Projektmanagement. Erstellung eines Projektstrukturplans

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Vorwort

1 Teilaufgabe 1
1.1 Definition Projektstrukturplan
1.1.1 Objektorientierter Projektstrukturplan
1.1.2 Funktionsorientierter Projektstrukturplan
1.1.3 Phasenorientierter Projektstrukturplan
1.1.4 Mischform
1.2 Anwendung

2 Teilaufgabe 2
2.1 Konfliktmanagement
2.2 Anwendung
3 Teilaufgabe 3
3.1 Kostenplanung
3.2 Anwendung

Literaturverzeichnis

Anlagen

Abkürzungsverzeichnis

bzw. - beziehungsweise

z.B. – zum Beispiel

v.a. – vor allem

PAP - Projektablaufplan

PSP - Projektstrukturplan

i.d.R. – in der Regel

Vorwort

Nachfolgend soll in dieser Arbeit ein Konzept für ein eintägiges Firmenevent des Softwareherstellers SOLIX Ltd. mit Sitz in Frankfurt am Main erstellt werden. Zielgruppe sind dabei die 50 wichtigsten Kunden des Unternehmens samt Lebenspartnerinnen. Geplant ist der Besuch eines Rechenzentrums in Düsseldorf mit anschließendem Theaterbesuch und einer Hotelübernachtung.

Die Autorin wird diesbezüglich ein Konzept für das Projekt erstellen und dieses anhand der, im Modul erlernten Grundsätze des Projektmanagements, strukturieren und organisieren. Dazu soll ein Projektstrukturplan entwickelt werden und zu verschiedene Problemstellungen, die während eines Projektes auftreten können, Lösungswege erarbeitet und aufgezeigt werden.

Um die Aufgabe erfolgreich bearbeiten zu können sollen Definitionen der wichtigsten Begriffe zur Lösung der erteilten Aufgabe gegeben werden. So soll es zu Beginn eines jeden Kapitels eine kurze, wissenschaftliche Einführung geben, um diese nachfolgend auf die Aufgabe anzuwenden. Leider kann dabei nicht auf jedes Detail des Projektmanagements eingegangen werden, da dies den Rahmen einer Belegarbeit überschreiten würde. Alle erstellten Pläne sind im Anhang zu finden.

1 Teilaufgabe 1

1.1 Definition Projektstrukturplan

Eines der wichtigsten Planungstools stellt im Projektmanagement die Erstellung von Projektplänen dar. Der Projektstrukturplan ist dabei als Hauptinstrument in der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle anzusehen. Je komplexer ein Projekt sich darstellt, desto wichtiger wird es den Überblick zu behalten und ein lineares, Schritt-für-Schritt-Denken zu etablieren, welches hilft einen klaren Überblick über das Projekt und erforderliche Aufgaben zu schaffen¹. Ziel ist es eine Projektstrukturierung zu erreichen, eine Gliederung des Projektes nach Arbeitsaufgaben und -inhalten². So wird das gesamte Projekt widergegeben und „vom Großen zum Kleinen gebrochen“. „Der große Felsen […] wird in kleinere Brocken zerschlagen, […] die Teilprojekte. Die Teilprojekte werden wiederum in noch kleinere Steinklumpen gesplittet, in Teilaufgaben. Dies geschieht so lange, bis handhabbare Steine entstehen, die Arbeitspakete“³. Die Teilaufgaben werden also immer weiter aufgegliedert und können aus mehreren verschiedenen Arbeitspaketen bestehen. Wichtig ist dabei, dass die Arbeitspakete so definiert werden, dass sie eine geschlossene Aufgabenstellung innehaben⁴. Alle Arbeitspakete zusammen summieren sich in Ihrer Gesamtheit zum Leistungsumfang des Projekts. Verteilt werden können diese entweder an Einzelpersonen oder Gruppen, je nach Umfang. Dieser wiederum richtet sich jeweils nach dem individuellen Projekt und dessen Aufgaben/Anforderungen. So ergibt sich am Ende eine hierarchische Struktur, die aus drei bzw. vier Ebenen (je nach Umfang) besteht. Meist verläuft diese nach dem Top-Down-Verfahren, d.h. einer Abarbeitung von oben nach unten.

1. Ebene: Das Projekt selbst (Ergebnisziel)
2. Ebene: Die Teilprojekte
3. Ebene: Teilaufgaben
4. Ebene: Die Arbeitspakete (klar definierte Aufgaben)

Ziel eines Projektstrukturplans ist es also einen strukturierten Überblick zu gewährleisten, der über den Status des Projekts informiert, Aufgaben schafft und gliedert sowie die Verantwortungsbereiche der einzelnen Positionen darstellt. Er dient ebenfalls dazu, das Projektteam auf einen einheitlichen Stand zu bringen, Transparenz zu schaffen und Verantwortungen auf die einzelnen Mitarbeiter des Projektteams zu verteilen. Neben dem Projektteam kann der Projektstrukturplan auch Dritten eine gute Übersicht über die Planung verschaffen. Damit ist der Projektstrukturplan auch ein wichtiges Mittel für die Ressourcenplanung und Kalkulation, die für den Erfolg eines jeden Projektes von großer Bedeutung sind. Gleiches gilt für die Terminplanung (auch wenn der PSP zunächst ohne zeitliche Reihenfolge daherkommt) oder auch das Controlling, denn mit Kennzahlen oder Farben versehen, kann z.B. der Fertigstellungsgrad der einzelnen Arbeitspakete, zur Steuerung und Kontrolle festgehalten und veranschaulicht werden. Nach erfolgreicher Erstellung erhält man so das „Röntgenbild“⁵ des zu bewältigenden Projektes.

Beim Aufbau eines Projektstrukturplans führen verschiedene Wege zum Ziel – und so unterscheidet man i.d.R. zwischen drei verschiedenen Gliederungsformen.

1.1.1 Objektorientierter Projektstrukturplan

Im objektorientierten Projektstrukturplan erfolgt die Gliederung nach konkreten Bauteilen. Nach diesen richtet sich auch die weitere Aufteilung in den tieferen Ebenen. Dabei zeigt diese Form nicht immer alle Schritte, die zu Bewältigung von Relevanz sind auf und weist nicht explizit darauf hin, welche weiteren Aktivitäten sich hinter den Einzelteilen verbergen⁶.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Objektorientierter PSP⁷

1.1.2 Funktionsorientierter Projektstrukturplan

Bei dieser Form des Projektstrukturplans werden die einzelnen Funktionen/Tätigkeiten aufgezeigt, die zum Erreichen des Ziels notwendig sind. Die Arbeitspakete richten sich nach den Funktionseinheiten. Dabei kommt eine Übergeordnete Zuteilung zu einzelnen Bereichen kürzer und im Gegensatz zu den Objekten stehen die tatsächlichen Taten im Fokus.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Projektorientierter PSP⁸

1.1.3 Phasenorientierter Projektstrukturplan

Der phasenorientierte Projektstrukturplan richtet sich nach unserer normalen Leserichtung und ordnet sich von links nach rechts an. Dabei wird das Projekt in einzelne Phasen unterteilt, denen dann dementsprechend Projektphasen und Arbeitspakete zugeordnet werden. Die unteren Ebenen lassen sich dann objekt- oder funktionsbezogen anordnen. Allerdings lässt sich nicht jedes Projekt in der Realität in Phasen aufteilen, außerdem kann es zu Überschneidungen kommen, wenn z.B. bestimmte Tätigkeiten in verschiedenen Phasen ausgeführt werden müssen oder sich einige Tätigkeiten nicht auf Phasen beschränken lassen.

Abbildung 3: Phasenorientierter Projektstrukturplan⁹

1.1.4 Mischform

In der Realität findet man häufig eine Kombination aus objekt- und funktionsbezogenen Projektstrukturplänen, da diese der Realität am nächsten kommen¹⁰.

1.2 Anwendung

In der Teilaufgabe 1 hat die Autorin dieser Arbeit den Auftrag einen Projektstrukturplan für das, im Vorowrt vorgestellte Firmenevent des Softwareherstellers SOLIX Ltd., einen Projektstrukturplan zu entwerfen. Dabei stellt sich zunächst die Frage, welche der verschiedenen Formen am geeignetsten scheint. Insgesamt scheinen alle drei vorgestellten Formen für die Eventplanung geeignet. Entschieden wurde sich letztlich für eine Mischform aus den verschiedenen Gliederungen, da diese der Realität am besten gerecht werden und den besten Überblick liefern kann. In der ersten Ebene findet man das Projekt bzw. Ergebnisziel. Ziel des Events soll es sein, ein erfolgreiches Event zu verantslten, bei dem eine Teilnahmequote von mindestens 90% erreicht werden und das vorgegebene Budget nicht überschritten werden soll.

Es folgen die Teilprojekte in zweiter Ebene, die vorwiegend objektorientiert (z.B. das Teilprojekt “Hotel” oder Teilprojekt “Rechenzentrum”) angeordnet sind. Jeweils an den äußeren Enden des Projektstrukturplans sind phasenorientierte Teilprojekte zu finden (“Einführende Planung” und “Nachbereitung”), die den Einstieg in die Projektplanung sowie den Abschluss übersichtlicher machen und somit erleichtern sollen. Zeitlich laufen viele der einzelnen Projektphasen und der sich daraus ergebenden Teilaufgaben und Arbeitspakete parallel ab. Auf Ebene der Arbeitspakete wiederum findet man dann v.a. funktionsorientierte Arbeitspakete, die den Projektteilnehmern die Übersicht über zu leistende Aufträge erleichtern und Ihnen genaue Anweisungen geben sollen was im Einzelnen zu tun ist.

Nachfolgend wird die Autorin auf die einzelnen Teilprojekte und die, sich daraus für das Projekt ergebenden Teilaufgaben und Arbeitspakete eingehen. Das phasenorientierte Teilprojekt der “einführenden Planung” ist unterteilt in die Teilaufgaben “Konzeption” und “Recht”. Die Konzeption soll zunächst durch den Projektleiter, danach möglichst im gesamten Team erfolgen (sobald dieses aufgestellt ist) um Transparenz zu schaffen, alle Mitglieder einzubinden, Ideen zu sammeln und das Team auf einen gemeinsamen Stand zu bringen. Zunächst gilt es die Grundsteine eines jeden Projektes zu legen, indem man den Rahmen definiert. Grundlagen sind dazu das Erstellen einer SWOT-Analyse, die Festlegung der Projektorganisation sowie des Projektteams, die Definition des Projektziels (smart), eine Umfeldanalyse, ein erster Entwurf des Budgetplans, eine Risikoanalyse sowie das Festlegen von Meilensteinen. Hier bietet es sich an ein Kick-off-Meeting¹¹ abzuhalten. Auc soll hier eine Rechtsabteilung eingerichtet werden, da diese nachfolgend für alle weiteren Teilaufgaben von Relevanz sein wird und die einzelnen Verträge gründlich von Experten geprüft werden müssen.

Es folgen objektorientierte Teilprojekte, wie der Punkt “Gäste”. In diesem wird zwischen den Teilaufgaben “Einladungen”, “Teilnehmermanagement” und “Logistik” unterteilt. Während die Arbeitspakete der Teilaufgabe “Einladungen” mit Versand eben jener abgeschlossen ist, zieht sich die Teilaufgabe “Teilnehmermanagement” von Beginn des Projektes bis in die Nachbereitung. So gilt es bereits im Vorfeld in den Dialog mit den Gästen zu treten, zu informieren und Lust auf das Event zu machen, während des Events für Betreuung und Entertainment zu sorgen, aber auch in der Nachbereitung noch Bildmaterial zuzusenden oder ein Feedback einzuholen. Die Teilaufgabe “Logistik” zieht sich ebenfalls über den gesamten Projektverlauf und beschäftigt sich vor allem mit der Organisation von Transfermöglichkeiten während des Events. So müssen die Anreise nach Hamburg sowie der Transport vor Ort und die Abreise organisiert werden.

Im Teilprojekt “Unterbringung/Verpflegung” wird zwischen den Teilaufgaben “Hotel” und “Catering” unterschieden. Im Vorfeld ist v.a. Recherche zu leisten, auch bietet es sich an vorab eine Side-Inspection bzw. Ein Probeessen zu vereinbaren, um die Qualität am Eventtag zu gewährleisten. Unter dem Teilprojekt “Programm” ist zwischen den zwei verschiedenen Locations (Rechenzentrum und Theater) sowie dem eigentlichen Ablaufplan unterschieden worden. Bereits im Vorfeld gilt es den Ablauf des Tages genau zu strukturieren und am Tag des Events im Blick zu behalten. Als letztes Teilprojekt findet sich im Projektstrukturplan hier der phasenorientierte Punkt der “Nachbereitung”. Hier gilt es das Projekt erfolgreic abzuschließen, gesammeltes Material z.B. für die Öffentlichkeitsarbeit/Unternehmenskultur zu nutzen sowie das Projekt zu dokumentieren. Der Kostenplan muss geprüft werden, letzte Rechnungen gezahlt werden und ein Abschlussbericht geschrieben werden, der den Projektablauf widergibt und auch in Zukunft helfen kann, indem er einen Überblick liefert und aufzeigt, was erfolgreich gelaufen ist und wo eventuell beim nächsten Projekt noch mehr geleistet werden sollte.

Für das Projekt ist ein Jahr angesetzt, von Januar bis Januar. Dabei werden die Aufgaben zetlich eingeteilt und von Meilensteinen getrennt. Diese strukturieren das Projekt in einzelne Phasen und sind wichtige Entscheidungs-, Kontroll- und Überwachungstermine¹². Die erste Phase endet mit der Vorarbeit, nachdem alle Analysen getätigt wurden und es zum ersten Kick-off-Meeting mit dem Projektteam gekommen ist. Es folgen Recherche und die Prüfung von Verträgen und Konditionen. Ist diese Arbeit geleistet folgt auch hier ein Meilenstein, bevor in der nächsten Phase die Gästeplanung und Buchungen/Resrvierungen erfolgen. Mit Versand der Einladungen ist dann auch der nächste Schritt getan, bevor es in die detaillierte Planung geht. Die Wahl des Menüs oder der Zimmer, die letzten Absprachen mit gästen und Veranstaltern sowie der endgültige Ablaufplan.

Projektstrukturplan und die Planung der einzelnen Phasen finden Sie in den Anlagen.

[...]

¹ vgl. LITKE/KUNOW/SCHULZ-WIMMER (2010), S.70

² vgl. SCHELLE/OTTMANN (2005), S.163

³ REICHERT (2009), S.53

⁴ vgl. BEA/SCHEURER/HESSELMANN (2011), S.142

⁵ REICHERT (2009), S.53

⁶ vgl. SCHELLE/OTTMANN (2005), S.165

⁷ eigener Entwurf

⁸ eigener Entwurf

⁹ eigener Entwurf

¹⁰ vgl. LITKE/KUNOW/SCHULZ-WIMMER (2010), S.74

¹¹ Zusammenkunft aller Beteiligten zu Beginn eines Projekts

¹² LITKE/KUNOW/SCHULZ-WIMMER (2010), S.67