Groupware Systeme

INHALTSVERZEICHNIS

TABELLENVERZEICHNIS

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

1 EINLEITENDE ERLÄUTERUNGEN
1.1 DEFINITION
1.2 ABGRENZUNG
1.2.1 ZU WORKFLOW MANAGEMENT
1.2.2 ZU WISSENSMANAGEMENT
1.2.3 ZU DATA WAREHOUSE TECHNOLOGIE

2 KLASSIFIKATIONSANSÄTZE
2.1 RAUM-ZEIT-MATRIX
2.2 3K-MODELL

3 ARBEITSWEISE
3.1 KOMMUNIKATIONSSYSTEME UND INFORMATIONSRÄUME
3.1.1 ASYNCHRONE KOMMUNIKATION
3.1.2 SYNCHRONE KOMMUNIKATION
3.1.3 MISCHFORMEN
3.2 KOORDINIERUNGSSYSTEME
3.3 KOOPERATIONSSYSTEME
3.3.1 ELEKTRONISCHE SITZUNGSUNTERSTÜTZUNG
3.3.2 VERTEILTE DOKUMENTENSYSTEME
3.4 AGENTENSYSTEME

4 PROBLEMBEREICHE
4.1 TECHNOLOGISCHE ASPEKTE
4.2 SOZIOLOGISCHE UND PSYCHOLOGISCHE ASPEKTE

5 BETRIEBLICHE ANWENDUNG
5.1 BEISPIEL LOTUS NOTES
5.2 BEISPIEL OCTOSUIT®

6 FAZIT UND AUSBLICK

7 LITERATURVERZEICHNIS

TABELLENVERZEICHNIS

TABELLE 1 Computergestützte Gruppenarbeit - Vierfelder-Matrix der Groupware

TABELLE 2 Nutzen und Risiken bei verschiedenen Rollen in der Gruppe

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

ABBILDUNG 1 Klassifizierung nach dem 3K-Modell

ABBILDUNG 2 Arbeitsweise von Workflow- und Dokumentenmanagementsystemen

ABBILDUNG 3 Screenshot Lotus Notes Version 5

ABBILDUNG 4 Screenshot OCTOOffice®

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 EINLEITENDE ERLÄUTERUNGEN

Seitdem es möglich ist, Computer über Netzwerke zu verbinden, versuchen Wissenschaftler und Fachleute, durch die sich daraus ergebenden technischen Möglichkeiten die betriebliche Zusammenarbeit zu erleichtern und effektiver zu gestalten. So vielfältig wie dabei der Bedarf unterschiedlicher Unternehmen aus verschiedensten Branchen ist, so vielfältig sind auch die Ansätze zur Lösung und damit die Anzahl der Groupware Systeme. Trotzdem lassen sie sich grob in einige Kategorien einteilen.

Nach der folgenden Definition und Begriffsabgrenzung sowie einer kurzen Vorstellung zweier nicht-funktionaler Klassifizierungsansätze werden die bereits erwähnten Kategorien näher beschrieben. Dies stellt den Kern der Arbeit dar. Anschließend geht der Autor noch auf Problembereiche des Einsatzes von Groupware Systemen ein und gibt zwei Anwendungsbeispiele.

1.1 DEFINITION

Der Begriff Groupware wurde erstmals 1982 von P. & T. Johnson-Lenz geprägt. Es handelt sich dabei um eine Art Wortspiel, welches man etwa mit „Software für die Gruppe“ übersetzen würde.¹

Inhaltlich versteht man darunter die Bemühungen, in Forschung und Praxis arbeitsteilige Prozesse und Teamprojekte mit Hilfe der Informations- und Kommunikationstechnologie zu unterstützen und effektiver zu gestalten.² Die ebenfalls geläufige Bezeichnung computer supported cooperative work (CSCW) wird diesem Ideengehalt gut gerecht.

Ziel des Einsatzes von Groupware Systemen ist somit u.a. die Intensivierung bestehender und Schaffung neuer Informationskanäle sowie Arbeitsgruppen schnellen und einfachen Zugriff auf benötigte und aufgabenrelevante Informationen zu geben. Bei richtigem Einsatz können zusätzlich die Identifizierung der Mitarbeiter mit ihrer Gruppe und die Motivation gesteigert werden.

1.2 ABGRENZUNG

1.2.1 zu Workflow Management

Workflow Management, also Vorgangssteuerung, wird in der Literatur oft als Teilanwendung von Groupware Systemen betrachtet, da es bei beiden um die Unterstützung von Geschäftsprozessen geht, bei denen die Koordination und Kommunikation zwischen den Aufgabenträgern eine große Rolle spielt. Die geeignete Plattform bildet jeweils ein Client- Server-System. Während man mit Groupware jedoch auch Vorgänge, die nicht von vorn herein geregelt sind bzw. sich auch noch in verschiedenen Teilstadien ihrer Bearbeitung befinden, positiv beeinflussen kann, steht beim Workflow Management „... die Kontrolle und Steuerung von Routinegeschäftsvorfällen im Vordergrund ...“³. Moderne GroupwareKonzepte beinhalten deswegen auch oft Workflow Management Elemente.

1.2.2 zu Wissensmanagement

Bei dem noch wenig ausgeprägten Begriff Wissensmanagement geht es darum, „... wie das in Institutionen vorhandene individuelle und organisatorische Wissen mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationstechnik systematisch genutzt und weiterentwickelt werden kann.“⁴ Bei diesem technischen Ansatz können insbesondere Groupware Systeme zum Einsatz kommen. Umgekehrt kann ein funktionierendes Wissensmanagement die Effizienz von Groupware unterstützen, indem eine breite, einheitliche Wissensbasis für eine gesamte Gruppe geschaffen wird und deren Arbeitserfolg immer weniger an bestimmte Personen gebunden ist. Es herrscht quasi eine symbiotische Beziehung zwischen Groupware und Wissensmanagement.

1.2.3 zu Data Warehouse Technologie

Auch zwischen Groupware und Data Warehouse Systemen kann es einen Austausch geben, jedoch sind sie für recht unterschiedliche Zwecke konzipiert. Die Hauptunterschiede sind die Beschränkung des Data Warehouses auf spezifische Benutzergruppen, hauptsächlich Manager und Entscheidungsträger, sowie die fehlende Kommunikationsunterstützung.

2 KLASSIFIKATIONSANSÄTZE

Es gibt unterschiedliche Auffassungen darüber, was Groupware Systeme darstellen, zu welchem Zweck sie einzusetzen sind und welche Leistungsmerkmale sie zu erfüllen haben. Nach Stickel können folgende Merkmale zur Klassifizierung herangezogen werden:⁵

-Gleichzeitigkeit (synchron, asynchron)
- räumliche Entfernung (nah, fern)
- Kommunikationsform (direkt, indirekt)
- Gemeinsamkeit der Ziele (gemeinsame, unterschiedliche) § Aufgabenstellung (Entscheidung, Entwurf, Planung)

Borghoff und Schlichter nennen außerdem noch die Klassifizierung nach dem 3K-Modell.⁶

Die Gruppenattribute der anwendungsorientierten Funktionsklassen werden unter Gliederungspunkt 3 an den jeweiligen Stellen genannt und näher erläutert.

2.1 RAUM-ZEIT-MATRIX

Die Anordnung nach den entsprechenden Raum- und Zeitmerkmalen in einer Vierfelder- Matrix ist die am weitesten verbreitete Einteilung von Groupware. Dies verdeutlicht, das die Vorteile ihres Einsatzes insbesondere in der Aufhebung von räumlichen und zeitlichen Grenzen liegen.

An dieser Systemeinteilung nach Raum und Zeit wird kritisiert, daß aufgrund der abgrenzenden Zuordnung zu den Quadranten die Entwicklung integrierter Ansätze erschwert wird.⁷ In diesem Sinne sollte sie jedoch nicht verstanden werden, „... da ein umfassendes CSCW-System den Anforderungen aller vier Quadranten genügen muß.“⁸

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

TABELLE 1 Computergestützte Gruppenarbeit - Vierfelder-Matrix der Groupware

Quelle: Stickel (1997), S. 137

Sowohl bei der räumlichen als auch der zeitlichen Verteilung kann man noch detailliertere Abstufungen vornehmen.

Grudin z.B. hat die Kategorie „verschieden“ um „verschieden, vorhersehbar“ und „verschieden, nicht vorhersehbar“ erweitert. Dadurch konnten auch der Aspekt der Mobilkommunikation berücksichtigt werden.⁹ Nämlich dann z.B., wenn der Kommunikationsbedarf räumlich getrennter Personen zwar zur gleichen Zeit auftritt, aber ein virtuelles Treffen über entsprechendes Videokonferenzequipment aufgrund der Umstände nicht möglich ist. In dem Fall können die Gesprächsteilnehmer eine Mobilfunk-Konferenz über ihre Handies durchführen.

2.2 3K-MODELL

In diesem Klassifizierungsmodell wird unterstellt, daß die meisten Groupware Systeme in irgendeiner Form die Kommunikation, die Koordination und/oder die Kooperation bei der Gruppenarbeit besonders unterstützen. Je nach dem Grad, mit dem dieses geschieht wurden sie von Teufel et al. im unten abgebildeten Dreieck positioniert.¹⁰

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

ABBILDUNG 1 Klassifizierung nach dem 3K-Modell

Quelle: Borghoff (1998), S. 128

3 ARBEITSWEISE

Groupware Systeme lassen sich grob in vier Funktionsklassen unterteilen:

Kommunikationssysteme und Informationsräume, Konversations- und Koordinierungssysteme, Kooperationssysteme und Agentensysteme.¹¹ Diese, an Borghoff angelehnte Einteilung ist dabei keineswegs disjunkt, da sich manche Anwendungen mehreren Klassen zuordnen lassen. Auch zukünftig werden die Grenzen immer mehr verwischen und immer vielseitigere Anwendungen bzw. immer mehr ergänzbare Bausteine entwickelt.

Im folgenden sollen die einzelnen Klassen genauer beschrieben sowie Anwendungsbeispiele genannt werden.

3.1 KOMMUNIKATIONSSYSTEME UND INFORMATIONSRÄUME

3.1.1 Asynchrone Kommunikation

3.1.1.1 Elektronische Post

Der zeitlich differenzierte Informationsaustausch zwischen zusammenarbeitenden Personen ist Merkmal der asynchronen Kommunikation. Unter dieser Kategorie findet man das älteste und am weitesten entwickelte Groupware-Tool überhaupt - Elektronische Post.¹²

Dort werden die Informationen mit Hilfe eines Frontend-Texteditors in schriftlicher Form festgehalten und über ein Netzwerk (LAN, WAN, Intra- oder Internet) an den oder die Adressaten übermittelt.¹³ Dieses Erstellen, Versenden und Empfangen sowie Anzeigen von Meldungen sind die Grundmerkmale eines jeden elektronischen Postsystems. Zusätzliche, inzwischen zum Standard gehörende Funktionen sind: - die Angabe eines Betreffs, wodurch sich der Empfänger einen schnelleren Überblick verschaffen kann - das Anhängen beliebiger Dateiformate - also auch von Stimm- oder Videoaufzeichnungen § bestimmte Sortiermodi, z.B. nach Datum oder Absender

Besonders hervorzuheben sind die Möglichkeiten, per e-mail Nachrichten an mehrere Empfänger gleichzeitig zu versenden und sich über deren Abruf benachrichtigen zu lassen.

Jede elektronische Mailbox besitzt eine eindeutige Adresse. Diese setzt sich beim Bereichsadressierungsschema, welches vorherrschend verwendet wird, aus zwei Teilen zusammen - der erste identifiziert die Mailbox, der zweite den Server, auf dem sich diese befindet.¹⁴ Ein Beispiel für diese Methode ist: metzlers@student.hfb.de Name Zuordnung/Abteilung.Organisation/Universität.Land

[...]

¹ Vgl. Heinrich (1998), S. 244

² Vgl. Stickel (1997), S. 136

³ Stickel (1997), S. 783

⁴ Kempis (1998), S. 203 f.

⁵ Vgl. Stickel (1997), S. 136

⁶ Vgl. Borghoff (1998), S. 120; nähere Ausführungen dazu auch unter Gliederungspunkt 2.2

⁷ Vgl. Stickel (1997), S.136

⁸ Borghoff (1998), S. 121

⁹ Vgl. Grudin (1994a), in Borghoff (1998), S. 121

¹⁰ Vgl. Teufel et al. (1995), in Borghoff (1998), S. 127

¹¹ Vgl. Borghoff (1998), S. XII ff.

¹² Nach dem englischen Begriff electronic mail im folgenden auch kurz als e-mail bezeichnet.

¹³ Vgl. auch im folgenden Schaub (1999), S. 1 f.

¹⁴ Vgl. Kunhardt, S. 3