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Die nachhaltige Bedeutung des Einsatzes moderner Informationstechnologie (IT) für die Bewältigung des Klinikalltages und zukünftiger Herausforderungen ist heute auch in Gesundheitsbetrieben allgemein anerkannt. Eine sinnvolle Nutzung, unter anderem für die Prozessoptimierung und ein fundiertes Controlling, kann nachweislich zu Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen führen.
Im, in dieser Arbeit, beschriebenen Regionalspital ist in den letzten Jahren der Operationsbereich (OP) restrukturiert und einer OP-Managerin unterstellt worden. Ziel ist es, diese sehr kostenintensive Einheit nach betriebswirtschaftlich Kriterien zu führen, die Kapazitäten optimal auszulasten und die Kosten zu senken. Da das Management für die Erfüllung dieser Aufgaben auf verlässliche Informationen unmittelbar aus dem Produktionsprozess angewiesen ist, soll sukzessive ein allumfassendes OP-Controlling aufgebaut werden. Einen wichtigen Baustein wird, entsprechend der Bedeutung der Materialbewirtschaftung für einen ökonomischen Umgang mit den entsprechenden Ressourcen, ein zeitgemässes, zukunftsorientiertes Material-Controlling bilden.
Die Arbeit beschreibt das methodisch gestützte Vorgehen bei der Auswahl einer den Anforderungen der Praxis entsprechenden Controlling-Software. Dabei werden Kosten- und Nutzenaspekte genau so berücksichtigt wie die bereits vorhandene, sehr komplexe IT-Infrastruktur des Hauses. Ausdrücklich Wert gelegt wird auf eine gründliche wenn auch Zeit aufwendige Vorbereitung der Softwarebeschaffung, um in der Vergangenheit begangene Fehler nicht zu wiederholen.
Ziel der Arbeit ist die ausführliche Darstellung des methodengestützten Vorgehens bei der Beschaffung einer Software, in diesem Fall eines Controlling-Tools, in einem Krankenhaus.
Dabei wird einleitend auf die theoretischen Grundlagen des Controllings und der Materialwirtschaft eingegangen. Anschliessend folgt die Beschreibung des gesamten Evaluierungsprozesses, beginnend mit der Auftragsstellung bis hin zur Übergabe der Evaluationsergebnisse an die OP-Managerin und den Spitaldirektor.
Inhaltsverzeichnis
1 Einführung
2 Einsatzort für das Materialcontrolling
2.1 Ausgangssituation im Operationsbereich des Spitals
2.2 Begründung für die Durchführung des Projektes
3 Theoretische Grundlagen zur Materialwirtschaft
3.1 Definition und Ziele der Materialwirtschaft
3.2 Aufgaben und Teilbereiche
3.3 Materialwirtschaft im Krankenhaus
3.4 Anlagenwirtschaft
3.5 E-Procurement
4 Theoretische Grundlagen des Controllings
4.1 Definition, Ziele und Aufgaben des Controllings
4.1.1 Definition des Controllings
4.1.2 Ziele und Aufgaben des Controllings
4.2 Controlling im Krankenhaus
4.2.1 Strategisches Controlling
4.2.2 Operatives Controlling
4.2.3 Controllinginstrumente
4.3 EDV-gestütztes Controlling
5 Evaluationsverfahren
5.1 Erstellung des Pflichtenheftes
5.1.1 Ausgangslage am Einsatzort - Unternehmenscharakteristik
5.1.2 Beschreibung der Ist-Situation
5.1.3 Ziele, die mit der Beschaffung verfolgt werden
5.1.4 Anforderungen an Software und Anbieter
5.1.5 Offertenstruktur
5.1.6 Weitere Informationen
5.2 Erstellung der Bewertungsdokumente
5.2.1 KO-Kriterienliste
5.2.2 Kriterienübersicht
5.2.3 Festlegung der Bewertungsskala
5.3 Verschickung des Pflichtenheftes und Einholen der Offerten
5.3.1 Markt der Anbieterfirmen
5.3.2 Auswahl der Softwareanbieter
5.4 Evaluation der eingegangen Offerten
5.4.1 Grobevaluation
5.4.2 Feinevaluation
5.4.3 Erstellung des Evaluationsberichtes
6 Zusammenfassung und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Diplomarbeit hat zum Ziel, die methodisch gestützte Beschaffung einer Controllingsoftware vorzubereiten, um ein effektives Materialcontrolling im Operationsbereich eines Spitals der Grundversorgung zu implementieren. Die Forschungsfrage fokussiert dabei auf die Auswahl einer Softwarelösung, die trotz komplexer Rahmenbedingungen Transparenz bei den Kostentreibern schafft und die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung nachhaltig verbessert.
- Methodische Softwareevaluation und Pflichtenhefterstellung
- Analyse der Materialwirtschaft im Krankenhausumfeld
- Controlling-Instrumente zur Kostenoptimierung im OP
- Nutzwertanalyse und objektive Auswahlkriterien für Softwareanbieter
- EDV-gestützte Prozessoptimierung und Kostenstellenrechnung
Auszug aus dem Buch
3.1 Definition und Ziele der Materialwirtschaft
Eine klare Abgrenzung zu den vor allem in der Praxis gebräuchlichen Begriffen Einkauf und Beschaffung gestaltet sich schwierig. So ist zum Beispiel für POOLER: „... Purchasing .. one area of materials management ...“ (POOLER 2004, 28). Als Oberbegriff für Einkauf, Beschaffung und Logistik war die Materialwirtschaft lange Zeit in Wissenschaft und Praxis verbreitet. Anderen Ortes wird sie als Teilmenge der Beschaffung verstanden, wenn sie lediglich auf die Sicherstellung der Versorgung mit Material beschränkt ist. Eine komplexere Bedeutung der Materialwirtschaft ergibt sich, wenn sie als Management der Prozesse von der Versorgung bis zur Entsorgung des Materials angesehen wird (vgl. EICHLER 2003, 13 f.). FIETEN prägte den Begriff der integrierten Materialwirtschaft, welche die Gesamtheit aller materialbezogenen Funktionen umfasst. Sie beinhaltet sowohl die Materialversorgung des Unternehmens und des Marktes als auch die Steuerung des Materialflusses von den Lieferanten durch das Unternehmen bis hin zum Kunden (vgl. FIETEN 1986, 36).
Die Beschaffung und Bereitstellung des Produktionsfaktors Material ist eine wesentliche Prozessvoraussetzung für die Produktion von Gütern beziehungsweise für die Erbringung von Dienstleistungen in einem Unternehmen. In einer engen Begriffsauffassung von Material ist von Stoffen die Rede, welche in den Produktionsprozess eingehen, um verbraucht zu werden oder als Bestandteil des Erzeugnisses fortzubestehen (vgl. FIETEN 1994, 26). Eine weiter gefasste Begriffsdefinition umschreibt alle Güter der Materialwirtschaft, die zur Produktion erforderlich sind. Dazu zählen Werk-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Zulieferteile, Handelswaren, Dienstleistungen sowie Investitions- und Entsorgungsgüter.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einführung: Die Arbeit beleuchtet den steigenden Kostendruck in Schweizer Spitälern und die Notwendigkeit, durch transparente Leistungserfassung die Wirtschaftlichkeit im OP-Bereich zu steigern.
2 Einsatzort für das Materialcontrolling: Es wird die Ausgangslage eines Regionalspitals beschrieben, in dem trotz guter medizinischer Ergebnisse ein Mangel an Kennzahlen für die Materialkostensteuerung herrscht.
3 Theoretische Grundlagen zur Materialwirtschaft: Dieses Kapitel definiert die Materialwirtschaft als prozessorientiertes Management und arbeitet die Besonderheiten der Materialkostenstruktur in Krankenhäusern heraus.
4 Theoretische Grundlagen des Controllings: Es werden Controllinginstrumente wie die Prozesskostenrechnung und interne Budgetierung als Voraussetzungen für eine zielorientierte Unternehmenssteuerung erläutert.
5 Evaluationsverfahren: Das Kernkapitel beschreibt die methodische Vorgehensweise bei der Softwarewahl mittels Pflichtenheft, Grob- und Feinevaluation sowie Nutzwertanalyse.
6 Zusammenfassung und Ausblick: Der Autor resümiert den Evaluationsprozess und betont, dass neben der technischen Lösung auch die strategische Bereitschaft zur Implementierung eines Controllingsystems entscheidend ist.
Schlüsselwörter
Materialcontrolling, Krankenhausmanagement, Softwareevaluation, Pflichtenheft, OP-Bereich, Prozesskostenrechnung, Nutzwertanalyse, Gesundheitsökonomie, Kostentransparenz, Leistungserfassung, Beschaffungsmanagement, Operatives Controlling, Strategisches Controlling, DRG, Krankenhauslogistik.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die methodisch fundierte Auswahl und Beschaffung einer Controllingsoftware zur Optimierung des Materialverbrauchs in einem Spital der Grundversorgung.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Felder sind die Krankenhaus-Materialwirtschaft, Controlling-Methoden wie die Prozesskostenrechnung sowie strukturierte Evaluationsverfahren im IT-Beschaffungsmanagement.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Ziel ist es, ein transparentes Materialcontrolling im OP-Bereich zu etablieren, um Kostentreiber zu identifizieren und die Effizienz der Leistungserbringung zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor nutzt einen strukturierten Evaluationsprozess, bestehend aus Pflichtenheft, Grob- und Feinevaluation (inklusive Kriterienübersicht) sowie einer Nutzwertanalyse zur objektiven Anbieterbewertung.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen zu Controlling und Materialwirtschaft sowie die detaillierte Beschreibung der praktischen Software-Evaluation im beschriebenen Spital.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit ist geprägt durch Begriffe wie Materialcontrolling, Softwareevaluation, Pflichtenheft, Prozesskostenrechnung, Nutzwertanalyse und OP-Management.
Warum findet bisher kein effektives Materialcontrolling im OP statt?
Obwohl Daten vorhanden sind, mangelt es an einer geeigneten Software, die diese Daten vollumfänglich auswerten und in steuerungsrelevante Kennzahlen für das Management übersetzen kann.
Welche Rolle spielt der Spitaldirektor bei diesem Projekt?
Der Spitaldirektor agiert als Entscheidungsträger, dem die Ergebnisse der Evaluation vorgelegt werden, um eine fundierte Kaufentscheidung für das Controllingtool zu treffen.
Wie wurde die Gewichtung der verschiedenen Kriterien vorgenommen?
Die Gewichtung erfolgte durch eine Projektgruppe, die 100 Sollgewichtspunkte auf die Kriterien verteilte, ergänzt durch die Paarvergleichsmethode für eine priorisierte Auswertung.
- Quote paper
- Mike Jahn (Author), 2007, Vorbereitung der methodisch gestützten Beschaffung einer Controllingsoftware zur Implementierung eines Materialcontrollings für den OP-Bereich eines Spitals der Grundversorgung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/91410
