Gestaltung einer erfolgreichen Präsentation. Zuhöreranalyse, Präsentationskonzept und PowerPoint-Präsentationen


Einsendeaufgabe, 2020

20 Seiten, Note: 1,0

Anonym


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Alternative B

1. Zuhöreranalyse

2. Präsentationskonzept

3. PowerPoint Präsentation

4. Kommunikation

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

z.B. zum Beispiel

bspw. beispielsweise

bzgl. bezüglich

usw. und so weiter

Vgl. Vergleiche

u.a. unter anderem

d.h. das heißt

Bsp. Beispiel

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Präsentationsfolie

Alternative B

1. Zuhöreranalyse

Die Zuhörer eines Vortrags stellen stets die wichtigste Personengruppe innerhalb einer Präsentation dar. Zuhörer haben immer eine gewisse Erwartungshaltung gegenüber dem Präsentierenden und dem Vortrag. Die Erwartungen der Zuhörer sollten stets ernst genommen werden und nach bestem Wissen erfüllt werden. Das Ende eines Vortrags soll für die Zuhörer einen Nutzen darstellen und einen Erfolg für den Vortragenden (Vgl., Hey, 2019, S. 45). Um diese Bedingungen zu erfüllen ist es von Vorteil wenn der Vortrag an die Zuhörer angepasst wird, das heißt es sind nicht nur inhaltliche Themen wichtig, sondern der Vortragende sollte auch wissen welche Erwartungen die Zuhörer an den Vortrag mitbringen. Ferner sollte sich der Vortragende im Vorfeld bewusst machen wer seine Zuhörer sind und welchen Bildungsstand die Zuhörer aufweisen. Diese und viele weitere Informationen sollten im Vorfeld der Präsentation zur Vorbereitung beachtet werden. Eine eindringliche Analyse der Zuhörer stellt in Bezug auf die Vorbereitung einer Präsentation einen wichtigen Faktor dar (Vgl., Wöss, 2004, S. 28-29). So kann die Zuhörergruppe A die Präsentation als Misserfolg verbuchen. Wohingegen die Zuhörergruppe B die Präsentation als Erfolg verbucht, da der Vortragende die unterschiedlichen Erwartungen wie z.B. das Vorwissen und die ungleichen Beweggründe der Anwesenheit der Zuhörergruppe B beim Präsentieren berücksichtigte (Vgl., Magerhans, Merkel & Cimbalista, 2013, S. 197). Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass der Vortragende die Erwartungen seiner Zuhörer kennen sollte, um diese an seine Präsentation anzupassen. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei der eigene Erkenntnisgewinn der Präsentation für die Zuhörer sowie die bewusste Auseinandersetzung mit der Thematik (Vgl., Hey, 2019, S. 46).

Die wichtigsten Punkte die der Präsentierende also vor der Präsentation analysieren sollte sind z.B. das Alter der Zuhörer, ob die Zuhörer freiwillig oder unfreiwillig an der Veranstaltung teilnehmen, wie sich die Erwartungen des Veranstalters und/oder Auftraggebers einteilen lassen, in welcher Branche die Zuhörer tätig sind, das Verhältnis zwischen Mann und Frau, der Wissensstand und fachliche Hintergrund der Zuhörer, Interessen der Zuhörergruppe, die Einstellungen der Zuhörer bzgl. Des Vortragsthema sowie mögliche Tabus im Kontext der Zuhörergruppe (Vgl., Hey, 2019, S. 46). Eine Analyse der Zuhörer allein hilft jedoch nicht in jedem Fall, das Problem der unterschiedlichen Auffassungen der Zuhörer über das Präsentierte bleibt bestehen. Hierzu ein kleines Beispiel: Zuhörer B assoziiert mit dem Wort „Kindheit“ positive Dinge wie z.B. Freiheit, Geborgenheit, Liebe. Zuhörer A dagegen assoziiert mit dem Wort „Kindheit“ Jugendamt, Alkoholsucht der Eltern und Gewalt. So verdeutlicht dieses Beispiel, dass Menschen auf ganz unterschiedliche Weise Informationen aufnehmen und diese mit unterschiedlichen positiven oder auch negativen Dingen in Verbindung bringen und eine andere Bedeutung haben können. Die Heterogenität der Zuhörer wirkt sich auf den vorher genannten Sachverhalt stärker aus (Vgl., Hey, 2019, S. 46).

Die Präsentation bezogen auf das Fallbeispiel verfolgt das Ziel die bereits vorhandenen Sicherheitsbestimmungen des Kurierdienstes in Deutschland durch die Kurierfahrer zu bewirken. Während der Präsentation sind mehrere Abteilungsleiter der Kurierdienstfirma anwesend. So ergibt die Zuhöreranalyse bezogen auf die Freiwilligkeit oder Unfreiwilligkeit, dass Person eins bis drei freiwillig an der Präsentation teilnehmen, da sie ein Interesse an der Thematik haben. Sie sind der Meinung, dass die Sicherheitsbestimmungen einen direkten Zusammenhang mit rechtlichen Risiken und der Kundenzufriedenheit haben und damit eingehalten werden müssen. Die anderen Teilnehmer der Präsentation sind unfreiwillige Teilnehmer. Die Teilnehmer haben verschiedenen Einstellungen zum Thema Sicherheitsbestimmungen, so ist Person eins verantwortlich für die Vorgabe der Sicherheitsbestimmungen, Person zwei ist für die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen verantwortlich, während Person drei angibt, dass sich Kundenreklamationen aufgrund beschädigter Zustellungen häufen. Analysiert wurde wie bereits erwähnt der fachliche Hintergrund sowie der Wissensstand der Zuhörer, dabei kam heraus, dass Person eins für die Vorgabe der Sicherheitsbestimmungen zuständig ist, dass heißt Person eins arbeitete die Sicherheitsbestimmungen aus und sollte mit ihnen am besten vertraut und eingearbeitet sein. Person eins sollte den höchsten Wissensstand über die betreffenden Sicherheitsbestimmungen aufweisen und sollte damit am meisten in der Präsentation angesprochen werden. Die Zuhöreranalyse ergab außerdem, dass Person eins deutlich älter als der Rest der Zuhörer ist. Das bedeutet, dass alle anderen Teilnehmer deutlich jünger sind als Person eins. Ferner ist zu sagen, dass Person eins und drei männlich sind, der Rest der Zuhörer sind weiblich. Die Analyse der Zuhörer gibt außerdem Aufschluss über die Erwartungen des Veranstalters bzw. des Auftraggebers, so sollen die bestehenden Sicherheitsbestimmungen nicht ausschließlich formaler Natur bestehen, sondern auch in der Praxis umgesetzt und eingehalten werden.

2. Präsentationskonzept

Die Zielsetzung einer Präsentation unterscheidet sich oftmals und ist von der Präsentationsart zu unterscheiden. So sind wissenschaftliche Vorträge an andere Ziele geknüpft als z.B. Businesspräsentationen oder Schulpräsentationen. So vermittelt eine wissenschaftliche Präsentation Objektivität in Bezug auf Informationen und Daten, während eine Businesspräsentation die Zuhörer durch Subjektivität in Bezug auf Positionen und Meinungen überzeugen soll (Vgl., Renz, 2016, S. 27). Die Frage welches Ziel der Vortragende mit seiner Präsentation verfolgt ist unabhängig von der Art der Präsentation und dem Umfeld in der die Präsentation referiert wird immer die gleiche. Jedoch können die Ziele in Bereiche eingeordnet werden. Informiert werden z.B. Zuhörer in Wissenschaft und Bildung durch eine Präsentation, Verkauft wird durch eine Präsentation häufig in Verkaufsbranchen. Überzeugt werden Zuhörer von Präsentationen, die ein Berater präsentiert, unterhalten wird sich bei gesellschaftlichen Präsentationen z.B. im Rahmen von Diskussionen. Üblich ist in diesem Zusammenhang die Vermischung dieser Ziele während der Präsentation (Vgl., Renz, 2016, S. 26-27). Eine eindeutige Ausrichtung einer Präsentation wird dem Zuhörer erst deutlich, wenn die Ziele der Präsentation klar verständlich ausformuliert werden. Ziele sind häufig abhängig vom Auftraggeber und nicht nur vom Vortragenden (Vgl., Hartmann, Funk & Nietmann, 2012, S. 25-26). Der Vortragende ist also an die Vorgaben und Ziele des Auftraggebers gebunden. Dies bedeutet wiederrum, dass der Auftraggeber seine Ziele so präzise und klar wie möglich ausformulieren muss. Gibt es Fragen oder Unklarheiten bzgl. der Ziele des Auftraggebers, sollte der Vortragende diese in jedem Fall vor der Ausarbeitung der Präsentation mit dem Auftraggeber klären (Vgl., Hütter & Degener, 2003, S. 38-39).

Anschließend erfolgt die Zielformulierung, dabei ist es wichtig das Ziel konkret und eindeutig zu formulieren. Dies wird erreicht, wenn folgende Punkte berücksichtigt werden: die schriftliche Ausformulierung, eine positive Formulierung, einen Nutzen bieten, die Messbarkeit und Prüfbarkeit der Ziele, die langfristigen Ziele sollten in Teilziele unterteilt werden (Vgl., Franz, 2008, S. 49; Vgl., Hütter & Degener, 2003, S. 39-40). Das Ziel muss für das Publikum der Präsentation gut erkennbar sein, die Klarheit des Ziels darf nicht zu klar sein, sonst fühlt sich das Publikum vor den Kopf gestoßen (Vgl., Hartmann et al., 2012, S. 26-27). In diesem Fallbeispiel lautet das Ziel für die Präsentation seitens des Auftraggebers: Die vorhandenen Sicherheitsbestimmungen sollen von den Mitarbeitern des Unternehmens motiviert eingehalten werden.

Jede Präsentation benötigt nebst einer klaren und eindeutigen Zielsetzung auch eine Kernbotschaft. Die Kernbotschaft der Präsentation erhält alle wesentlichen Aussagen der Präsentation und soll beim Publikum einen Denkprozess anregen, die das Publikum mit nach Hause nehmen soll. Die Amerikaner nennen die Kernbotschaft aus diesem Grund auch „Take Home Message“. Ein Beispiel für eine sehr bekannte Kernbotschaft stammt von Barack Obama „Yes We Can“ (Vgl., Garten, 2015, S. 74-76). Die Wirkung der Kernbotschaft wird verstärkt, wenn man die Kernbotschaft zu Beginn der Präsentation, zum Ende sowie während der Präsentation wiederholt (Vgl., Frehmann & Rui, 2018, S. 39). Um beim Publikum gezielt Emotionen und Gefühle anzusprechen, muss die Kernbotschaft individuell auf das Publikum zugeschnitten werden. Dies erreicht man indem der Vortragende bei der Entwicklung der Kernbotschaft, die Information aus der Zuhöreranalyse mit in die Kernbotschaft einfließen lässt. Dieses Vorgehen erhöht die Wahrscheinlichkeit der nachhaltigen Wirkung der Kernbotschaft beim Publikum. Um eine gute Verankerung im Gedächtnis der Zuhörer zu bewirken, ist es sinnvoll die Kernbotschaft mit kurzen, einfachen und prägnanten Worten auszuformulieren. So sollte die Kernbotschaft unter 140 Zeichen aufweisen und das wichtigste der Präsentation wiedergeben (Vgl., Engelfried & Zahn, 2012, S. 58-61; Vgl., Lamprecht, 2017, S. 40).

Für die Qualität einer Präsentation ist nebst der guten Vorbereitung eine gut strukturierte Gliederung der Präsentation essenziell. Auch für Präsentationen gilt im Allgemeinen die typische Gliederungsstruktur in Einleitung, Hauptteil und Schluss (Vgl., Motte, 2012, S. 76-77). Bei der Erstellung der Gliederung ist stets darauf zu achten einen roten Faden erkennbar zu machen. Bemerken die Zuhörer keinen roten Faden in der Präsentation, wird es ihnen schwer fallen aufmerksam zu zuhören und wichtige Erkenntnisse im Gedächtnis zu behalten (Vgl., Altendorfer & Hilmer, 2006, S. 140).

Die Zuhörenden sind während einer Präsentation zu Anfang und zu Ende einer Präsentation am aufmerksamsten. Somit gelten die Einleitung und der Schluss einer Präsentation als wichtigste Abschnitte, denn hier nehmen die Zuhörer am meisten Informationen auf. Die Einleitung und der Schluss sollten demnach aufregende und spannende Teile beinhalten. Unter kontrollierten Bedingungen durchgeführte Experimente haben gezeigt, dass Informationen, welche am Anfang oder am Ende stehen oder vorgetragen werden, deutlich präsenter sind und besser behalten werden als Informationen, welche in der Mitte stehen. Der Hauptteil wird subjektiv von den Zuhörern als deutlich kürzer wahrgenommen als er eigentlich ist, bei der Einleitung und beim Schluss verhält sich dies umgekehrt. Somit ist bei der Präsentationsgliederung darauf zu achten, dass der Fokus der Präsentation auf der Einleitung und auf dem Schluss liegt. Die Gliederung sollte maximal sieben Gliederungspunkte enthalten (Vgl., Hofmann, 2007, S. 63-67). Die Gliederung einer Präsentation, dient nebst Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit des Inhalts auch der emotionalen Einbindung der Zuhörer. Die Aufnahmefähigkeit des Publikums ist beschränkt, deshalb sollte das Präsentieren von Einleitung ca. 10 bis 15 %, der Hauptteil ca. 75 bis 80 % und der Schluss 5 bis 10 % in Anspruch nehmen (Vgl., Frehmann & Rui, 2018, S. 48-49).

Eine mögliche Gliederung zum Präsentieren des Fallbeispiel erfolgt nun:

Die Einleitung sollte mit einer Begrüßung starten, eine kurze Vorstellung des Vortragenden folgt. Die Gliederung bzw. Tagesordnung werden inklusive des zeitlichen Ablaufs vorgestellt. Anschließend wird das Publikum zum eigentlichen Thema hingeführt, dies wird mit Nennung des Präsentationsziels sowie der Kernbotschaft verdeutlicht (Vgl., Franz, 2008, S. 102; Vgl., Motte, 2012, S. 77-78). Da die Präsentationsgliederung dem Publikum als Orientierung dient, sollte die Gliederung zu Beginn der Präsentation dem Publikum vorgestellt werden. Ein Medium zur Vorstellung der Präsentationsgliederung könnte ein Flip-Chart sein, dies ermöglicht dem kompletten Publikum eine adäquate Sicht auf die Gliederung (Vgl., Hofmann, 2007, S. 63-64). Bei der Heranführung an das Thema der Präsentation gilt es darauf zu achten, dass die Zuhörer neugierig gemacht werden und das Interesse der Zuhörer geweckt wird. Es soll nicht mit langweiligem Gerede eingeschläfert werden (Vgl., Frehmann & Rui, 2018, S. 50-51). Die Aufmerksamkeit bzw. Neugier der Teilnehmer wird auf ein Paket, welches von vorne keinerlei Schäden hat, gelenkt. Die Teilnehmer werden danach gefragt, was es wohl mit diesem Paket auf sich hat. Die Antworten der Teilnehmer lässt der Vortragende einfach stehen und verdeutlicht den Teilnehmern in dieser Phase nur, dass das Paket im Laufe der Präsentation noch eine wichtige Rolle spielen wird (Vgl., Frehmann & Rui, 2018, S. 53).

[...]

Ende der Leseprobe aus 20 Seiten

Details

Titel
Gestaltung einer erfolgreichen Präsentation. Zuhöreranalyse, Präsentationskonzept und PowerPoint-Präsentationen
Hochschule
SRH Fernhochschule
Veranstaltung
Selbstmanagement
Note
1,0
Jahr
2020
Seiten
20
Katalognummer
V958711
ISBN (eBook)
9783346307705
ISBN (Buch)
9783346307712
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Selbstmanagement, Präsentationstechnicken, Power Point, Zuhöreranalyse
Arbeit zitieren
Anonym, 2020, Gestaltung einer erfolgreichen Präsentation. Zuhöreranalyse, Präsentationskonzept und PowerPoint-Präsentationen, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/958711

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