Seit einigen Jahren ist in deutschen Städten zu beobachten, dass sich Fremdenverkehrsstellen vermehrt dem Thema Tagungen und Kongresse widmen, welchem in Fachkreisen ein großes Zukunftspotenzial vorausgesagt wird. Um dieses Vorhaben effektiv und effizient zu realisieren, bestehen vielerorts der Wunsch und die Notwendigkeit zur engen Zusammenarbeit zwischen den Fremdenverkehrsbüros und kongressrelevanten Unternehmen und Institutionen bzw. zum Ausbau des Kongresswesens im Allgemeinen. Eine Möglichkeit kann in der Verschmelzung eines Fremdenverkehrsbüros und eines Kongressbüros bestehen. Eine solche Zusammenführung kann verschiedene Möglichkeiten der Optimierung bieten, sei es eine Kostenreduktion, eine Verbesserung des Images oder ähnliches. In jedem Fall spielt der Begriff Synergie in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. In der folgenden Ausarbeitung soll erklärt werden, aus welchen Gründen und mit welchen Erwartungen ein Fremdenverkehrsbüro und ein Kongressbüro fusionieren könnten. Ebenso geht es um die Frage nach der tatsächlichen Existenz solcher Fälle im Deutschlandtourismus und um alternative Wege, um dieselben Ziele zu erreichen wie durch die Verschmelzung eines Kongressbüros mit einem Fremdenverkehrsbüro. Die Autorin beruft sich hierbei auf eigens durchgeführte Befragungen von Geschäftsführern und Marketing-verantwortlichen verschiedener Fremdenverkehrsorganisationen.
Begonnen wird jedoch zunächst mit der Definition grundlegender Terme und relevanten Daten und Fakten zum Städtetourismus, gefolgt von Kapiteln, welche zum einen die Aufgaben der Fremdenverkehrs- und Kongressbüros näher beleuchten, zum anderen Trends vorstellen, die sich im deutschen Städtetourismus zunehmend abzeichnen. Den Kern der Arbeit bilden das Thema Fusionen im Allgemeinen mit ihren Vor- und Nachteilen und ein Praxisbeispiel über die Osnabrück Marketing und Tou-rismus GmbH, die eine eigene Kongressabteilung innerhalb der Organisation errich-tet hat. Abgeschlossen wird mit einer Gegenüberstellung wichtiger Aspekte von Fusionen sowie Gründungen eigener Kongressbüros in Fremdenverkehrsstellen und einer zusammenfassenden Stellungnahme.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen und Definitionen
2.1 Der Kongress
2.2 Der Städtetourismus
2.3 Das Fremdenverkehrsbüro
3 Aufgaben und Tätigkeitsfelder von Touristikstellen
3.1 Das Fremdenverkehrs- und Kongressmarketing als Teil des Stadtmarketings
3.2 Aufgaben einer klassischen Fremdenverkehrsstelle
3.3 Aufgaben eines Kongressbüros
4 Aktuelle Situation und relevante Trends im deutschen Städtetourismus und bei den Tourismusmarketingorganisationen der Städte
4.1 Themen und Zielgruppen im deutschen Städtetourismus
4.2 Die Bedeutung des Tagungs- und Kongresstourismus für die deutschen Fremdenverkehrsstellen
5 Unternehmensverschmelzungen / Fusionen
5.1 Begrifflichkeit und Ziele
5.2 Fusionen von Fremdenverkehrsbüros und Kongressbüros in der Praxis
6 Der Aufbau eigener Kongressbüros als Alternative zu Fusionen am Beispiel der Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT)
6.1 Die Organisation
6.2 Die Gründung des Tagungs- und Kongressbüros
6.2.1 Vorgehen
6.2.2 Ursachen und Erwartungen
6.2.3 Ergebnisse und Ausblick
7 Vor- und Nachteile der Verschmelzung eines Kongressbüros und eines Fremdenverkehrsbüros im Vergleich zum Aufbau einer eigenen Kongressabteilung in einem Fremdenverkehrsbüro
7.1 Unterschiedliche Organisationsstrukturen und Unternehmenskulturen
7.2 Personelle Veränderungen
7.3 Der Kundenstamm
7.4 Überschneidungen in der Dienstleistung
7.5 Der Einfluss der Rechtsform
8 Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht die Beweggründe und Erwartungen an eine mögliche Fusion von Fremdenverkehrs- und Kongressbüros in deutschen Städten. Dabei wird der Frage nachgegangen, inwieweit Synergieeffekte durch organisatorische Zusammenführungen erzielt werden können und welche alternativen Strategien – etwa der Aufbau einer spezialisierten Kongressabteilung innerhalb einer bestehenden Tourismusorganisation – ebenso effektiv oder zielführender sein können, gestützt durch empirische Befragungen und Praxisbeispiele.
- Analyse der Aufgabenbereiche von Fremdenverkehrs- und Kongressbüros.
- Untersuchung von Trends im Tagungs- und Kongresstourismus.
- Evaluation von Vor- und Nachteilen bei Unternehmensverschmelzungen.
- Betrachtung von Organisationsstrukturen und Unternehmenskulturen bei Fusionen.
- Fallstudie Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT).
Auszug aus dem Buch
3.3 Aufgaben eines Kongressbüros
In der Literatur ist es schwer, Ausführungen zu den Aufgaben eines Kongressbüros zu finden. Zudem waren von der Autorin keine Kongressbüros, die für das Kongressmarketing und –management einer bestimmten Stadt zuständig sind und völlig autonom sind, ausfindig zu machen. Aus diesem Grund wurden die Kongresswebsites verschiedener Tourismusmarketingorganisationen zu Rate gezogen. Die Untersuchung hat ergeben, dass sich die Kongressabteilungen / Kongressbüros dieser Organisationen den folgenden Aufgaben widmen:
Termin- und Location-Beratung
Kostenplanung für Veranstaltungen
Reservierung der Veranstaltungsstätten inkl. der notwendigen Technik
Koordination professioneller Dienstleistungspartner, z.B. Cateringfirmen und Restaurants
Vorbereitung von Site Inspections
Reservierung von Hotelkontingenten für die Veranstaltungsteilnehmer
Organisation von Rahmenprogrammen, Transfers und ähnlichem
Erstellen von Programmheften und anderen Tagungsunterlagen
Begrüßung der Gäste durch Vertreter der Stadt
Auch hier gilt, wie bei den Fremdenverkehrsbüros, dass nicht alle Kongressbüros alle diese Funktionen zwingend wahrnehmen müssen, sondern dass das Aufgabenspektrum und die Festlegung der Aufgabenschwerpunkte variieren können.
Es ist heute in Anbetracht knappen Personals und daraus oft resultierender Zeitnot bei den Unternehmen für den Kongresskunden von Vorteil, wenn das Kongressbüro einen Full-Service bietet, d.h. dass es die Veranstaltung komplett von A - Z organisiert und der Kunde nur einen Ansprechpartner hat, der ihm in allen Belangen weiterhelfen kann. So können auch unnötige Überschneidungen und Koordinationsprobleme vermieden werden. Die meisten Kongressbüros / Kongressabteilungen haben das erkannt, richten sich nach den Wünschen der Kundschaft und bieten eben genau diese „Leistung aus einer Hand“ an.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Darstellung der Problemstellung hinsichtlich der engeren Zusammenarbeit von Fremdenverkehrs- und Kongressbüros sowie Erläuterung der Zielsetzung der Arbeit.
2 Grundlagen und Definitionen: Begriffliche Einordnung von Kongressen, Städtetourismus und Fremdenverkehrsbüros als Basis der Untersuchung.
3 Aufgaben und Tätigkeitsfelder von Touristikstellen: Analyse des ganzheitlichen Stadtmarketings und der spezifischen Funktionen von Fremdenverkehrs- sowie Kongressbüros.
4 Aktuelle Situation und relevante Trends im deutschen Städtetourismus und bei den Tourismusmarketingorganisationen der Städte: Untersuchung der Marktlage und der hohen Bedeutung des Tagungssegments im deutschen Städtetourismus.
5 Unternehmensverschmelzungen / Fusionen: theoretische Grundlagen zu Fusionszielen, Synergieeffekten und der Übertragbarkeit auf tourismusrelevante Organisationen.
6 Der Aufbau eigener Kongressbüros als Alternative zu Fusionen am Beispiel der Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT): Detaillierte Fallstudie zur Gründung einer Kongressabteilung als Alternative zur vollständigen Fusion.
7 Vor- und Nachteile der Verschmelzung eines Kongressbüros und eines Fremdenverkehrsbüros im Vergleich zum Aufbau einer eigenen Kongressabteilung in einem Fremdenverkehrsbüro: Kritische Gegenüberstellung von strukturellen, personellen und rechtlichen Aspekten beider Organisationsformen.
8 Fazit: Zusammenfassende Bewertung und Einschätzung der Autorin zu Kooperationsmöglichkeiten und Synergieeffekten im städtetouristischen Marketing.
Schlüsselwörter
Städtetourismus, Kongressbüro, Fremdenverkehrsbüro, Stadtmarketing, Fusion, Synergieeffekte, Tagungstourismus, Organisationsstruktur, Unternehmensverschmelzung, Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH, Destinationsmarketing, Full-Service, Leistungsbündelung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert den Trend, Fremdenverkehrs- und Kongressbüros in deutschen Städten organisatorisch zusammenzuführen, um Synergieeffekte zu erzielen und das Tagungsgeschäft effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den zentralen Themen gehören das Stadtmarketing, die Aufgaben von Tourismusmarketingorganisationen, Fusionsmanagement, Synergiepotenziale im Tagungstourismus sowie die organisatorische Gestaltung von Kongressabteilungen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel besteht darin, Gründe und Erwartungen an Fusionen im Bereich Incoming-Tourismus zu identifizieren und zu prüfen, ob vollständige Verschmelzungen zwingend notwendig sind oder ob alternative Ansätze wie interne Fachabteilungen ähnliche Erfolge versprechen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit kombiniert eine Literaturanalyse zu Fusions- und Tourismusthemen mit einer qualitativen Erhebung, die eigens durchgeführte Befragungen von Geschäftsführern und Marketingverantwortlichen verschiedener Fremdenverkehrsorganisationen umfasst.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen zu Fusionen, die Analyse der aktuellen Marktsituation im Städtetourismus, eine Fallstudie zur OMT in Osnabrück sowie einen detaillierten Vergleich zwischen vollständigen Fusionen und dem Aufbau integrierter Kongressabteilungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind Städtetourismus, Kongressbüro, Fusion, Stadtmarketing, Synergieeffekte, Full-Service und Destinationsmarketing.
Warum ist das Beispiel der Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) so relevant?
Die OMT dient als Praxisbeispiel für eine Alternative zur vollständigen Fusion: Anstatt zwei Organisationen zu verschmelzen, wurde ein spezialisiertes Tagungs- und Kongressbüro als Abteilung in die bestehende Struktur integriert, was ebenfalls Synergien durch gemeinsame Datenbanksysteme und informellen Austausch ermöglicht.
Welchen Einfluss hat die Rechtsform auf die Fusionsentscheidung?
Die Arbeit stellt fest, dass die Rechtsform die Realisierbarkeit beeinflusst; während privatwirtschaftliche GmbH-Strukturen oft flexibler erscheinen, können städtische Ämter durch langwierige politische Entscheidungsprozesse in ihrer Umsetzungsgeschwindigkeit gehemmt sein.
- Arbeit zitieren
- Katrin Theos (Autor:in), 2006, Der Trend zur Verschmelzung der Fremdenverkehrs- und Kongressbüros - Ursachen und Erwartungen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/78479
