Projektmanagement. Methoden, Prozesse, Widerstände und Konflikte


Hausarbeit, 2020

17 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Ausgangssituation und Problemstellung
1.2 Ziele

2 Theoretische Grundlage
2.1 Projekt
2.2 Projektmanagement

3 Projektmanagementmethode
3.1 Wasserfallmethode
3.2 Agile Methoden
3.2.1 Scrum
3.2.2 Kanban
3.2.3 Hybride Methoden

4 Projektmanagementprozes
4.1 Initiierung
4.2 Planung
4.3 Umsetzung
4.4 Controlling
4.5 Projektabschluss

5 Widerstände und Konflikte im Projektmanageme

6 Fazit
6.1 Zusammenfassung
6.2 Reflexion

Quellenverzeichnis

1 Einleitung

Projektarbeit ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Projektmanagement hat für die von der technologischen Entwicklung geprägte Gesellschaft eine große Bedeutung erlangt. Kunden ver­langen Produkte und Dienstleistungen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sind. Deren Entwicklung, Herstellung und Vermarktung wird schwieriger. Gleichzeitig ist die Erwar­tung an eine umgehende Lieferung und Leistung gestiegen. Die veränderte Erwartungshaltung der Konsumenten erfordert auf Seiten der Produzenten angepasste Organisationsformen und Führungskonzepte. Die klassische Aufbauorganisation reicht nicht mehr aus. Um den Bedürfnis­sen des Kunden gerecht zu werden, werden Projekte aufgesetzt.

1.1 Ausgangssituation und Problemstellung

Trotz der zunehmenden Zahl von Projekten wird die Projektarbeit in der Praxis sehr unterschied­lich eingesetzt. Dies gilt insbesondere für den Prozess der Einführung von Projektmanagement im Unternehmen. Laut Standish Group, ein US-amerikanisches Marktforschungsunternehmen, ist nur jedes fünfte Projekt bezüglich aller Parameter wie Zeit, Kosten, Qualität und Funktionen erfolg­reich. Fast jedes dritte Projekt wird abgebrochen.1 Demzufolge ist es notwendig Maßnahmen zu ergreifen, die ein erfolgreiches Projektmanagement gewährleisten.

1.2 Ziele

Ziel der vorliegenden Arbeit besteht darin, die wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Projekt herauszustellen. Als erstes sollen die theoretischen Grundlagen erläutert werden. Anschlie­ßend werden Projektmanagementmethoden aufgezeigt. Anhand der relevanten Projektmanage­mentprozesse soll ein Projektablauf dargestellt werden, der in verschiedenen Phasen strukturiert wird. Im Anschluss werden Handlungsempfehlungen abgeleitet, die zur Vermeidung von Konflik­ten führen und Widerstände abbauen.

2 Theoretische Grundlagen

Um ein Verständnis der Sachverhalte dieser Arbeit zu schaffen, werden im Folgenden die Begriffe Projekt und Projektmanagement näher definiert.

2.1 Projekt

Ein Projekt ist ein außergewöhnliches Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss. Projekte sind durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit ge­kennzeichnet.2 Dabei wird besonders das Merkmal Einmaligkeit betont. Durch sie unterscheidet sich Projektarbeit von der Routinearbeit.3

Projekte erzeugen eine vorläufige organisatorische Änderung und Neufestlegung von Kompeten­zen im Unternehmen.4 Sie erfordern ein Projektmanagement und eine Projektorganisation. Pro­jekte weisen im Gegensatz zu Routineaufgaben eine höhere Komplexität.5 Die Komplexität drückt sich in der Einschätzung der Machbarkeit, Planung, Durchführung und den wirtschaftlichen Fol­gen aus. Daraus ergibt sich, dass eine Vielzahl von Faktoren und Wirkungszusammenhänge zu berücksichtigen ist.

Projekte sind temporäre Aufgaben, die mit dem Erreichen des vorab definierten Ziels enden. Dadurch, dass sie zeitlich begrenzt sind, werden in seltenen Fällen spezielle Ressourcen, wie zum Beispiel Personalkapazitäten, benötigt.

Das Merkmal Neuartigkeit bezieht sich auf die Beschaffung von Informationen. Zu der Durchfüh­rung dieser einmaligen Vorhaben kann nur teilweise auf vorhandenes Wissen zurückgegriffen werden. Es sind nur begrenzt Erfahrungswerte vorhanden. Dies führt dazu, dass jedes Projekt durch Unsicherheit geprägt ist, da eventuell die Ziele nicht erreicht werden können. Das Wissen wächst mit fortschireitender Projektarbeit, nicht alles ist kalkulierbar und vorhersehbar.

2.2 Projektmanagement

In den sechziger Jahren verstand man in Deutschland unter dem Begriff Projektmanagement reine Werkzeuge zur Projektplanung und -steuerung. Projektmanagement wurde gleich gesetzt mit, Netzplantechnik. In den siebziger und in den achtziger Jahren wurde Projektmanagement zu einem Managementsystem. Grund dafür war die Erkenntnis, dass zur erfolgreichen Abwicklung eines Proj ekts mehr gehört als operative Werkzeuge.6 Heutzutage beschreibt der Begriff die Leitung und die Durchführung eines Projektes, um ein definiertes Ziel zu erreichen.7 Projektmanagement be­inhaltet Planungs- und Steuerungsinstrumente, Führungsmethoden und Organisationsmodelle. Mithilfe des Projektmanagements sollen Probleme im Unternehmen gelöst werden und Verbesse­rungen und Innovationen realisiert werden.8

Voraussetzung bei der Abwicklung und Leitung von Projekten sind fähige und motivierte Mitar­beiter, ausreichende Ressourcen und eine korrekte Projektdurchführung. Das Managen eines Pro­jektes umfasst die Definition von Zielen und Visionen, Abschätzung, Organisation, Durchführung und Überwachung von Aufgaben.9

Projektmanagement kann durch eine Einzelperson oder in Teams durchgeführt werden. Die Teams können beispielsweise aus Mitarbeitern, Arbeitsgruppen, externen Dienstleistern aber auch Kun­den bestehen. Durch erfolgreiches Projektmanagement können Unternehmensrisiken minimiert werden und Termine sowie Budgets eingehalten und Chancen erkannt werden. Außerdem werden die Ziele im Auge behalten und dabei die Ressourcen optimal eingesetzt.10

Zusammengefasst wird der Begriff für alle planenden, überwachenden, koordinierenden und steu­ernden Maßnahmen verstanden, die für die Um- oder Neugestaltung von Systemen, Prozessen und Problemlösungen notwendig sind.

3 Projektmanagementmethoden

Im Folgenden befasst sich die Arbeit mit Methoden des Projektmanagements, die wesentliche Erfolgsfaktoren für den Projekterfolg sind.

3.1 Wasserfallmethode

Weit verbreitet ist die klassische, sequenzielle Phasenanordnung, das sogenannte Wasserfall-Mo­dell. Typische Phasen sind Analyse, Entwurf, Implementierung, Test und Wartung. Ausgangs­werte einer Phase sind Eingangswerte für die Folgephase.11 Diese Methode kommt häufig zum Einsatz in der Softwareentwicklung und vor allem in Unternehmen mit hierarchisch geprägten Strukturen. Dabei werden große Projekte in mehrere Stufen unterteilt, die aufeinander aufbauen und in einer vorher festgelegten Reihenfolge durchgeführt werden. Projekte nach dem Wasserfall­modell bestehen aus statischen Phasen, wie zum Beispiel Konzeption, Design, technische Umset­zung, Implementierung und Wartung. Charakteristisch für diese klassische Methode ist die konse­quente Durchführung der vorher geplanten Phasen. Wird eine Phase abgeschlossen, kann und soll diese Entscheidung nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Vorteil des Wasserfall-Modells ist die hohe Planungssicherheit. Komplexe Projekte können durch die geordnete Struktur präzise geplant und sorgfältig durchgeführt werden. Diesen Vorteilen ste­hen allerdings gravierende Nachteile in Sachen Flexibilität gegenüber. Somit ist diese Methode für Projektarbeiten mit vielen unvorhersehbaren Faktoren ungeeignet. Aus mangelnder Flexibilität ergeben sich Fehler in der Umsetzung der Konzeptionsphase erst am Ende des Projektes. Eine Korrektur der Fehler zu so einem späten Zeitpunkt vorzunehmen ist dementsprechend kostspieli­ger als eine frühzeitige Überarbeitung.

Auch wenn ein Projekt ordnungsgemäß durchgeführt werden kann, gibt es Nachteile. Zum einen ist der Return on Investment und das Ergebnis erst nach Abschluss des gesamten Projekts sichtbar. Aufgrund der Vorausplanung der einzelnen detaillierten Schritte, ist der Konzeptionsaufwand re­lativ hoch.12

3.2 Agile Methoden

Agile Methoden wurden entwickelt, um den Problemen des Wasserfall-Modells entgegenzutreten. Sie zeichnen sich durch hohe Flexibilität aus. Im Gegensatz zum Wasserfall-Modell werden agile Vorhaben nicht anhand eines langfristigen Plans durchgeführt, sondern mit Hilfe sogenannter Sprints, also kurzen Auslieferungszyklen.13 Oft werden sie in Softwareentwicklungsprojekte ein­gesetzt.14 Im Folgenden werden die Methoden Scrum und Kanban näher beschrieben.

3.2.1 Scrum

Das Scrum Modell wurde am Anfang von den schlanken Wegen in der Produktenwicklung in Japan beeinflusst. In Scrum gibt es drei Rollen: Product Owner, Team und Scrum Master. Die Rolle des klassischen Projektleiters gibt es nicht. Verantwortlich für die fachliche und inhaltliche Steuerung ist der Product Owner. Der Scrum Master ist der Methodenspezialist.15

Die Anforderungen an das Projekt ergeben sich aus den User Stories. Diese sind ein Werkzeug im agilen Projektmanagement, um Funktionalitäten an das System aus der Sicht des Anwenders zu beschreiben. Zu Beginn eines Sprints wird eine realistische Anzahl an User Stories ausgewählt und durchgeführt. Die Ergebnisse werden in täglichen Meetings, den sogenannten Scrums, vorge­stellt. Somit kann maximale Anpassungsfähigkeit gewährleistet werden.

Vorteil von Scrum sind die schnelleren Ergebnisse und die flexible Anwendung bei komplexen Projekten, die hohe Risiken mit sich bringen können. Problematisch ist die Einschätzung, welches Ergebnis am Ende einiger Sprints zu erwarten ist. Entsprechend problematisch ist auch die Mes­sung der Erfolge insgesamt.16

3.2.2 Kanban

Kanban hat seinen Ursprung Mitte des 20. Jahrhunderts und wurde als Methode zur Flexibilisie­rung und Optimierung in der Produktion genutzt.17 Taiichi Ohno entwickelte sie für den Automo­bilkonzern Toyota, um große Lagerbeständen zu bekämpfen und Engpässe in der Produktion zu vermeiden.18 David Anderson übertrug die Prinzipien von Kanban 2007 auf die Softwareentwick­lung. Projektmitglieder erhalten hier mehr Autonomie und ziehen sich ihre Aufgaben aus einem Backlog selbst, um so den Workflow am Laufen zu halten. Von dort aus etablierte sich Kanban als agiles Framework und kommt unabhängig von Branche und Fachgebiet zum Einsatz.19 Bei Kanban werden ein Whiteboard, Tafel oder Pinnwand (Kanban-Board), Kanban-Karten und entsprechendes Schreibwerkzeug genutzt. Im Vergleich zu Scrum gibt es im Kanban-Prozess keine festen Rollen oder Aufgabenverteilung für die Proj ektbeteiligten.20 Kanban visualisiert den Fluss der Arbeit. Im klassischen Modell ist das Kanban Board in drei Spalten geteilt:

- To Do: In die linke Spalte werden Aufgaben eingetragen, deren Bearbeitung noch nicht begonnen hat.
- In Progress: Sobald die Bearbeitung einer Aufgabe beginnt, wird die Karte in die mittlere Spalte verschoben.
- Done: Ist die Aufgabe erledigt, wandert die Karte in die rechte Spalte.21

Mit Kanban werden Ressourcen wie Zeit und Geld gespart. Dank des Kanban-Boards werden alle im Team über den aktuellen Status Quo des Projekts und eventuelle Hindernisse oder Probleme informiert. Dies führt zu mehr Transparenz. Ein weiterer Vorteil ist, dass Kanban die Motivation der Mitarbeiter fördert. Ein Nachteil ist es, dass dieses Modell wenige feste Regeln kennt und somit Anforderungen an die Selbstorganisation von Teams stellt.22

[...]


1 Vgl. Litke, 2005, S. 1 - S. 5

2 Vgl. Madauss, 2017, S. 4

3 Vgl. Wagner, 2013, S. 14

4 Vgl. Holzbauer, 2014, S. 5

5 Vgl. Sterrer, 2014, S. 6

6 Vgl. Kraus, 2010, S. 13 - S. 15

7 Vgl. Ampofo, 2018, S. 145

8 Vgl. Kraus, 2010, S. 15 - S. 19

9 Vgl. Holzbauer, 2014, S. 5 - S. 6

10 Vgl. Pix Software GmbH, o. J., Zugriff am 14.02.2020

11 Vgl. Alam/Gühl, 2016, S. 6

12 Vgl. Herrmann, 2019, Zugriff am 14.02.2020

13 Vgl. Herrmann, 2019, Zugriff am 14.02.2020

14 Vgl. Riehle, o. J., Zugriff am 14.02.2020

15 Vgl. Kuster, 2019, S. 20 - S. 21

16 Vgl. Riehle, o. J., Zugriff am 14.02.2020

17 Vgl. Kuster, 2019, S. 22

18 Vgl. Laier, 2018, Zugriff am 15.02.2020

19 Vgl. Henkel, 2018, Zugriff am 15.02.2020

20 Vgl. Laier, 2018, Zugriff am 15.02.2020

21 Vgl. o.A., 2015, Zugriff am 15.02.2020

22 Vgl. Laier, 2018, Zugriff am 15.02.2020

Ende der Leseprobe aus 17 Seiten

Details

Titel
Projektmanagement. Methoden, Prozesse, Widerstände und Konflikte
Note
1,7
Autor
Jahr
2020
Seiten
17
Katalognummer
V924986
ISBN (eBook)
9783346285850
ISBN (Buch)
9783346285867
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Projektmanagement, Methoden Projektmanagement
Arbeit zitieren
Denitsa Trifonova (Autor), 2020, Projektmanagement. Methoden, Prozesse, Widerstände und Konflikte, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/924986

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