„Archive sind das Gedächtnis der Verwaltung und Geschäftsführung,
zugleich aber seit Jahrhunderten wichtigstes Quellenreservoir für
Geschichts- und Gesellschaftswissenschaften.“ (Zitat: Eckhart G. Franz,
Einführung in die Archivkunde, 5.Auflage, 1999, Primus, Darmstadt)
Archive als von herrschaftlicher Seite organisierte Sammlungen von
genau bestimmtem Schriftgut gibt es seit der Zeit, als sich feste Staaten
mit Verwaltung zur Herrschaftsausübung ausbildeten. So fanden
Archäologen bei allen Hochkulturen Archive, in denen Gesetzestexte,
Staatsverträge oder anderweitige Unterlagen von politischer Bedeutung
aufbewahrt wurden.
Meistens waren die Archive gleichzeitig mit Bibliotheken oder
bestimmten Behörden und deren Schreibstuben (Kanzleien) verbunden.
In den alten Hochkulturen hatten die Archive überwiegend eine
rechtssichernde Bedeutung – eine Funktion, die sie lange Zeit auch in
unserem Kulturbereich hatten. Die Archivalien waren anfangs bei den
übrigen wertvollen Gegenständen des jeweiligen Besitzers in der
Schatzkammer untergebracht (Schatzarchiv). Mit der Erstarkung der
Territorien in Deutschland und den zunehmenden Spannungen zwischen
den Fürsten und dem Reich waren zum Ausbau eigenen Herrschaft eine
Ordnung der eigenen Territorialverwaltung und deren Unterlagen
notwendig, so dass mehr und mehr reine Archive eingerichtet bzw. aus
den Schatzkammern und Behörden ausgegliedert und von den
Hausarchiven getrennt wurden. Auch die Wiedereinführung des
Römischen Rechts und die damit verbundene schriftliche Prozeßführung
bedingte ein geordnetes Archivwesen auf Seite des Reiches (Archiv des
Reichskammergerichtes). Auch die geistlichen Landesherren und die
Klöster sowie die Städte führten Archive. Heutzutage ist die Archivierung auch in bestimmten Berufszweigen
gesetzlich vorgeschrieben. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) §257
„Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen“ ist jeder
Kaufmann verpflichtet bestimmte Unterlagen für zehn bzw. sechs Jahre
aufzubewahren (siehe §257 HGB sowie § 147 AO im Anhang).
Aktenpläne dienen der postkoordinierten Klassifikation der
Kompetenzen, die als präkoordinierte Klassifikation des Schriftgutes
genutzt wird. [...]
Inhaltsverzeichnis
- Vorwort
- Einleitung
- Allgemeines
- Planung der Archivierung
- Aufbau des Archives
- Führung des Archives
- Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH
- Zweck der Archivierung und Dokumentenverwaltung
- Geltungsbereich der Archivierung und Dokumentenverwaltung
- Beschreibung des Aktenplanes und Schriftgutarten
- Akten
- Sonstige aufzubewahrendes Schriftgut
- Weglegesachen
- Äußere Ordnung der Akten
- Aktenablage
- Ablagesystem
- Aktenplan
- Innere Ordnung der Akten
- Auszeichnung des Schriftgutes
- Einordnung des Schriftgutes in die Akten
- Numerierung der Aktenblätter
- Inhaltsverzeichnis
- Ordnung des sonstigen Schriftgutes
- Belege
- Datenträger
- Drucksachen und Bücher
- Urkundenverträge oder ähnliches
- Weglegesachen
- Verwaltung der Akten in den Abteilungen
- Aktenverwalter
- Wiedervorlagen
- Akteneinsicht
- Aktenausleih
- Aktenauskünfte
- Aktenaufsicht
- Aufbewahrungsfrist
- Aufbewahrungsvorschriften
- Aufbewahrungsfristen
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen
- Aufbewahrungsort
- Archivwürdige Akten / Vernichtungswürdige Akten
- Allgemeines
- Aussonderung der abgabefähigen Akten
- Prüfung der Akten auf Archivwürdigkeit
- Aktenvernichtung
- Datensicherung (DV)
- Dokumentenverwaltung
- Zusammenfassung
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Arbeit beschreibt die Archiv- und Ablagesysteme der W Betriebsgesellschaft mbH und vergleicht diese mit theoretischen Modellen. Ziel ist es, die Praxis der Dokumentenverwaltung im Unternehmen darzustellen und zu analysieren.
- Beschreibung der praktischen Archivierungssysteme der W Betriebsgesellschaft mbH
- Analyse des Aktenplans und der verschiedenen Schriftgutarten
- Untersuchung der internen Ordnung und Verwaltung der Akten
- Darstellung der Aufbewahrungsfristen und -vorschriften
- Beschreibung der Prozesse zur Aktenvernichtung und Datensicherung
Zusammenfassung der Kapitel
Vorwort: Das Vorwort stellt die W GmbH und ihre Tochtergesellschaft, die W Betriebsgesellschaft mbH, vor. Es betont die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Archivierung für die zuverlässige Betriebsführung und die Kundenorientierung des Unternehmens.
Allgemeines: Dieses Kapitel behandelt die grundlegenden Aspekte der Archivierung, einschließlich der Planung, des Aufbaus und der Führung eines Archivs. Es legt die Basis für das Verständnis der im folgenden Kapitel beschriebenen praktischen Anwendung.
Archiv- und Ablagesysteme der Firma W Betriebsgesellschaft mbH: Dieses Kapitel beschreibt detailliert die Archiv- und Ablagesysteme der W Betriebsgesellschaft mbH. Es umfasst den Zweck und Geltungsbereich der Archivierung, den Aktenplan, die äußere und innere Ordnung der Akten, die Verwaltung der Akten in den Abteilungen, die Aufbewahrungsfristen, die Behandlung archivwürdiger und vernichtungswürdiger Akten sowie die Datensicherung. Es bietet einen umfassenden Einblick in die praktische Umsetzung der Archivierung im Unternehmen.
Schlüsselwörter
Archivsystem, Ablagesystem, Dokumentenverwaltung, Aktenplan, Schriftgut, Aufbewahrungsfristen, Datensicherung, W Betriebsgesellschaft mbH, Archivierung, Aktenordnung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu den Archiv- und Ablagesystemen der W Betriebsgesellschaft mbH
Was ist der Inhalt dieses Dokuments?
Dieses Dokument bietet einen umfassenden Überblick über die Archiv- und Ablagesysteme der W Betriebsgesellschaft mbH. Es beinhaltet ein Inhaltsverzeichnis, die Zielsetzung und Themenschwerpunkte, Kapitelzusammenfassungen und Schlüsselwörter. Der Schwerpunkt liegt auf der Beschreibung und Analyse der praktischen Umsetzung der Archivierung im Unternehmen und einem Vergleich mit theoretischen Modellen.
Welche Themen werden im Dokument behandelt?
Das Dokument behandelt verschiedene Aspekte der Archivierung und Dokumentenverwaltung, darunter die Planung und den Aufbau eines Archivs, den Aktenplan, die äußere und innere Ordnung der Akten, die Verwaltung der Akten in den Abteilungen, Aufbewahrungsfristen, die Behandlung archivwürdiger und vernichtungswürdiger Akten, sowie die Datensicherung. Es werden verschiedene Schriftgutarten und deren Behandlung beschrieben.
Wie ist das Dokument strukturiert?
Das Dokument ist in verschiedene Abschnitte gegliedert: Einleitung, ein detailliertes Inhaltsverzeichnis, die Beschreibung der Zielsetzung und der wichtigsten Themen, Zusammenfassungen der einzelnen Kapitel (Vorwort, Allgemeines, Archiv- und Ablagesysteme der W Betriebsgesellschaft mbH) und eine Liste von Schlüsselwörtern. Die Struktur ermöglicht ein schnelles Verständnis des Inhalts und erleichtert die gezielte Suche nach Informationen.
Welche Zielsetzung verfolgt das Dokument?
Ziel des Dokuments ist die Beschreibung und Analyse der praktischen Archivierungssysteme der W Betriebsgesellschaft mbH. Es soll die Dokumentenverwaltung im Unternehmen darstellen und mit theoretischen Modellen vergleichen. Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Archivierung für die zuverlässige Betriebsführung und Kundenorientierung wird hervorgehoben.
Welche Schlüsselwörter beschreiben den Inhalt?
Schlüsselwörter, die den Inhalt des Dokuments prägnant beschreiben, sind: Archivsystem, Ablagesystem, Dokumentenverwaltung, Aktenplan, Schriftgut, Aufbewahrungsfristen, Datensicherung, W Betriebsgesellschaft mbH, Archivierung, Aktenordnung.
Welche Aspekte der Archivierung werden detailliert beschrieben?
Detailliert beschrieben werden der Zweck und Geltungsbereich der Archivierung, der Aktenplan, die äußere und innere Ordnung der Akten (einschließlich Aktenablage, Ablagesystem, Aktenplan, Auszeichnung des Schriftgutes, Einordnung, Numerierung und Inhaltsverzeichnis), die Verwaltung der Akten in den Abteilungen (Aktenverwalter, Wiedervorlagen, Akteneinsicht, Aktenausleih, Aktenauskünfte, Aktenaufsicht), Aufbewahrungsfristen und -vorschriften, die Behandlung archivwürdiger und vernichtungswürdiger Akten und die Datensicherung.
Für wen ist dieses Dokument bestimmt?
Das Dokument ist für alle relevant, die sich mit der Archivierung und Dokumentenverwaltung in der W Betriebsgesellschaft mbH oder vergleichbaren Unternehmen auseinandersetzen. Es ist insbesondere für Mitarbeiter, die mit der Aktenführung und -verwaltung betraut sind, sowie für Personen, die die Prozesse analysieren und optimieren möchten, von Interesse. Die akademische Verwendung wird explizit erwähnt.
- Arbeit zitieren
- Sandy Schrader (Autor:in), 2002, Archiv- und Ablagesysteme, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/7242
