Der Kostenblock, für den der Einkauf heutzutage verantwortlich ist, bewegt sich einschließlich der Logistikkosten zwischen 50 und 80 Prozent der Herstellkosten. Dabei ist die Tendenz weiter steigend, aber auch der Wettbewerbs- und Kostendruck nehmen zu und das nicht zuletzt durch die immer weiter voranschreitende Globalisierung. Folglich vergrößert sich der Aufgabenumfang für den Einkäufer sowie die an ihn gerichteten Anforderungen. Schlagworte wie C-Teile Management oder E-Procurement sollen Abhilfe schaffen und Beschaffungsprozesse optimieren sowie Beschaffungskosten senken, etwas das auch dringend notwendig erscheint, wenn man bedenkt, dass diese oftmals noch zwischen 100 und 250 Euro pro Bestellung liegen.
Stellt sich nun die Frage, wie vor allem mittelständische Unternehmen, die häufig weder über entsprechende IuK-Systeme noch über das benötigte IT-Know-how zur Realisierung solcher Ziele verfügen, diesen wachsenden Anforderungen begegnen.
In der vorliegenden Arbeit soll untersucht werden, welche Unterstützung der Mittelstand bei der Beschaffung durch den Einsatz eines ERP-Systems, insbesondere Microsoft Navision, erfährt und ob sich so die vielfach erwähnten Einsparpotenziale beim Beschaffungsprozess auch im Mittelstand realisieren lassen.
Dabei wird zunächst der Mittelstand von der restlichen Unternehmenswelt abgegrenzt, spezifische Merkmale festgehalten und die Beschaffung im Mittelstand betrachtet, um später daraus spezielle Anforderungen an eine entsprechende Software ableiten zu können. Es wird auf ERP-Systeme mitsamt ihrer Philosophie, ihren Versprechungen und auch ihren Risiken eingegangen, um eine Basis für den anschließenden Überblick über aktuelle ERP-Mittelstandslösungen zu schaffen.
Der Schwerpunkt liegt jedoch auf der Betrachtung der Software Microsoft Navision hinsichtlich einer beschaffungsunterstützenden Funktion. Nach einem Anwendungsbeispiel zu einem Beschaffungsvorgang mit Navision wird dann abschließend die Sinnhaftigkeit eines Einsatzes im Mittelstand vor dem Hintergrund der spezifischen Anforderungen reflektiert.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung und Präzisierung der Aufgabenstellung
2. Der Mittelstand
2.1 Abgrenzung
2.2 Merkmale
2.3 Die Beschaffung im Mittelstand
3. Enterprise Resource Planning
3.1 Die Philosophie des ERP
3.2 Was versprechen ERP-Systeme
3.3 Risiken der Einführung eines ERP-Systems
4. ERP-Systeme für den Mittelstand
4.1 Anforderungen des Mittelstandes an ERP-Systeme
4.2 Marktüberblick der ERP-Mittelstandslösungen
4.3 Dauer und Kosten der Softwareeinführung
5. Microsoft Navision für die Beschaffung im Mittelstand
5.1 Geschäftsmodell und modularer Aufbau des Systems
5.2 Das Modul Kreditoren und Einkauf
5.3 Anwendungsbeispiel zu einem Beschaffungsvorgang
5.3.1 Ausgangssituation
5.3.2 Durchführen einer Anfrage
5.3.3 Durchführen der Bestellung
5.3.4 Erfassen des Waren- oder Rechnungseingangs
5.4 Navision Webtechnologie und Möglichkeiten des E-Procurements
6. Abschließende Betrachtung und Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht, inwiefern der Einsatz eines ERP-Systems, insbesondere Microsoft Navision, den Mittelstand bei seinen Beschaffungsprozessen unterstützen kann und ob sich dadurch spezifische Einsparpotenziale realisieren lassen, um den wachsenden Anforderungen des Wettbewerbs zu begegnen.
- Analyse der mittelstandstypischen Beschaffungssituation und ihrer Herausforderungen
- Darstellung der Philosophie, Vorteile und Risiken von ERP-Systemen
- Marktüberblick und Anforderungen an ERP-Lösungen im Mittelstand
- Praxisnahe Untersuchung der Funktionen von Microsoft Navision im Einkauf
- Potenziale von E-Procurement und Webtechnologien zur Prozesskostenoptimierung
Auszug aus dem Buch
5.2 Das Modul Kreditoren und Einkauf
Der eingangs erwähnte Hauptschwerpunkt der ERP-Systeme, die vollständige Integration aller Geschäftsprozesse, steht auch bei Microsofts Navision im Vordergrund. So verspricht Microsoft mit dem hier relevanten Modul Kreditoren und Einkauf transparente Einkaufsprozesse und eine vollständige Verwaltung dieser sowie der Kreditoren und Verbindlichkeiten im nationalen und internationalen Handel.
Jeder Kreditor verfügt über eine eigene Kreditorenkarte, die alle relevanten Daten wie Bestelladressen, Zahlungsbedingungen, Währungscodes oder auch lieferantenabhängige Wiederbeschaffungszeiten enthält. Artikelbezeichnungen können in Landessprache der Lieferanten gehalten und gleichzeitig können ihm mithilfe des Lieferanten-Artikelkatalogs beliebig viele Artikel zugewiesen und Einkaufspreise mengen- und datumsabhängig hinterlegt werden.
Einkaufsbelege wie Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen, Rechnungen, Reklamationen und Gutschriften sind Elemente der Einkaufsverwaltung, die automatisch mit den Daten des Lieferanten gefüllt werden und bei Bedarf abgeändert oder erweitert werden können. Ein automatischer Bestellvorschlag und eine automatische Ermittlung des günstigsten Preises ermöglichen einen effizienten Bestellablauf. Für jede Bestellposition kann der verfügbare Lagerbestand nach Lagerort sowie Variante und Datum abgerufen und spezielle Verpackungseinheiten sowie der Einkaufspreis in Landeswährung hinterlegt werden. Bei Bestellungen von Artikeln, die aus mehreren Bauteilen bestehen (und dementsprechend Stücklisten hinterlegt sind), können diese automatisch in einer Bestellung aufgelöst werden, ohne dass der Einkäufer für jedes Bauteil eine einzelne Bestellzeile benötigt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung und Präzisierung der Aufgabenstellung: Diese Einleitung definiert den Kontext der Beschaffung im Mittelstand und stellt die Forschungsfrage nach der Unterstützung durch ERP-Systeme.
2. Der Mittelstand: Das Kapitel grenzt den Mittelstand ab, beleuchtet dessen Merkmale und analysiert die typische, oft ineffiziente Beschaffungssituation in diesen Unternehmen.
3. Enterprise Resource Planning: Hier werden die Grundlagen von ERP-Systemen, ihre philosophische Ausrichtung auf ganzheitliche Unternehmensprozesse sowie die potenziellen Vorteile und Implementierungsrisiken erläutert.
4. ERP-Systeme für den Mittelstand: Dieses Kapitel behandelt die spezifischen Anforderungen mittelständischer Unternehmen an Software, gibt einen Marktüberblick und analysiert Faktoren wie Einführungsdauer und Kosten.
5. Microsoft Navision für die Beschaffung im Mittelstand: Der Kernteil beschreibt das Geschäftsmodell, den modularen Aufbau und die Funktionalitäten von Navision mit einem konkreten Anwendungsbeispiel und E-Procurement-Möglichkeiten.
6. Abschließende Betrachtung und Fazit: Das Fazit fasst die Ergebnisse zusammen und bewertet die Eignung von Navision für den Mittelstand unter Berücksichtigung von Effizienzgewinnen und Kostensenkungen.
Schlüsselwörter
Mittelstand, KMU, Beschaffung, ERP-Systeme, Microsoft Navision, Enterprise Resource Planning, Prozessoptimierung, Einkauf, E-Procurement, Kostenreduktion, Warenwirtschaft, IT-Integration, Geschäftsprozess, Lieferantenverwaltung, Softwareeinführung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht, wie ERP-Systeme, speziell Microsoft Navision, mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse unterstützen können.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf dem Beschaffungsmanagement im Mittelstand, den Grundlagen und Risiken von ERP-Software sowie der praktischen Anwendung von Modulen für den Einkauf.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist es zu analysieren, ob durch den Einsatz von ERP-Systemen wie Microsoft Navision die häufig erwähnten Einsparpotenziale im Beschaffungsprozess auch bei mittelständischen Unternehmen realisiert werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer theoretischen Untersuchung der Beschaffungssituation und einer detaillierten Analyse der Funktionsweise einer ERP-Standardsoftware anhand eines konkreten Praxisbeispiels.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung zu ERP-Systemen, Anforderungen des Mittelstandes, eine Vorstellung von Navision und eine praxisorientierte Demonstration eines Beschaffungsvorgangs inklusive E-Procurement.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Begriffe sind Mittelstand, ERP-Systeme, Microsoft Navision, Beschaffungsmanagement, Prozessoptimierung und E-Procurement.
Wie unterscheidet sich die Beschaffung im Mittelstand von Großunternehmen?
Im Mittelstand wird die Beschaffung oft nebenbei vom Inhaber oder einem „Einzelkämpfer“ erledigt, meist ohne spezialisierte Abteilungen oder ausgefeilte EDV-Systeme, was häufig zu Medienbrüchen und Ineffizienzen führt.
Warum ist das Modul „Commerce Gateway“ für Mittelständler wichtig?
Es ermöglicht die automatisierte Kommunikation und den Austausch von Dokumenten (wie Bestellungen oder Rechnungen) im XML-Format, was die Anbindung an Internetmarktplätze und Lieferanten deutlich vereinfacht.
Wie ist die Namensänderung von Navision zu Microsoft Dynamics NAV in der Arbeit berücksichtigt?
Aufgrund der Namensänderung durch Microsoft werden beide Bezeichnungen in der Arbeit als Synonyme verwendet, da es sich technisch um die gleiche Software handelt.
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- Dipl.-Betriebsw. Markus Diederichs (Author), 2006, Systeme zur Unterstützung der Beschaffung in KMU am Beispiel von Navision von Microsoft, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/81083
