Die Bedeutung der Informations- und Kommunikationstechnologie hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Dienten Computer in den Anfängen der Entwicklung eher als Hilfsmittel für einfache, standardisierte Aufgaben wie z.B. die Buchführung, sind sie mittlerweile aus kaum einem Unternehmensbereich mehr wegzudenken. Im Dienstleistungssektor sind in der Bundesrepublik Deutschland nach offiziellen Erhebungen mittlerweile ca. 84% der Arbeitsplätze mit Computern ausgestattet - mit steigender Tendenz.
Dabei wird die Informationsinfrastruktur jedoch nicht immer von vornherein detailliert geplant und fortwährend der Struktur und den Aufgaben eines Unternehmens angepasst. Häufig werden aus einem akuten Bedarf heraus kurzfristig neue Anwendungssysteme beschafft oder selbst realisiert, ohne dass diese in die vorhandene Informationsinfrastruktur eingegliedert oder integriert werden. Für den einzelnen Anwender kann dies zur Folge haben, dass er einen beträchtlichen Teil seiner Arbeitszeit dafür aufwenden muss, die für seine Arbeit benötigten Informationen aus mehreren Systemen zusammenzusuchen. Auch die Einführung eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems kommt dabei für viele Unternehmen aufgrund der meist hohen Kosten nicht in Frage. Große Standardsoftwarehersteller haben diesen Bedarf erkannt und bieten mittlerweile diverse Produkte zur Zentralisierung von Informationen und Arbeitsplattformen für Teams an, die den Informationsfluss zu bessern versprechen. Eines dieser Produkte ist die Sharepoint-Technologie aus dem Hause Microsoft.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation und Zielsetzung
1.2 Das Unternehmen
2 Grundlagen
2.1 Microsoft Sharepoint
2.1.1 Microsoft Windows Sharepoint Services
2.1.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2003
2.2 Systementwicklung
2.2.1 Analyse-Phase
2.2.2 Entwurf und Realisierung
2.2.3 Systemeinführung
2.3 Wirtschaftlichkeitsanalyse
3 Entwicklung eines Fachkonzepts
3.1 Ist-Zustand des Unternehmens
3.1.1 Situation in der Supportdienstleistungsabteilung
3.1.2 Situation in der Qualitätsunterstützungsgruppe
3.2 Sollzustand
3.2.1 Sollzustand aus Sicht der SDA-Leitung
3.2.2 Soll-Zustand aus Sicht der QUG
4 Realisierung und Einführung
4.1 Der Abteilungsbereich
4.2 Der Arbeitsbereich der QUG
4.3 Einführung und Schulungen
5 Analyse der Zielerreichung
5.1 Ergebnisbetrachtung
5.2 Wirtschaftlichkeitsanalyse
6 Kritische Würdigung und Ausblick
A Vorgehensmodell zur Einführung von Standardsoftware
B Anforderungen der SDA-Leitung an das neue einzuführende System
C Anforderungen der QUG an das neue einzuführende System
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht den Einführungsprozess einer zentralen Informationsplattform auf Basis der Microsoft Sharepoint-Technologie in einem internationalen Softwaredienstleister. Das primäre Ziel ist es, unter Anwendung ingenieurswissenschaftlicher Methoden aufzuzeigen, wie ein solches System erfolgreich in den Unternehmensalltag integriert werden kann, um den Informationsfluss zu optimieren, die Arbeitsabläufe in der Supportdienstleistungsabteilung zu verbessern und die Wirtschaftlichkeit durch eine ex post Analyse zu bewerten.
- Einsatz und Architektur der Microsoft Sharepoint-Technologie (WSS und SPS 2003)
- Anwendung ingenieurswissenschaftlicher Vorgehensmodelle zur Systementwicklung
- Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen im Support-Umfeld
- Messung von Zeitvorteilen und wirtschaftlicher Amortisation durch den Systemeinsatz
Auszug aus dem Buch
3.1.2 Situation in der Qualitätsunterstützungsgruppe
Die Qualitätsunterstützungsgruppe (QUG) hat die Aufgabe, die Support Ingenieure (SI) in sprachlicher und kultureller Hinsicht zu unterstützen und fortzubilden. Die QUG besteht aus neun Vollzeit-Mitarbeitern, die englische Muttersprachler sind. Als zentrale Aufgabe werden alle englischsprachigen Emails, die von den SI im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit versendet werden, zuvor von einem QUG-Mitarbeiter in Bezug auf sprachliche Formulierungen Korrektur gelesen und erst an den Kunden versendet, nachdem die Mangelfreiheit festgestellt wurde.
Bezüglich der IT-Infrastruktur stand den QUG-Mitarbeitern zur Teamarbeit ein eigener gemeinsamer Ordner (Shared Folder) sowie je ein privater Ordner auf einem Windows-Fileserver zur Verfügung, auf denen fertige Dokumente abgelegt wurden, sofern sie von Interesse für das gesamte Team waren. Der gemeinsame Ordner diente gleichzeitig als Archiv und beinhaltete naturgemäß nach einiger Zeit der Nutzung eine recht hohe Anzahl an inaktuellen Dokumenten. Ferner wurde von diversen, auf verschiedenen Servern abgelegten Anwendungen zur Qualitätserfassung auf Web-Basis Gebrauch gemacht, die aus verschiedenen Bedarfen heraus in der Vergangenheit unabhängig voneinander entwickelt worden waren. In der Regel kannten QUG-Mitarbeiter erst nach mehreren Wochen alle ihnen zur Verfügung stehende Informationsquellen und Anwendungen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die zunehmende Bedeutung der IT im Unternehmenskontext und definiert die Motivation sowie Zielsetzung dieser Arbeit hinsichtlich der Einführung von Microsoft Sharepoint.
2 Grundlagen: Erläutert die technischen Aspekte von Microsoft Sharepoint (WSS und SPS 2003) sowie wissenschaftliche Methoden der Systementwicklung und Wirtschaftlichkeitsanalyse.
3 Entwicklung eines Fachkonzepts: Analysiert den Ist-Zustand des Beispielunternehmens und definiert den Soll-Zustand aus Sicht der Abteilungsleitung und der Qualitätsunterstützungsgruppe.
4 Realisierung und Einführung: Beschreibt die praktische Umsetzung, das Customizing der Teamsites sowie den Schulungsprozess der Mitarbeiter.
5 Analyse der Zielerreichung: Evaluiert den Einführungserfolg durch Mitarbeiterbefragungen und führt eine ex post Wirtschaftlichkeitsanalyse mittels TSTS-Modell durch.
6 Kritische Würdigung und Ausblick: Reflektiert die Ergebnisse der Arbeit kritisch und gibt einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen und Einsatzszenarien der Sharepoint-Technologie.
Schlüsselwörter
Microsoft Sharepoint, Supportdienstleistungsabteilung, Qualitätsunterstützungsgruppe, Informationsplattform, Systementwicklung, Wasserfallmodell, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Nutzwertanalyse, TSTS-Modell, Prozessoptimierung, Wissensmanagement, Teamsites, Collaboration, IT-Infrastruktur, Softwareeinführung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Einführung einer zentralen Informationsplattform mittels Microsoft Sharepoint-Technologie innerhalb eines großen Softwaredienstleisters, um interne Prozesse zu verbessern.
Was sind die zentralen Themenfelder der Publikation?
Zentrale Themen sind die technische Architektur von Sharepoint, das methodische Vorgehen bei der Systementwicklung in Unternehmen sowie die wirtschaftliche Bewertung des Nutzens solcher Einführungsprojekte.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es, anhand ingenieurswissenschaftlicher Methoden aufzuzeigen, wie die Microsoft Sharepoint-Technologie im Unternehmensalltag eingeführt und wirtschaftlich eingesetzt werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wurde für die Systementwicklung verwendet?
Die Arbeit nutzt als Basis das klassische Wasserfallmodell, um die Phasen von der Analyse über den Entwurf bis zur Systemeinführung strukturiert abzubilden.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die Ist-Analyse des Unternehmens, die Erstellung eines Fachkonzepts, die technische Realisierung und Einführung in der Qualitätsunterstützungsgruppe sowie die anschließende Ergebnisevaluation.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind unter anderem Microsoft Sharepoint, Wirtschaftlichkeitsanalyse, Wissensmanagement, Collaboration, Systementwicklung und Prozessoptimierung.
Warum wurde für die Einführung die Qualitätsunterstützungsgruppe gewählt?
Diese Gruppe wurde ausgewählt, da dort eine hohe Motivation zur Änderung der bisherigen, ineffizienten Arbeitsabläufe (wie etwa die E-Mail-Flut) herrschte.
Wie wurde die Wirtschaftlichkeit des Systems bewertet?
Da keine ex-ante Daten vorlagen, wurde eine ex-post Analyse durchgeführt, die das TSTS-Modell (Times-Saving-Times-Salary) verwendet, um Zeitersparnisse in monetäre Vorteile umzurechnen.
- Quote paper
- Andreas Strehl (Author), 2006, Einführung von Microsoft Sharepoint Portal Server als zentrale Informationsplattform, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/67315
