Projektmanagement. Erfolgsfaktoren, Projektunterstützung und Projektrisiken

Inhaltsverzeichnis

1 Inhaltsverzeichnis

2 Tabellenverzeichnis

3 Abbildungsverzeichnis

4 Aufstellung Projektteam
4.1 Allgemeines
4.2 Projektteam

5 Projektunterstützung durch Teamleitung
5.1 Orientierungsphase
5.2 Machtkampfphase
5.3 Organisationsphase
5.4 Arbeitsphase
5.5 Trennungsphase

6 Erfolgsfaktoren
6.1 Engagement
6.2 Kreativität
6.3 Teamklima
6.4 Organisation
6.5 Leistungsstandards
6.6 Führung

7 Projektrisiken
7.1 Risiken
7.2 Risikoanalyse

8 Erste Projektsitzung
8.1 Vorbereitungen
8.2 Programm

9 Literaturverzeichnis

Tabelle 1: Risikoanalyse

Abbildung 1: Projektteam

Abbildung 2: Checkliste zur Risikoerkennung

Abbildung 3: Programmablauf erste Projektsitzung

4 Aufstellung Projektteam

4.1 Allgemeines

Die optimale Zusammensetzung eines Projektteams kann erreicht werden, in dem bestimmte Teamrollen anhand geeigneter Attribute besetzt werden (vgl. Belbin, 2013). Neben diesen Rollen und fachlichen Kenntnissen sind aber auch die persönliche Eignung und Charaktereigenschaften wichtige Anhaltspunkte für den richtigen Aufbau eines Projektteams (vgl. Bank, 2018, S. 29). Außerdem fließt die zeitliche Verfügbarkeit der einzelnen Mitglieder in die Wertung mit ein. Dabei spielen die Arbeitszeit, private Verpflichtungen wie bspw. Urlaub und die weitere Gewährleistung der Qualität der Routinearbeit eine signifikante Rolle (vgl. Schmidt, 2011, S. 25).

Die Zusammensetzung des folgenden Projektteams erfolgt unter Berücksichtigung der einzelnen Teamrollen nach Belbin im Kernteam (vgl. Scharfenroth, 2019a, S. 58), welches 10 Personen umfasst. Das gesamte Team setzt sich aus insgesamt 14 Mitgliedern zusammen und folgt der Empfehlung eine Teamgröße von 15 Personen nicht zu überschreiten (vgl. Bohinc, 2006, S. 94).

4.2 Projektteam

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Projektteam Quelle: eigene Darstellung

5 Projektunterstützung durch Teamleitung

Im folgenden werden Unterstützungsmöglichkeiten durch die Teamleitung, abgestimmt auf die verschiedenen Teamentwicklungsphasen (vgl. Tuckman, 1965), vorgestellt.

5.1 Orientierungsphase

Ziel dieser Phase ist es, dass sich die Teammitglieder besser kennenlernen können. Ein Großteil der Mitglieder wird sich aufgrund der bisherigen Zusammenarbeit im Haus bereits kennen, es bestehen jedoch nicht die Vertrauensverhältnisse, welche für die Arbeit am Projekt erforderlich sind. In dieser Phase ist die Unterstützung und Schaffung von Rahmenbedingungen durch die Teamleitung wegweisend (vgl. Scharfenroth, 2019b, S. 5).

Unterstützungsmöglichkeiten:

1. Veranstaltung einer Kennenlernrunde aller Teammitglieder, auch Projektleitung, unter Angabe von aktueller Anstellung, Fähigkeiten, Fertigkeiten, ggf. Projekterfahrungen (vgl. Spisak & Della Picca, 2017, S. 249); anschließend Frage-/Diskussionsrunde zu Erwartungen und Vorstellungen an Projekt
2. Vergabe eines Projektnamens zur Schaffung eines ersten Zugehörigkeitsgefühls, Bildung einer Projektkultur und einer bildlichen Abgrenzung des Projektes zur Routinearbeit (vgl. Rabl, 2018, S. 344)
3. klare Zieldefinition durch Teamleitung und gemeinsame Erarbeitung von ersten Regeln und Aufgabenverteilungen

5.2 Machtkampfphase

Ziel der Projektleitung ist es in dieser Phase aufkeimende Probleme und Konflikte konstruktiv zu lösen und die Zusammenführung des Teams zu fördern. Unterstützungsmöglichkeiten:

1. Aufgaben- und Rollenverteilung mit individueller Begründung definieren, um Vorteil und Nutzen der Besetzung für den Einzelnen und die Teameinheit zu verdeutlichen und Arbeitsfähigkeit voranzutreiben (vgl. Neumann, 2019, S. 757)
2. beim Auftreten von Konflikten frühzeitig reagieren und konstruktive, über die gesamte Projektlaufzeit gültige, Regeln zur Konfliktlösung gemeinsam erarbeiten und festhalten (vgl. Spisak & Della Picca, 2017, S. 246)
3. Konfliktpotenzial nutzen, um bereits erste Lösungsansätze zu finden

5.3 Organisationsphase

Oberstes Ziel dieser Phase ist die Förderung der Verbundenheit und Schaffung eines Wir-Gefühls innerhalb der Gruppe (vgl. Spisak & Della Picca, 2017, S. 246). Unterstützungsmöglichkeiten:

1. Abhaltung von regelmäßigen Teamsitzungen mit konkretem und konstruktivem Austausch zwischen Teammitgliedern und zwischen Teammitgliedern und Teamleitung zur Erarbeitung einer gemeinsamen Arbeitsplanung
2. Aufstellung von klaren Teamregeln sowie Standard und Regeln für Zusammenarbeit und Kontrolle der Einhaltung (vgl. Neumann, 2019, S. 757)
3. Durchführung eines Outdoorseminars, zur Förderung der Verbundenheit und Schaffung von Erholungsphasen (vgl. Ellebracht et al., 2018, S. 220)

5.4 Arbeitsphase

Das Team braucht in dieser Phase wenig aktive Beteiligung durch die Teamleitung. Die Leistungsfähigkeit kann durch Autonomie und Eigenverantwortung optimiert werden (vgl. Becker, 2016, S. 34). Im Bedarfsfall muss aber ein schnelles Reagieren gewährleistet sein (vgl. Scharfenroth, 2019b, S. 7)

Unterstützungsmöglichkeiten:

1. Förderung der Leistungsfähigkeit durch Vertrauen und Motivation zum eigenverantwortlichen Arbeiten; Rückzug und Schaffung von Freiräumen, ohne Überblick zu verlieren
2. Reflektion der Ergebnisse und Ziele des Projektes (Festlegung von Zwischenzielen) durch regelmäßige Feedbackrunden mit entsprechender Wertschätzung und Kritik (vgl. Spisak & Della Picca, 2017, S. 248)
3. Entstehende Freundschaften fördern durch bspw. gemeinsame Abendessen, Teamsitzung mit anschließender (kurzer) Unternehmung, etc.

5.5 Trennungsphase

Aufgabe der Teamleitung ist es dieser Phase der „Trennung“ einen möglichst positiven Charakter zu verleihen und auf die Gefühle der Teammitglieder einzugehen (vgl. Lippmann, Pfister & Jörg, 2019, S. 758).

Unterstützungsmöglichkeiten:

1. Abschluss-/Feierrunde mit Reflektion der erreichten Ziele, um konkreten Abschluss zu definieren und Wertschätzung zu verdeutlichen
2. Perspektiven für die Zukunft aufzeigen, im Team erarbeitete Qualifizierungsmöglichkeiten noch einmal veranschaulichen
3. Feedbackrunde: Wurden Erwartungen erfüllt? Was kann jeder Einzelne für die Zukunft mitnehmen? Kritik?

6 Erfolgsfaktoren

6.1 Engagement

Leistung und Fortschritt leben von Lob und Motivation (vgl. Stöhler, Förster & Brehm, 2018, S. 75). Voraussetzung für Engagement jedes Einzelnen im Team, ist die Anerkennung und Würdigung der Gesamtheit - der Arbeit des Teams im Ganzen. Die Belohnung einzelner Teammitglieder würde zu unnötigen Spannungen, Gefühlen der Ungleichbehandlung und Frustration einzelner Teammitglieder führen. Die Kreativität, welche durch die Dynamik des Teams erreicht werden kann, kann zu weitaus besseren Lösungsansätzen und komplexeren Ideensammlungen führen als die Überlegungen eines Einzelnen. Ein greifbares, zusammen erarbeitetes Ergebnis oder eine gemeinsam bewältigte Aufgabe stärken wiederum das Zusammengehörigkeitsgefühl, was schließlich das Engagement im Team erhöht (vgl. Schinko-Fischli, 2019, S. 62).

6.2 Kreativität

Kreativität im Rahmen der Projektarbeit wird am ehesten durch das Tolerieren von Fehlern gefördert. Wer Sanktionen oder gar massive Kritik befürchten muss, wird kaum experimentier- oder risikofreudig sein. Die Arbeit am Projekt muss angstfrei gestaltet werden, um einer zu starken Selbstkontrolle, welche hinderlich für Kreativität ist, vorzubeugen. Hierzu sollten Fehler genutzt werden, um produktive Lösungsansätze oder Alternativen zu finden (vgl. Schinko-Fischli, 2019, S. 67).

6.3 Teamklima

Durch das Festlegen von konkreten Verhaltensregeln und -normen wird die Grundlage für ein angenehmes und freundliches Klima geschaffen. Kritik muss geäußert werden dürfen, allerdings sachlich und ohne persönlichen Angriff. Ein respektvoller Umgang führt somit nicht nur zu einem angenehmen und ergebnisorientiertem Arbeitsumfeld, sondern fördert auch das Verbundenheitsgefühl der Gruppe. Gruppengefährdendes und unsoziales Verhalten muss entsprechend sanktioniert werden, um die geltenden Normen und Verhaltensregeln dauerhaft zu etablieren (vgl. Becker, 2016, S. 83).

6.4 Organisation

Alle wichtigen, grundlegenden Strukturen werden bereits zum Projektbeginn festgelegt. Durch eine strukturierte Rollen- und Aufgabenverteilung wird zum einen Missverständnisse vorgebeugt, zum anderen auch die Gefahr einer Doppelbearbeitung durch mehrere Teammitglieder beräumt. Jeder ist sich seiner Aufgabe bewusst und hat am Ende des Projektes einen Teil zum Ergebnis beigetragen. Die Informationskette wird durch einen E-Mail-Newsletter gewährleistet.

6.5 Leistungsstandards

Die Zieldefinition erfolgt realistisch und mit Setzen von Teilzielen. Dies ermöglicht die Arbeit in Etappen und beugt Überforderung vor. Durch Verinnerlichung der Bedeutsamkeit des Projektes im Ganzen und dem Erreichen von Teilzielen wird außerdem die Motivation gefördert. Der aktuelle Stand wird in regelmäßigen Teamsitzungen und Feedbackrunden reflektiert.

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