Es herrscht eine weltweite Konjunkturflaute. Kosten senken heißt die Devise. Die Auswirkungen und die Folgen des 11. September 2001 üben zusätzlichen Druck aus und zwingen die Unternehmen zu sparen. Die momentanen Probleme im Business Travel hängen allerdings nicht nur mit der Krise und der zurückhaltenden Reisebereitschaft zusammen. Es findet zur Zeit ein Strukturwandel und Umbruch in der Branche statt. Vor allem im Airlinebereich wird der Druck immer größer. Statt Business Class fliegen immer mehr Geschäftsreisende „Holzklasse“. Obwohl die Nachfrage nach Business Class Tickets, speziell Richtung Nordamerika, stark zurückgegangen ist, haben die Fluggesellschaften die Preise enorm angehoben. [...] Zudem transportieren „No-Frill“-Carrier wie Ryanair und Go seit geraumer Zeit nicht nur Rucksacktouristen sondern auch vermehrt Geschäftsleute. Sollten
Billigairlines sogenannte Hubs3 an Großflughäfen wie Frankfurt oder London
Heathrow bekommen und eine entsprechend hohe Frequenz anbieten, könnte
diese eine ernsthafte Konkurrenz für etablierte Airlines. werden.
Es bleibt abzuwarten, wie sich der Markt in den nächsten Monaten entwickelt. Für
den Travelmanager heißt dies, dass er die Geschehnisse genau verfolgen und
sich ständig auf neue Gegebenheiten einstellen muss. In international tätigen Unternehmen gibt es zunehmend Vorgaben wie der Ablauf
beim Planen, Durchführen und Nachbereiten einer Reise auszusehen hat. Doch
obwohl Rahmenverträge mit Airlines, Autovermietungen und Hotels existieren,
werden diese oftmals von den Mitarbeitern unterschiedlich in Anspruch
genommen. Der „Kenner“ der elektronischen Reisemarktplätze bucht seine Hotels
und Flüge oft eigenverantwortlich und bleibt damit häufig unter den Preisen der
Rahmenverträge. Allerdings kann man dies nicht unbedingt von jedem Mitarbeiter
verlangen. Außerdem muss die Recherche nach günstigen Angeboten auch der
verlorenen Arbeitszeit gegenübergestellt werden. Immer mehr Unternehmen
erkennen, dass Internet-Tools, Management-Informations-Systeme (MIS) und
Firmenkreditkarten die Schlüsselinstrumente für eine Reduzierung der
Prozesskosten im täglichen Management von Geschäftsreisen sind und ein relativ
hohes Einsparpotential zu erzielen ist.
Dies alles soll in meiner Arbeit Berücksichtigung finden, um den Mitarbeiter, das
Unternehmen und die in Geschäftsbeziehung stehenden Leistungsträger
miteinander in Einklang zu bringen.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
1.1. Aufgabenstellung
1.2. Aufbau der Arbeit
1.3. Untersuchungsmethoden
2. TRAVELMANAGEMENT IN INTERNATIONAL TÄTIGEN UNTERNEHMEN
2.1. Definition Travelmanagement
2.2. Ziele des Travelmanagements
2.2.1. Quantitative Ziele
2.2.2. Qualitative Ziele
2.2.3. Die Vereinbarkeit der Ziele und das Problem der Durchsetzbarkeit
2.3. Aufgaben des Travelmanagements
2.3.1. Ermittlung der direkten und indirekten Reisekosten
2.3.2. Ermittlung von Kostensenkungspotentialen
2.4. Travel-Policy / Reiserichtlinien
2.5. Beschaffung reiserelevanter Produkte und Dienstleistungen
2.6. Die Prozesskette des Business Travel Management
2.6.1. Die Reisevorbereitung
2.6.2. Die Reiseorganisation
2.6.3. Reisedurchführung
2.6.4. Reisekostenabrechnung
2.6.5. Prüfung der Reisekostenabrechnung
2.6.6. Reisekostenbegleichung
2.6.7. Reisekostenauswertung
2.6.8. Belegarchivierung
2.7. Prozesskosten
2.8. Kreditkarten
2.8.1. Reisestellenkarte (Company Card)
2.8.2. Corporate Card
2.9. Zusammenarbeit mit Reisebüros
2.9.1. Formen der Zusammenarbeit
2.9.2. Serviceleistungen und Ausschreibung
2.9.3. Vergütungsformen
2.10.Managementinformationssysteme
2.10.1. MIS bei Banken
2.10.2. MIS in der Hotellerie
2.10.3. MIS bei Mietwagen und Bahn
2.10.4. MIS von Reisebüros
3. MOMENTANE ABWICKLUNG DES TRAVELMANAGEMENT BEI DER CITRIX GMBH
3.1. Travel-Policy
3.2. Vertragspartner
3.2.1. American Express
3.2.2. Deutsche Lufthansa AG
3.2.3. AVIS
3.3. Reisevolumen
3.4. Reiseverhalten
3.4.1. Verteilung der gebuchten Fluggesellschaften
3.4.2. Angeflogene Ziele
3.4.3. Nicht realisierte Einsparpotentiale
3.4.4. Klassenverteilung
3.5. Die Reisekette und die organisatorische Einbindung des Travelmanagements
3.5.1. Tätigkeiten vor der Reise
3.5.2. Tätigkeiten während der Reise
3.5.3. Tätigkeiten nach der Reise
3.6. Kosten der Reiseabwicklung
3.6.1. Provisionserlöse
3.6.2. Management Gebühr
3.6.3. Prozesskosten
3.7. EINSCHÄTZUNG DER PROZESSE BEI CITRIX
4. ZIELSETZUNGEN BEI DER NEUGESTALTUNG DES BUSINESS TRAVEL MANAGEMENT
4.1. Implementierung einer IBE
4.1.1. Einsatzmöglichkeiten einer IBE
4.1.2. Technische Voraussetzungen
4.1.3. Zusammenfassung
4.2. Abschaffung des Genehmigungsverfahren
4.3. Implementierung eines Traval Data Warehouse
4.4. Die elektronische Reisekostenabrechnung
5. ÜBERBLICK DER WICHTIGSTEN LÖSUNGEN AUF DEM GESCHÄFTSREISEMARKT
5.1. Das Reisebüro
5.1.1. Handling Fee
5.1.2. Management Fee
5.1.3. Mehrwertsteuerrückerstattung
5.1.4. Zusatzleistungen
5.2. Kreditkartengesellschaften
5.2.1. Das Kreditkartenunternehmen Airplus
5.2.2. Abrechnungsformate
5.3. Beschreibung einer Internet Booking Engine
5.3.1. Die IBE i:FAO
5.3.2. IBE-Lösung von Airplus
5.3.3. IBE-Lösung von TQ3
5.3.4. Zusammenfassung
5.4. Beschreibung eines MIS
5.4.1. Das MIS von Carlson Wagonlit Travel
5.4.2. Management Information System "Artemis" von AirPlus
5.4.3. Management-Informations-System “Flight Power” von American Express
5.5. Beispiele Integrierter Travel Management-Systeme
5.5.1. Travelmanagement System von SAP und AMADEUS/Sabre
5.5.2. Das Business Travel Management System von Airplus
5.5.3. American Express Round Trip Services
5.5.4. Zusammenfassung
5.6. Hotelreservierungssysteme
5.7. Low-Cost-Carrier
6. EMPFEHLUNG FÜR DIE REISABWICKLUNG BEI DER CITRIX GMBH
6.1. Sinn und Zweck der Geschäftsreise
6.2. Interne Prozessoptimierung
6.3. MIS
6.4. Kreditkartengesellschaft
6.5. Umsteigen auf die Bahn
6.6. Hotelpartner
6.7. Miles and More
7. SCHLUSSBEMERKUNG
Zielsetzung & Themen
Ziel dieser Arbeit ist die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zur Optimierung der Geschäftsreiseabwicklung bei der Citrix GmbH. Dabei liegt der Fokus auf der Implementierung effizienter, technologisch gestützter Prozesse wie Internet Booking Engines (IBE) und integrierten Managementinformationssystemen (MIS), um Kosten zu senken, die administrative Belastung für Mitarbeiter zu reduzieren und eine verbesserte Steuerungs- und Kontrollfunktion im Travel Management zu etablieren.
- Analyse des Ist-Zustandes der Reiseabwicklung bei der Citrix GmbH.
- Untersuchung von Optimierungspotenzialen durch IT-gestützte Buchungs- und Abrechnungsprozesse.
- Benchmark und Vergleich von Travelmanagement-Software-Lösungen und Anbietern.
- Strategien zur Steuerung von Reisekosten unter Berücksichtigung qualitativer Anforderungen.
- Handlungsempfehlungen für eine effizientere organisatorische Einbindung des Travel Managements.
Auszug aus dem Buch
3.4.1. Verteilung der gebuchten Fluggesellschaften
Hier sollen, der Übersicht halber, die zehn meistgeflogenen Fluglinien nach innerdeutschen, europäischen und internationalen Destinationen aufgezeigt werden.
Tabelle 6: Rangfolge der 10 meistgebuchten Airlines
Airlines International Europa Innerdeutsch Gesamt
Pax Ausgaben Pax Ausgaben Pax Ausgaben Pax Ausgaben
Lufthansa 51 56.106 449 316.831 765 312.200 1265 685.137
Air France 13 24.893 19 14.322 2 1.503 34 40.718
British Airways 0 0 31 20.146 33 10.154 64 30.301
Swissair 2 2.617 23 11.685 9 4.814 34 19.116
Lot-Polish Airl. 0 0 18 13.767 2 1.558 20 15.325
Lauda Air 5 7.479 -1 -726 0 0 4 6.753
Iberia Airlines 0 0 8 6.563 0 0 8 8.653
Delta Airlines 5 6.440 0 0 0 0 5 6.440
Austrian Airl. 2 2.196 5 2.922 1 1.147 8 6.256
Aer Lingus. 0 0 8 4.335 1 1.093 9 5.427
Quelle: Abrechnung Amex 2001.
Im Vergleich zum Jahr 2000 hat sich zwar an der Rangfolge kaum etwas geändert. Allerdings wurden wesentlich mehr Lufthansa-Flüge gebucht, während die Buchungen bei den restlichen neun Airlines zurückgegangen sind. Dies zeigt deutlich, dass es immer noch recht wenig Alternativen zu Lufthansa gibt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. EINLEITUNG: Erläutert die aktuellen Herausforderungen der Reisebranche, stellt die Forschungsfrage nach einer optimierten Reiseabwicklung für Citrix und beschreibt die gewählten Untersuchungsmethoden.
2. TRAVELMANAGEMENT IN INTERNATIONAL TÄTIGEN UNTERNEHMEN: Vermittelt grundlegende Definitionen, Ziele und Instrumente des Business Travel Managements, einschließlich Prozessketten, Kreditkarten und Managementinformationssystemen.
3. MOMENTANE ABWICKLUNG DES TRAVELMANAGEMENT BEI DER CITRIX GMBH: Beschreibt detailliert die derzeitigen Vertragspartner, das Reisevolumen, das Reiseverhalten der Mitarbeiter sowie die aktuellen Prozesse innerhalb der Citrix GmbH.
4. ZIELSETZUNGEN BEI DER NEUGESTALTUNG DES BUSINESS TRAVEL MANAGEMENT: Formuliert das Soll-Konzept für das Travel Management bei Citrix, mit Schwerpunkt auf der Implementierung einer Internet Booking Engine (IBE) und eines Travel Data Warehouses.
5. ÜBERBLICK DER WICHTIGSTEN LÖSUNGEN AUF DEM GESCHÄFTSREISEMARKT: Bietet einen Benchmark verschiedener Softwarelösungen, Reisebüromodelle und MIS-Systeme, um fundierte Entscheidungen für die Prozessoptimierung zu ermöglichen.
6. EMPFEHLUNG FÜR DIE REISABWICKLUNG BEI DER CITRIX GMBH: Leitet konkrete Optimierungsmaßnahmen ab, wie die interne Prozessgestaltung, den Einsatz von Hotelpartnern und die Neugestaltung der Vergütungsmodelle für Reisebüros.
7. SCHLUSSBEMERKUNG: Fasst die Ergebnisse zusammen und betont die Notwendigkeit, ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit zu wahren.
Schlüsselwörter
Travel Management, Geschäftsreisen, Prozessoptimierung, Kostenreduzierung, Reisekostenabrechnung, Internet Booking Engine, IBE, Managementinformationssystem, MIS, Reiserichtlinien, Travel Policy, Corporate Card, Lufthansa, SAP, Benchmark
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung des Business Travel Managements bei international tätigen Unternehmen, spezifisch angewandt auf die Citrix GmbH.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Arbeit fokussiert auf die Prozesskette von Geschäftsreisen, die Implementierung moderner Buchungstechnologien (IBE), die Nutzung von Daten für Controlling-Zwecke (MIS) und die Kostensteuerung.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Hauptziel ist die Entwicklung von Lösungsvorschlägen, um Reisevorbereitung, -durchführung und -nachbereitung für Mitarbeiter einfacher und bequemer zu gestalten und gleichzeitig Kosteneffizienz und Kontrolle für das Unternehmen zu maximieren.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es werden Mitarbeiterinterviews, Analysen von Travel-Policies, Rahmenverträgen und Fachliteratur sowie Benchmarking von Softwarelösungen als Methoden herangezogen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Ist-Analyse der Citrix-Prozesse, die Konzeption eines Soll-Zustandes durch IT-Lösungen und einen Marktüberblick über relevante Tools.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind Business Travel Management, Prozessoptimierung, Internet Booking Engine (IBE), Reisekostenabrechnung und Kostensenkungspotenziale.
Wie wirkt sich der Einsatz einer Internet Booking Engine (IBE) auf die Arbeitsprozesse aus?
Die IBE ermöglicht eine eigenverantwortliche Buchung durch den Mitarbeiter innerhalb definierter Reiserichtlinien, was den administrativen Aufwand für Reisebüros und Sekretariate erheblich reduziert.
Welche Rolle spielt die Reisekostenabrechnung in der Prozessoptimierung bei Citrix?
Die elektronische Abrechnung mittels SAP und der Einsatz von Corporate Cards sollen manuelle Eingaben minimieren und die Kostentransparenz durch eine nahtlose Datenintegration steigern.
- Quote paper
- Michael Gsell (Author), 2002, Optimierung des Business Travel Management in international tätigen Unternehmen am Beispiel der Citrix GmbH, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/6288
