Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundlagen
3 Ausgewählte Methoden des Projektcontrollings
4 Vor und Nachteile
5 Fazit
Literaturverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
ROI Return on Investment/Kapitalrentabilität
1 Einleitung
Unternehmen sind mit einer steigenden Komplexität und einer ebenso wachsenden Dynamik konfrontiert. So verändern sich etwa die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeiter, Unternehmen differenzieren sich stärker, die Produktlebenszeiten sinken und die Komplexität der Produkte steigt an.1 Eine Möglichkeit für Unternehmen, auf diese neue Situation zu reagieren, liegt in der Etablierung einer projektorientierten Unternehmensführung.2 Damit nimmt zugleich die Bedeutung von Projekten für Unternehmen zu. So binden diese langfristig finanzielle Mittel in einem Unternehmen und beeinflussen zugleich den zukünftigen Un- ternehmenserfolg.3 Für Firmen ist die erfolgreiche Durchführung der Projekte daher von hoher praktischer Relevanz.
Von Unternehmen initiierte Projekte können dabei mit verschiedenen Problemen verbunden sein. So stellen etwa zeitliche Verzögerungen, finanzielle Mehrkosten oder eine Nicht-Erreichung der ursprünglichen Zielsetzungen potenzielle Problematiken von Unternehmensprojekten dar.4 Es ist somit ein hoher Bedarf von Unternehmen nach Konzepten suchen, die eine erfolgreiche Planung und Umsetzung von Projekten ermöglichen. Das Projektcontrolling stellt einen solchen Ansatz dar, wobei hier verschiedene Methoden und Instrumente zur Anwendung und zur Verfügung stehen.
Ziel der vorliegenden Arbeit ist es daher, die Bedeutung des Projektcontrollings anhand relevanter Instrumente sowohl für den Erfolg des entsprechenden Projektes als auch des Gesamtunternehmens zu analysieren. Hierbei stellt sich insbesondere die Frage, wie sinnvoll es ist, standardisierte Methoden im Unternehmen einzusetzen. Um einen Einstieg in das Thema zugeben, sollen einmal grundsätzliche Begriffe erläutert werden und ein grober Ablauf eines Projektes dargestellt werden. Das Essay soll durch das Aufzeigen von ausgewählten Methoden zeigen, welche Kennzahlen im Projektcontrolling zu beachten sind. Im Anschluss soll durch die Betrachtung der Vor- Nachteile eine Bewertung der vorliegenden Methoden stattfinden und anschließend im Fazit ein Ausblick gegebenen werden, inwiefern standardisierte Instrumente und Methoden im Unternehmen helfen können.
2 Grundlagen
Der Begriff Projekt wird dabei von dem deutschen Institut für Normen klar definiert. Nach der DIN 69901 kann ein Projekt als solches bezeichnet werden, wenn es ein festgelegtes Ziel, eine zeitliche Begrenzung, einen festgelegten Budgetrahmen, personelle Restriktionen, bereichsübergreifende Teamarbeit, Komplexität, sowie eine gewisse Unsicherheit, die mit verschiedenen Risiken verbunden ist. Oder „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“5
Die DIN 69901 definiert nicht nur den Begriff Projekt, sondern geht darüber hinaus und beschreibt die Begriffe Projektmanagement und Projektcontrolling mit.
Das Projektmanagement wird als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts“ definiert. Genau gesprochen, ist es für Planung, Organisierung, Kontrolle, der Steuerung, sowie der Personalführung eines Projektes zuständig. Es ist dafür zuständig die Projektfortschritte zu verfolgen. Darüber hinaus ist es für die Gestaltung des Organisationsmodells und deren Einbindung in die Unternehmenshierarchie verantwortlich. Es hat eine Terminplanung, sowie die Projektphasen- und Meilensteine zu definieren. Durch das Management ist auch ein geeignetes Berichtswesen zum Projekt zu erstellen. Obwohl hierbei viele Aufgaben dem Projektmanagement zukommt, ist per Definition das Projektmanagement in einer begleitenden Rolle tätig und nimmt an der eigentlichen Durchführung nicht aktiv teil.6
Das Projektcontrolling wir dabei von der DIN 69901 als ein Regelkreis dargestellt. Es hat als Kernaufgabe eine Transparenz des Projektes zu schaffen und die wesentlichen Fragen der Effektivität und Effizienz eines Projektes zu klären. Somit ist es in der Organisation ein begleitender Teil des Projektes und dient der Unterstützung des Projektmanagement in deren Ausführungen.7
Projekte finden in den meisten fällen in mehreren Phasen statt, dabei können diese sich von Projekt zu Projekt unterscheiden, in den meisten Fällen wird ein Projekt in diese vier Phasen eingeteilt:
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
In dem Initiierungsprozess werden Projektideen beschrieben. Mit einer Analyse der Projekte und ihren Ist-Wert wird entschieden ob und in welcher Form ein Projekt durchgeführt wird. Wird sich für ein Projekt entschieden, soll durch die Beschreibung ein grober Plan dafür erstellt werden. Dieser soll die Ziele, Hauptaufgaben, kritische Erfolgsfaktoren, sowie der Zeitplan, Meilensteine und eine grobe Budgetierung enthalten. Mit der Teamzusammensetzung und das Anlegen eines Projektordners, der dazu dienen soll, die Projektarbeit zu dokumentieren, findet der Übergang in den Planungsprozess statt.8
Der Planungsprozess ist dabei die Grundlage des Projektcontrolling. Hier werden die groben Pläne genauer definiert und in Teilaufgaben gegliedert, um diesen an die Teams zu verteilen. Dazu dient der sogenannte Projektstrukturplan (PSP). Darin werden alle wichtigen Daten, sowie Meilensteine eines Projektes festgehalten.9
Die Durchführungsprozess ist der Prozess der Umsetzung allen geplanten. Dabei gilt, speziell aus der Sicht des Projektcontrollings, je genauer geplant wurde, umso besser kann die Durchführung stattfinden.10 Für die Umsetzung des Prozesses sind die beteiligten Teams, sollte nun eine
Abweichung der Pläne vorkommen, ist es die Aufgabe des Projektcontrollings Korrekturmaßnahmen einzuleiten.11
Die Abschlussprozess hat im Kern die Aufgabe durch eine Soll-Ist-Analyse alle erforderlichen Erkenntnisse eines Projekt zu erfassen und für neue Projekte aufzubereiten. Sein Ende findet der Prozess in ihrem Abschlussbericht und die zusammengestellten Teams werden wieder aufgelöst.12
3 Ausgewählte Methoden des Projektcontrollings
Das Projektcontrolling begleitet ein Projekt von dessen Planung über die Umsetzung bis hin zum Projektabschluss, wobei die Hauptaufgaben darin bestehen, die Projektziele im Hinblick auf den Zeitplan, die Kosten und die Ressourcen durch den Einsatz geeigneter Instrumente und Maßnahmen zu überwachen und zu steuern.13 Hieraus ergibt sich bereits eine hohe Bedeutung des Projektcontrollings für die erfolgreiche Durchführung von Unternehmensprojekten. Zugleich wird damit deutlich, dass die Instrumente des Projektcontrollings insbesondere einen konstruktiven Umgang mit den entstehenden Projektrisiken ermöglichen sollen. Bei den auftretenden Risiken bei der Umsetzung von Projekten unterscheidet man nach Jung (2014) grundsätzlich drei verschiedene Risikoarten14: Die erste Risikoart umfasst das Terminrisiko. Hier entstehen beispielsweise Unsicherheiten durch Streikgefahren, mögliche Wetterabhängigkeiten oder Unklarheiten bei behördlichen Genehmigungen. Das Kostenrisiko stellt die zweite Risikoart dar, d. h. die
[...]
1 Vgl. Jung, H. (2014), S. 567.
2 Vgl. Jung, H. (2014), S. 567.
3 Vgl. Fischbach, S. (2013), S. 22.
4 Vgl. Daum, A. (2017), S. 30.
5 Vgl. Fiedler, S. 2-3
6 Vgl. Fiedler S. 7-8
7 1 Vgl. Kargl, S. 149
8 Vgl. http://www.controllerspielwiese.de/
9 Vgl. http://www.controllerspielwiese.de/
10 Vgl. Fiedler, S. 103
11 Vgl. Warschburger, S. 183
12 Vgl. Fiedler, S. 103
13 Vgl. Zirkler, B.; Nobach, K.; Hofmann, J.; Behrens, S. (2019), S. 26.
14 Vgl. Jung, H. (2014), S. 568.