Produktivität im Homeoffice. Methoden des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements

INHALTSVERZEICHNIS

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Problemdarstellung
1.2 Ziele und Aufbau

2 Grundlagen
2.1 Homeoffice und potentielle Belastungen
2.2 Selbstmanagement
2.3 Ziel- und Zeitmanagement

3 Elementare Methoden des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements
3.1 Pareto-Prinzip
3.2 Eisenhower-Prinzip
3.3 SMART-Methode

4 Anwendung des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements im Homeoffice
4.1 Kalenderplanung
4.2 Listenplanung

5 Zusammenfassung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Corona-Krise: Anteil der Belegschaft im Homeoffice

Abbildung 2: Pareto-Prinzip

Abbildung 3: Eisenhower-Matrix

Abbildung 4: SMART-Methode

1 Einleitung

„Jeder, der möchte und bei dem es der Arbeitsplatz zulässt, soll im Homeoffice arbeiten können - auch wenn die Corona-Pandemie wieder vorbei ist.“¹

(Hubertus Heil (2020), dt. Bundesminister für Arbeit und Soziales)

1.1 Problemstellung

Wie eine Untersuchung des ifo Institutes zeigt, nimmt das Homeoffice durch die aktuelle COVID-19-Pandemie (Coronavirus) eine immer wichtigere Rolle im Arbeitsalltag vieler Deutschen ein.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Corona-Krise: Anteil der Belegschaft im Homeoffice²

Und auch das eingangs genannte Zitat von Bundesminister für Arbeit und Soziales, Hu­bertus Heil, lässt außerdem erahnen, dass das Homeoffice auch zukünftig eine große Rolle im Berufsleben vieler deutscher Arbeitnehmer/-innen und Arbeitgeber/-innen in den verschiedensten Branchen der Wirtschaft spielen wird.

Besonders die Angestellten, die zuvor keinerlei Erfahrung mit der Telearbeit sammeln konnten, stellt das ungewohnte Arbeitsumfeld sowohl im Arbeits-, als auch im Privatle­ben vor neue Herausforderungen.

Laut einer aktuellen Umfrage der APA-OTS empfanden 37 % der Befragten die Umstel­lung auf das Homeoffice für eher schwierig bzw. schwierig.³ Außerdem gaben bei einer Umfrage des internationalen Prüfungs- und Beratungsunternehmen Deloitte in der Schweiz ein Viertel der Teilnehmer an, bei der Telearbeit unproduktiver oder sogar viel unproduktiver zu sein.⁴ Könnte das Selbst-, Ziel- und Zeitmanagement zur Lösung die­ser Probleme beitragen?

1.2 Ziele und Aufbau

Das Ziel dieser Arbeit ist es, durch die elementaren Methoden des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements praktische Maßnahmen für das Homeoffice zu finden, um die Pro­duktivität zu steigern und die Belastung der Arbeitnehmer/-innen durch Stress zu verrin­gern. Zunächst wird das Homeoffice als Arbeitsform beleuchtet, dabei werden vor allem die zeit- und organisationstechnischen Probleme, die sich daraus ergeben können, in den Fokus gestellt werden. Anschließend wird sowohl das Selbstmanagement, als auch das Ziel- und Zeitmanagement erläutert.

Das Pareto-Prinzip, das Eisenhower-Prinzip und die SMART-Methode bilden im Folgen­den die wesentlichen Grundlagen zur Stressreduzierung und Steigerung der Produktivi­tät im Homeoffice. Daraus abgeleitet werden im letzten Teil dieser Arbeit konkrete Maß­nahmen zur praktischen Anwendung dieser Methoden im Homeoffice aufgezeigt.

2 Grundlagen

2.1 Homeoffice und potentielle Belastungen

Unabhängig von der eingangs erwähnten COVID-19-Pandemie befanden sich Unter­nehmen aus unterschiedlichsten Industrien bereits vorher mitten im digitalen Wandel⁵ und fordern auch aktuell zunehmend mehr Flexibilität von ihren Mitarbeitern/-innen ein. Das Digitale Zeitalter als solches ist geprägt von ständigen Veränderungen und einer enormen Schnelllebigkeit, die sich auch weltweit im Berufsleben der meisten Menschen bemerkbar macht. Lange Autofahrten für Teambesprechungen oder Kundentermine werden durch Skype-Meetings überflüssig, das Modell vom festen Arbeitsplatz wird durch Desksharing⁶ verdrängt und selbst feste Arbeitszeiten werden durch Vertrauens- arbeitszeit⁷ ersetzt.

Homeoffice als solches kann quasi als Inbegriff der zeitlichen und örtlichen Flexibilität betrachtet werden. Grundsätzlich lässt sich die Telearbeit aber als „die Verrichtung von Arbeit außerhalb der Gebäude des Arbeitgebers“⁸ definieren.

Doch so attraktiv die flexiblen Arbeitszeiten und der Wegfall des täglichen Arbeitsweges auch sein mögen, gibt es dennoch einige negative Aspekte die nicht weniger von Be­deutung sind. So gaben laut einer im April und Mai 2020 durchgeführten Studie der DAK 48 % der Teilnehmer an, dass ihre Arbeit durch die Erschwerung der Absprache mit Kollegen/-innen und Vorgesetzten im Homeoffice beeinträchtigt werde. Des Weite­ren fehlt 47 % der Befragten die klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben.⁹ Und eben diese Abgrenzung von Privat- und Berufsleben ist für 63 % der Befragten ei­ner im Jahr 2017 durchgeführten Studie des österreichischen Instituts für Markt- und Sozialanalysen einer der Top-Faktoren der Burn-Out-Prävention.¹⁰

Auch das gut zu bewältigende Arbeitspensum (53 %) ist hier zu erwähnen, da diese beiden Faktoren gut mit den Methoden des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements beein­flusst und in gewissem Maße gesteuert werden können. Die erfolgreiche Steuerung er­fordert jedoch „neben Eigenverantwortung auch ein hohes Maß an Selbstdisziplin“¹¹.

2.2 Selbstmanagement

Es gibt Dinge im Leben, die kann man nicht beeinflussen. Sei es das Regenwetter wenn man gerade mal keinen Regenschirm dabei hat, die unpünktliche U-Bahn wenn man pünktlich zu einem wichtigen Meeting erscheinen muss oder aber auch der immer größer werdende Berg an Arbeit, der eigentlich bis zum Wochenende abgearbeitet sein sollte. Man kann diese Dinge nicht oder zumindest nur bedingt steuern.

Was man aber bewusst steuern kann ist die Tatsache wie man damit umgeht. Vielmehr sollte man probieren „das eigene Verhalten bewusster zu reflektieren und sich selbst besser zu organisieren.“¹² Und das ist es auch worauf das Selbstmanagement abzielt, auf das Selbst.

Es befasst sich mit Planung von Aufgaben, Bedürfnissen, Wünschen und Zielen und spielt insbesondere bei freiwilligen sowie unfreiwilligen Neuanfängen eine große Rolle.¹³

Der Autor Lars Baus¹⁴ in etwa beschreibt das Leben als Haus, das auf fünf unterschied­lichen Säulen steht, welche jeweils einen anderen Lebensbereich repräsentieren. Die­ses Leben, interpretiert als Haus, steht auf den Säulen der Aufgabe (Karriere), des Aus­gleichs (Freizeit und Freunde), der Beziehungen (Familien und Partner), des Körpers (Gesundheit) und des Sinnes (persönlicher Glaube).

Um dieses Haus zu pflegen und zu einem einladendem Zuhause zu machen, müssen laut Baus alle fünf Grundsäulen stets gepflegt werden. Die Stabilität dieser fünf Säulen steht an oberster Stelle, denn wenn vier Säulen stabil sind, übersteht das Haus auch ei­nen Wandel. Eine berufliche Neuorientierung oder das Ende einer Beziehung kann so­mit durch die Stabilität der verbleibenden vier Säulen ausgeglichen werden. Dieser Wandel der Bedürfnisse und die wechselnde Wichtigkeit der einzelnen Grundsäulen tritt ganz natürlich beim Durchlaufen der verschiedenen Lebensphasen auf.

Umso wichtiger ist es, das gesamte Haus durch Selbstmanagement zu pflegen.

2.3 Ziel- und Zeitmanagement

Man kann die Zeit nicht steuern, egal wie sehr man versucht auf sie Einfluss zu neh­men, man kann sie aber planen. Und genau darum geht es im Ziel- und Zeitmanage­ment. Das Zeitmanagement kann als „systematisches und diszipliniertes Planen der ei­genen Zeit“¹⁵ verstanden werden. Bei diesem Planen der Zeit geht es weniger um Zeit­ersparnisse, sondern viel mehr um die Fokussierung auf das Wesentliche.¹⁶ Um nun aber aus den zahlreichen täglichen Aufgaben und Verpflichtungen das Wich­tige herauszufiltern, ist ebenfalls ein vollumfängliches, effizientes Zielmanagement von Nöten. Hierbei ist es wichtig, die Zeit nicht als Ziel, sondern als Mittel zu betrachten. Für ein ganzheitliches Zielmanagement bedarf es wieder der Berücksichtigung der im vorherigen Kapitel genannten fünf Säulen des Lebens.

Sie helfen uns dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen und daraus im zweiten Schritt konkrete Ziele zu formulieren. Um diese Ziele nun konsequent umzusetzen, ist es emp­fehlenswert eine Wochenplanung durchzuführen. Dadurch wird ein zeitnahes Erreichen der Ziele bzw. Teilziele ermöglicht.

Durch diese realistische und nachvollziehbare Planung wird es unweigerlich einmal zu dem Punkt kommen, an dem man „nein“ zu bestimmten neuen Aufgaben sagen muss. Und das ist auch völlig legitim, denn zu erkennen, was die persönlich gesteckten Ziele beeinträchtigen oder sogar gefährden würde, ist ein wichtiger Teil des Ziel- und Zeitma- nagements.¹⁷

3 Elementare Methoden des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements

Welche Techniken gibt es nun um die theoretischen Grundlagen des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements aus dem vorherigen Abschnitt anzuwenden? Diese Frage wird im nachfolgenden Kapitel anhand von drei Beispielen beantwortet.

3.1 Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, benannt nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto (1 848-1 923), wird auch oft als die 80/20-Regel bezeichnet. So geht man bei diesem Ansatz davon aus, dass 20 % des gesamten Kundenstammes eines Unternehmens für 80 % des Jahres­umsatzes verantwortlich sind, oder 80 % der Arbeitsmenge mit lediglich 20 % des Ar­beitsaufwandes bewältigt werden können. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass für die Bewältigung der restlichen 20 % der Arbeitsmenge auch 80 % des Aufwan­des benötigt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Pareto-Prinzip21

Man identifiziert also sowohl die „Zeitdiebe“¹⁸, für die lediglich 20 % des Ergebnisses bei 80 % des Einsatzes erreicht werden, als auch die „Big Points“¹⁹ die zu 80 % des Er­gebnisses bei nur 20 prozentigem Aufwand beitragen. Dieser Prozess hilft klare Priori­täten zu setzen und die „Big Points“ gegenüber den „Zeitdieben“ zu bevorzugen.^{20 21}

3.2 Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip, nach Dwight David Eisenhower (1890-1969), einem ehemali­gen Präsidenten der Vereinigten Staaten, benannt, ist ein Instrument zur Einordnung verschiedener Aufgaben anhand von zwei Faktoren.

Bei der Wichtigkeit als erstem Faktor unterschiedet man zwischen wichtigen Aufgaben, die zum Erreichen von Zielen oder Teilzielen beitragen und unwichtigen Aufgaben, die nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Dringlichkeit als zweiter Faktor wertet Aufgaben als dringend, deren Erledigung „nach einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert.“²² Ist es egal, wann eine Aufgabe erledigt wird, stuft man diese als nicht dringlich ein.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Eisenhower-Matrix²³

Anhand dieser beiden Faktoren lassen sich Aufgaben nun in vier verschiedene Katego­rien aufteilen, die A-, B-, C- und D-Aufgaben.

Aufgaben der A Kategorie sind zugleich wichtig und dringlich. Diese Aufgaben besitzen die höchste Priorität und sind, wenn möglich, sofort und persönlich zu erledigen. Es ist ebenfalls empfehlenswert diese Aufgaben in eine To-do-Liste aufzunehmen.

In Kategorie B befinden sich Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringlich sind. Diese Arbeiten sollten fix in der näheren Zukunft terminiert und persönlich erledigt werden. Es ist außerdem ratsam sie in die To-do-Liste aufzunehmen, um zu verhindern, dass diese Aufgaben aufgrund der nicht vorhandenen Dringlichkeit immer wieder nach hinten ge­schoben werden.

Aufgaben der C-Kategorie werden zwar als nicht wichtig, jedoch als dringlich eingestuft. Diese Arbeiten sollten, wenn möglich, delegiert werden, um sich auf die beiden vorge­nannten Kategorien konzentrieren zu können.

In der D-Kategorie landen Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind. Es ist egal wann man diese Arbeiten erledigt und sie tragen nicht zur Zielerreichung bei. Aufgaben dieser Kategorie können im Zweifelsfall unerledigt bleiben.

Alles in allem sollte man für A-Aufgaben ca. 70 bis 90 % der Arbeitszeit einplanen und versuchen die restlichen 10 bis 30 % für Aufgaben aus der B-Kategorie freizuhalten.²⁴

3.3 SMART-Methode

Um Ziele möglichst klar und realistisch zu setzen, kann die SMART-Methode verwendet werden. Sie besagt, dass die folgenden fünf Eigenschaften ein ideal gewähltes Ziel kennzeichnen. Es sollte spezifisch, also so genau wie möglich formuliert sein. Außer­dem muss es messbar, also überprüfbar sein. Des Weiteren sollte es attraktiv und rea­listisch, also motivierend und erreichbar sein. Um sicherzustellen, dass das Ziel auch irgendwann erreicht wird, muss außerdem ein Zeitpunkt terminiert werden, zu dem es erreicht sein soll.²⁵ Durch diesen Ansatz steckt man Ziele in der Regel nicht zu hoch aber auch nicht zu niedrig und fördert somit die Motivation und Produktivität.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4: SMART-Methode²⁶

4 Anwendung des Selbst-, Ziel- und Zeitmanagements im Homeoffice

Im folgenden Teil dieser Arbeit geht es darum, die vorher beschriebenen Methoden sinnvoll zu kombinieren und praktische Maßnahmen aus ihnen abzuleiten, um somit die beiden herausgestellten Hauptprobleme im Homeoffice, mangelnde Produktivität und fehlende Trennung von Privat- und Berufsleben, zu lösen.

4.1 Kalenderplanung

In Kapitel 2 dieser Arbeit wurde bereits erläutert, dass Zeit nicht als Ziel, sondern als Ressource behandelt werden sollte. Die sinnvolle Zeiteinteilung und somit Zeitplanung steht auch bei der Kalenderplanung an oberster Stelle.

Im Homeoffice sollte der gesamte Arbeitstag, von der ersten bis zur letzten Minute klar definiert sein. Dazu kann es hilfreich sein die Arbeitszeit von beispielsweise acht Stun­den in kleine Teilabschnitte von etwa 60 Minuten einzuteilen. Durch diese Tagespla­nung wird es möglich den Arbeitstag in verschiedene Sektoren zu gliedern und kurzfris­tige Teilziele zu definieren. Besonders erwähnenswert sind dabei auch die Phasen, die der Selbstorientierung und Zielfindung nach der SMART-Methode dienen, als auch fest terminierte Telefon- und Videokonferenzen mit Kollegen, um einen produktiven Aus­tausch zu ermöglichen. Teilt man den Arbeitstag in kleine Intervalle und Teilziele auf, so minimiert sich auch die nicht ideal genutzte Zeit und die Produktivität wird gesteigert.²⁷ Die begrenzte Arbeitszeit wird so bestmöglich genutzt und unnötige Aufgaben können schon bei der Tagesplanung nach dem Eisenhower-Prinzip ausgefiltert werden.

Bei dieser Form der Planung ist es ebenfalls immens wichtig, auch die Pausen- und Feierabendzeiten klar zu definieren. Dadurch verhindert man eine Überarbeitung und sorgt für eine klare Trennung zwischen Berufs- und Privatleben.

Projiziert man dieses Vorgehen nun auf einen größeren Zeitraum, wird es zur Wochen-, Monats- oder Jahresplanung. Diese funktionieren nach demselben Prinzip. Der zu pla­nende Zeitraum wird in kleinere Abschnitte aufgegliedert und mittel- bzw. langfristige Ziele und Teilziele werden gesetzt.

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¹ Heil, 26.04.2020, Internetquelle, zitiert nach Bild am Sonntag, o. D.

² Vgl. ifo Institut, 2020, Internetquelle

³ APA-OTS, 2020, Internetquelle

⁴ Deloitte Schweiz, 2020, Internetquelle

⁵ Vgl. Dopfer, 2019, S. 4

⁶ Vgl. Gerdenitsch/Korunka, 2019, S. 70

⁷ Vgl. Arnold/Knödler, 2018, S. 52

⁸ Lindner, 2020, S. 2

⁹ Vgl. DAK, 2020, Internetquelle

¹⁰ Vgl. IMAS, 2015, S. 5

¹¹ Umbs, 2020, Internetquelle

¹² Baus, 2015, S. 3

¹³ Vgl. Lorenz/Rohrschneider, 2014, S. 55

¹⁴ Vgl. Baus, 2015, S. 19

¹⁵ Becker/Ebert/Pastoors, 2018, S. 118

¹⁶ Vgl. Becker/Ebert/Pastoors, 2018, S. 118

¹⁷ Vgl. Kiwus, 2016, S. 107

¹⁸ Fieger J./Fieger K.T., 2018, S. 223

¹⁹ Kiwus, 2016, S. 106

²⁰ Vgl. Fieger J./Fieger K.T., 2018, S. 223f

²¹ Eigene Darstellung

²² Fieger J./Fieger K.T., 2018, S. 221

²³ Steinhaus, 2015, Internetquelle

²⁴ Vgl. Fieger J./Fieger K.T., 2018, S. 221f

²⁵ Vgl. Baus, 2015, S. 37

²⁶ Vgl. Baus, 2015, S. 37

²⁷ Vgl. Hermanni, 2016, S. 331f