Das rasante Wachstum von Unternehmen, insbesondere in der so genannten „New Economy“, hat große Veränderungen in der Unternehmensstruktur dieser Firmen zur Folge. Offensichtliche Probleme, wie die Beschaffung qualifizierter Mitarbeiter in der IT-Branche, bilden aktuellen Diskussionsstoff, auch in der Politik. Die Integration dieser Mitarbeiter in den täglichen Arbeitsablauf stellt für stark expandierende Unternehmen eine große Herausforderung in ihrer Organisation dar.
Vor dieser Aufgabe stand auch die CEYONIQ AG, einer der führenden Hersteller von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), als im Juli des Jahres 2000 38 neue Mitarbeiter ihre Tätigkeit aufnahmen. Eines der wesentlichen Probleme war die Ausstattung der Arbeitsplätze.
Bei Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters war das Vorhandensein des benötigten Rechners, inklusive der Software und der jeweiligen Berechtigungen, bisweilen sogar der physische Arbeitsplatz ungewiss. Zwar wurde das zuletzt angesprochene Problem durch einen Neubau der Firmenzentrale im Frühjahr 2001 behoben, dennoch traten weitere Schwierigkeiten wie die Einbindung der neuen Mitarbeiter in ein für sie geschaffenes Patenprogramm1 auf. Diese geschilderten Probleme führen zu einer verlängerten Einarbeitungsphase und einer geringeren Produktivität der neuen Mitarbeiter. Darüber hinaus ergeben sich Schwierigkeiten für die bereits eingestellten Mitarbeiter, da sie oft selbst erst seit wenigen Monaten im Unternehmen beschäftigt sind und noch nicht mit den Abläufen, nach denen neue Arbeitsplätze auszustatten sind, vertraut sind.
Um diese Missstände zu beseitigen und weitere Gewinneinbußen zu vermeiden, wurde diese Diplomarbeit in Auftrag gegeben.
Ziel dieser Arbeit ist es, einen Prozess zu implementieren, der sicherstellt, dass die Arbeitsplatzvorbereitung so effizient wie möglich erfolgt. Dieser zu modellierende Geschäftsprozess wird als Office Set-up2 Prozess bezeichnet und durch Einführung eines Workflow-Systems unterstützt.
Inhaltsverzeichnis
- I. Einleitung
- 1 Motivation und Zielsetzung der Arbeit
- 2 Aufbau der Arbeit
- II. Grundlagen für die Gestaltung eines Geschäftsprozesses bei der CEYONIQ AG
- 1 Begriffliche Grundlagen
- 1.1 Geschäftsprozess
- 1.1.1 Definition
- 1.1.2 Klassifizierung der Geschäftsprozesse
- 1.2 Geschäftsprozessmodellierung
- 1.2.1 Definition
- 1.2.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Modellierung
- 1.2.3 ARIS als Grundlage zur Erstellung von Geschäftsprozessmodellen
- 1.3 Workflow-System
- 1.3.1 Definition
- 1.3.2 Positionierung von Workflow-Systemen
- 2 Die CEYONIQ AG
- 2.1 Betriebliches Umfeld
- 2.2 Fachliches Umfeld
- 2.3 Die Prozesse der CEYONIQ AG
- III. Realisierung des Office Set-up Prozesses
- 1 Identifikation des einzuführenden Prozesses: Die Arbeitsplatzvorbereitung
- 2 Festlegung des Managementkonzeptes für den Prozess der Arbeitsplatzvorbereitung
- 3 Ermittlung der Ist-Situation
- 3.1 Erhebungsmethode
- 3.2 Darstellung der Ist-Situation
- 3.3 Schwachstellenanalyse der Ist-Situation
- 4 Erstellung des Soll-Konzepts
- 4.1 Anforderungsprofil
- 4.2 Festlegung des Namens: „Office Set-up“ Prozess
- 4.3 Einordnung des Office Set-up Prozesses in das Geschäftsprozessmodell der CEYONIQ AG
- 5 Modellierung des Office Set-up Prozesses
- 5.1 Vorgehensweisen bei der GP-Modellierung
- 5.2 Analyse des Geschäftsprozessmodells
- 5.3 Geschäftsprozessmodellierung mit dem ARIS-Toolset
- 5.3.1 Die EPK des Office Set-up Prozesses
- 5.3.2 Das VKD des Office Set-up Prozesses
- 6 Das Workflow-System des Office Set-up Prozesses
- 6.1 Die Verwendung von Outlook für den Office Set-up Prozess
- 6.2 Barrieren bei der Umsetzung
- 6.3 Erstellen benutzerdefinierter Formulare
- 7 Einführung des Workflow-Systems
- IV. Schlussbetrachtung und Ausblick
- Optimierung des Prozesses der Arbeitsplatzvorbereitung
- Einführung eines Workflow-Systems zur Prozessunterstützung
- Modellierung des Geschäftsprozesses "Office Set-up" mit dem ARIS-Toolset
- Analyse der Einsatzmöglichkeiten von Outlook als Workflow-System
- Identifizierung und Überwindung von Barrieren bei der Umsetzung des Workflow-Systems
- Kapitel I: Einleitung: Dieses Kapitel stellt die Motivation und die Zielsetzung der Arbeit vor und erläutert den Aufbau der Arbeit.
- Kapitel II: Grundlagen für die Gestaltung eines Geschäftsprozesses bei der CEYONIQ AG: In diesem Kapitel werden die begrifflichen Grundlagen von Geschäftsprozessen und Geschäftsprozessmodellierung sowie die Bedeutung von Workflow-Systemen für Unternehmen erläutert. Außerdem wird die CEYONIQ AG vorgestellt, ihr betriebliches und fachliches Umfeld sowie ihre bestehenden Prozesse werden beschrieben.
- Kapitel III: Realisierung des Office Set-up Prozesses: Dieses Kapitel behandelt die Identifikation des einzuführenden Prozesses, die Festlegung des Managementkonzeptes, die Ermittlung der Ist-Situation sowie die Erstellung des Soll-Konzepts. Es beinhaltet außerdem die Modellierung des "Office Set-up" Prozesses mit dem ARIS-Toolset und die Gestaltung des Workflow-Systems.
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Modellierung des Geschäftsprozesses "Office Set-up" und der Unterstützung durch die Einführung eines Workflow-Systems bei der CEYONIQ AG. Die Arbeit zielt darauf ab, den Prozess der Arbeitsplatzvorbereitung zu optimieren und durch die Implementierung eines geeigneten Workflow-Systems effizienter zu gestalten.
Zusammenfassung der Kapitel
Schlüsselwörter
Die Diplomarbeit behandelt wichtige Themen wie Geschäftsprozessmodellierung, Workflow-Systeme, ARIS-Toolset, Outlook, Arbeitsplatzvorbereitung, "Office Set-up" Prozess, CEYONIQ AG und die Optimierung von Geschäftsprozessen.
- Citation du texte
- Edwin Verkaik (Auteur), 2001, Modellierung des Geschäftsprozesses Office Set-up und Unterstützung durch die Einführung eines Workflow-Systems, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/9508
