Kostenrechnung und ihre Untergliederung mit Anlegungsbeispielen in SAP R/3

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1 Einleitung

2 Kostenrechnung

3 Kostenartenrechnung
3.1 Primäre Kostenarten
3.2 Sekundäre Kostenarten

4 Kostenstellenrechnung
4.1 Bedeutung und Funktion
4.2 Anlegen im SAP-System

5 Kostentr ägerrechnung
5.1 Arten und Methoden
5.2 Selbstkostenermittlung im SAP-System

6 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Kontengliederung

Abb. 2: Anlage Kostenart

Abb. 3: Anlage Kostenstelle

Abb. 4: Anlage Materialkalkulation

Tabellenverzeichnis

Tab. 1: GuV-Kontenplan

1 Einleitung

„Wenn Christoph Columbus die Kosten und Risiken seiner Entdeckungsfahrten hätte exakt kalkulieren müssen, wäre Amerika wohl niemals entdeckt worden!“. Dieses Zitat des deutsch-kanadischen Kaufmanns Willy Meurer zeigt, dass es manchmal auch ohne Kostenrechnung ein Erfolg werden kann. Zugegebenermaßen ist die Entdeckung 6 Jahr-hunderte her und die Zeit hat die Wirtschaft entwickelt und geprägt. Im Jahr 2019 ver-sucht kein Unternehmen mehr, auf den Zufall zu setzen und zu hoffen, mit ihrem Produkt oder der Dienstleistung einen Gewinn zu erwirtschaften. Es besteht natürlich weiterhin das Risiko am Markt nicht zu bestehen, jedoch kann man dieses eingrenzen mit einer gut geplanten und kontrollierten Kostenrechnung.

In einem Unternehmen ist die Kostenrechnung nicht mehr wegzudenken. Sie gibt Infor-mationen, die die Grundlage der Existenz des Unternehmens bildet. Deshalb befasst sich dieser Beleg mit der Kostenrechnung aus der Sicht des Controllings. Dabei wird zunächst geklärt, was die Kostenrechnung ist und welche Aufgaben sie hat. Da die Kostenrechnung gleichzeitig aus den Kostenarten, -stellen und -trägern besteht, wird explizit auf diese Komponenten in ihrer Bedeutung und Funktion eingegangen. Dies geschieht auf einer theoretischen Auseinandersetzung, welche die wichtigsten jeweiligen Arten, Abläufe und Methoden umfasst.

Gleichzeitig wird jeweils ein Bezug auf das mittlerweile größte europäische Hilfspro-gramm SAP genommen, welches in den meisten Unternehmen vorherrscht. Die Software dient als Hilfe für die Durchführung sämtlicher Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung, Buchführung, Controlling und Personalwesen. Diese Arbeit beschäftigt sich speziell mit den Schwerpunkten Buchführung und Controlling des SAP-Systems. Dabei wird gezeigt, wie man die jeweilen Kostenarten und -stellen anlegt. In der Kosten-trägerrechnung wird der Ablauf einer Selbstkostenkalkulation grob durchgeführt. Denn die Anlage dieser Kosten bildet die Grundlage für die weiteren Berechnungen im System.

Mit dieser Arbeit soll die Notwendigkeit einer Kostenrechnung in einem Unternehmen aufgezeigt werden, welches sich mit Hilfe des SAP-Systems vereinfachen lässt. Dies ge-schieht jedoch auf einer abstrahierten Basis, ohne dass explizit in den jeweiligen Unter-punkten darauf eingegangen wird.

2 Kostenrechnung

Die Kostenrechnung im Unternehmen ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Im Allgemeinen fungiert das Rechnungswesen als „ein Informationsanbieter, der seine Leistungen an verschiedene Informationsnachfrager abgibt. Dabei erwarten die Informa-tionsadressaten bedarfsgerechte Informationen.“¹ Weitere Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens sind die Finanzbuchführung und Bilanzierung, die Investitionsrech-nung und die Finanzrechnung.² Dabei unterscheidet man in internes und externes Rech-nungswesen. Wohingegen die Finanzbuchhaltung und Bilanzierung auf Grund unterneh-mensexterner Informationsempfänger dem externen Rechnungswesen zugeordnet wer-den kann, wird die Investitions- und Finanzrechnung sowie die Kostenrechnung zum in-ternen Rechnungswesen gezählt.

Eine Aufgabe der Kostenrechnung ist es, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens und seiner Strategie zu kontrollieren.³ Zum Beispiel wird für die Anzahl der zu verkaufenden Produkte bzw. der zu produzierenden Produkte und anderen Planungsbestandteilen (z.B. Personalplanung) für die zukünftige Periode die Kosten bestimmt. Daraus resultiert eine Budgetierung, die anschließend dauerhaft kontrolliert werden muss, ob die tatsächlichen Mengen und Preise von der Planung abweichen. Des Weiteren wird der Kostenrechnung die Vor- und Nachkalkulation von Produkten zugeordnet. Dabei ermittelt man die Kosten, die zur Erstellung und Realisierung des Produktes voraussichtlich anfallen werden (Vor-kalkulation) und vergleicht sie mit den tatsächlich angefallenen Kosten (Nachkalkula-tion). Daraus ist ein langfristiger Mindestpreis ableitbar, der die Existent des Unterneh-mens zukünftig sichern muss. In der Preispolitik spricht man hier von der Festlegung der Preisuntergrenze im Verkauf am Markt. Dies ist eine Entscheidung, die man mit Hilfe der Kostenrechnung treffen kann. Doch dient die Kostenrechnung als Kriterium für weitaus mehr Entscheidungen. Zum Beispiel, ob Produkte dem Sortiment erhalten bleiben oder ob ein Auftrag durchgeführt werden soll. Auch das Erkennen von Möglichkeiten der Ra-tionalisierung und das Entscheiden darüber, ob die Leistung von anderen Unternehmen bezogen werden oder selbst hergestellt werden soll.

Der Erfolg des Unternehmens wird auch aus der Kostenrechnung ersichtlich. Denn der Erfolg, gemessen am Betriebsergebnis, kann durch Saldierung von Kosten und Erlösen ermittelt werden. All diese Aufgaben sind dazu da, dass die Ziele der Kostenrechnung erreicht werden können. Zum einen ermöglichen sie die Planung und Kontrolle der be-trieblichen Aktivitäten und zum anderen dienen sie als Informationsvorlage für die Ge-schäftsführung, um den betrieblichen Erfolg und die relevanten unternehmerischen Vor-gänge anhand von Zahlen zu visualisieren.

Im SAP-System erfolgt die Kostenrechnung durch unabhängige, jeweils eigenständige Abschlüsse der Buchhaltung und der Kostenrechnung, dem sog. Zwei-Kreis-System.⁴ Dort werden die kostenrechnungsrelevanten Erträge bzw. Aufwendungen aus der Finanz-buchhaltung identisch auf die Spiegelbildkonten in der Kostenrechnung automatisch mit-gebucht (Vgl. Abb. 1). Somit werden nur die Zahlen zwischen der Kostenrechnung und der Buchhaltung verglichen und abgestimmt. Über ein Abstimmungshauptbuch kann bei einer buchungskreisübergreifenden Kostenrechnung eine Nachbuchung in der Finanz-buchhaltung erfolgen. Weniger verbreitet sind die Ein-Kreis-Systeme, bei welchen ein unabhängiger Abschluss von Kostenrechnung und Finanzbuchhaltung nicht möglich ist. Diese sog. Betriebsbuchhaltung reserviert für die Kostenrechnung nur maximal zwei Kontenklassen, welche aus der Finanzbuchhaltung belastet und wieder saldiert werden. Deswegen findet dieses System nur noch in kleineren Betrieben Anwendung.

3 Kostenartenrechnung

In der Kostenartenrechnung erfolgt die Systematisierung und Bewertung der im Unter-nehmen anfallenden Kosten.⁵ Sie beantwortet die Frage, welche Kosten im Unternehmen entstanden sind. Diese Rechnung erfolgt im Wesentlichen in drei Schritten.⁶

Zuerst müssen die Kosten erfasst werden, welche bei der betrieblichen Leistungserstel-lung und -verwertung angefallen sind. Dabei unterscheidet man zwischen der differen-zierten und der undifferenzierten Kostenerfassung. Die differenzierte Erfassung zeichnet sich dadurch aus, dass die verbrauchten Mengen mit den dazugehörigen Preisen getrennt voneinander bewertet werden. Die Bewertung der Menge erfolgt durch Schätzen, Zählen oder Wiegen, wohingegen der Preis von der Buchhaltung mit Hilfe von Markt- bzw. Ver-rechnungspreisen ermittelt wird. Bei der undifferenzierten Kostenerfassung werden die Kosten im Gegensatz dazu direkt mit Wertangaben berechnet (z.B. Entlassungskosten).

Im zweiten Schritt müssen die ermittelten Kosten gegliedert werden. Dazu werden sie in den drei folgenden Kriterien zugeordnet. Zum einen nach der Art der eingesetzten oder verbrauchten Produktionsfaktoren, welche beispielsweise das Material, die Maschinen o­der auch Menschen sein können. Des Weiteren kann man die Kosten nach der Art der Verrechnung (Einzel-, Gemein- und Sondereinzelkosten) einteilen. Zuletzt gibt es noch die Aufteilung nach der Art vom Beschäftigungsgrad, die entweder unabhängig von der Beschäftigung (fix) oder abhängig (variabel) sein können.

Als letzter Schritt fungiert die Kostenabgrenzung. Dabei gibt es die Unterscheidung zwi-schen primäre Kosten (kalkulatorische Kosten) und sekundäre Kosten (siehe Abb. 1). Zu den primären Kosten zählen bspw. die kalkulatorische Miete, die kalkulatorische Ab-schreibung oder auch die kalkulatorischen Zinsen. Wohingegen die sekundären Kosten nur Kosten der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung wie selbst ausgeführte Repara-turarbeiten beinhalten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kontengliederung (Kahlert)

3.1 Prim äre Kostenarten

Die Anlegung von primären Kostenarten kann für sämtliche Konten (auch Sachkonten genannt) der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aus der Buchhaltung erfolgen.⁷ Die Existenz des entsprechenden Sachkontos ist unabdingbar für die Anlage einer primären Kostenart, weil dieses nur eine Kopie des Sachkontos darstellt. Alle Sachkonten der Fi-nanzbuchhaltung werden im Verzeichnis als Kontenplan bezeichnet. Dadurch, dass im SAP-System viele Buchungen automatisch durch andere Module generiert werden, kann eine starke Differenzierung der Konten im Kontenplan die Analyse der Kostenarten im Controlling vereinfachen.

Der GuV-Teil des Kontenplans der Finanzbuchhaltung ist die Grundlage für die primären Kostenarten des Controllings. Dieser besteht meistens aus einigen hundert, in großen Be-trieben aus einigen tausend Einzelkonten. Durch die Zusammenfassung gleichartiger Konten kann eine Unüberschaubarkeit der Berichte in der Finanzbuchhaltung ausge-schlossen werden. Zum Beispiel verbergen sich hinter „Personalaufwand“ die Einzelkon-ten wie bspw. „Löhne“, „Gehälter“ und „Sonderzahlungen“. Doch haben die meisten im Wesentlichen die Struktur wie in Tabelle 1 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: GuV-Kontenplan (Vgl. Brück, 2005, S. 45/46)

Zur Frage, welche Kostenarten nun angelegt werden sollen, gibt es keine eindeutige Ant-wort. Ein Ansatz wäre, das interne Rechnungswesen (Controlling) mit dem externen Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung) zu harmonisieren. Als Bezugsgröße dient hierfür das Betriebsergebnis, welches häufig in Folge der Globalisierung auch EBIT (Earnings Before Interest and Taxes, dt: Gewinn vor Zinsen und Steuern) genannt wird. Daraus folgt, dass man alle Kostenarten anlegen muss, die zum Betriebsergebnis führen.

In SAP kann man mit Hilfe des Pfades Rechnungswesen -> Controlling -> Kostenarten-rechnung -> Stammdaten -> Kostenart -> Einzelbearbeitung ^Anlegen prim är eine primäre Kostenart anlegen (siehe Abb. 2).⁸ Dazu benötigt man noch den Kostenrech-nungskreisschlüssel, um die Kostenarten zu bearbeiten. Im nächsten Schritt gibt man den Schlüssel der Kostenart ein, die man anlegen möchte. Dieser Schlüssel muss gleich dem des Aufwandkontos in der Buchhaltung sein, welches vor der Erstellung einer Primärkos-tenart existieren muss. Im Feld Gültig ab gibt man infolgedessen den ersten Tag des lau-fenden Geschäftsjahres ein und das maximal mögliche Datum (31.12.9999) bei Gültig bis. Dies bestätigt man und kann nun die übernommenen Daten aus dem Sachkonto er-kennen. Es fehlt noch der Kostenartentyp, welcher hier den Wert 1 (Primärkosten/kos-tenmindernde Erlöse) annimmt. So erzeugt man eine primäre Kostenart und speichert diesen Stammsatz.

3.2 Sekund äre Kostenarten

Sekundäre Kostenarten sind das Gegenstück zu den primären Kostenarten. Diese sind aber in der Finanzbuchhaltung irrelevant, dafür im Controlling unerlässlich. Es gibt ver-schiedene Kostenartentypen. Zum einen gibt es Umlagen, die die Kosten von Kostenstel-len auf andere Objekte im Controlling mittels einer Schlüsselgröße verrechnen (Typ 42). Des Weiteren wird die interne Abrechnung genutzt, um die Kosten von Innenaufträgen auf andere Objekte zu verrechnen (Typ 21). Zuletzt gibt es die Verrechnung der Leistun-gen, welche die Kosten der Kosten- und Leistungsrechnung im Zentrum der Umvertei-lung sieht (Typ 43).

Möchte man im SAP-System eine sekundäre Kostenart anlegen, muss man folgenden Pfad folgen: Rechnungswesen -> Controlling -> Kostenartenrechnung -> Stammdaten -> Kostenart -> Einzelbearbeitung -> Anlegen sekundär⁹ Dort benötigt man erneut den Kostenrechnungskreis, denn sekundäre Kostenarten werden stets in Bezug darauf ange-legt. Danach öffnet sich ein neues Bild (siehe Abb. 2), bei dem man den Schlüssel der Kostenart eingibt, die man anlegen möchte. In den Feldern Gültig ab und bis gibt man das Datum des aktuellen Geschäftsjahres und das maximal mögliche Datum (31.12.9999) ein. Dies bestätigt man und gibt im nächsten Fenster eine beliebige, aber nachvollziehbare Bezeichnung und Beschreibung der sekundären Kostenart an. Zum Schluss trägt man die Nummer des gewünschten Kostenartentyps ein (siehe vorheriger Abschnitt) und bestätigt dies. Durch die Speicherung des Stammsatzes wurde eine neue sekundäre Kostenart an-gelegt.

[...]

¹ Wöhe (2008), S. 687.

² Vgl. Schweitzer/Küpper (2008), S. 8.

³ Vgl. Wöhe (1990), S. 960 ff.

⁴ Vgl. Varnholt/Lebefromm/Hoberg (2012), S. 41.

⁵ Vgl. Thommen/Achleitner/Gilbert/Hachmeister/Kaiser (2017), S.254.

⁶ Vgl. Hering (2015), S. 17 ff.

⁷ Vgl. Brück (2005), S. 42 ff.

⁸ Vgl. Brück (2013), S. 51.

⁹ Vgl. Brück (2013), S. 53.