Der im Folgenden zu bearbeitende Fall handelt von einem selbständigen Berater, der bei einer Beratungsfirma die Einführung einer Projektmanagement-Software begleiten soll. Dabei soll sowohl die Notwendigkeit einer solchen Unterstützung im Projektmanagement als auch der Auswahlprozess und die Einführung der entsprechenden Software begleitet werden. Des Weiteren muss auch über die aktuell vorliegenden Grenzen der ausgewählten Software gesprochen werden. Damit sowohl die Notwendigkeit einer solchen Software als auch deren effektiver Nutzen für das Projektmanagement und deren Mitarbeiter dargestellt werden kann, sind komplexe Bewertungen und Betrachtungen der einzelnen Phasen notwendig. In unserer modernen Welt, in der alles technischer und komplexer wird, muss sich aus das heutige Projektmanagement Gedanken machen ob es nicht effektiver wäre, eines der zahlreich vorhandenen Hilfsmittel zu nutzen. Die Nutzung von Excel-Tabellen als einziges Tool wird dem Anspruch und der Komplexität der Projekte nicht mehr wirklich gerecht.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung in das Thema
2. Software im Projektmanagement
2.1 Notwendigkeit einer Software
2.2 Auswahl der Software
2.3 Grenzen der Projektsoftware
3. Einführung
3.1 Umsetzung
4. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Notwendigkeit und den Implementierungsprozess einer professionellen Projektmanagement-Software in einer Beratungsfirma. Ziel ist es, aufzuzeigen, wie durch eine strukturierte Auswahl und schrittweise Einführung einer Softwarelösung, wie etwa SAP Business One Projekt, die Effizienz gesteigert und Projektrisiken minimiert werden können.
- Analyse der Notwendigkeit von Projektmanagement-Software gegenüber manuellen Tools
- Strukturierter vierphasiger Auswahlprozess für Softwarelösungen
- Strategien zur erfolgreichen Implementierung und Mitarbeiterakzeptanz
- Methoden zur Vermeidung von Widerständen bei der Einführung
- Evaluation von Kosten-Nutzen-Aspekten und Produktivitätssteigerung
Auszug aus dem Buch
3.1 Umsetzung
Da wir nun die entsprechende Projektmanagement Software für unsere Beratungsfirma ausgesucht haben, folgt mit der Softwareeinführung der entscheide Schritt, der über ein Gelingen oder Scheitern bei der Umsetzung führt.
Die Softwareeinführung ist der Vorgang zur Etablierung einer Software in einer Organisation, inklusive Verteilung, Installation, Konfiguration, Inbetriebnahme und Anwenderbetreuung. Sie ist die Basis für die Akzeptanz der Software (https://www.t2informatik.de)
Damit die Einführung gelingt ist es notwendig, jeglichem Widerstand zu begegnen, der von Seiten der Mitarbeiter höchstwahrscheinlich entgegenschlagen wird. Für eine bestmögliche Einführung müssen hier nur 5 kleine Schritte beachtet werden.
Schritt 1 - Vorbereitung der Mitarbeiter auf die neue Software
Die Mitarbeiter sind im Umgang mit der derzeitigen Software (Microsoft-EXEL) vertraut, daher brauche sie wahrscheinlich eine Weile, um sich mit der Entscheidung anzufreunden auf das neue System umzusteigen. Deshalb ist es ratsam diese schon im Vorfeld darauf vorzubereiten. Dies wäre z.B.:
1. Die Abhaltung von Besprechungen in kleinen Gruppen um über das Thema (neue Software) diskutieren zu können und auf die Bedenken der Mitarbeiter direkt eingehen zu können.
2. Das Zeigen und Hervorheben der Vorteile und des Produktivitätsgewinnes durch dessen Nutzung im Vergleich zur „alten“ Software.
3. Das offene Gespräch mit den Mitarbeitern über evtl. Mehrarbeit, um sich an das neue System gewöhnen zu können und sich damit vertraut zu können.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung in das Thema: Es wird die Ausgangslage beschrieben, in der manuelle Lösungen wie Excel bei zunehmender Projektkomplexität an ihre Grenzen stoßen und eine professionelle Softwareunterstützung erforderlich machen.
2. Software im Projektmanagement: Dieses Kapitel erläutert die Notwendigkeit von Softwarelösungen, definiert einen vierphasigen Auswahlprozess von der Ist-Analyse bis zum Vertragsabschluss und diskutiert bestehende Grenzen der Softwareeinführung.
3. Einführung: Hier steht die praktische Implementierung im Fokus, wobei insbesondere die fünf Schritte zur Sicherung der Mitarbeiterakzeptanz und der reibungslosen technischen Umsetzung dargelegt werden.
4. Fazit: Die Ergebnisse werden zusammengefasst, wobei der Nutzen der Software gegenüber den Kosten hervorgehoben wird, insbesondere im Hinblick auf Controlling und Effizienzsteigerung.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Softwareeinführung, SAP Business One Projekt, Prozessoptimierung, Kosten-Nutzen-Analyse, Lastenheft, Change Management, Mitarbeiterakzeptanz, Projektsoftware, Implementierung, Controlling, Produktivitätssteigerung, Systemwechsel, Softwareauswahl, Projektplanung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Fallstudie grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die strategische Einführung einer professionellen Projektmanagement-Software in einem Beratungsunternehmen, um bestehende Defizite bei der Projektsteuerung zu beheben.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Schwerpunkte liegen auf der Notwendigkeitsanalyse von Softwaretools, dem methodischen Auswahlprozess für IT-Systeme und dem Change Management zur Sicherstellung der Mitarbeiterakzeptanz.
Welches primäre Ziel verfolgt der Autor?
Das Ziel ist die Erstellung eines Leitfadens zur erfolgreichen Implementierung einer Projektsoftware, die sowohl Kostentransparenz als auch eine höhere Arbeitseffizienz ermöglicht.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine fallstudienbasierte Analyse, die theoretische Grundlagen des Projektmanagements auf ein konkretes Szenario innerhalb eines Beratungsunternehmens anwendet.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Begründung des Softwareeinsatzes, eine detaillierte vierstufige Phasenplanung für die Auswahl und einen konkreten Stufenplan zur Implementierung im Unternehmen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit am besten?
Zentrale Begriffe sind Projektmanagement, Softwareeinführung, Prozessoptimierung, Change Management und Effizienzsteigerung.
Warum wird für das Fallbeispiel die Software "SAP Business One Projekt" empfohlen?
Sie erfüllt die definierten Kriterien des Lastenhefts am besten und ist in mittleren sowie großen Unternehmen weit verbreitet, was Stabilität und Funktionalität gewährleistet.
Welche Rolle spielt das "Lastenheft" im Auswahlprozess?
Das Lastenheft dient als zentrales Dokument zur Spezifizierung des Soll-Zustandes und bildet die Basis für die objektive Vorauswahl und den Vergleich potenzieller Softwareanbieter.
Warum wird eine schrittweise Einführung in kleinen Phasen empfohlen?
Dies dient dazu, den Anpassungsprozess für die Mitarbeiter entspannter zu gestalten, Überforderungen zu vermeiden und Widerstände durch gezielte Unterstützung abzubauen.
Wie soll laut Autor mit Mitarbeiterwiderständen umgegangen werden?
Durch offene Kommunikation in Kleingruppen, das Aufzeigen von Produktivitätsvorteilen und das Engagement der Führungskräfte sollen Bedenken frühzeitig adressiert und entkräftet werden.
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- Jürgen Schmidt (Author), 2020, IT-Aspekte des Projektmanagements. Einführung und Umsetzung einer Projektmanagement-Software, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/902034
