Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Methoden und Prozesse und deren Einfluss auf Konflikte und Widerstände


Hausarbeit, 2017

17 Seiten, Note: 2,3

Anonym


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstellung
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

2. Definitorische Grundlagen
2.1 Projekt
2.2 Projektmanagement

3. Prozesse im Projektmanagement
3.1 Projektplanung
3.2 Projekte leiten und steuern
3.3 Projektabschluss

4. Methoden im Projektmanagement
4.1 Kommunikationsplanung
4.2 Meilensteintrendanalyse

5. Einfluss der Prozesse und Methoden des Projektmanagements auf Konflikte und Widerstände

6. Schluss
6.1 Zusammenfassung
6.2 Limitationen
6.3 Ausblick

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Projektmanagement erfolgt in allen Phasen des Projekts

Abb. 2: Meilensteintrendanalyse

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

Heutzutage werden immer mehr Aufgaben in Projekten abgewickelt. Dabei ist Projektarbeit nichts neues, denn es arbeiteten schon die Ägypter in Projekten.1 Projekte sind dadurch charakterisiert, dass sie ein Gesamtziel haben, welches mit beschränkten Ressourcen in einer befristeten Zeit erreicht werden soll.2 Durch den erhöhten Konkurrenzdruck sind die Unternehmen gezwungen Innovationen hervorzubringen, um den langfristigen Erfolg der Firma zu sichern.3 Für solche Fälle eignet sich die Projektarbeit, da es sich oft um komplexe Aufgaben außerhalb der Routine handelt.4 Viele Projekte verursachen enorme Kosten und erreichen trotzdem nicht das ausgegebene Ziel. Ein solcher Misserfolg lässt sich mit gutem Projektmanagement verhindern. Die Anforderungen an den Projektleiter sind dabei hoch. Häufig werden Projektteams mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengesetzt. Diese müssen koordiniert, angewiesen, geleitet und motiviert werden. Zusätzlich muss der Projektleiter stets die Termine, die Qualität, die Kosten, die Anforderungen und vieles mehr im Blick behalten. Somit setzt sich das Projektmanagement aus der Planung, Steuerung und Überwachung zusammen.5 Für den Projekterfolg muss der Projektleiter deshalb gewisse Methoden und Prozesse des Projektmanagements beherrschen.

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Das Ziel dieser Arbeit ist es Methoden und Prozesse des Projektmanagements zu erläutern und welches die wesentlichen Faktoren für den Projekterfolg sind. Weiterhin wird darauf eingegangen, wie diese Konflikten und Widerständen begegnen können.

Zuerst werden die relevanten Grundlagen erörtert, indem die Begriffe des Projekts sowie des Projektmanagements erläutert werden. Im darauf folgenden Kapitel werden die Prozesse des Projektmanagements aufgezeigt. In Kapitel vier werden die Methoden des Projektmanagements erklärt. Daraufhin wird der Einfluss der Prozesse und Methoden des Projektmanagements auf Konflikte und Widerstände beleuchtet. Zum Schluss wird die Ausarbeitung zusammengefasst, die Limitationen beschrieben und ein Ausblick gegeben.

2. Definitorische Grundlagen

2.1 Projekt

In der Literatur befinden sich viele Definitionen, die den Begriff Projekt beschreiben. Für diese Arbeit wird die DIN 69901 zu Grunde gelegt. Diese besagt, dass ein Projekt ein „Vorhaben ist, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“6 Diese Einmaligkeit kann beispielsweise in der Zielvorgabe, Organisationsstruktur, zeitlichen, finanziellen, personellen oder sonstigen Begrenzungen begründet sein. Darüber hinaus lassen sich in der Literatur weitere Merkmale wie Komplexität oder die Erforderlichkeit der Beteiligung mehrerer Stellen finden.7 Aus diesen Charakteristiken lässt sich erschließen, dass Projekte keine Routineaufgaben sind und erhöhten Einsatz erfordern. Aufbauend auf der Definition eines Projekts erfolgt im Folgenden die Erläuterung des Projektmanagements.

2.2 Projektmanagement

Auch zu dem Begriff des Projektmanagements existieren in der Literatur zahlreiche Definitionen. Nach der DIN 69901 ist Projektmanagement die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“8 Projektmanagement übernimmt somit die Planung, Steuerung und Überwachung über alle Phasen eines Projekts vom Start bis zum Abschluss:

Abb. 1: Projektmanagement erfolgt in allen Phasen des Projekts

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 14

Nachdem das Projekt abgeschlossen wurde, wird es oft rückblickend bewertet, um Wirtschaftlichkeitsanalysten durchzuführen.9 Aus dieser Definition geht hervor, dass das Projektmanagement eine herausfordernde Aufgabe ist.

3. Prozesse im Projektmanagement

Wie bereits in Kapitel 2.2 erkennbar, durchläuft ein erfolgreiches Projekt mehrere Phasen. In den einzelnen Phasen kommen unterschiedliche Prozesse des Projektmanagements zum Einsatz, welche im Nachfolgenden näher erläutert werden.

3.1 Projektplanung

Am Anfang eines Projekts steht eine Idee. Mit dieser Idee wird ein Projekt durch die eigenen Mitarbeiter oder durch einen Kundenauftrag initiiert.10 Zu diesem Zeitpunkt ist das konkrete Vorgehen noch nicht definiert, es ist lediglich das Projektziel bekannt. Der Weg zu diesem Projektziel wird durch die Parameter Aufgabe, Zeit, Kapazität und Kosten bestimmt.11 Das Projektziel wird in einzelne Teilziele zerlegt.12 Im Wesentlichen haben sich dabei drei Ziele herauskristallisiert, die im Folgenden näher beschrieben werden:13

- Kostenziele: Die Kostenplanung ist ein wichtiger Punkt bei der Projektplanung. Zwar soll das Projekt ein vorgegebenes Gesamtziel erreichen, dennoch müssen die Kosten dabei so niedrig wie möglich bleiben.14 Hierbei besteht für den Projektleiter die Herausforderung den Spagat zwischen der Qualität und den Kosten zu bewältigen. Eine gute Kostenplanung minimiert das Risiko der unerwarteten Kosten.
- Terminziele: Auch die Terminplanung ist von großer Bedeutung. Anfangs muss der Endtermin ermittelt werden. Auf dieser Grundlage werden dann anhand der einzelnen Aktivitäten und verfügbaren Ressourcen die einzelnen Meilensteine festgelegt.15 Nur mit einer fundierten Terminplanung lässt sich ein Projekt organisiert und zielführend durchführen.
- Qualitätsziele: In den Qualitätszielen werden die Qualitätsanforderungen festgelegt. Dabei ist das Ziel, eine gewisse Qualität am Ende des Projekts zu erreichen.16 Während des gesamten Projektablaufs muss die Qualität unter Beobachtung stehen.

Wichtig zu erwähnen ist, dass diese Ziele nicht getrennt voneinander stehen, sondern sich gegenseitig beeinflussen. So leidet bei extremem Termindruck die Qualität oder die Kosten steigen bei einer langgezogenen Laufzeit.

Nachdem die Ziele festgelegt wurden, wird eine passende Projektorganisation gewählt, da Projekte in der Regel außerhalb der Linienorganisation stattfinden. Etabliert haben sich die Matrixorganisation, die Stabsorganisation und die reine Projektorganisation.17 Eine gut gewählte Organisation dient der Steuerung des geplanten Vorhabens und hilft die vorgegeben Ziele zu erreichen.18 In dieser Phase wird definiert, wer an dem Projekt beteiligt ist und welche Rolle demjenigen zukommt.

3.2 Projekte leiten und steuern

Nachdem die Planungen abgeschlossen sind, startet das Projekt mit einer Kick-Off Veranstaltung.19 An diesem Termin werden alle Projektbeteiligten über den Projektstart informiert. Anschließend gilt es die Aufgaben aus der Planung zu verteilen und umzusetzen.20 Mit Hilfe des Projektcontrollings sorgt das Projektmanagement für die Erfüllung der verteilten Aufgaben und somit dem Erreichen der festgelegten Ziele. Dabei werden dem Projektcontrolling im Wesentlichen folgende Aufgaben zuteil:

- Kontrolle des Projektfortschritts,
- Steuernder Eingriff in den weiteren Projektverlauf bei Abweichungen oder Problemen.

Die Kontrolle erfolgt, indem der Sollzustand mit dem Istzustand verglichen wird. Fallen Kosten-, Termin- oder Qualitätsdefizite auf, können bzw. müssen Gegensteuerungsmaßnahmen eingeleitet werden. Das beschriebene Vorgehen wird auch PDCA-Modell genannt.21 Die erwähnten Gegensteuerungsmaßnahmen sind Teil des Risikomanagements in Projekten. Mit aktivem Risikomanagement sollen mögliche Risiken erkannt werden, damit diese frühzeitig behoben werden können und das Projekt nicht gefährden. Ein Risikomanagement kann auf strategischer und operativer Ebene existieren.22

Zur Projektsteuerung und –leitung gehört es auch die Mitarbeiter zu koordinieren, anzuweisen, zu leiten und zu motivieren. Für diese Aufgaben muss der Projektleiter neben fachlichem Wissen auch über soziale Kompetenzen verfügen. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass der Prozess der Projektsteuerung und –leitung aus der Aufgabendelegation, unterstützt von der Überwachung und dem Risikomanagement, besteht.

3.3 Projektabschluss

Wie schon anfangs erwähnt, ist ein Projekt zeitlich begrenzt, somit findet jedes Projekt zu einem Ende. Der Projektabschluss muss aber nicht zwangsläufig positiv sein, es kann durchaus zum Projektabbruch kommen, wenn abzusehen ist, dass die Ziele nicht mehr erreichbar sind.23 Im Idealfall aber ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen, die Ziele sind erreicht und es folgt kein weiterer Meilenstein mehr.24 Wichtig ist das Projekt im Rahmen einer Projektabschlussbesprechung für beendet zu erklären.25 Im Rahmen der Veranstaltung bietet sich auch die Möglichkeit noch offene Fragen zu klären und ein Feedback zu bekommen. Endgültig wird das Projekt mit einem Abschlussbericht abgeschlossen.26 Inhalt dieses Berichts sollte eine umfassende Analyse sein. Neben der Darlegung der geplanten Projektziele und –kosten im Vergleich zu den tatsächlichen Ergebnissen, soll auch das Vorgehen und aufgetretene Probleme veröffentlicht werden.

Auf Grundlage des Projektabschlusses kann das Projekt analysiert werden und die gewonnenen Erfahrungen können in zukünftigen Projekten angewandt werden. Mit diesem Vorgehen spart man sich wiederholende Arbeiten und steigert die Effizienz. Zusätzlich werden in Zukunft Fehler, die begangen wurden, vermieden.27

4. Methoden im Projektmanagement

In der Literatur herrschen viele Methoden des Projektmanagements, die die einzelnen Prozesse unterstützen, vor. Für diese Arbeit werden die Kommunikationsplanung und die Meilensteintrendanalyse näher betrachtet, da diese als wesentlich erachtet werden.

[...]


1 Vgl. Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 11

2 Vgl. Fischer, F. / Goerges, M. (2014), S. 12 ff.

3 Vgl. Kraus, G. / Westermann, R. (2014), S. 1 ff.

4 Vgl. Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 17

5 Vgl. Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 14

6 DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V.

7 Vgl. Kraus, G. / Westermann, R. (2014), S. 2

8 DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V.

9 Vgl. Gubbels, H. (2009), S. 6

10 Vgl. Zimmermann, J. / Stark, C. / Rieck, J. (2006), S. 5

11 Vgl. Schmitz, H. / Windhausen, M P. (1986), S. 10

12 Vgl. Becker, J. / Kugeler, M. / Rosemann, M. (2012), S. 17

13 Vgl. Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 41

14 Vgl. Kraus, G. / Westermann, R. (2014), S. 108

15 Vgl. Becker, J. / Kugeler, M. / Rosemann, M. (2012), S. 18

16 Vgl. Bernecker, M. / Eckrich, K. (2003), S. 332 f.

17 Vgl. Dixius, D. (1998), S. 7 f.

18 Vgl. Dixius, D. (1998), S. 6

19 Vgl. Probst, H-J. / Haunerdinger, M. (2007), S. 72

20 Vgl. Kraus, G. / Westermann, R. (2014), S. 121 f.

21 Vgl. Neumann, A. (2017), S. 327 ff.

22 Vgl. Brandstäter, J. (2013), S. 24

23 Vgl. Möller, T. / Dörrenberg, F. (2003), S. 94

24 Vgl. Bernecker, M. / Eckrich, K. (2003), S. 435

25 Vgl. Bernecker, M. / Eckrich, K. (2003), S. 438 ff.

26 Vgl. Bernecker, M. / Eckrich, K. (2003), S. 446

27 Vgl. Möller, T. / Dörrenberg, F. (2003), S. 94

Ende der Leseprobe aus 17 Seiten

Details

Titel
Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Methoden und Prozesse und deren Einfluss auf Konflikte und Widerstände
Hochschule
AKAD University, ehem. AKAD Fachhochschule Stuttgart
Note
2,3
Jahr
2017
Seiten
17
Katalognummer
V590192
ISBN (eBook)
9783346187208
ISBN (Buch)
9783346187215
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Projektmanagement, Projekt, Methoden, Prozesse
Arbeit zitieren
Anonym, 2017, Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Methoden und Prozesse und deren Einfluss auf Konflikte und Widerstände, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/590192

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