Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit dem Projektmanagement und der Projektsteuerung in Non Profit Unternehmen. Hierbei werden Konzepte aus dem Profitsektor (Qualitätsmangement, Betriebsorganisation u.a.) angewandt. Nach einem ersten Teil, der in den ersten drei Kapiteln einen Überblick über das Vereinswesen gibt, erfolgt die theoretische Betrachtung einer Projektsteuerung.
Immer wieder wird hierbei auf praktische Belange und Erfahrungen der NPO – Arbeit eingegangen.
Im zweiten und letzten Teil der Ausarbeitung wird das erarbeitete Schema mit einem zum Zeitpunkt der Entstehung dieser Arbeit durchgeführten Projekt abgeglichen. - Dem New Chance Festival. Ansätze der Beeinflussung und Ausrichtung der Projektsteuerung werden genannt.
Die Erfahrungen und Auswertungen, die am Projekt Beteiligte durchführten, fließen in die Empfehlungen für das weitere und zukünftige Vorgehen ein.
Im Theorieteil vorgestellte Konzepte gelten - adaptiert - auch für den Nicht NPO Bereich.
Inhaltsverzeichnis
1. Anlass für die vorliegenden Untersuchungen
2. Abgrenzung der Non Profit Organisation
3. Ziele, Aufgaben und Projekte in Vereinen
4. Der Ablauf eines Projektes
4.1. Die Definition der Projektziele
4.1.1. Die Analyse der Ausgangssituation
4.1.2. Prioritätensetzung und Problemanalyse
4.1.3. Zielsetzung für das Projekt
4.2. Projektplanung
4.2.1. Umfeldanalyse
4.2.2 Motivationen der Projektbeteiligten
4.2.3. Festlegung des zur Verfügung stehenden Budgets
4.2.4. Auswahl des Projektleiters
4.2.5. Ergänzung der Projektgruppe
4.2.6. Hierarchie, Steuerung der Kommunikation und Dokumente
4.2.7. Prozessplanung und Definition von Arbeitspaketen
4.2.8. Die Finanzierung von Projekten
4.3. Projektstart und Zielkontrolle
4.3.1. Informationen an externe und interne Kunden
4.3.2. Dokumentation von Aufgaben und Tätigkeiten
4.3.3. Meilensteine, Korrektur oder Abbruch des Projekts
4.4. Zielkontrolle
4.4.1. Theoretische Grundlagen einer Auswertung
4.4.1.1. Die Nützlichkeit
4.4.1.2. Die Durchführbarkeit
4.4.1.3. Die Fairness
4.4.1.4. Die Genauigkeit
4.4.2. Abschluss des Projekts, Archivierung und Aufbewahrung
5. Projektbeispiel New Chance Festival
5.1. Der Verein „New Chance“ - Ein Überblick
5.2. Das New Chance Festival – Überblick und Geschichte
5.3. Strategiefindung und –setzung
5.4. Evaluation der Erfahrungen aus den Vorjahren
5.5. Umfeldanalyse
5.5.1. Personelle Situation im Verein
5.5.2. Technisches und weiteres Equipment
5.5.3. Netzwerke des Vereins
5.5.4. Partner und Sponsoren
5.5.5. Das Umfeld – Die Stadt Halle
5.6. Ablauf der Organisation
5.6.1. Die erste Phase September 2005 bis Januar 2006
5.6.2. Die zweite Phase Februar 2006 bis August 2006
5.6.2.1. Die finanzielle Planungen des Festivals
5.6.2.2.Arbeitsschritte bis August 2006
5.6.3. Die dritte Phase September 2006 bis Ende Oktober 2006
5.6.3.1. Die Steuerung der Projektunterlagen
5.6.3.2. Mieten der Unterkünfte und des Veranstaltungsorts
5.6.3.3. Suche und Auswahl der Technikfirma
5.6.3.4. Werbemaßnahmen
5.6.4. Das Festival 2006 – Funktionierende Netzwerke
6. Auswertung und Konsequenzen
6.1. Die Auswertung
6.1.1. Ein Auswertungsprotokoll
6.1.2. Auswertung des Festivals
6.2. Konsequenzen
6.3. Fehleranalyse
6.4. Empfehlungen
Zielsetzung & Themen
Ziel der vorliegenden Arbeit ist die Entwicklung eines praxisorientierten Konzepts zur Projektsteuerung in Non-Profit-Organisationen (NPO), um deren Arbeitseffizienz zu steigern und strukturelle Defizite in der Projektplanung und -durchführung abzubauen. Basierend auf theoretischen Grundlagen untersucht der Autor, wie mangelnde Professionalität und fehlende Erfahrung beim Generationswechsel innerhalb von Vereinen durch eine strukturierte Dokumentation und Prozessplanung kompensiert werden können.
- Erarbeitung eines verallgemeinerungsfähigen Projektsteuerungsmodells für NPO
- Integration von Umfeld- und Ressourcenanalysen als Basis für nachhaltiges Projektmanagement
- Methoden der Zielkontrolle, Evaluation und Fehleranalyse
- Praktische Verifizierung des Konzepts anhand des "New Chance Festivals"
- Analyse von Motivationsfaktoren für ehrenamtliche Mitarbeiter
Auszug aus dem Buch
4.1.2. Prioritätensetzung und Problemanalyse
Das vorliegende ungewichtete Datenmaterial muss in einem nun folgenden Schritt gesichtet und hinsichtlich seiner Prioritäten und Wichtung kategorisiert werden.
Eine Wichtung unterliegt in den meisten Fällen auch subjektiven Kriterien, speziell in NPO, die vielfach auch Problemstellungen bearbeiten, welche schon durch die Natur der Sache subjektiv zu betrachten sind. Allen anderen Fehlerursachen sollten jetzt die Wirkungen zugeordnet werden. Hierbei sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass für diesen Schritt Erfahrungen aus alten Projekten, eigene und fremde Datenmaterialien sowie Evaluationen und sonstige Ausarbeitungen mit Themenbezug eingesetzt werden sollten.
Kann man, möglichst im gegenseitigen Konsens, einige der erkannten Problemursachen als nicht relevant ausschließen, so reduziert sich der Aufwand der folgenden Umfeld- und Problemanalyse erheblich. Ist dies nicht der Fall, so muss spätestens jetzt mit der Methodik der gewichteten Kennzahlen, bekannt auch in Abwandlungen wie dem „Punkte vergeben“, Abstimmungen, etc. gearbeitet werden.
Bei dieser Methodik erfolgt auf der Grundlage selbst festgelegter Kriterien eine Wichtung der Ursachen. Dabei werden alle die Probleme aus der weiteren Betrachtung ausgeschlossen, keinesfalls aber für immer eliminiert und vergessen, die eine nur geringe Relevanz besitzen. Eine artverwandte Methodik ist die der Paretoanalyse, welche davon ausgeht, dass ungefähr 20 % der Ursachen für 80 % der Wirkungen verantwortlich sind.
Auftretende Fragen und Probleme kann und wird es bei dieser Gewichtung immer geben. So werden gesellschaftspolitische Fragen von den verschiedenen Interessengruppen sicherlich verschieden verteidigt und dargestellt. Erinnert sei hier an die Problematik der anstehenden Mehrwertsteuererhöhung in der Bundesrepublik Deutschland (BRD). Es kann aber fast jede beliebige andere Besteuerung sein, die je nach Standpunkt vehement gefordert, verteidigt, bekämpft, diffamiert oder gelobt wird1.
In Tabelle 2 werden verschiedene mögliche Ursachen für das Problem Analphabetismus in der Bevölkerung eines fiktiven Landes und deren Wichtung gezeigt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Anlass für die vorliegenden Untersuchungen: Einleitung in die Thematik der NPO und Identifikation typischer Probleme bei der Aufgabenübergabe und Einarbeitung.
2. Abgrenzung der Non Profit Organisation: Definition des Vereinsbegriffs und Einordnung von NPO in das gesellschaftliche Umfeld.
3. Ziele, Aufgaben und Projekte in Vereinen: Erläuterung der Zielhierarchien in NPO und Definition des Projektbegriffs im Kontext gemeinnütziger Organisationen.
4. Der Ablauf eines Projektes: Detaillierte Betrachtung der Phasen Projektdefinition, Planung, Start und Kontrolle sowie Evaluationsstandards.
5. Projektbeispiel New Chance Festival: Anwendung des theoretischen Konzepts auf ein konkretes Musikfestival zur Verifizierung der entwickelten Methoden.
6. Auswertung und Konsequenzen: Zusammenfassende Fehleranalyse des Projektbeispiels und Ableitung konkreter Empfehlungen für künftige Projekte.
Schlüsselwörter
Non-Profit-Organisation, NPO, Projektsteuerung, Projektmanagement, Vereinswesen, Umfeldanalyse, Zielkontrolle, Evaluation, Ehrenamt, Prozessplanung, Finanzierung, Fehleranalyse, New Chance Festival, Organisationshandbuch, Mitarbeiterbeschaffung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit entwickelt ein Konzept zur systematischen Projektsteuerung, das speziell auf die Bedürfnisse und Rahmenbedingungen von Non-Profit-Organisationen (NPO) zugeschnitten ist.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder umfassen die Definition von Zielen, die Umfeld- und Ressourcenanalyse, das Management von ehrenamtlichen Mitarbeitern sowie die Erfolgskontrolle durch Evaluation.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist es, in NPO eine effizientere Projektbearbeitung zu etablieren, um den häufig auftretenden Problemen wie Wissensverlust bei Vereinswechseln oder mangelnder Struktur entgegenzuwirken.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es werden gängige betriebswirtschaftliche Instrumente wie Umfeldanalysen, Ursache-Wirkungs-Diagramme und Kennzahlensysteme auf den ehrenamtlichen Kontext adaptiert und angewendet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil erstreckt sich von der theoretischen Planung eines Projektes über die praktische Durchführung bis hin zur umfassenden Auswertung und Fehleranalyse.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Neben den Fachbegriffen wie Projektsteuerung und NPO sind es Begriffe wie Ehrenamt, Prozessoptimierung und Evaluation, die den Kern der Untersuchung beschreiben.
Wie spielt das „New Chance Festival“ eine Rolle in der Arbeit?
Es dient als reales Fallbeispiel, an dem der Autor die theoretischen Überlegungen zur Projektsteuerung in der Praxis erprobt und auf Schwachstellen prüft.
Welche spezifischen Probleme des Vereinswesens adressiert der Autor?
Er thematisiert insbesondere den "Generationswechsel" bei ehrenamtlichen Funktionen, die unzureichende Dokumentation von Arbeitsabläufen und die finanziellen Unsicherheiten im gemeinnützigen Bereich.
Zu welcher Schlussfolgerung kommt der Autor im Fazit?
Angesichts der zahlreichen strukturellen Probleme, des Fachkräftemangels und der fehlenden Kontinuität empfiehlt der Autor eine grundlegende Neuausrichtung und kritisiert offen die oft improvisierte Projektarbeit.
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- Stefan Dolze (Author), 2007, Konzept zur Projektsteuerung in Non-Profit-Organisationen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/91068
