ALPEN-Methode Selbsttest: Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Gegenstand dieses Textes?
Dieser Text dokumentiert einen Selbsttest der ALPEN-Methode des Zeitmanagements über sechs Tage. Er beinhaltet eine Beschreibung der Methode, die detaillierte Aufzeichnung des Tagesablaufs für jeden Tag, eine Selbstreflexion und ein abschließendes Fazit.
Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagementtechnik, die auf fünf Schritten basiert: Aufgaben und Termine sammeln, Länge der Tätigkeiten schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen) und Nachkontrolle. Der Text beschreibt jeden Schritt im Detail.
Wie wurde der Selbsttest durchgeführt?
Der Autor hat seine täglichen Aufgaben sechs Tage lang nach der ALPEN-Methode geplant und dokumentiert. Er hat die Aufgaben nach der ABC-Analyse priorisiert (A: dringend und wichtig, B: wichtig aber nicht dringend, C: weniger wichtig) und die benötigte Zeit für jede Aufgabe geschätzt. Er hat bewusst Pufferzeiten eingeplant, um unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen.
Welche Ergebnisse erzielte der Selbsttest?
Der Selbsttest zeigte, dass die ALPEN-Methode an Werktagen effektiv zur Zeitplanung beitrug und dazu führte, dass alle wichtigen Aufgaben erledigt wurden. Am Wochenende erwies sich die Methode als weniger geeignet, da der Autor mehr Spontanität bevorzugt. Der Autor lernte, seine Zeiteinschätzung zu verbessern und die Wichtigkeit von Pufferzeiten zu erkennen.
Welche Herausforderungen gab es während des Selbsttests?
Eine anfängliche Herausforderung bestand in der genauen Zeiteinschätzung der Aufgaben. Die Einhaltung der 60%-Regel (nur 60% der verfügbaren Zeit zu verplanen) erwies sich als schwierig, insbesondere an Werktagen mit achtstündiger Arbeit. Die Prioritätensetzung mittels ABC-Analyse half, diese Herausforderungen zu bewältigen.
Welche Schlussfolgerungen zieht der Autor aus dem Selbsttest?
Der Autor kam zu dem Schluss, dass die ALPEN-Methode für seine Werktage gut geeignet ist, um die Zeit effektiv zu managen und Stress zu reduzieren. Für Wochenenden empfindet er sie als zu restriktiv. Der Selbsttest verbesserte seine Zeiteinschätzung und sein Bewusstsein für Zeitdiebe.
Welche weiteren Methoden werden im Text erwähnt?
Neben der ALPEN-Methode werden die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip (als Hilfsmittel zur Prioritätensetzung) erwähnt.
Für wen ist dieser Text relevant?
Dieser Text ist relevant für alle, die sich für Zeitmanagement interessieren und die ALPEN-Methode kennenlernen oder anwenden möchten. Die detaillierte Darstellung des Selbsttests bietet praktische Einblicke und zeigt die Anwendung der Methode in der Realität.
Wo findet man weitere Informationen zur ALPEN-Methode?
Der Text nennt Rusch (2019) und Meier und Engelmeyer (2009) als Literaturquellen zur ALPEN-Methode. Weitere Informationen können in der angegebenen Literatur recherchiert werden.
Inhaltsverzeichnis
1. Beschreibung der ALPEN Methode
2. Test und Selbstreflexion
2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs
2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs
2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs
2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs
2.5 Tag 5: Beschreibung des Tagesablaufs
2.6 Tag 6: Beschreibung des Tagesablaufs
3 Literaturverzeichnis
1. Beschreibung der ALPEN Methode
Das Thema Zeitmanagement umfasst diverse Methoden wie die ABC-Analyse, das Pareto-Prinzip, und die ALPEN-Methode (Rusch 2019, S. 113 ff.). Diese Methoden sollen dabei helfen, den Umgang mit der Zeit bewusst zu planen, Aufgaben in Hierarchien einzuordnen und Aufgaben zu delegieren (ebd., S. 113).
Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um ein Akronym, die Anfangsbuchstaben stehen für fünf einzelne Abschnitte.
A steht für Aufgaben und Termine zusammenstellen, dieses sollte schriftlich in einem Tagesplan geschehen, da man so einen Überblick behält und das Gedächtnis entlastet. Der schriftlich verfasste Tagesplan hat zudem einen motivierenden Effekt, da die Ziele greifbar wirken (ebd., S. 118). Auf diesen Tagesplan gehören alle zu erledigenden Aufgaben mit ihrer Priorität, Termine, und zu erledigende Telefonate und Schriftverkehr (Meier und Engelmeyer 2009, S.90).
Das L steht dafür, die Länge der Tätigkeiten zu schätzen. Dieser Punkt wird wichtig, sobald die Aufgaben und Termine in den Tagesplan eingetragen werden sollen. Die Schätzung muss realistisch und großzügig vorgenommen werden (ebd., S.90).
P steht für Pufferzeiten einplanen, Pufferzeiten dienen dazu, auf unvorhersehbares vorbereitet zu sein. Darum sollten nur circa 60 % der gesamten Zeit verplant werden. Bei einem normalen Tag mit acht Stunden Schlaf, hat man 16 Stunden Wachzeit zur Verfügung, davon dürfen 9,6 Stunden verplant werden (ebd., S.90).
E steht für Entscheidungen treffen. Hier ist es wichtig, in die verplanten 60 % des Tages die wichtigsten Aufgaben unterzubekommen (ebd. 2009, S.90). Um die wichtigsten Aufgaben herauszufiltern kann man zum Beispiel auf das Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Analyse zurückgreifen (ebd., S.78 ff.).
N steht für Nachkontrolle, bei diesem Punkt sollte man den Tag resümieren und gucken, ob alle Aufgaben geschafft wurden oder man gegebenenfalls einige Aufgaben einfach von Tag zu Tag verschiebt (ebd., S.91).
In der nächsten Woche werde ich meine Tage nach der ALPEN-Methode in Verbindung mit der ABC-Analyse planen. Die ABC-Analyse wird mir dabei helfen, die anfallenden Aufgaben mit Prioritäten zu versehen.
2. Test und Selbstreflexion
2.1 Tag 1: Beschreibung des Tagesablaufs
Heute ist Montag der 24.02.2020 und ich beginne den Tag mit meiner Tagesplanung nach der ALPEN Methode. Ich werde versuchen, die anfallenden Aufgaben so zu planen, dass sie nur 60 % des Tages einnehmen. Damit das funktioniert, werde ich die anfallenden Aufgaben nach der ABC-Analyse priorisieren.
A- Aufgaben sind dringend und wichtig
B- Aufgaben sind durchschnittlich wichtig, aber nicht dringend
C- Aufgaben sind weniger wichtig, meistens handelt es sich um Kleinkram (Rusch 2019, S. 116)
Es ist kurz vor 07.00 Uhr und ich sitze mit meinem Kaffee am Küchentisch, nachdem ich um 06:30 Uhr aufgestanden bin. Ich habe mir einen Tagesplan aufgezeichnet, oben habe ich Platz für eine Auflistung an Aufgaben und im unteren Bereich ist ein Zeitstrahl von 07:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Meine Aufgaben für heute lauten von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr arbeiten, einkaufen, kochen, für das Studium lernen und aufräumen.
A-Aufgaben sind heute arbeiten, da der Job meine Existenz sichert, einkaufen, da der Kühlschrank so gut wie leer ist, und lernen, um mit meiner Hausarbeit voranzukommen. Kochen ist eine B-Aufgabe, da ich, falls nicht genug Zeit ist, auch ein Brot essen kann. Weniger wichtig und somit eine C-Aufgabe ist heute das Aufräumen. Um genug Pufferzeiten einzuplanen, müssen alle Aufgaben in 9,6 Stunden passen. Um dieses abzuschätzen muss ich die Länge der Aufgaben schätzen. Bei der Arbeit bin ich acht Stunden eingespannt, einkaufen dauert etwa 30 Minuten, das Lernen schätze ich auf circa eine Stunde. Für das Kochen benötige ich etwa 30 Minuten, da ein einfacher Auflauf geplant ist und das Aufräumen schätze ich auf eine Stunde. Insgesamt würde ich für alles elf Stunden benötigen. Daher verschiebe ich das Aufräumen auf morgen und komme auf zehn Stunden.
Anhand meiner Einteilung der Aufgaben sieht der Tagesplan für heute wie folgt aus: Ich werde von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr arbeiten und auf dem Rückweg einkaufen gehen. Zuhause werde ich den Einkauf auspacken und die Zutaten für den Auflauf schneiden. In der Zeit, wo der Auflauf im Ofen ist, werde ich mit dem Lernen anfangen, mein Schwerpunkt liegt heute auf der Hausarbeit Selbst- und Zeitmanagement. Dafür suche ich geeignete Quellen für das Thema ALPEN-Methode und schreibe die Einleitung für meine Hausarbeit. Anschließend werde ich den Tag entspannt ausklingen lassen und resümieren.
Mein Fazit für den ersten Tag ist sehr positiv, da ich durch die Planung am Morgen keine Zeitprobleme über den Tag verteilt hatte. Ich habe alle A-Aufgaben erledigen können und hatte zwischendurch noch genug Pufferzeiten, um dem normalen Arbeitsalltag gerecht zu werden. Die B-Aufgabe kochen habe ich ohne Probleme unterbringen können, nur die C-Aufgabe aufräumen habe ich auf morgen geschoben.
2.2 Tag 2: Beschreibung des Tagesablaufs
Heute ist der 25.02.2020 und Tag zwei des Selbsttestes. Ich konnte heute etwas länger schlafen, da ich einen Tag Urlaub habe. Darum sitze ich jetzt um 09:00 Uhr am Küchentisch, trinke Kaffee und plane meinen Tag.
Meine Aufgaben lauten heute: In die Stadt fahren und einen Reisepass beantragen, aufräumen, für das Studium lernen, Friseur Termin um 16:00 Uhr und meine Eltern besuchen.
A-Aufgaben sind für heute in die Stadt fahren und den Reisepass beantragen, da ich nur zum Bürgeramt gehen kann, wenn ich Urlaub habe, der Besuch bei meinen Eltern ist mir auch wichtig, da ich sie schon länger nicht besucht habe und mein freier Tag eine perfekte Gelegenheit dazu ist. Der Friseurtermin um 16:00 Uhr ist ebenfalls eine A-Aufgabe, da dieser schon länger geplant und ich ihn nicht verschieben möchte. Aufräumen ist heute etwas wichtiger, da ich es gestern schon verschoben habe, darum wird es zu einer B-Aufgabe. Meine C-Aufgabe für heute ist das Lernen, da es okay wäre, wenn ich das heute einmal vernachlässige und morgen weiter lerne.
Um wieder genug Pufferzeiten einzuplanen, müssen alle Aufgaben von heute in 7,8 Stunden zu schaffen sein, wenn ich wie gewohnt um 22:00 Uhr schlafen gehe, da ich nur 13 Wachstunden habe. Für die Beantragung des Reisepasses plane ich erst einmal zwei Stunden ein, da es hier oft zu längeren Wartezeiten kommen kann. Bei meinen Eltern werde ich circa drei Stunden verbringen und beim Friseur sind es durchschnittlich zwei Stunden. Für das Aufräumen plane ich wieder circa eine Stunde ein, genau wie für das Lernen. Wenn ich alle Aufgaben erledigen möchte muss ich 9 Stunden verplanen, darum verschiebe ich das Lernen voraussichtlich erst einmal auf morgen.
Mein Tag wird heute voraussichtlich wie folgt ablaufen: Um 10:00 Uhr möchte ich beim Bürgerbüro sitzen, um meinen Reisepass zu beantragen, anschließend, circa um 12:00 Uhr, möchte ich zum Mittagessen bei meinen Eltern sein und dort etwas Zeit verbringen. Auf 16:00 Uhr werde ich beim Friseur sitzen und voraussichtlich um 18:00 Uhr wieder zuhause sein. Dort werde ich erst aufräumen und dann den Auflauf von gestern essen. Anschließend werde ich den Tag resümieren und ein Fazit für den heutigen Tag schreiben.
Für den zweiten Tag lässt sich sagen, dass ich die Zeiten etwas zu großzügig geplant habe, beim Bürgerbüro bin ich direkt drangekommen und aus zwei Stunden wurden 30 Minuten. Anschließend bin ich etwa eine halbe Stunde durch die Stadt gelaufen und war statt um 12:00 Uhr schon um kurz nach 11:00 Uhr bei meinen Eltern. Der Rest des Tages lief wie geplant und ich hatte abends sogar noch Zeit um mir das neue Skript „Interkulturelles Management“ anzugucken. Somit habe ich alle Aufgaben erledigt und kann morgen mit neuen Aufgaben in den Tag starten.
2.3 Tag 3: Beschreibung des Tagesablaufs
Mittwoch der 26.02.2020 und damit Tag drei des Experimentes. Heute wird wieder ein normaler Arbeitstag, das Planen des Tages gehört irgendwie schon zu meiner Morgenroutine. Ich sitze hier, wie jeden Morgen, am Küchentisch und trinke meinen Kaffee, während ich den Tag plane.
Meine Aufgaben für heute lauten: Arbeiten, lernen, für morgen Mittag vorkochen, um 19:00 Uhr meine Schwester besuchen, da sie heute Geburtstag hat und dort gemeinsam mit ihr und der Familie Abendessen.
Meine A-Aufgaben sind heute arbeiten und meine Schwester besuchen. Zu den B-Aufgaben gehört heute lernen und das Kochen ist eine C-Aufgabe, da ich mir zur Not morgen früh etwas für mein Mittagessen kaufen kann. Wie am Montag kann ich heute 9,6 Stunden verplanen um 40 % Pufferzeiten übrig zu haben.
Arbeiten beansprucht wieder acht Stunden, lernen etwa eine Stunde, kochen eine Stunde und der Besuch bei meiner Schwester drei Stunden. Wenn ich alle Aufgaben erledigen möchte, benötige ich 13 Stunden. Darum lege ich das Lernen auf morgen und plane das Kochen nicht mit ein. So komme ich zwar auf elf Stunden, kann aber nichts mehr streichen.
Meine Tagesplanung für heute lautet: Von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr arbeiten und auf 19:00 Uhr zu meiner Schwester fahren. Wenn ich wieder zuhause bin werde ich wie die letzten Tage auch, aufschreiben wie der Tag verlaufen ist und ob meine Planung aufgegangen ist.
Zu Tag drei lässt sich sagen, dass ich arbeiten war und das Abendessen bei meiner Schwester wahrgenommen habe. Zwischen 16:00 Uhr und 19:00 Uhr habe ich das Kochen an meinen Lebensgefährten delegiert und konnte die Zeit zum Lernen nutzen. Somit habe ich trotz Überplanung alle Aufgaben ohne Stress abhaken können.
2.4 Tag 4: Beschreibung des Tagesablaufs
Heute ist Donnerstag der 27.02.2020 und ich sitze wieder mit meinem Kaffee und dem aufgezeichneten Tagesplan am Küchentisch. Donnerstags arbeite ich nur bis 14:30 Uhr, daher habe ich heute mehr Zeit für Privates. Geplant habe ich für heute arbeiten, joggen, lernen, kochen mit meinem Lebensgefährten und gemeinsam Abendessen. Verplanen darf ich wieder 9,6 Stunden, um nicht über die 60 % zu kommen.
A-Aufgaben sind heute arbeiten und das gemeinsame Kochen und Essen mit meinem Lebensgefährten. Zu den B-Aufgaben gehört heute das Lernen und Joggen. C-Aufgaben habe ich heute nicht zu erledigen, da ich von den geplanten Dingen nichts als unwichtig ansehe. Zeitlich würde ich es wie folgt einplanen: Die Arbeit umfasst 6,5 Stunden, lernen eine Stunde, Joggen 30 Minuten und das Kochen circa eine Stunde, da wir den Abend auf dem Sofa ausklingen lassen, kann ich hier keine genaue Zeitangabe angeben. Insgesamt sind neun Stunden mit allen Aufgaben verplant und es müssen voraussichtlich keine Aufgaben verschoben werden.
Heute werde ich nach der Arbeit um 14:30 Uhr nachhause fahren, mich an den Schreibtisch setzen und lernen. Nach dem Lernen möchte ich gerne fünf Kilometer Joggen gehen und gegen 18:00 Uhr werden wir anfangen zu kochen und den Tag bei einem Film ausklingen lassen. Vor dem Schlafen gehen werde ich den Tag noch einmal durchgehen und überlegen ob ich an meinem Zeitmanagement noch etwas verbessern könnte, oder ob der Tag nach der ALPEN-Methode gut verlaufen und geplant ist.
Der heutige Tag war sehr entspannt, das Joggen habe ich auf morgen verschoben, da es plötzlich angefangen hat zu regnen. Stattdessen habe ich mich auf einen Kaffee mit einer Freundin getroffen und mit ihr den Nachmittag verbracht. Meine Tagesplanung hilft mir dabei die Zeit nicht zu vergessen und nach zum Beispiel einer Stunde lernen nicht einfach weiter zu lernen, sondern mit anderen Aufgaben fortzufahren. Vor dem Experiment kam es oft dazu, dass ich die Aufgaben für einen Tag nicht komplett vor Augen hatte und so nur die Hälfte geschafft habe, obwohl genug Zeit dagewesen wäre.
2.5 Tag 5: Beschreibung des Tagesablaufs
Tag fünf des Selbstexperimentes hat begonnen, es ist Freitag der 28.02.2020 und es steht nicht viel auf dem Terminplan.
Meine Aufgaben lauten arbeiten, lernen, Wäsche waschen und kochen.
A-Aufgaben sind lernen und arbeiten, die B-Aufgabe ist das Kochen. Wäsche waschen ist heute eine C-Aufgabe, wenn ich nicht dazu kommen sollte, kann ich es ohne Probleme auf Samstag schieben. Für die vier Aufgaben habe ich heute 10,8 Stunden, die ich verplanen kann, da ich freitags selten vor Mitternacht ins Bett gehe und somit 18 Wachstunden habe. Für die Arbeit sind acht Stunden eingeplant, für das Lernen zwei Stunden, fürs Kochen und Wäsche waschen sind jeweils 30 Minuten eingeplant. Insgesamt komme ich so auf elf Stunden.
Mein Tag wird heute wieder mit der Arbeit starten, um 16:00 Uhr werde ich nachhause fahren und mich erst einmal an den Schreibtisch setzten, um zu lernen. Wenn ich mein Lernziel, Kapitel vier durcharbeiten, geschafft habe, kann ich anfangen zu kochen, heute gibt es Lasagne. Nach dem Kochen habe ich Zeit die alte Wäsche abzuhängen, die neue anzustellen und diese später wiederum aufzuhängen.
Im Ganzen war auch der fünfte Tag recht entspannt, ich habe wieder alle Aufgaben schaffen können und hatte am Abend noch viel Zeit, um in meinem Buch weiterzulesen und mit meiner Mutter zu telefonieren. Grade für solche Kleinigkeiten sind die Pufferzeiten praktisch.
2.6 Tag 6: Beschreibung des Tagesablaufs
Samstag der 29.02.2020 und somit voraussichtlich der letzte Tag nach der ALPEN-Methode.
Wieder sitze ich am Küchentisch, um 11:00 Uhr, mit meinem aufgezeichnetem Tagesplaner und überlege, was ich heute alles zu tun habe. Da Samstag ist, habe ich heute frei und kann den Tag nach meinem Vergnügen gestalten. Geplant ist für heute eine Runde Joggen, aufräumen, abends um 18:00 Uhr Essen gehen und anschließend um 20:00 Uhr ein Kinobesuch mit Freunden.
A-Aufgaben sind heute Joggen gehen, Essen gehen und der Kinobesuch, den B-Aufgaben teile ich heute das aufräumen zu und zu den C-Aufgaben gehört das lernen, da ich heute nur lernen möchte, wenn ich zwischendurch Zeit dafür finde. Da ich um 10 Uhr aufgewacht bin, habe ich bis Mitternacht noch 14 Stunden. Davon darf ich 60 %, also 8,4 Stunden, verplanen.
Für das Joggen sind etwa 45 Minuten eingeplant, Essen gehen wird circa zwei Stunden einnehmen, genau wie der Kinobesuch. Aufräumen schätze ich auf 30 Minuten und lernen auf knapp zwei Stunden. Insgesamt sind somit 7,15 Stunden verplant.
Die Planung sieht wie folgt aus, erst einmal zu Ende frühstücken, dann für circa 45 Minuten Joggen gehen. Danach an den Schreibtisch setzen und lernen. Um 15:00 Uhr werde ich aufräumen, sodass ich mich entspannt auf das Essen gehen um 18:00 Uhr vorbereiten kann. Nach dem Essen geht es um 20:00 Uhr mit Freunden in das Kino.
Auch heute konnte ich wieder alle Aufgaben erledigen, nach dem Kino sind wir noch zu Freunden gefahren und haben den Abend gemeinsam ausklingen lassen, somit bin ich über die 8,4 Stunden gekommen, habe aber trotzdem alles schaffen können.
Als Fazit zum gesamten Experiment lässt sich sagen, dass die Planung mit der ALPEN-Methode von Montag bis Freitag für mich persönlich Sinn machen würde, da ich in keine Zeitprobleme geraten bin und auch keine Aufgaben vergessen habe. Am Wochenende ist die ALPEN-Methode jedoch nichts für mich, da ich Dinge gerne spontan unternehme. Hier würde wahrscheinlich eine einfache To-Do Liste reichen.
Ich habe gemerkt, dass der erste Tag etwas stressig war, da ich den Tagesplan morgens vor der Arbeit geschrieben habe, ohne mehr Zeit einzuplanen. Ab Mittwoch bin ich ein paar Minuten früher aufgestanden und konnte das Problem so lösen. Das Selbstexperiment hat mir gezeigt, dass es mehr Zeitdiebe in meinem Leben gibt, als ich erwartet hätte und dass ich die Dauer von Aufgaben manchmal schlechter als erwartet einschätzen kann. Die 40 % Zeitpuffer, die man jeden Tag frei lassen soll, waren für mich schwierig, da ich acht Stunden am Tag arbeite und nur knapp zehn Stunden verplanen kann. Hier war meistens nicht genug Zeit, um alle Aufgaben unterzubringen. Diese Erkenntnis hat mir gezeigt, dass ich in Zukunft versuchen werde mich mehr auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und so mein derzeitiges Leben etwas stressfreier zu gestalten.
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- Arbeit zitieren
- Andreas Wachter (Autor:in), 2000, Garland, Alex - Der Strand, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/95761
