Diese Arbeit thematisiert die Verbesserung der Kommunikation in Projekten. Ausgangslage dabei ist ein fiktives Unternehmen, das im Rahmen von Projekten wiederkehrende Kommunikationsprobleme aufweist. Einerseits ist der Informationsfluss innerhalb der Projekte des Unternehmens, aber auch übergreifend zwischen mehreren Projekten mangelhaft, was oft zu Demotivation und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führt.
Darüber hinaus findet die Kommunikation in Richtung des Kunden mittels Berichten bis dato nur sporadisch statt, welches enormes Management von Eskalationen für jedes Projekt zur Folge hat. Die Aufgabe für die Studierenden, in der Rolle der Projektleiter, besteht darin, einen geeigneten Lösungsansatz für die zwei beschriebenen Bereiche zu finden und den Prozess zu erörtern.
Die zwei thematisierten Problemfelder der Kommunikation und des Berichtswesens sind im Projektmanagement von besonderer Bedeutung, denn sie gelten unter anderem als kritische Erfolgsfaktoren. Die Projektkommunikation umfasst dabei viele verschiedene Arten, die voneinander differenziert werden – darunter die formale und informelle Kommunikation. Formal bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Kommunikation geplant und regelmäßig ist, wie beispielsweise im Rahmen von Meetings. Informelle Kommunikation ist hingegen spontan und persönlich. Sie findet meist mündlich statt, kann aber auch schriftlich via E-Mails erfolgen.
Inhaltsverzeichnis
1. EINLEITUNG
1.1. AUFGABEN- UND PROBLEMSTELLUNG
1.2. GRUNDLAGEN UND RELEVANZ
2. MABNAHMEN ZUR VERBESSERUNG DER PROJEKTKOMMUNIKATION UND -INFORMATION
2.1. KOMMUNIKATION
2.2. BERICHTSWESEN
2.3. KOMMUNIKATIONSMANAGEMENT & -CONTROLLING
3. ERGEBNIS
3.1. LÖSUNGSANSATZ UND BEGRÜNDUNG
3.2. UMSETZUNG DES LÖSUNGSANSATZES
4. FAZIT UND AUSBLICK
Zielsetzung & Themen der Fallstudie
Diese Fallstudie analysiert bestehende Kommunikationsdefizite in Projekten eines fiktiven Unternehmens und entwickelt daraus einen strukturierten Lösungsansatz zur nachhaltigen Verbesserung der internen sowie externen Projektkommunikation und des Berichtswesens.
- Analyse der Dimensionen und Methoden der Projektkommunikation
- Optimierung des Berichtswesens und der Informationsflüsse
- Einsatz von Kommunikationsmanagement und -controlling
- Entwicklung eines konkreten Kommunikations- und Berichtsplans
- Stärkung des Vertrauensverhältnisses und der Zusammenarbeit
Auszug aus dem Buch
1.2. Grundlagen und Relevanz
Die zwei thematisierten Problemfelder der Kommunikation und des Berichtswesens sind im Projektmanagement von besonderer Bedeutung, denn sie gelten unter anderem als kritische Erfolgsfaktoren (Freitag, 2016, S. 25; Hagen, o. J.). Die Projektkommunikation umfasst dabei viele verschiedene Arten, die voneinander differenziert werden. Nachfolgend werden die für diese Arbeit relevanten Formen näher erläutert. Darunter die formale und informelle Kommunikation. Formal bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Kommunikation geplant und regelmäßig ist, wie z. B. im Rahmen von Meetings, aber auch Dokumentation und Berichtswesen (Freitag, 2016, S. 202). Informelle Kommunikation hingegen ist spontan und persönlich. Sie findet meist mündlich statt, kann aber auch schriftlich via E-Mails erfolgen (Freitag, 2016, S. 203). Freitag (2016) nimmt außerdem folgende Differenzierung vor: „Kommunikationsformen, die allein mit den menschlichen Sinnesorganen produziert und rezipiert werden können und keine weiteren Hilfsmittel erfordern, werden als direkte Kommunikation bezeichnet. Sobald ein materielles Hilfsmittel erforderlich ist, handelt es sich um medienvermittelte oder technische Kommunikation.“ (Freitag, 2016, S. 205 f.). Weiterhin werden zwischen mündlicher, schriftlicher und visueller Kommunikation unterschieden, ebenso wie zwischen verbaler und non-verbaler Kommunikation. Die non-verbale Kommunikation spielt eine große Rolle, um Mehrdeutigkeiten während der Kommunikation auszuräumen (Peipe, 2015, S. 109). Dazu werden Mimik und Gestik gezählt sowie die Körpersprache als wichtigster Bereich dessen (Freitag, 2016, S. 206; Peipe, 2015, S. 109). Die nachfolgende Tabelle von Freitag (2016) fasst die möglichen Formen der Projektkommunikation nochmals anschaulich zusammen, ergänzt um weitere Differenzierungen (S. 200).
Zusammenfassung der Kapitel
1. EINLEITUNG: Das Kapitel führt in die Problemstellung des fiktiven Unternehmens ein, welches mit mangelndem Informationsfluss und unzureichender Kundenkommunikation zu kämpfen hat.
2. MABNAHMEN ZUR VERBESSERUNG DER PROJEKTKOMMUNIKATION UND -INFORMATION: Es werden theoretische Grundlagen der Kommunikation, Methoden des Berichtswesens sowie Ansätze des Kommunikationscontrollings zur Effizienzsteigerung dargelegt.
3. ERGEBNIS: Auf Basis der Theorie wird ein Lösungsansatz mit einem konkreten Kommunikations- und Berichtsplan sowie festgelegten Kommunikationsregeln für das Unternehmen entwickelt.
4. FAZIT UND AUSBLICK: Das Kapitel resümiert, dass strukturierte Kommunikationsprozesse das Vertrauen fördern und durch kontinuierliche Überprüfung den Projekterfolg maßgeblich sichern.
Schlüsselwörter
Projektmanagement, Projektkommunikation, Berichtswesen, Informationsfluss, Stakeholder, Kommunikationsplan, Berichtsplan, Konfliktvermeidung, Projektkultur, Medienwahl, Media Richness Theory, Wissensmanagement, Prozessoptimierung, Projektkontrolle, Transparenz.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Identifikation und Lösung von Kommunikationsproblemen innerhalb eines fiktiven Unternehmens, um die Projektabwicklung und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die Schwerpunkte liegen auf der internen und externen Projektkommunikation, der Optimierung des Berichtswesens sowie dem Einsatz von Controlling-Instrumenten zur Steuerung.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Ziel ist es, durch die Etablierung verbindlicher Kommunikationsregeln und standardisierter Berichtsstrukturen Konflikte zu minimieren und die Projektqualität zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine fallstudienbasierte Analyse durchgeführt, die theoretische Grundlagen des Projektmanagements auf eine konkrete Unternehmensproblematik anwendet.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Fundierung der Kommunikationsformen und Medien sowie die praktische Herleitung eines Kommunikations- und Berichtsplans für das Fallbeispiel.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind Projektkommunikation, Stakeholder, Transparenz, Kommunikationsplan, Berichtsplan und projektbegleitendes Controlling.
Wie unterscheidet sich formale von informeller Kommunikation in dieser Arbeit?
Formale Kommunikation ist laut Arbeit planmäßig und regelmäßig, während informelle Kommunikation spontan und persönlich abläuft, wobei beide für den Projekterfolg als relevant erachtet werden.
Welchen Stellenwert nimmt die "Media Richness Theory" ein?
Sie dient dazu, die Wahl des geeigneten Kommunikationsmediums in Abhängigkeit von der Aufgabenkomplexität zu begründen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
Warum sind Workshops als Maßnahme im Lösungsteil aufgeführt?
Workshops dienen als Instrument, um einerseits einen Wissenstransfer zu ermöglichen und andererseits Kommunikationsregeln und Erwartungen im Team transparent zu etablieren.
Welche Rolle spielt die Softwarewahl im Kommunikationsmanagement?
Die Arbeit betont, dass Software als Unterstützung für das Controlling dienen kann, ihre Implementierung jedoch erst nach Optimierung grundlegender Prozesse sinnvoll ist.
- Arbeit zitieren
- Charleen Wirt (Autor:in), 2020, Verbesserung der Projektkommunikation und -information. IT-Aspekte des Projektmanagements, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/984945
