Ein ausschließlich analoges Personalmanagement ist heutzutage undenkbar, sehr aufwändig und praktisch nicht mehr durchführbar. Digitale Helfer sind deswegen auch in diesem Bereich nicht mehr wegzudenken. Da erscheint es logisch, auch die Personalakte zu digitalisieren und die damit verbundenen Potentiale zu nutzen.
Was sind Chancen und Risiken der digitalen Personalakte? Welche Voraussetzungen muss das Personalmanagement für eine Einführung dieser Personalaktenführung erfüllen? Und welche rechtlichen Aspekte der Personalaktenführung sind zu beachten?
Der Autor Chris Röbbert klärt die wichtigsten Fragen zum Thema digitale Personalakte in Unternehmen. Röbbert beleuchtet Chancen und Risiken dieser Personalaktenführung und erläutert administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, die das Personalmanagement bei der Einführung der digitalen Personalakte beachten sollte.
Aus dem Inhalt:
- Digitalisierung;
- Arbeit 4.0;
- Projektmanagement;
- Transparenz;
- Datenschutz;
- Berechtigungskonzept
Inhaltsverzeichnis
I. Einleitung
1. Ausgangssituation
2. Themeneingrenzung und Fragestellungen
3. Motivation und Nutzen
4. Abgrenzung
5. Aufbau der Arbeit
II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen
1. Grundlagen der (digitalen) Personalakte
1.1. Begriff der Personalakte
1.1.1 Formeller Personalaktenbegriff
1.1.2 Materieller Personalaktenbegriff
1.2 Begriff der digitalen Personalakte
1.3 Führung von Personalakten
1.4 Führung von digitalen Personalakten
2. Rechtlicher Rahmen der (digitalen) Personalaktenführung
2.1 Grundsätze der Personalaktenführung
2.1.1 Grundsatz der Wahrheit
2.1.2 Grundsatz der Wahrheit für die digitale Personalakte
2.1.3. Grundsatz der Vollständigkeit
2.1.4. Grundsatz der Vollständigkeit für die digitale Personalakte
2.1.5. Grundsatz der Transparenz
2.1.6 Grundsatz der Transparenz für die digitale Personalakte
2.1.7. Grundsatz der Vertraulichkeit
2.1.8. Grundsatz der Vertraulichkeit für die digitale Personalakte
2.2 Inhalt von Personalakten
2.2.1. Allgemeines zum Inhalt von Personalakten
2.2.2 Inhalt von digitalen Personalakten
2.3 Aufbewahrungsfristen
2.3.1 Allgemeines zu Aufbewahrungsfristen
2.3.2 Aufbewahrungsfristen bei digitalen Personalakten
2.4 Das Schriftformerfordernis und die digitale Personalakte
2.4.1 Schriftform in der digitalen Personalaktenführung
2.4.2 Beweisqualität
2.5. Rechte des Arbeitnehmers
2.5.1. Recht des Arbeitnehmers auf Einsicht in die Personalakte und Auskunft
2.5.2. Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte und Auskunft
2.5.3. Recht auf Beifügung von Erklärungen zum Inhalt der Personalakte
2.5.4. Recht auf Beifügung von Erklärungen zum Inhalt der digitalen Personalakte
2.5.5. Recht auf Berichtigung der Personalakte oder Entfernung unrichtiger Angaben
2.5.6. Recht auf Berichtigung der digitalen Personalakte oder Entfernung unrichtiger Angaben
2.6 Rechte des Betriebsrates bei der digitalen Personalakte
2.6.1 Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
2.6.2. Allgemeine Aufgabe des Betriebsrats gemäß § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG und allgemeines Informationsrecht gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG
2.6.3 Unterrichtungs- und Beratungsrecht des Betriebsrats gemäß § 92 Abs. 1 BetrVG
2.6.4 Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 94 BetrVG
2.7 Die digitale Personalaktenführung und die DSGVO und das BDSG
2.7.1 Allgemeines zur digitalen Personalaktenführung in Bezug auf die DSGVO und das BDSG
2.7.2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG
2.7.3 Recht auf Benachrichtigung gemäß Art. 13 DSGVO und Art. 14 DSGVO
2.7.4. Einsichtsrecht und Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
2.7.5. Das Berichtigungsrechts nach Art. 16 DSGVO
2.7.6. Das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
2.7.7. Datensicherheit und Datenschutzbeauftragter
III. Zwischenfazit
IV. Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen
1. Vorstellung des Unternehmens
2. Vorstellung der Personalabteilung des Unternehmens
3. Gründe des Unternehmens und der Personalabteilung für die digitale Personalakte
4. Darstellung, Ablauf und derzeitiger Stand des Projekts zur Einführung der digitalen Personalakte im Unternehmen
5. Umsetzung der wesentlichen Erkenntnisse im Projekt
5.1 Registerstruktur der digitalen Personalakte
5.2 Rollen- und Berechtigungskonzept für den Zugriff auf die digitale Personalakte
5.3 Auswahl des Software-Anbieters für die digitale Personalakte
5.3.1. Lastenheft
5.3.2. Auswahl des Software-Anbieters
5.4. Digitalisierung bzw. Einscannen der Personalakten in Papierform
5.4.1. Optionen für das Einscannen und Überführen der Papierakte in die digitale Personalakte
5.4.2. Aktenbereinigung und -Aufbereitung
5.4.3. Einscannen der Papierakten und Bearbeitung beim Scan-Dienstleister
5.4.4. Umgang mit den Papierakten nach erfolgter Digitalisierung
5.5 Beteiligung des Gesamtbetriebsrates
V. Kritische Auseinandersetzung und Ausblick
1. Kritische Auseinandersetzung mit der Einführung einer digitalen Personalakte
2. Ausblick
VI. Fazit
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel dieser Arbeit ist es, die rechtlichen und praktischen Aspekte der Einführung einer digitalen Personalakte aus der Sicht einer Personalabteilung zu beleuchten und diese Erkenntnisse in einem konkreten Projekt in einem Unternehmen aus dem Bankensektor anzuwenden und kritisch zu hinterfragen.
- Grundlagen und rechtlicher Rahmen der (digitalen) Personalaktenführung.
- Datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO, BDSG) und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.
- Praktische Umsetzung eines Einführungsprojekts unter Berücksichtigung von Registerstrukturen und Berechtigungskonzepten.
- Auswahl und Digitalisierungsprozess von Personalakten in Papierform.
- Kritische Analyse von Chancen und Risiken der Digitalisierung im Personalwesen.
Auszug aus dem Buch
1. Ausgangssituation
Zur typischen Ausgangssituation einer Personalabteilung gehören ein hoher zeitlicher Aufwand für die Erledigung administrativer Aufgaben innerhalb des Personalwesens, verbunden mit vergleichsweise wenig Zeit und Ressourcen für die wertschöpfenden Planungsaufgaben und die strategische Personalarbeit. Hinzu tritt häufig eine mangelnde systemtechnische Unterstützung von Personalprozessen. Außerdem ist die tägliche Personalarbeit geprägt durch stetige Anfragen und Anforderungen unterschiedlicher Gruppen und Mitarbeiter nach Akten, Dokumenten, Auswertungen, Daten und Belege. Ein ausschließlich analoges Personalmanagement ist heutzutage undenkbar, sehr aufwändig und wird praktisch nicht mehr durchgeführt. Sei es durch Excel-Tabellen oder durch anderweitige Softwarelösungen zur Unterstützung beim Recruiting, im Beurteilungsverfahren oder bei der Gehaltsabrechnung. Digitale Helfer sind nicht mehr wegzudenken. Da erscheint es logisch, auch die Personalakte zu digitalisieren und die damit verbundenen Potentiale zu nutzen. Durch die Einführung einer digitalen Personalakte ergeben sich Chancen, die Arbeitsabläufe, Work-Flows, Prozesse und administrative Aufgaben durch technische Unterstützung zu optimieren, zu vereinfachen und transparenter zu gestalten.
Die Personalakte ist dabei die sensibelste Dokumentensammlung, die in einem Unternehmen über einen Mitarbeiter existiert. In ihr werden Arbeitsverträge, Gehälter, Lebenslauf und Fortbildungen, persönliche Daten, Bewertungen und Ergebnisse aus Mitarbeitergesprächen sowie viele weitere Unterlagen und Daten aufbewahrt bzw. gespeichert.
Zusammenfassung der Kapitel
I. Einleitung: Beschreibt die Relevanz der Digitalisierung im Personalwesen und definiert die Forschungsfragen sowie den Aufbau der Arbeit.
II. Grundlagen und rechtlicher Rahmen: Erläutert die rechtlichen Anforderungen an (digitale) Personalakten, einschließlich der DSGVO, des Datenschutzes und der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates.
III. Zwischenfazit: Fasst die wesentlichen rechtlichen Erkenntnisse für das Einführungsprojekt zusammen.
IV. Projekt zur Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen: Beschreibt die praktische Umsetzung des Projekts in einem Bankenunternehmen anhand der identifizierten Schwerpunkte wie Registerstruktur und Auswahl des Software-Anbieters.
V. Kritische Auseinandersetzung und Ausblick: Analysiert kritisch die Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken der digitalen Personalakte und wagt einen Ausblick auf die zukünftige Entwicklung der Arbeitswelt.
VI. Fazit: Reflektiert die Ergebnisse der gesamten Ausarbeitung und zieht ein Fazit zum Projekterfolg und zur Notwendigkeit der Digitalisierung.
Schlüsselwörter
Digitale Personalakte, Digitalisierung, Personalabteilung, Arbeitsrecht, Datenschutz, DSGVO, BDSG, Betriebsrat, Mitbestimmungsrecht, Registerstruktur, Berechtigungskonzept, Revisionssicherheit, Prozessoptimierung, Projektmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Digitalisierung der Personalakte und untersucht die rechtlichen sowie organisatorischen Anforderungen, die Unternehmen bei der Einführung eines solchen Systems in der privaten Wirtschaft beachten müssen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind der rechtliche Rahmen (Datenschutz, Schriftformerfordernis, Arbeitnehmerrechte), die praktische Konzeption (Registerstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzept) sowie die Auswahl und Implementierung der passenden Softwarelösung.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, für eine Personalabteilung die notwendigen rechtlichen Grundlagen zu identifizieren und diese beispielhaft auf ein konkretes Einführungsprojekt in einem Bankenunternehmen zu übertragen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine praxisorientierte Analyse, die theoretische Grundlagen mit der deskriptiven Darstellung eines tatsächlichen Einführungsprojekts innerhalb eines Unternehmens verknüpft.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die theoretische Analyse der gesetzlichen Rahmenbedingungen und die praktische Dokumentation des Einführungsprojekts, inklusive Projektphasen, Stakeholder-Analyse und Kostenplanung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wichtige Begriffe sind insbesondere Digitale Personalakte, DSGVO, Betriebsrat, Mitbestimmungsrecht, Registerstruktur, Berechtigungskonzept und Revisionssicherheit.
Welchen Stellenwert nimmt die Arbeitnehmervertretung bei der Einführung ein?
Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle, da er aufgrund des Mitbestimmungsrechts (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) frühzeitig in die Planung einzubeziehen ist, insbesondere bei der Festlegung von Zugriffsrechten und der Ausgestaltung technischer Überwachungsmöglichkeiten.
Warum ist das Format "PDF/A" für die digitale Personalakte so wichtig?
PDF/A wird als Standard für die Langzeitarchivierung genutzt, da es eine revisionssichere, unveränderbare und über Jahrzehnte hinweg reproduzierbare Dokumentation gewährleistet, was für die Compliance und die GoBS unerlässlich ist.
- Quote paper
- Chris Röbbert (Author), 2021, Die digitale Personalakte. Was Unternehmen bei der digitalen Personalaktenführung beachten sollten, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/988307
