Das rasante Wachstum von Unternehmen, insbesondere in der so genannten „New Economy“, hat große Veränderungen in der Unternehmensstruktur dieser Firmen zur Folge. Offensichtliche Probleme, wie die Beschaffung qualifizierter Mitarbeiter in der IT-Branche, bilden aktuellen Diskussionsstoff, auch in der Politik. Die Integration dieser Mitarbeiter in den täglichen Arbeitsablauf stellt für stark expandierende Unternehmen eine große Herausforderung in ihrer Organisation dar.
Vor dieser Aufgabe stand auch die CEYONIQ AG, einer der führenden Hersteller von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), als im Juli des Jahres 2000 38 neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnahmen. Eines der wesentlichen Probleme war die Ausstattung der Arbeitsplätze.
Bei Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters war das Vorhandensein des benötigten Rechners, inklusive der Software und der jeweiligen Berechtigungen, bisweilen sogar der physische Arbeitsplatz ungewiss. Zwar wurde das zuletzt angesprochene Problem durch einen Neubau der Firmenzentrale im Frühjahr 2001 behoben, dennoch traten weitere Schwierigkeiten wie die Einbindung der neuen Mitarbeiter in ein für sie geschaffenes Patenprogramm1 auf. Diese geschilderten Probleme führen zu einer verlängerten Einarbeitungsphase und einer geringeren Produktivität der neuen Mitarbeiter. Darüber hinaus ergeben sich Schwierigkeiten für die bereits eingestellten Mitarbeiter, da sie oft selbst erst seit wenigen Monaten im Unternehmen beschäftigt sind und noch nicht mit den Abläufen, nach denen neue Arbeitsplätze auszustatten sind, vertraut sind.
Um diese Missstände zu beseitigen und weitere Gewinneinbußen zu vermeiden, wurde diese Diplomarbeit in Auftrag gegeben.
Ziel dieser Arbeit ist es, einen Prozess zu implementieren, der sicherstellt, dass die Arbeitsplatzvorbereitung so effizient wie möglich erfolgt. Dieser zu modellierende Geschäftsprozess wird als Office Set-up2 Prozess bezeichnet und durch Einführung eines Workflow-Systems unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
I. EINLEITUNG
1 Motivation und Zielsetzung der Arbeit
2 Aufbau der Arbeit
II. GRUNDLAGEN FÜR DIE GESTALTUNG EINES GESCHÄFTSPROZESSES BEI DER CEYONIQ AG
1 Begriffliche Grundlagen
1.1 Geschäftsprozess
1.1.1 Definition
1.1.2 Klassifizierung der Geschäftsprozesse
1.2 Geschäftsprozessmodellierung
1.2.1 Definition
1.2.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung
1.2.3 ARIS als Grundlage zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen
1.3 Workflow-System
1.3.1 Definition
1.3.2 Positionierung von Workflow-Systemen
2 Die CEYONIQ AG
2.1 Betriebliches Umfeld
2.2 Fachliches Umfeld
2.3 Die Prozesse der CEYONIQ AG
III. REALISIERUNG DES OFFICE SET-UP PROZESSES
1 Identifikation des einzuführenden Prozesses: Die Arbeitsplatzvorbereitung
2 Festlegung des Managementkonzeptes für den Prozess der Arbeitsplatzvorbereitung
3 Ermittlung der Ist-Situation
3.1 Erhebungsmethode
3.2 Darstellung der Ist-Situation
3.3 Schwachstellenanalyse der Ist-Situation
4 Erstellung des Soll-Konzepts
4.1 Anforderungsprofil
4.2 Festlegung des Namens: „Office Set-up“ Prozess
4.3 Einordnung des Office Set-up Prozesses in das Geschäftsprozessmodell der CEYONIQ AG
5 Modellierung des Office Set-up Prozesses
5.1 Vorgehensweisen bei der GP-Modellierung
5.2 Analyse des Geschäftsprozessmodells
5.3 Geschäftsprozessmodellierung mit dem ARIS-Toolset
5.3.1 Die EPK des Office Set-up Prozesses
5.3.2 Das VKD des Office Set-up Prozesses
6 Das Workflow-System des Office Set-up Prozesses
6.1 Die Verwendung von Outlook für den Office Set-up Prozess
6.2 Barrieren bei der Umsetzung
6.3 Erstellen benutzerdefinierter Formulare
7 Einführung des Workflow-Systems
IV. SCHLUSSBETRACHTUNG UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen
Ziel der Arbeit ist die Implementierung eines effizienten Geschäftsprozesses zur Arbeitsplatzvorbereitung, dem sogenannten "Office Set-up Prozess", bei der CEYONIQ AG unter Verwendung eines Workflow-Systems, um die Produktivität neuer Mitarbeiter zu steigern.
- Analyse und Optimierung der bestehenden Arbeitsplatzvorbereitung
- Einsatz von Geschäftsprozessmodellierung (ARIS-Toolset)
- Konzeption und Implementierung eines IT-unterstützten Workflow-Systems
- Integration bestehender IT-Plattformen (Microsoft Outlook) in den Prozess
Auszug aus dem Buch
1.3.1 Definition
Ein Workflow-System kann definiert werden als eine prozessorientierte IT zur Unterstützung von betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Abläufen – so genannten Workflows. Der Begriff Workflow wird mit Vorgangsbearbeitung übersetzt. Nach Schulz und Schäffer wäre jedoch die Übersetzung „Vorgangssteuerung“ genauer, da es sich um das computerunterstützte Koordinieren, Steuern, Überwachen und Verfolgen des Arbeitsflusses aller einzelnen definierten Arbeitsschritte beim Bearbeiten eines Geschäftsvorganges handelt. Ein Workflow ist demnach derjenige Teil eines Geschäftsprozesses, der tatsächlich IT-unterstützt ausgeführt wird. Der Terminus Workflow wird von der Workflow Management Coalition „[...] als teilweise oder vollständige Automatisierung eines Geschäftsprozesses definiert, während die Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Teilnehmer zum anderen gereicht werden, um deren Bearbeitung nach einer Menge von prozeduralen Regeln zu erreichen.“
Das Workflow-System führt den definierten Workflow mit allen notwendigen Daten von einem Bearbeiter zum anderen durch die Organisation.
Daraus ergeben sich folgende Aufgaben und Ziele für den Einsatz eines Workflow-Systems zur Unterstützung eines Geschäftsprozesses:
Steuerung der Arbeitsschritte eines Geschäftsvorganges: Die Bearbeiter haben keine Möglichkeit, die Arbeitsvorgangsfolge zu verändern.
Standardisierung und Formalisierung von organisatorischen Abläufen
Zusammenfassung der Kapitel
I. EINLEITUNG: Darstellung der Problemstellung bezüglich der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei der CEYONIQ AG und Definition der Zielsetzung der Arbeit.
II. GRUNDLAGEN FÜR DIE GESTALTUNG EINES GESCHÄFTSPROZESSES BEI DER CEYONIQ AG: Theoretische Herleitung von Begriffen wie Geschäftsprozess, Modellierung und Workflow-System sowie Vorstellung des Unternehmensumfelds.
III. REALISIERUNG DES OFFICE SET-UP PROZESSES: Detaillierte praktische Umsetzung des Office Set-up Prozesses von der Identifikation über die Modellierung bis zur technischen Einführung.
IV. SCHLUSSBETRACHTUNG UND AUSBLICK: Bewertung der erzielten Ergebnisse und Empfehlungen für eine zukünftige, unternehmensweite Prozessoptimierung.
Schlüsselwörter
Geschäftsprozess, Office Set-up Prozess, Workflow-System, CEYONIQ AG, ARIS-Toolset, Geschäftsprozessmodellierung, Prozessoptimierung, Arbeitsplatzvorbereitung, Microsoft Outlook, IT-Unterstützung, Prozessmanagement, Wissensmanagement, Effizienzsteigerung, Koordination, Kommunikation
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Optimierung und Standardisierung der Arbeitsplatzvorbereitung für neue Mitarbeiter bei der CEYONIQ AG durch die Einführung eines IT-gestützten Workflow-Systems.
Was sind die zentralen Themenfelder der Arbeit?
Die Arbeit verknüpft betriebswirtschaftliche Aspekte der Geschäftsprozessgestaltung mit technischen Lösungen aus dem Bereich Groupware und Workflow-Management.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Hauptziel ist die Implementierung eines effizienten Prozesses, der sicherstellt, dass neue Mitarbeiter bereits zu Arbeitsbeginn optimal mit Arbeitsmitteln und Informationen ausgestattet sind.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wird ein zweistufiges Modellierungsverfahren angewandt: Zuerst erfolgt die Analyse und Modellierung des Geschäftsprozesses (ARIS-Methodik), gefolgt von der technischen Umsetzung via Outlook-basierter Workflows.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung der Prozessmodellierung und einen praktischen Teil, in dem der "Office Set-up Prozess" identifiziert, modelliert und mittels Outlook-Formularen technisch realisiert wird.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Geschäftsprozess, Workflow-System, Office Set-up, ARIS-Toolset, Prozessoptimierung und Microsoft Outlook.
Warum wurde Microsoft Outlook für die Umsetzung gewählt?
Outlook war bereits in der IT-Infrastruktur der CEYONIQ AG vorhanden, was eine kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösung ermöglichte, ohne neue Software anschaffen zu müssen.
Welche Rolle spielt die "Lesen-Seite" in den Formularen?
Die "Lesen-Seite" dient der anwenderfreundlichen Darstellung bereits verarbeiteter Informationen und ermöglicht durch integrierte Schaltflächen eine automatisierte Steuerung des weiteren Prozessverlaufs.
- Citar trabajo
- Edwin Verkaik (Autor), 2001, Modellierung des Geschäftsprozesses Office Set-up und Unterstützung durch die Einführung eines Workflow-Systems, Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/9508
