Die xxx ist ein mittelständisches Unternehmen, welches sich auf zwei Säulen stützt. Zum einen den Vertrieb von Produkten aus dem Bereich der Mess-, Steuerungs- und Automatisierungstechnik und zum anderen die Lösung von kundenspezifischen Anforderungen in eben diesem Hochtechniksektor in Form von Systemlösungen. Beide Unternehmensbereiche sind zusätzlich in Produktbereiche zum einen, und in Projekte zum anderen eingeteilt. Bedingt durch das nunmehr 16-jährige Bestehen des Unternehmens und dem stetigen Wachstum, ist die xxx ein etablierter Marktteilnehmer.
Rückblickend betrachtet hat sich die xxx in den letzten Jahren in einem Maße vergrößert, dass auch hier das Controlling eine immer größer werdende Notwendigkeit besitzt. Derzeit vollzieht sich der Ausbau dessen innerhalb der beiden Säulen der Firma.
Ziel dieses Praxissemesters ist es, den Mitarbeitern der xxx Daten des kaufmännischen Geschehens in einer aufbereiteten und ansprechenden Form zur Verfügung zu stellen, mit denen sie selbstständig die Kosten, die in ihrem Aufgabenfeld entstandenen sind, ermitteln können und auf Basis dieser Information weitere Aktivitäten planen können. Dabei steht die Einhaltung des Budgets, welches von der Geschäftsleitung bereitgestellt wird, im Vordergrund. Jeder Mitarbeiter soll wöchentlich die Möglichkeit haben, einen Vergleich zwischen bisher angefallenen Kosten und der Erreichung seines vorgegebenen Budgets zu starten. Die Schwierigkeit besteht darin, dass die zwei Geschäftsbereiche unterschiedliche Bedürfnisse an die Funktion stellen. Spielt der Zeitfaktor im Projektbereich eine recht große Rolle, ist dieser im Vertriebsbereich eher untergeordnet. Auf Grund dieser Komplexität wird der Projektbereich irrelevant in dieser Praxisarbeit sein.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1. Firmenvorstellung
1.2. Zielsetzung
2. Controlling
2.1. Begriff
2.1. Ebenen
2.2. Aufgaben
3. Praktische Integration
3.1. Problemstellung und Erarbeitung der Datenbasis
3.2. Erarbeitung Datenbasis
3.3. Zusammenfassung
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit besteht darin, den Mitarbeitern des Unternehmens xxx eine aufbereitete Datenbasis für das kaufmännische Controlling zur Verfügung zu stellen, um eine eigenständige Soll-Ist-Analyse der Kosten und eine effiziente Budgetüberwachung zu ermöglichen.
- Grundlagen und Aufgaben des Controllings in Unternehmen
- Analyse der Anforderungen an ein vertriebsorientiertes Kostenmanagement
- Aufbereitung und Strukturierung von Daten aus dem Warenwirtschaftssystem
- Implementierung von Microsoft Excel als Werkzeug für die Kostenanalyse
- Vergleich von Methoden zur Datenauswertung (Autofilter vs. Pivot Table)
Auszug aus dem Buch
3.2. Erarbeitung Datenbasis
Eine Reihe von Fragen stehen am Anfang, um geklärt zu werden.
• Welche Daten werden benötigt?
• Welche Angaben können aus der SageOfficeLine100, dem Warenwirtschaftssystem der xxx, entnommen werden, um eine Soll-Ist-Analyse durchzuführen?
• Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung, diese Daten für jeden Mitarbeiter aufzubereiten, um ein zeitsparende Tools bereitzustellen?
Im Warenwirtschaftssystem ist es möglich, alle kaufmännisch relevanten Geschehnisse, wie beispielsweise Bestellungen bei Lieferanten, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, zu erfassen. Zudem lassen sich Informationen zu Produkten und deren Artikelnummern, sowie Mengenangaben und Preise, die dort eingetragen werden über einen sogenannten Berichtsassistenten herausfiltern. Dieser Assistent ist ein Tool, mit welchem die geforderten Daten nach wenigen Konfigurationsschritten in einem unveränderbaren Bericht vorliegen und sich somit in eine verwendbare Tabelle exportieren lassen.
Im Vertriebsbereich werden lediglich die Eingangsrechnungen, aus denen die jeweilige Vertriebsnummer, Artikelgruppe, Belegdatum, Belegnummer, Artikelnummer, Vorgangsbezeichnung, Mengen, Einzel- und Gesamtpreis hervorgeht, benötigt. Sobald der Bericht aus dem firmeninternen System generiert wurde, kann dieser in ein Tabellenprogramm, in diesem Fall Microsoft Office Excel, übertragen werden. Die dort entstandene Tabelle lässt sich auf mehreren Wegen, zwei Methoden werden hier näher beleuchtet, in eine funktionale Form bringen. Zum einen mit der Funktion „Autofilter“, welche in der Abbildung 3 erkennbar wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Vorstellung des Unternehmens xxx und Definition der Zielsetzung zur Verbesserung des Kostencontrollings im Vertriebsbereich.
2. Controlling: Erläuterung der theoretischen Grundlagen, Ebenen (strategisch, taktisch, operativ) und allgemeinen Aufgaben des Controllings.
3. Praktische Integration: Beschreibung der konkreten Vorgehensweise zur Erarbeitung einer Datenbasis mittels MS Excel, um Kosten besser nach Vertriebsbereichen auszuwerten und zu überwachen.
Schlüsselwörter
Controlling, Soll-Ist-Analyse, Vertriebsorientierte Datenaufbereitung, Kostenmanagement, Budgetüberwachung, Warenwirtschaftssystem, SageOfficeLine100, Microsoft Excel, Pivot Table, Autofilter, Unternehmensziele, Kostenanalyse, Vertriebsbereiche, Datenaufbereitung, Berichtswesen.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Optimierung des Kostencontrollings in einem mittelständischen Unternehmen durch eine verbesserte Aufbereitung von Vertriebsdaten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Themen sind die theoretischen Grundlagen des Controllings, die praktische Datenaufbereitung aus Warenwirtschaftssystemen und die Anwendung von Tabellenkalkulationssoftware zur Budgetkontrolle.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, Mitarbeitern eine benutzerfreundliche und strukturierte Oberfläche bereitzustellen, damit diese ihre angefallenen Kosten selbstständig ermitteln und ihr Budget überwachen können.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde ein praxisorientierter Ansatz gewählt, der theoretische Controlling-Konzepte mit einer anwendungsorientierten Implementierung in Microsoft Excel verbindet.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit der Definition von Controlling-Ebenen, der Problematik bei der bisherigen Datenanalyse und der technischen Erarbeitung der neuen Datenbasis mittels Excel-Funktionen wie Pivot-Tabellen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird primär durch Begriffe wie Controlling, Soll-Ist-Analyse, Budgetüberwachung und Datenaufbereitung charakterisiert.
Warum wurde der Projektbereich in dieser Arbeit ausgeklammert?
Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen an Zeitfaktoren in Vertriebs- und Projektbereichen wurde der Fokus auf den Vertrieb gelegt, um die Komplexität der Arbeit sinnvoll zu begrenzen.
Welche Vorteile bietet der Einsatz von Pivot Tables im Vergleich zum Autofilter?
Pivot Tables ermöglichen eine schnelle Zusammenfassung großer Datenmengen, berechnen Teilergebnisse automatisch und reduzieren die Fehlerquote bei manuellen Eingaben im Vergleich zur Autofilter-Funktion.
- Quote paper
- Sindy Störer (Author), 2007, Vertriebsorientierte Datenaufbereitung für eine Soll-Ist-Analyse der Kosten, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/81668
