„Unabhängig von Branche, Größe oder Standort sehen sich die Unternehmen heute vor fünf großen geschäftlichen Herausforderungen: Globalisierung, profitables Wachstum, Technik, geistiges Kapital und ständiger Wandel.“
Das Personalwesen wird dringlicher denn je gebraucht. Ausgelöst durch den steigenden Druck, einen messbaren Beitrag zum unternehmerischen Erfolg zu leisten, muss sich auch die Personalabteilung darauf konzentrieren, den Wertbeitrag zu erhöhen.
Jahrzehntelang erschienen Fach- und Führungskräfte in den Personalabteilungen als pure Personalverwalter, die sicherstellen müssen, dass alle erforderlichen Routinearbeiten in den Unternehmen ordentlich erledigt werden. Aber um ihre Aufgaben wirklich effizient und effektiv lösen zu können, müssen sie erkennen, dass es in ihrem eigenen Umfeld Dutzende von Abläufen gibt, die besser, schneller und kostengünstiger erledigt werden können. Sie zu identifizieren und zu verbessern gehört heutzutage zu den Anforderungen an eine moderne Personalabteilung. „Die Gestaltung effizienter, transparenter und qualitativ hochwertiger HR- Prozesse ist Grundlage für eine professionelle Leistungserbringung im Personalbereich.“ Dazu gehört es Kernprozesse und Schnittstellen zu identifizieren mit dem Ziel Stärken und Schwächen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
1.1 PROZESS
1.2 QUALITÄT
2. MODERNE PERSONALARBEIT
2.1 HR-STRATEGIE UND -ZIELE
2.2 HR IM SPANNUNGSFELD ZWISCHEN KOSTENDRUCK UND QUALITÄTSANSPRUCH
2.3 NUTZEN DER PROZESSOPTIMIERUNG
3. PROZESSE ANALYSIEREN UND OPTIMIERUNGSPOTENTIALE AUFZEIGEN
3.1 ANALYSE DER AUSGANGSLAGE
3.1.1 Wertschöpfungskette
3.1.2 Balanced Scorecard HR
3.1.3 Benchmarking
3.1.4 Prozessgliederung im HR
3.1.5 Ereignisgesteuerte Prozesskette
3.1.6 Prozessorientiertes Auditieren
3.2 PROZESSGESTALTUNG
3.3 MÖGLICHE VERÄNDERUNGEN
3.3.1 Outsourcing
3.3.2 Organisatorisch
3.3.3 Stellenbezogen
3.3.4 EDV
4. QUALITÄTSMANAGEMENT
5. KOSTENCONTROLLING
5.1 PROBLEM
5.2 KOSTEN VS. NUTZEN
6. OPTIMIERTES PROZESSMODELL
6.1 ABSTIMMUNG
6.2 BEKANNTMACHUNG
6.3 UMSETZUNG – CHANGEMANAGEMENT
6.4 KONTROLLE
6.5 WARUM VERÄNDERUNGEN SCHEITERN KÖNNEN
7. FAZIT ANHAND EINES FALLBEISPIELS
7.1 GRÜNDE FÜR DIE PROZESSOPTIMIERUNG
7.2 ANGEWANDTE METHODEN
7.3 TERMINE UND FAKTOR ZEIT
7.4 FESTGESTELLTE OPTIMIERUNGSPOTENTIALE
7.4.1 Im Personalmarketing
7.4.2 In der Personalbeschaffung
7.4.3 allgemein
7.5 UMSETZUNG DER NEUEN PROZESSE
7.6 RESULTAT/FEEDBACK NACH ETWA 6 MONATEN
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, die Bedeutung von Prozessqualität als zentrales Kriterium moderner Personalarbeit zu untersuchen. Dabei wird der Frage nachgegangen, wie Personalabteilungen durch eine methodische Analyse und Optimierung ihrer Prozesse effizienter agieren und somit einen messbaren Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten können.
- Grundlagen und Definitionen von Prozessen und Qualität im Personalwesen.
- Methodische Instrumente zur Prozessanalyse (u.a. Balanced Scorecard HR, Benchmarking).
- Kostencontrolling und Nutzwertanalyse zur Entscheidungsfindung.
- Changemanagement als kritischer Erfolgsfaktor bei der Implementierung neuer Prozessmodelle.
- Praxisorientierte Anwendung der Prozessoptimierung anhand eines Fallbeispiels.
Auszug aus dem Buch
3.1 Analyse der Ausgangslage
Um herauszufinden welche Bereiche/Prozesse optimiert werden sollen, ist es nötig die Ausgangslage (Ist-Zustand) ausführlich darzustellen. Aufbau- und Ablauforganisation müssen transparent aufgearbeitet werden. Informationen über den gegebenen Arbeitsprozess lassen sich durch die Mitarbeiter, die organisatorische Dokumentation und die Arbeitsmittel mit Hilfe einer IST-Aufnahme erhalten.14 Hilfreiche Instrumente, um Arbeitsschritte der, am Prozess beteiligten Mitarbeiter transparent darzustellen, sind unter anderen die Interview-, Fragebogen- oder Beobachtungsmethode. Anhand der daraus gewonnenen Ergebnisse können mögliche Schwachstellen bei der Prozessabwicklung durchleuchtet und eventuell vermieden werden.
Zur Darstellung des Ist-Zustandes sind alle Tätigkeiten, die zum Prozessverlauf gehören, zu dokumentieren und zu benennen. Es werden einzelnen Strukturelementen Aufgabenträger zugeordnet und Verantwortungsbereiche festgelegt. Die Abbildung des Ist-Prozesses mit Hilfe vordefinierter Symbole dient dem einfachen Verständnis, auf dessen Grundlage Optimierungsmöglichkeiten entwickelt werden können. Um Änderungsbedarf erkennbar zu machen, empfiehlt es sich für die Erstellung des Sollkonzeptes die gleichen vordefinierten Symbole zu verwenden. Wertschöpfende Teilprozesse oder Arbeitsschritte sind unter anderem durch die Maßnahmen zu optimieren. Eine häufig eingesetzte Methode der Prozessbeschreibung ist das Flussdiagramm, welches ursprünglich als Programmierungshilfsmittel genutzt wurde. Bei der Prozessbeschreibung sind unter anderem die Größen, sachliche und zeitliche Prozessfolge, Prozessidentifizierung, Zeitdauer und Kosten einzubeziehen.15 Um die Prozesse zu erarbeiten und anschaulich darzustellen gibt es verschiedene Methoden, wovon hier einige erläutert werden sollen.
Zusammenfassung der Kapitel
1. EINLEITUNG: Erläutert die wachsende Bedeutung des Personalwesens als aktiver Teil der Wertschöpfung und definiert die grundlegenden Begriffe Prozess und Qualität.
2. MODERNE PERSONALARBEIT: Diskutiert die strategische Rolle der Personalarbeit sowie das Spannungsfeld zwischen Kostendruck und Qualitätsanforderungen.
3. PROZESSE ANALYSIEREN UND OPTIMIERUNGSPOTENTIALE AUFZEIGEN: Stellt verschiedene Methoden zur Analyse von Ist-Zuständen und Möglichkeiten der Prozessgestaltung vor.
4. QUALITÄTSMANAGEMENT: Beschreibt Konzepte des Qualitätsmanagements zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsabläufen.
5. KOSTENCONTROLLING: Beleuchtet die Herausforderungen bei der quantitativen Erfassung qualitativer HR-Prozesse und die Nutzwertanalyse zur Entscheidungsfindung.
6. OPTIMIERTES PROZESSMODELL: Detailliert die Phasen der Einführung neuer Prozesse, von der Abstimmung bis hin zum Changemanagement.
7. FAZIT ANHAND EINES FALLBEISPIELS: Reflektiert die Anwendung der beschriebenen Methoden in einem konkreten Beratungshaus und zieht Rückschlüsse aus den Ergebnissen.
Schlüsselwörter
Prozessqualität, Personalarbeit, Prozessoptimierung, HR-Strategie, Personalcontrolling, Balanced Scorecard, Wertschöpfungskette, Benchmarking, Prozessgestaltung, Changemanagement, Nutzwertanalyse, Qualität, Effizienz, Personalmarketing, Personalbeschaffung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Optimierung von Prozessen in der Personalabteilung, um Qualität zu steigern und einen Beitrag zur unternehmerischen Wertschöpfung zu leisten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zentrale Felder sind Prozessanalyse, Qualitätsmanagement, Personalcontrolling, Kapazitätsplanung und das erfolgreiche Management von Veränderungsprozessen.
Was ist das primäre Ziel der Forschungsarbeit?
Das Ziel ist es, Methoden aufzuzeigen, wie HR-Prozesse durch Standardisierung und Analyse effizienter und transparenter gestaltet werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es werden verschiedene Methoden des Prozessmanagements wie die Balanced Scorecard, Benchmarking, die ereignisgesteuerte Prozesskette und die Nutzwertanalyse angewandt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil analysiert die Ausgangslage, stellt verschiedene Instrumente zur Prozessmodellierung vor und erläutert die Implementierung sowie Kontrolle von Prozessoptimierungen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Prozessqualität, Personalcontrolling, Wertschöpfung, Changemanagement und Prozessoptimierung geprägt.
Wie wurde die Prozessoptimierung im Fallbeispiel der ESPRiT Consulting AG bewertet?
Es wurde eine deutliche Vereinfachung der Arbeitsschritte erreicht, wobei die angestrebten Recruiting-Ziele trotz knapper Kapazitäten vorzeitig realisiert werden konnten.
Warum können Veränderungsvorhaben laut der Autorin scheitern?
Veränderungen scheitern oft, wenn Ziele unklar definiert sind, der "Faktor Mensch" vernachlässigt wird, zu hoher Zeitdruck herrscht oder Mitarbeiter nicht ausreichend einbezogen werden.
- Quote paper
- Nicole Börsch (Author), 2007, Prozessqualität als Kriterium moderner Personalarbeit, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/85466
