Instrumente und Methoden des Projektcontrollings

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Grundlagen

3 Ausgewählte Methoden des Projektcontrollings

4 Vor und Nachteile

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

ROI Return on Investment/Kapitalrentabilität

1 Einleitung

Unternehmen sind mit einer steigenden Komplexität und ei­ner ebenso wachsenden Dynamik konfrontiert. So verän­dern sich etwa die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitar­beiter, Unternehmen differenzieren sich stärker, die Pro­duktlebenszeiten sinken und die Komplexität der Produkte steigt an.¹ Eine Möglichkeit für Unternehmen, auf diese neue Situation zu reagieren, liegt in der Etablierung einer projektorientierten Unternehmensführung.² Damit nimmt zugleich die Bedeutung von Projekten für Unternehmen zu. So binden diese langfristig finanzielle Mittel in einem Un­ternehmen und beeinflussen zugleich den zukünftigen Un- ternehmenserfolg.³ Für Firmen ist die erfolgreiche Durch­führung der Projekte daher von hoher praktischer Relevanz.

Von Unternehmen initiierte Projekte können dabei mit ver­schiedenen Problemen verbunden sein. So stellen etwa zeit­liche Verzögerungen, finanzielle Mehrkosten oder eine Nicht-Erreichung der ursprünglichen Zielsetzungen poten­zielle Problematiken von Unternehmensprojekten dar.⁴ Es ist somit ein hoher Bedarf von Unternehmen nach Konzep­ten suchen, die eine erfolgreiche Planung und Umsetzung von Projekten ermöglichen. Das Projektcontrolling stellt ei­nen solchen Ansatz dar, wobei hier verschiedene Methoden und Instrumente zur Anwendung und zur Verfügung ste­hen.

Ziel der vorliegenden Arbeit ist es daher, die Bedeutung des Projektcontrollings anhand relevanter Instrumente sowohl für den Erfolg des entsprechenden Projektes als auch des Gesamtunternehmens zu analysieren. Hierbei stellt sich ins­besondere die Frage, wie sinnvoll es ist, standardisierte Me­thoden im Unternehmen einzusetzen. Um einen Einstieg in das Thema zugeben, sollen einmal grundsätzliche Begriffe erläutert werden und ein grober Ablauf eines Projektes dar­gestellt werden. Das Essay soll durch das Aufzeigen von ausgewählten Methoden zeigen, welche Kennzahlen im Projektcontrolling zu beachten sind. Im Anschluss soll durch die Betrachtung der Vor- Nachteile eine Bewertung der vorliegenden Methoden stattfinden und anschließend im Fazit ein Ausblick gegebenen werden, inwiefern stan­dardisierte Instrumente und Methoden im Unternehmen helfen können.

2 Grundlagen

Der Begriff Projekt wird dabei von dem deutschen Institut für Normen klar definiert. Nach der DIN 69901 kann ein Projekt als solches bezeichnet werden, wenn es ein festge­legtes Ziel, eine zeitliche Begrenzung, einen festgelegten Budgetrahmen, personelle Restriktionen, bereichsübergrei­fende Teamarbeit, Komplexität, sowie eine gewisse Unsi­cherheit, die mit verschiedenen Risiken verbunden ist. Oder „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmalig­keit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“⁵

Die DIN 69901 definiert nicht nur den Begriff Projekt, son­dern geht darüber hinaus und beschreibt die Begriffe Pro­jektmanagement und Projektcontrolling mit.

Das Projektmanagement wird als „Gesamtheit von Füh­rungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projekts“ definiert. Genau gesprochen, ist es für Planung, Organisie­rung, Kontrolle, der Steuerung, sowie der Personalführung eines Projektes zuständig. Es ist dafür zuständig die Pro­jektfortschritte zu verfolgen. Darüber hinaus ist es für die Gestaltung des Organisationsmodells und deren Einbin­dung in die Unternehmenshierarchie verantwortlich. Es hat eine Terminplanung, sowie die Projektphasen- und Meilen­steine zu definieren. Durch das Management ist auch ein geeignetes Berichtswesen zum Projekt zu erstellen. Obwohl hierbei viele Aufgaben dem Projektmanagement zukommt, ist per Definition das Projektmanagement in einer beglei­tenden Rolle tätig und nimmt an der eigentlichen Durchfüh­rung nicht aktiv teil.⁶

Das Projektcontrolling wir dabei von der DIN 69901 als ein Regelkreis dargestellt. Es hat als Kernaufgabe eine Transparenz des Projektes zu schaffen und die wesentlichen Fragen der Effektivität und Effizienz eines Projektes zu klä­ren. Somit ist es in der Organisation ein begleitender Teil des Projektes und dient der Unterstützung des Projektma­nagement in deren Ausführungen.⁷

Projekte finden in den meisten fällen in mehreren Phasen statt, dabei können diese sich von Projekt zu Projekt unter­scheiden, in den meisten Fällen wird ein Projekt in diese vier Phasen eingeteilt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

In dem Initiierungsprozess werden Projektideen beschrie­ben. Mit einer Analyse der Projekte und ihren Ist-Wert wird entschieden ob und in welcher Form ein Projekt durchge­führt wird. Wird sich für ein Projekt entschieden, soll durch die Beschreibung ein grober Plan dafür erstellt werden. Dieser soll die Ziele, Hauptaufgaben, kritische Erfolgsfak­toren, sowie der Zeitplan, Meilensteine und eine grobe Budgetierung enthalten. Mit der Teamzusammensetzung und das Anlegen eines Projektordners, der dazu dienen soll, die Projektarbeit zu dokumentieren, findet der Übergang in den Planungsprozess statt.⁸

Der Planungsprozess ist dabei die Grundlage des Projekt­controlling. Hier werden die groben Pläne genauer definiert und in Teilaufgaben gegliedert, um diesen an die Teams zu verteilen. Dazu dient der sogenannte Projektstrukturplan (PSP). Darin werden alle wichtigen Daten, sowie Meilen­steine eines Projektes festgehalten.⁹

Die Durchführungsprozess ist der Prozess der Umsetzung allen geplanten. Dabei gilt, speziell aus der Sicht des Pro­jektcontrollings, je genauer geplant wurde, umso besser kann die Durchführung stattfinden.¹⁰ Für die Umsetzung des Prozesses sind die beteiligten Teams, sollte nun eine

Abweichung der Pläne vorkommen, ist es die Aufgabe des Projektcontrollings Korrekturmaßnahmen einzuleiten.¹¹

Die Abschlussprozess hat im Kern die Aufgabe durch eine Soll-Ist-Analyse alle erforderlichen Erkenntnisse eines Pro­jekt zu erfassen und für neue Projekte aufzubereiten. Sein Ende findet der Prozess in ihrem Abschlussbericht und die zusammengestellten Teams werden wieder aufgelöst.¹²

3 Ausgewählte Methoden des Projektcontrol­lings

Das Projektcontrolling begleitet ein Projekt von dessen Pla­nung über die Umsetzung bis hin zum Projektabschluss, wobei die Hauptaufgaben darin bestehen, die Projektziele im Hinblick auf den Zeitplan, die Kosten und die Ressour­cen durch den Einsatz geeigneter Instrumente und Maßnah­men zu überwachen und zu steuern.¹³ Hieraus ergibt sich bereits eine hohe Bedeutung des Projektcontrollings für die erfolgreiche Durchführung von Unternehmensprojekten. Zugleich wird damit deutlich, dass die Instrumente des Pro­jektcontrollings insbesondere einen konstruktiven Umgang mit den entstehenden Projektrisiken ermöglichen sollen. Bei den auftretenden Risiken bei der Umsetzung von Pro­jekten unterscheidet man nach Jung (2014) grundsätzlich drei verschiedene Risikoarten¹⁴: Die erste Risikoart umfasst das Terminrisiko. Hier entstehen beispielsweise Unsicher­heiten durch Streikgefahren, mögliche Wetterabhängigkei­ten oder Unklarheiten bei behördlichen Genehmigungen. Das Kostenrisiko stellt die zweite Risikoart dar, d. h. die

[...]

¹ Vgl. Jung, H. (2014), S. 567.

² Vgl. Jung, H. (2014), S. 567.

³ Vgl. Fischbach, S. (2013), S. 22.

⁴ Vgl. Daum, A. (2017), S. 30.

⁵ Vgl. Fiedler, S. 2-3

⁶ Vgl. Fiedler S. 7-8

⁷ 1 Vgl. Kargl, S. 149

⁸ Vgl. http://www.controllerspielwiese.de/

⁹ Vgl. http://www.controllerspielwiese.de/

¹⁰ Vgl. Fiedler, S. 103

¹¹ Vgl. Warschburger, S. 183

¹² Vgl. Fiedler, S. 103

¹³ Vgl. Zirkler, B.; Nobach, K.; Hofmann, J.; Behrens, S. (2019), S. 26.

¹⁴ Vgl. Jung, H. (2014), S. 568.