Im Informationszeitalter kommt mit dem Wachstum vorhandener und erfasster Information der Wunsch auf, relevantes Wissen zugreifbar werden zu lassen.
Man stellt fest, dass diejenigen Informationen, die elektronisch gespeichert sind beim gezielten Zugriff, analog zu der Papierwelt, nicht auf Anhieb gefunden werden. Je mehr Information elektronisch abgelegt wird, umso größer ist die Gefahr, den Überblick in der Informationsflut zu verlieren. Die Werbefachleute sprechen bei dem Anbieten von Wissensmanagementlösungen gerne vom „Finden statt Suchen“.
Diese Arbeit möchte den Leser mit den notwendigen Begrifflichkeiten des Wissensmanagements vertraut machen und gibt einen Überblick der grundlegenden Methoden der Wissensordnung. Am Beispiel der Einführung eines Wissensmanagementsystems, im Sinne eines Dokumentenmanagements, im SAP Umfeld der Software AG, werden die spezifischen Anforderungen erarbeitet, sowie die Umsetzung einer Lösung vorgestellt. Der Unterschied zwischen Theorie und Praxis wird in der Bewertung der umgesetzten Lösung dokumentiert.
Die XML Technologie stellt geeignete Methoden und Werkzeuge für ein effizientes Wissensmanagement bereit.
Wichtig ist die klare Definition der Wissensziele bei der Wahl der richtigen Wissensmanagementlösung. Eine reine Konzentration auf die Technik führt zu keiner geeigneten Lösung.
Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Durchführung eines Wissensmanagementprojekts. Organisatorische Maßnahmen sind zwingend notwendig, um diese Akzeptanz zu erreichen.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Begriffliche Grundlagen
2.1. Wissen, Information und Daten
2.2. Effizienz und Effektivität
2.3. Wissensmanagement
2.3.1. Motivation
2.3.2. Ziel
2.3.3. Phasenmodell
3. Datenspeichersysteme
3.1. Dateisystem
3.2. Datenbanksystem
3.2.1. Hierarchisches Datenbankmodell
3.2.2. Netzwerkmodell
3.2.3. Relationales Datenmodell
3.2.4. Transaktionsorientierte Datenbanken
3.2.5. Objektorientierte Datenbanken
3.2.6. Semistrukturierte Datenbanken
3.2.7. Native XML-Datenbanken
4. Allgemeine Suchmethoden
4.1. Grundlagen erfolgreichen Suchens
4.2. Klassifikation von Dokumenten
4.3. Indexierung von Dokumenten
4.4. Thesaurus
4.5. Verknüpfte Suchterme
4.6. Suchaufhänger und Suchhilfen
4.7. Suchlösungen
4.7.1. Volltextsuche
4.7.2. Information Retrieval
5. Anforderungen und Bewertungskriterien
5.1. Ausgangslage
5.1.1. Organisation der Abteilung
5.1.2. Dokumentenablage
5.2. Anfallende Daten
5.2.1. Dokumentformate
5.2.2. Dokumentarten
5.2.3. Dokumenterfassung
5.2.4. Migration
5.3. Architektur
5.3.1. Plattform
5.3.2. Skalierbarkeit
5.4. Zugriff
5.4.1. Suchhilfen
5.4.2. Suchbewertung
5.5. System-Verwaltung
5.5.1. Berechtigungen
5.5.2. Systemadministration
5.5.3. Versionierung
5.5.4. Konfiguration
5.6. Organisation
6. Umsetzungskonzept
6.1. Dokumente erfassen
6.2. Dokumente strukturieren
6.2.1. Bildung von Kategorien
6.2.2. Dokumente indexieren
6.2.3. Metastruktur
6.3. Dokumente ablegen
6.3.1. Einsatz eines Datenbanksystems
6.3.2. Entwicklung des Datenbankschemas
6.3.3. Migration vorhandener Dokumente
6.4. Zugriff auf Dokumente
6.5. Verwaltung
6.5.1. Berechtigungskonzept
6.5.2. Systemadministration
6.5.3. Versionierung
7. Bewertung
7.1. Erfassungslösung
7.2. Dokumentenablage
7.3. Dokumentenzugriff
7.4. Organisatorische Probleme
8. Fazit
Zielsetzung und thematische Schwerpunkte
Ziel dieser Arbeit ist die Entwicklung eines Konzepts zur Einführung eines Wissensmanagementsystems, das elektronische Dokumente in einer SAP-Umgebung effizient verwaltbar und auffindbar macht. Die Forschungsfrage konzentriert sich darauf, wie durch die Ablösung einer historisch gewachsenen Dateistruktur durch eine strukturierte, XML-basierte Datenbanklösung das "Finden statt Suchen" für die Mitarbeiter der Software AG realisiert werden kann.
- Grundlagen des Wissensmanagements und Wissensstrukturierung
- Vergleich und Bewertung verschiedener Datenspeichersysteme
- Analyse der Anforderungen und Definition von Bewertungskriterien für Dokumentationssysteme
- Praktische Implementierung eines XML-basierten Datenbankschemas (Tamino XML Plattform)
- Herausforderungen der Akzeptanz und organisatorische Erfolgsfaktoren im Wissensmanagement
Auszug aus dem Buch
Datenspeichersysteme
Zu einem Wissensmanagementsystem gehört eine Ablage der Daten. Denn das Wissen muss physikalisch gespeichert werden, um später mit Methoden darauf zugreifen zu können. Auf technischer Ebene erstreckt sich die Bandbreite von Dateiablagen bis hin zu Datenbanksystemen. In diesem Kapitel wird ein Überblick über derzeit mögliche Speichertechnologien gegeben.
Daten und somit auch Dokumente können recht einfach in einem Dateisystem abgelegt werden. Die Dateien können mit Verzeichnissen hierarchisch strukturiert und somit organisiert werden.
In einer Dateiablage können einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen getrennt Lese- und Schreibrechte zugeteilt werden. Das Recht kann an eine Datei vergeben werden. Aus praktischen Gründen erfolgt eine Rechtevergabe in der Regel auf Verzeichnisebene. Eine Mehrbenutzerfähigkeit wird durch Methoden ermöglicht, die ein paralleles Schreiben einer Datei von mehreren Benutzern verhindert. Jede Datei erhält von dem Dateisystem Beschreibungsinformationen, die zur Verwaltung des Datenbestandes notwendig sind. Solche Beschreibungsdaten sind Attribute, wie zum Beispiel Eigentümer, Autorisierungsinformation, Dateigröße, Dateityp und Zeitinformationen, wie Erstellungsdatum und letzter Zugriff.
Eine effiziente Dateistruktur zeichnet sich dadurch aus, dass sie den gesamten Anforderungsbereich umfasst, dabei aber noch einfach und überschaubar ist. Die Schwierigkeit eine solche Dateistruktur zu finden, besteht darin, geeignete Verzeichnisse vorzugeben nach denen alle Dokumente eingeordnet werden können. Ein Problem dabei ist, dass Dokumente durchaus in mehrere Kategorien gleichzeitig passen. Der Ablageort auf einem Dateisystem ist immer eindeutig. Bei der Definition einer solchen Struktur muss zunächst eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob die Ordnerstruktur offen gestaltet wird oder ein abgeschlossenes System bildet, das nicht mehr änderbar ist. Beide Möglichkeiten erfordern Kompromisse.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einleitung: Beschreibt die Relevanz des Wissensmanagements in der heutigen Informationsgesellschaft und stellt die Motivation sowie die Ziele der Arbeit bei der Software AG dar.
2. Begriffliche Grundlagen: Führt in die Definitionen von Wissen, Information und Daten ein und erläutert die verschiedenen Phasen eines Wissensmanagement-Prozesses.
3. Datenspeichersysteme: Bietet einen Überblick über Speichertechnologien von einfachen Dateisystemen bis hin zu komplexen Datenbankmodellen, mit Fokus auf native XML-Datenbanken.
4. Allgemeine Suchmethoden: Erläutert Konzepte wie Klassifikation, Indexierung und Information Retrieval, die für das erfolgreiche Wiederfinden von Informationen entscheidend sind.
5. Anforderungen und Bewertungskriterien: Analysiert die Ausgangslage in der Abteilung der Software AG und leitet daraus konkrete Anforderungen an das neue System ab.
6. Umsetzungskonzept: Beschreibt das entwickelte Dokumentationssystem, die Implementierung der Metastruktur und die technische Realisierung mittels Tamino XML Plattform.
7. Bewertung: Kritische Analyse des umgesetzten Konzepts anhand der zuvor aufgestellten Kriterien sowie Diskussion organisatorischer Herausforderungen.
8. Fazit: Fasst die Ergebnisse zusammen und hebt hervor, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter der entscheidende Erfolgsfaktor für jedes Wissensmanagement-Projekt ist.
Schlüsselwörter
Wissensmanagement, Dokumentenmanagement, SAP Umfeld, Software AG, XML Datenbank, Tamino, Datenspeichersystem, Suchmethoden, Information Retrieval, Metadaten, Wissensstrukturierung, Wissensidentifikation, Systemarchitektur, Prozessoptimierung, Akzeptanzfaktoren.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit behandelt die Entwicklung eines Konzepts zur Einführung eines Wissensmanagementsystems, das die Verwaltung und das Wiederfinden elektronischer Dokumente innerhalb einer Abteilung der Software AG optimieren soll.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen Wissensmanagement-Grundlagen, verschiedene Datenspeichersysteme, Suchmethodiken, die Analyse von Anforderungen in einer SAP-Umgebung sowie die technische und organisatorische Umsetzung eines Dokumentationssystems.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, eine praktikable, effiziente Möglichkeit zur Ablage und zum Auffinden von Wissen und Dokumenten zu finden, die die bestehende, unübersichtliche Dateistruktur ersetzt.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine methodische Analyse der IST-Situation durchgeführt, basierend auf der ein Anforderungskatalog erstellt und ein Soll-Konzept für ein XML-basiertes System entworfen wird, welches anschließend evaluiert wird.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil befasst sich mit den begrifflichen Grundlagen, dem Vergleich von Datenspeichersystemen, der detaillierten Anforderungsanalyse, der Beschreibung des Umsetzungskonzepts sowie der kritischen Bewertung des Systems.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wissensmanagement, XML-Datenbanken, Dokumentenmanagement, SAP, Information Retrieval, Wissensstrukturierung und Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Welche Rolle spielt XML bei der Lösung?
Die Software AG ist Hersteller der nativen XML-Datenbank "Tamino", weshalb XML als Kerntechnologie für die Modellierung und Speicherung der Dokumentmetadaten gewählt wurde, um ein effizientes und zukunftsfähiges System zu schaffen.
Warum ist die Akzeptanz der Mitarbeiter so wichtig?
Wie die Arbeit verdeutlicht, ist ein Wissensmanagementsystem weitgehend wertlos ohne die aktive Zuarbeit der Mitarbeiter. Da die Eingabe von Metadaten einen zusätzlichen Aufwand darstellt, ist die organisatorische Förderung der Nutzerakzeptanz entscheidend.
- Arbeit zitieren
- Dr. Jörg Lonthoff (Autor:in), 2002, Entwicklung eines Konzepts für die Einführung eines Wissensmanagementsystems im SAP-Umfeld am Beispiel der Software AG, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/9484
