Dieses Pflichtenheft stellt die Anforderungen an eine komplexe Softwarelösung beispielhaft dar. Dazu gehören Zielbestimmungen, Einsatzmöglichkeiten, Umgebung, Funktionen, die Benutzeroberfläche und Leistungsdaten des Produktes. Ebenso werden Qualitätsziele, Testszenarien und die Entwicklungsumgebung beschrieben. Hintergrund ist die Anforderung eines mittelständischen Unternehmens, die Erfassung von Eingangsrechnungen zu vereinfachen, indem Bewegungsdaten erfasst, Lieferantenstammdaten verwaltet, Suchfunktionen integriert und Zahlungen für Verbindlichkeiten vorbereitet werden.
Inhaltsverzeichnis
1. ZIELBESTIMMUNG
1.1 MUSSKRITERIEN
1.2 WUNSCHKRITERIEN
1.3 ABGRENZUNGSKRITERIEN
2. PRODUKTEINSATZ
2.1 ANWENDUNGSBEREICHE
2.2 ZIELGRUPPEN
2.3 BETRIEBSBEDINGUNGEN
3. PRODUKTUMGEBUNG
3.1 SOFTWARE
3.2 HARDWARE
3.3 ORGWARE
3.4 SCHNITTSTELLEN
4. PRODUKTFUNKTIONEN
4.1 ERFASSUNG, VERWALTUNG UND AUSGABE VON RECHNUNGS- UND LIEFERANTENDATEN
4.2 SUCHE NACH RECHNUNGEN UND EINZELNEN RECHNUNGSNUMMERN
4.3 ÄNDERUNG VON STAMMDATEN
4.4 ÜBERWEISUNG DRUCKEN
5. PRODUKTDATEN
6. PRODUKTLEISTUNGEN
6.1 ZEITBEZOGENE PRODUKTLEISTUNGEN
6.2 UMFANGSBEZOGENE PRODUKTLEISTUNGEN
7. BENUTZEROBERFLÄCHE
7.1 BILDSCHIRMLAYOUT
7.2 DRUCKLAYOUT
7.3 TASTENBELEGUNG, MAUSFUNKTIONEN UND DIALOGE
8. QUALITÄTSZIELBESTIMMUNG
8.1 QUALITÄTSMERKMALE
8.2 QUALITÄTSSTUFEN
9. TESTSZENARIEN
10. ENTWICKLUNGSUMGEBUNG
10.1 SOFTWARE
10.2 HARDWARE
10.3 ORGWARE
10.4 SCHNITTSTELLEN ZUR ENTWICKLUNG
11. ERGÄNZUNGEN
11.1 AKZEPTANZTEST
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist die Konzeption und Beschreibung eines VBA-gesteuerten Microsoft-Excel-Programms zur effizienten Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen, um manuelle, fehleranfällige Prozesse durch eine automatisierte und benutzerfreundliche Datenbanklösung zu ersetzen.
- Automatisierung der manuellen Wareneingangsbuchung
- Optimierung der Rechnungs- und Lieferantensuche
- Vereinfachung der Überweisungserstellung durch automatisierte Druckfunktionen
- Strukturierte Erfassung und Verwaltung von Stammdaten
- Verbesserung der Datenqualität und Reduzierung von Bearbeitungsfehlern
Auszug aus dem Buch
4.1 Erfassung, Verwaltung und Ausgabe von Rechnungs- und Lieferantendaten
Da ständig neue Rechnungen im Unternehmen eingehen, müssen diese in der Datenbank erfasst werden, um einen Überblick über beglichene und noch offene Rechnungen zu haben. Eine strukturierte Erfassung der Stammdaten von Lieferanten ist deshalb unabdingbar. Zu den unbedingt benötigten Stammdaten eines Lieferanten gehören der Firmenname, die Lieferantennummer und die Bankverbindung.
Um eine neu eingetroffene Rechnung eines bekannten Lieferanten buchen zu können, muss der Benutzer des Programms die erste Zelle der nächsten freien Zeile unter der Tabelle „Wareneingangsbuch“ aktivieren. Als nächstes betätigt der Benutzer mit einem Mausklick den Button „Auswahlmenü“. Nun erscheint das Hauptauswahlmenü, in welchem die berechtigte Person im Feld „Firma“ oder „Matchcode“ den entsprechenden Lieferanten der Rechnung einträgt. Anschließend wird der Button „Rechnung hinzufügen“ angeklickt. Die Excel-Tabelle ergänzt sich um den gewählten Lieferanten mit der dazugehörigen Lieferanten- und Kontierungsnummer. Jetzt kann der Buchhalter die erbrachte Leistung des Lieferanten, den Rechnungsbetrag, Umsatzsteuersatz, Rechnungsdatum und die Belegnummer hinzufügen.
Trift eine Rechnung eines bisher noch unbekannten Lieferanten im Unternehmen ein, so ist dieser zuerst in die Stammdatenbank einzupflegen. Hierzu benötigt man den Lieferantennamen, eine selbstgewählte Lieferantennummer und aus der Rechnung die entsprechende Bankverbindung. Danach ist aus dem Kontenrahmen das jeweilige Konto zu wählen. Um schnellstmöglich einen Lieferanten finden zu können, wurde das Programm um die Suchhilfe des Matchcodes optimiert. Hierzu kann der Benutzer eine eigene Abkürzung für den Lieferanten erfinden, die er in die Stammdatendatei eintragen kann. Mit ihrer Hilfe soll er den Lieferanten zukünftig einfacher wieder finden. Nun ist die Datenbank um den Lieferanten vervollständigt, so dass eine neue Rechnung vom Buchhalter nach der oben erklärten Verfahrensweise angelegt werden kann.
Zusammenfassung der Kapitel
1. ZIELBESTIMMUNG: Definiert die Anforderungen an das Programm, unterteilt in Muss-, Wunsch- und Abgrenzungskriterien für eine effiziente Rechnungsverwaltung.
2. PRODUKTEINSATZ: Beschreibt die Einsatzgebiete, die primären und sekundären Nutzergruppen sowie die notwendigen betrieblichen Voraussetzungen.
3. PRODUKTUMGEBUNG: Erläutert die Anforderungen an Software, Hardware und Orgware, die für die Nutzung des Programms im Unternehmen notwendig sind.
4. PRODUKTFUNKTIONEN: Detailbeschreibung der zentralen Programmfunktionen wie Datenerfassung, Suche, Stammdatenpflege und Überweisungsdruck.
5. PRODUKTDATEN: Listet die spezifischen Datenfelder auf, die in den Tabellen für Lieferanten und Rechnungen gespeichert werden.
6. PRODUKTLEISTUNGEN: Bewertet den aktuellen Stand der Funktionalitäten und skizziert geplante Erweiterungen bezüglich des Kontenrahmens.
7. BENUTZEROBERFLÄCHE: Erläutert das Design der Benutzeroberfläche unter Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit, des Bildschirmlayouts und der Interaktionsmöglichkeiten.
8. QUALITÄTSZIELBESTIMMUNG: Definiert Qualitätsmerkmale wie Fehlervermeidung und Datensicherheit sowie den Umgang mit Qualitätsrisiken.
9. TESTSZENARIEN: Empfiehlt die Durchführung von Tests mit Testdaten, um die Leistungsfähigkeit nach der Programmierung sicherzustellen.
10. ENTWICKLUNGSUMGEBUNG: Dokumentiert die für die Programmierung verwendete Software, Hardware und Literaturquellen.
11. ERGÄNZUNGEN: Schlägt die Durchführung eines Akzeptanztests mit den Anwendern vor und enthält den Abbildungsnachweis.
Schlüsselwörter
Wareneingangsbuchung, Eingangsrechnungen, VBA, Microsoft Excel, Datenbank, Automatisierung, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung, Stammdaten, Prozessoptimierung, Überweisungsträger, Schnittstellen
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption eines IT-gestützten Systems zur Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen, um manuelle Buchungsprozesse zu digitalisieren.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind Anforderungsanalyse, Datenbankdesign mit Microsoft Excel, Prozessautomatisierung im Rechnungswesen und die Optimierung der Benutzeroberfläche für eine intuitive Bedienung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, ein benutzerfreundliches und zeitsparendes Programm zu beschreiben, das die manuelle Fehlerquote reduziert und den Überblick über Verbindlichkeiten verbessert.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um ein Pflichtenheft, das systematisch die funktionalen und qualitativen Anforderungen an ein Softwareprojekt beschreibt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil werden der Produkteinsatz, die technischen Rahmenbedingungen, die spezifischen Programmfunktionen (Erfassung, Suche, Druck) sowie die Qualitätsziele und die Entwicklungsumgebung detailliert erläutert.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Wareneingangsbuchung, VBA, Datenbank, Prozessoptimierung und Automatisierung.
Warum wurde Microsoft Excel als Basis gewählt?
Excel wurde gewählt, da es eine integrierte VBA-Unterstützung bietet, benutzerfreundlich ist und bereits flächendeckend auf den Firmenrechnern installiert war.
Was ist die Funktion des "Matchcodes"?
Der Matchcode ermöglicht es dem Benutzer, eine individuelle Abkürzung für Lieferanten zu definieren, um diese bei der Rechnungserfassung schneller in der Datenbank auffinden zu können.
Wie wird die Datensicherheit gewährleistet?
Die Sicherheit wird durch den eingeschränkten Zugriff auf den Server-Ordner "Buchhaltung" und die regelmäßige Datensicherung durch die IT-Infrastruktur des Unternehmens sichergestellt.
Welcher Vorteil bietet die Überweisungsfunktion?
Sie automatisiert das Ausfüllen von Überweisungsträgern, was Zeit spart und Fehler vermeidet, die bei der manuellen Beschriftung oder durch schwer lesbare Handschriften entstehen könnten.
- Quote paper
- Dana Henschel (Author), Monique Höche (Author), 2007, Wareneingangsbuchung - Verwaltung von Eingangsrechnungen in einem mittelständischen Unternehmen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/90860
