche Quellen genutzt um eine sinnvolle Gliederung aufzustellen und die theoretischen Grundlagen zu verfassen. Darauffolgend wurde die Themensuche, pas- send zu den Gliederpunkten, eingegrenzt und optimiert. Zur Verfassung der Arbeit wur- den umfangreiche Buch-, Zeitungs-, Zeitschriften- und Onlineartikel herangezogen. Bei der Suche wurden häufig Schlagwörter wie ‚Smart Office‘, ‚Smart Buildings‘ und ‚Büro der Zukunft‘ verwendet.

2. Grundlagen zum Thema Smart Office

2.1 Begriffsdefinition Smart Office

Mit der Etablierung des Computers und des Internets in den Alltag hat sich unsere Le- bensart und die Büroarbeit grundlegend verändert. So ist der Arbeitsalltag digitaler und smarter geworden, wodurch der Mensch flexibler in Bezug auf Arbeitsort, -zeit und - weise werden konnte. Aber was versteht man eig. unter Smart Office und welche Unter- schiede gibt es zu den klassischen Smart Home Anwendungen? Diese Fragestellung wird in den folgenden zwei Kapiteln genauer betrachtet und erläutert.

2.1.1 Was bedeutet Smart Office?

Smart – so soll unser Zuhause und das Büro von heute sein. Intelligente und digitale Produkte wie bspw. Saugroboter, per App fernsteuerbare Heizungssysteme oder sprachgesteuerte Gerätschaften haben sich bereits erfolgreich in den privaten Haushal- ten etabliert. (Rubin, 2018) Im Smart Office werden hingegen andere intelligente Lösun- gen eingesetzt, welche speziell auf das Bürogebäude und die Arbeitsweise von heute zugeschnitten sind. (Rubin, 2018) So gibt es bereits Brandmeldeanlagen, Videoüberwa- chungen und Zutrittskontrollsysteme welche komplett automatisiert sind und miteinander kommunizieren können. (Rubin, 2018)

Wird bspw. per Gesichtserkennung festgestellt, dass sich in den Büroräumen eine un- befugte Person befindet, kann dieser der Zutritt durch ferngesteuertes Verriegeln der Türen verwehrt werden. Mithilfe dieser Technik lassen sich Einbrüche vollständig erfas- sen und optimal lösen. (Rubin, 2018) Des Weiteren kann durch die elektronische Zeiter- fassung Strom und Energie eingespart werden, indem vom System festgestellt wird, ab wann alle Personen das Büro verlassen haben, wodurch autom. Computer, Drucker, Lichter, Heizung/Klimaanlage ausgeschaltet und Fenster geschlossen werden. (Rubin, 2018)

„Ein Smart Office ist demnach ein Gebäude, in dem die zahlreichen Geräte der Gebäu- detechnik und der Informations- und Kommunikationstechnologien zu intelligenten Ge- genständen werden, die sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert.“ (Vornholz, 2019, S. 170)

Das Design eines intelligenten Büros muss sich entsprechend an die unterschiedlichen Arbeitsbedingungen anpassen. Dazu gehören u. a. ruhige Bereiche, in denen Mitarbeiter ungestört arbeiten und telefonieren können, Besprechungsräume für die Zusammenar- beit von mehreren Personen sowie sog. Hot Desks für ein schnelles Kennenlernen oder kurze Besprechungen. (Workplace, 2019) Ferner zeichnet sich ein Smart Office durch lebehafte Pausenbereiche bzw. Unterhaltungsbereiche aus, damit sich Mitarbeiter un- tereinander kennenlernen, austauschen oder entspannen können. (Workplace, 2019) Um solch ein offenes und flexibles Design zu ermöglichen, müssen Unternehmen ihre Büroflächen effizient nutzen und gestalten.

Der Begriff Smart Office beschreibt demnach einen intelligenten Arbeitsplatz, welcher mithilfe von technischen Verfahren und Systemen das Arbeitsumfeld eines Unterneh- mens mit den Mitarbeitern verbindet und dessen Arbeits- und Lebensqualität, Sicherheit sowie Arbeitsalltag erhöhen und effizienter gestalten soll. (Vornholz, 2019, S. 170)

2.1.2 Abgrenzung Smart Home zum Smart Office

Vom Smart Home zum Smart Office. In jüngster Vergangenheit war der Begriff Smart Home (zu Deutsch „Intelligentes Haus“) in aller Munde, wodurch die Entwicklung zum Smart Office absehbar war. Wie im Smart Office, soll das Smart Home im privaten Haus- halt dafür sorgen, dass die Haustechnik einfacher, effizienter und wirtschaftlicher arbei- tet, indem alle Geräte und Anlagen über ein zentrales Steuerelement, wie bspw. einer App, miteinander verbunden sind. (Baumann, g-pulse, 2018) Der Unterschied besteht vor allem in dem Installationsaufwand und dem damit verbundenen Verkaufsprozess der Produktlösungen. So werden Produkte für das vernetzte Zuhause über den normalen Handel verkauft, wobei beim Kauf eines Gerätes bzw. Systems eine Installation durch einen Fachmann erfolgt. (Rubin, 2018) Bei Smart Office Lösungen sind Aufwand und Umfang um ein Vielfaches höher. (Rubin, 2018) Denn um ein ganzes Büroobjekt intelli- gent zu vernetzten, bedarf es bereits bei der architektonischen Planung um Berücksich- tigung, da nicht nur ein Satz von Sensoren verbaut werden müssen, sondern es erfolgt ein signifikanter Eingriff in die technische Gebäudeausrüstung (TGA). (Rubin, 2018) Soll bspw. eine gesamte Büroimmobilie mit einem Überwachungs-, Steuerungs-, Regel- so- wie einer Optimierungseinrichtung ausgestattet werden, nimmt der Aufwand im Ver- gleich zu einzelnen Smart-Home-Lösungen ein ganz anderes Ausmaß an. (Rubin, 2018) Das liegt zum einen daran, weil der Anspruch sowie der Umfang von smarten Techno- logien deutlich höher ist und zum anderen, weil eine Büroimmobilie in Bezug auf die Drittverwendungsfähigkeit flexibel sein muss, um sowohl den Ansprüchen eines Single- Tenant-Mieters als auch den von Multi-Tenant-Mietern zu genügen. Neben deutlich hö- heren Kosten dürfen auch der erhöhte Zeitaufwand sowie der Bedarf eines passenden Systemanbieters nicht unterschätzt werden. (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5)

2.2 Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken von Smart Office

Um herauszufinden, welche Stärken bzw. Schwächen das Smart Office und dessen technologischen Anwendungen überhaupt mit sich bringen und welche Chancen und Risiken sich dahinter verbergen, wird nachkommend eine SWOT-Analyse bezogen auf den Büroimmobilienmarkt erstellt sowie daraus resultierend die Vor- und Nachteile des Smart Office gegenübergestellt.

2.2.1 SWOT-Analyse

Der Begriff „SWOT“ setzt sich aus den englischen Begriffen Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) zusammen. Die sog. SWOT-Analyse liefert den Ist-Zustand eines Projektes bzw. einer Immobilie so- wie dessen Umfeld und stellt interne Stärken und Schwächen sowie externe Chancen und Risiken tabellarisch ggü. (Michael, o. D.) Beim Stärken-Schwächen-Profil werden bestehende Defizite aufgegriffen und die ge- nauen Ursachen hierfür erörtert. Im Rahmen der Smart-Office-Analyse i. V. m. Büroim- mobilien können interne Stärken und Schwächen als Produkteigenschaften, wie bspw. bestehende Vor- und Nachteile verstanden werden. Das Chancen-Risiko-Profil zeigt hin- gegen auf, welche wesentlichen externen Einflussfaktoren auf den Projektgegenstand einwirken. Dazu gehören nicht beeinflussbare Marktfaktoren wie bspw. die Entwick- lungsgeschwindigkeit von Technologien oder staatliche Richtlinien und Gesetze.

Die Gegenüberstellung der 4 Felder erfolgt mit Hilfe der sog. SWOT-Matrix. Die Ergeb- nisse werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Tabelle 1: SWOT-Analyse

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Erhebung

2.2.2 Vorteile von Smart Office

Die stetig anwachsende Anzahl an smarten Produkten bringen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile mit sich. Die Aufgabe von Smart-Office-Lösungen besteht darin, Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) So können bspw. mithilfe der Digitalisierung Dokumente, Informationen und Wissen schnell und sicher miteinander vernetzt sowie ortunabhängig zur Verfügung gestellt werden. (Vornholz, 2019, S. 170f.) Dadurch wird es Mitarbeitern ermöglicht, über ihr Laptop, Smartphone, Tablet etc. auf alle relevanten Prozesse, Programme und Informationen zuzugreifen, ohne an den Arbeitsplatz gebun- den zu sein. (Vornholz, 2019, S. 170f.) Entsprechend weist das Smart Office eine hohe Flexibilität auf, mit welcher Mitarbeiter selbst bestimmen können, wann, wo und wie sie arbeiten möchten, was nachweislich die Zufriedenheit und damit einhergehend die Pro- duktivität steigert. (Nehring, 2016) (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Ferner sind durch die Digitalisierung der Büroarbeit immer weniger Mitarbeiter physisch am traditio- nellen Arbeitsplatz anwesend. So befinden sich viele Kollegen auf Geschäftsreise, im Home Office, sind krank oder arbeiten zu anderen Zeiten an anderen Orten. Dadurch sind rd. 30-40% der Büroflächen an einem typischen Arbeitstag nicht ausgelastet. (Workplace, 2019) Angesichts der hohen Kosten für die Nutzung einer Immobilie bedeu- tet dies einen enormen Ressourcenverbrauch. (Workplace, 2019) Smart-Office-Techno- logien können hier Abhilfe schaffen, indem bspw. durch ein intelligentes Energiedaten- managementsystem der Stromverbrauch reduziert wird. (Vornholz, 2019, S. 170) (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Ferner kann mit dem intelligenten Einsatz von So- laranlagen sogar mehr Energie produziert werden, als das Gebäude verbraucht. (Rubin, 2018) (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5)

Neben dem Kostenreduzierungs- und Nachhaltigkeitsgedanken steht auch der Sicher- heitsaspekt beim Smart Office im Vordergrund. So sind z. B. Wasser- und Rauchmelder durch intelligente Technologien direkt mit der zuständigen Feuerwehr vernetzt, sodass bei einem Feuerausbruch die Feuerwehr autom. alarmiert wird. (Rubin, 2018) Parallel dazu wird vom System die Beleuchtung der Fluchtwege aktiviert, Fenster geschlossen sowie die Belüftung im Büro ausgeschaltet, um ein weiteren anfachen der Flammen zu verhindern. (Buzaljko, 2019)

Neben den vorgenannten Smart-Office-Technologien gibt es noch weitere praktische Anwendungen, welche im Kapitel 3.1.1 näher betrachtet werden.

2.2.3 Nachteile von Smart Office

Neben den zahlreichen Vorteilen verursacht das Smart Office auch einige Probleme und stößt häufig auf Kritik. So werden durch die vollständig vernetzten Sensoren und Sys- temanwendungen unzählige Daten gesammelt, ausgewertet und gespeichert. (Buzaljko, 2019) Dabei sind es überwiegend Daten, die auf einzelne Personen zurückzuführen sind. Es kann bspw. genau eingesehen werden, an welchem Ort und zu welcher Zeit sich ein Mitarbeiter befindet, wie viele Pausen eingelegt und wie viele Blätter ausge- druckt werden. (Buzaljko, 2019) Dies kann bei Mitarbeitern ein Gefühl der totalen Über- wachung auslösen, wodurch sie sich unwohl und eingeengt fühlen. Das kann wiederrum die Produktivität, Zufriedenheit und den Komfort negativ beeinflussen, was eig. durch das Smart Office positiv beeinflusst werden soll. (Rubin, 2018) (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Daher ist eine transparente und offene Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und dem Personal unerlässlich. So sollte auch für älteres und un- geschultes Personal eine vollständige Aufklärung über die einzelnen Smart-Office-An- wendungen erfolgen. (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Ferner sollten Mitarbeiter frei entscheiden können, welche Informationen gesammelt, preisgegeben und verwen- det werden dürfen und welche nicht.

Eine weitere Problematik stellt der zu gewährleistende Datenschutz dar. (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Zwar läuft die Kommunikation zwischen den einzelnen Geräten bzw. Sensoren über verschlüsselte IP-Netzwerkprotokolle, (Buzaljko, 2019) jedoch sind auch diese vor Hackerangriffen und Vieren nicht einhundertprozentig geschützt. (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5) Unternehmen sollten daher nur mit zertifizierten Partnern und Technikern zusammenarbeiten, welche einen größtmöglichen Schutz ge- währleisten. (Baumann, g-pulse, 2018) (Vgl. mit Tabelle 1: SWOT-Analyse, S. 5)

2.2.4 Zwischenfazit

Oftmals sind es nur wenige Sekunden oder Minuten, die durch die smarten Technologien eingespart werden können, wodurch die Einsparpotenziale gering erscheinen mögen. So fällt die Zeitersparnis von ca. 30 Sekunden durch das automatisierte Starten der Kaf- feemaschine, des Druckers oder des Computers kaum ins Gewicht. Betrachtet man je- doch ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, welche jeden Tag 30 Sekunden Zeit ein- sparen, sind das am Ende eines Monats 25 Arbeitsstunden und am Jahresende 300 Stunden Zeitersparnis. Bei dem aktuelle zu zahlendem Mindestlohn i. H. v. 9,19 € (Frehner, 2019) ergibt sich eine Ersparnis von rd. 2.760 € pro Jahr. Bei dieser Berech- nung muss jedoch beachtet werden, dass lediglich die Zeitersparnis durch eine Produkt- lösung betrachtet wurde und nicht durch mehrere Anwendungen. D. h. bei der Nutzung mehrerer Smart-Technologien ergibt sich ein deutlich höheres Einsparpotenzial, unge- achtet der zusätzlichen Kostenersparnis durch umweltschonende Anwendungen. Grundsätzlich kann festgehalten werden, dass die Ertragsfähigkeit eines Unternehmens / einer Büroimmobilie schon durch simple Verbesserungen signifikant gesteigert werden kann.

Je größer ein Unternehmen ist, desto größer ist auch der Nutzen des Smart Office. Un- ternehmen dürfen die Nachteile aber keinesfalls außer Acht lassen und müssen bei der Einführung von smarten Technologien die Wünsche und Gedanken der Mitarbeiter mit- einbeziehen und berücksichtigen. Ansonsten kann es schnell passieren, dass die in Ka- pitel 2.2.2 beschriebenen positiven Effekte ausbleiben oder sich im schlimmsten Fall gegenläufig entwickeln.

[...]

Ende der Leseprobe aus 29 Seiten

Details

Titel
Smart Office. Auswirkung der Digitalisierung auf Gebäude und Ausstattung
Untertitel
Wie gestaltet sich das Büro der Zukunft?
Hochschule
Northern Business School
Note
1,0
Autor
Jahr
2020
Seiten
29
Katalognummer
V588176
ISBN (eBook)
9783346183057
ISBN (Buch)
9783346183064
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Smart Office, Smart Home, Smart Buildings, Green Buildings, Büro, Büroimmobilien, Office, Büro der Zukunft, Gebäudeausstattung, smarte Technologien, PropTech, Energie, Sicherheit, Komfort, SWOT-Analyse, Generation Z, The Edge, Bürogebäude
Arbeit zitieren
Jeannine Holert (Autor), 2020, Smart Office. Auswirkung der Digitalisierung auf Gebäude und Ausstattung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/588176

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