Methoden der Informationsbedarfsanalyse für das Controlling

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Begriffserklärungen

3 Methoden der Informationsbedarfsanalyse
3.1 Grundlegende Aufgaben des Controllings
3.2 Aufgaben und Ziele der Informationsbedarfsanalyse
3.3 Überblick über die Methoden der Informationsbedarfsanalyse
3.3.1 Induktive Methoden
3.3.2 Deduktive Methoden
3.3.3 KombinierteMethoden

4 KritischeWürdigung
4.1 Berthel
4.2 Voß und Gutenschwager
4.3 Koreimann
4.4 Küpper
4.5 Friedl
4.6 Gegenüberstellung der Methoden und Verfahren

5 Zusammenfassung

6 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1-1: Methoden der Informationsbedarfsanalyse

Abbildung 3-1: Informationsteilmengen

Abbildung 3-2: Bestimmungsgrößen des Informationsbedarfs

Abbildung 3-3: Bezugsgrößen und Inhalte von Informationsbedarfsanalysen

Abbildung 3-4: Formen der Befragung

Abbildung 4-1: Gegenüberstellung der Methoden und Verfahren

Abkürzungsverzeichnis

bspw beispielsweise

bzw beziehungsweise

d.h das heißt

Dr Doktor

et al et alia - und andere

lt laut

Prof. Professor

S Seite

Vgl vergleiche

z.B zum Beispiel

1 Einleitung

In der Literatur werden einige, zum Teil doch auch recht unterschiedliche, Ansätze für die Analyse des Informationsbedarfs beschrieben. Der vorliegende Beitrag stützt sich bei der Bearbeitung der Thematik vorwiegend auf jenen Ansatz, welcher literarisch von Professor Dr. Birgit Friedl - sie ist nicht nur die Autorin des Buches Controlling., sondern hat auch einen Lehrstuhl für Controlling an der Christian-Albrechts-Universität, eine Fakultät für Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, inne - aufbereitet wurde.

Grundsätzlich betrachtet solltejeder Controller ja nur solche Informationen für das Management bereitstellen, welche das Management auch tatsächlich benötigt, d.h.jene Art von Informationen, für die also ein Informationsbedarf vorliegt.¹ Aber was ist der benötigte Informationsbedarf und wie wird dieser definiert? Dies ist eine der Fragen die in dieser Arbeit beantwortet werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Behandlung der Thematik sind die entsprechenden Methoden, wie die Informationsbedarfsanalyse durchgeführt werden kann. Die Art der Anwendung von Methoden der Informationsbedarfsanalyse hängt prinzipiell von den vorgegebenen Zielen ab. Der Zweck der entsprechenden Methode ist die Feststellung des objektiven oder subjektiven Informationsbedarfs für die Aufgabenerfüllung.²

Das grundsätzliche Ziel der Informationsbedarfsanalyse soll es sein, eine Grundlage für die Bereitstellung eines interessenadäquaten Informationsstandes zu schaffen.^{3 4} Die in Abbildung 1-1 grafisch dargestellten Methoden sollen einen groben Überblick über jene Methoden verschaffen, welche in der vorliegenden Arbeit behandelt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der vorliegende Beitrag soll einen Überblick über Methoden der Informationsbedarfsanalyse vermitteln, die grundsätzliche Ziele etwas genauer betrachten und desweiteren auch noch auf folgende Fragen eingehen:

- Warum gibt es verschiedene Methoden der Informationsbedarfsanalyse?
- Warum ist es notwendig eine Informationsbedarfsanalyse durchzuführen?

Die Zielsetzung dieser Arbeit ist in erster Linie die beiden vorher genannten Forschungsfragen zu behandeln bzw. zu beantworten. Dabei wird im Zuge der Arbeit auch der Zusammenhang zwischen Information, Controller und Management betrachtet.

2 Begriffserklärungen

Dem Begriff Information kommt in der Umgangssprache die Bedeutung Auskunft, Aufklärung oder Belehrung zu. Im Fachbereich des Controllings oder der Wirtschaftsinformatik bedeutet der Begriff Information zweckorientiertes Wissen, welches dazu dient, eine bestimmte Handlung vorzubereiten oder zu planen.⁵

Im Fachbereich des Controllings - wie auch im Fachbereich der Wirtschaftsinformatik - wird der Informationsbedarf nach der Art, Menge und Qualität definiert, welche eine Person benötigt, um eine bestimmte Aufgabe in einer vorgesehenen Zeit erfüllen zu können. Man unterscheidet diesbezüglich zwischen den folgenden zwei Arten:

1. Objektiver Informationsbedarf: der objektive Informationsbedarf ist jener Bedarf, der für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich ist.
2. Subjektiver Informationsbedarf: beim subjektiven Informationsbedarf handelt es sich um die persönliche Sichtweise eines Entscheidungsträgers. Diese Sichtweise gibt an, welche Informationen der Person zur Bewältigung einer Aufgabe als relevant erscheinen.

Es besteht jedoch durchaus die Möglichkeit, dass der objektive und subjektive Informationsbedarf deckungsgleich sind.⁶

Das Informationsbedürfnis (im englischen information need) beschreibt jene Information, die von einem Aufgabenträger zur Erfüllung einer Aufgabe für erforderlich gehalten wird. Es stellt aber auch das menschliche Bedürfnis dar, Informationen einfach nur zu erlangen, um ein persönliches Interesse zu stillen.⁷

Der Begriff Controlling wird als Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems verstanden und hat die Aufgabe, das Management in einem Unternehmen bei der Informationsversorgung, der Planung und Kontrolle zu unterstützen.⁸

3 Methoden der Informationsbedarfsanalyse

3.1 Grundlegende Aufgaben des Controllings

Wie bereits aus dem Kapitel 2 (Begriffserklärungen) in kurzer Form beschrieben worden ist, ist eine der wesentlichen Aufgaben des Controllings die Kontrolle, Planung und Informationsversorgung des Managements. „Grundsätzlich geht es darum, alle für die Planung und Kontrolle relevanten Informationen zur richtigen Zeit und am richtigen Ort mit dem notwendigen Genau- igkeits- und Verdichtungsgrad bereitzustellen.“⁹

Wenn die Funktionen und Aufgaben noch etwas genauer betrachtet werden, dann stehen im Fachbereich des Controllings vor allem folgende Kemfunktionen und -aufgaben im Vordergrund:¹⁰

- „Koordinationsfunktion
- Steuerungs- und Regelfunktion
- Informationsfunktion.“¹¹

Natürlich wäre es durchaus interessant alle, Funktionen bzw. Aufgaben genauer unter die Lupe zu nehmen, aber um einen korrekten Bezug zur Aufgabenstellung herzustellen, wird im Zuge der Arbeit in erster Linie auf die Informationsfunktion bzw. der Informationsversorgung des Controllings eingegangen.

„Planung und Kontrolle bedürfen der Informationsversorgung.“^{12 13} Von Beginn an war eine der primären Kemaufgaben des Controllings, dass das Management mit ergebniszielorientierten Informationen versorgt wird.75 Um diese Aufgabe erfüllen zu können, müssen die im Bereich des Controllings beschäftigten Personen allerdings den Informationsbedarf der Führung kennen bzw. erfassen können. Um den Informationsbedarf anzugeben, reicht es allerdings nicht aus einfach nur die Art der Information anzugeben, sondern es ist auch - dies ergibt sich aus, der Tatsache, dass der Informationsbedarf ein Konstrukt ist, der schwierig zu definieren und zu isolieren ist¹⁴ - absolut eine Notwendigkeit, ihn anhand einiger unterschiedliche Merkmale genauer zu charakterisieren. Sollte diese Charakterisierung nicht vorgenommen werden, dann besteht die Möglichkeit, dass eine bereitgestellte Information „nicht in der objektiv und subjektiv bedingten “¹⁵ Art und Weise genutzt werden kann.¹⁶

3.2 Aufgaben und Ziele der Informationsbedarfsanalyse

Der Begriff der Information ist eine der grundlegenden Komponenten im alltäglichen Leben. Man benutzt diesen Begriff nicht nur in der Alltagssprache, sondern auch in der Fachsprache. Aber trotz des sehr häufigen Gebrauchs ist der Begriff nur schwer definierbar.¹⁷ Das Ermitteln des Informationsbedarfs stellt sowohl in der Wirtschaftsinformatik, als auch im Controlling - aber natürlich auch in vielen anderen Disziplinen wie z.B. der Betriebswirtschaftslehre - einen sehr wesentlichen Forschungsgegenstand dar. Vor allem in der Forschung werden auf Basis von Beschreibungs- und Erklärungsmodellen Hilfsmittel entwickelt, mit denen der notwendige Informationsbedarf ermittelt werden kann. Jene Ansätze, welche darauf abzielen, vom Blickwinkel der Aufgaben aus betrachtet den Informationsbedarf zu ermitteln, werden in der Literatur als Methoden oder Verfahren der Informationsbedarfsanalyse bezeichnet.¹⁸ Grundsätzlich soll die Informationsbedarfsanalyse dazu dienen, die Art, Menge und Qualität der Informationen, welche ein Aufgabenträger für eine ihm angedachte Aufgabe benötigt oder zumindest glaubt zu benötigen, zu ermitteln.¹⁹ Bei der Art von Information wird in erster Linie deren Problemrelevanz und Zweckorientierung angesprochen. Die Informationsmenge soll vor allem verdeutlichen, dass ein Aufgabenträger nicht unbedingt eine große Informationsflut benötigt oder wünscht, sondern einen der Aufgabe erforderlichen Umfang. Die Qualität der Information geht darauf ein, welche Information als relevant anzusehen ist, um eine bestimmte Aufgabe erfüllen zu können.^{20 21}

In praktisch jeder vorliegenden Literatur findet man folgende Unterscheidung der verschiedenen Informationsbedarfe:

- den objektiven Informationsbedarf,
- den subjektiven Informationsbedarf
- und den geäußerten Informationsbedarf.

Die nachfolgende Abbildung soll mit Hilfe eines Mengendiagramms den Informationsstand, welcher die Schnittmenge aus dem objektiven Informationsbedarf, dem subjektiven Informationsbedarf, der Informationsnachfrage und dem Informationsangebot, darstellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Wenn man sich die vorher beschriebene Definition genau ansieht, dann kann man wohl mit Fug und Recht behaupten, dass der Informationsbedarf insgesamt betrachtet ein sehr komplexes Gebilde darstellt, welches nicht nur schwer zu definieren, sondern auch äußerst schwierig zu messen ist. Deshalb sollte bei der Betrachtung der Informationsbedarfsanalyse auch die Frage nach der Notwendigkeit des Informationsbedarfs gestellt werden.

Diese Frage ergibt sich aus der Widersprüchlichkeit zwischen der, wie in der Abbildung 3-1 auch symbolisch dargestellt werden soll, Informationsnachfrage und -angebot. In den folgenden Punkten soll diese Thematik genauer beschrieben werden.²²

Um eine Informationsbedarfsanalyse durchführen zu können, ist es durchaus auch wichtig, die notwendigen Bestimmungsgrößen zu kennen, denn sie sind der eigentliche Ausgangspunkt, um den objektiven als auch den subjektiven Informationsbedarf überhaupt herleiten zu können. In diesem Zusammenhang kann festgestellt werden, dass die Verwendbarkeit von Informationen als eine der allgemeinsten und grundsätzlichsten Bestimmungsgrößen anzusehen ist (siehe auch in der Abbildung 3-2). Die Abbildung 3-2 soll veranschaulichen, wie komplex die Bestimmung des Informationsbedarfs ist und wie wichtig es deshalb auch ist, eine entsprechende Methode für eine ordentliche Informationsbedarfsanalyse anzuwenden.^{23 24}

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Eines der vorrangigen Ziele der Informationsbedarfsanalyse ist es, die Informationsdurchlaufzeit in einem Unternehmen zu reduzieren.

Eine Informationsbedarfsanalyse wird z.B. im Rahmen einer strategischen Planung eines Informationssystems, einer Anforderungsermittlung während einer Systementwicklung und z.B. auch beim Entwurf von einem Data-Warehouse-System durchgeführt.²⁵

Es gibt eine Vielzahl von Methoden - welche in unterschiedlichen Kombinationen zum Einsatz kommen - um eine Informationsbedarfsanalyse durchzuführen. In den nachfolgenden Punkten wird versucht, einen groben Überblick über die wichtigsten Methoden zu vermitteln.

3.3 Überblick über die Methoden der Informationsbedarfsanalyse

Wie schon zuvor einmal erwähnt, werden in der Literatur einige verschiedene Ansätze für die Analyse der Informationsbedarfsanalyse beschrieben. In diesem Abschnitt werden ein paar von diesen Ansätzen erläutert bzw. gegenübergestellt.

Berthel etwa geht bei seiner Untersuchung, der Beitrag wurde herausgegeben von Prof. Dr. Erich Frese im Handwörterbuch der Organisation, zu den Methoden der Informationsbedarfsanalyse wie folgt vor:

a. „Analyse des objektiven Informationsbedarfs bei gut-strukturierten Aufgaben
b. Analyse des objektiven Informationsbedarfs bei schlecht-strukturierten Aufgaben
c. Analyse des subjektiven Informationsbedarfs “²⁶

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3-3: Bezugsgrößen und Inhalte von Informationsbedarfsanalysen²⁷

Wie aus der Abbildung 3-3 abzulesen ist, unterteilt Berthel die verschiedenen Untersuchungsgebiete in Quadranten. Die Quadranten bzw. Felder 1.1 und 2.1, die den „normierten“ Aufgabenträgern zugedacht sind, untersuchen den objektiven Informationsbedarf. Bei den Feldern 1.2 und 2.2 wird der subjektive Informationsbedarf untersucht.

Der Punkt a, die Analyse des objektiven Informationsbedarfs bei gut-strukturierten Aufgaben (Feld 1.1), betrachtet den Fall, dass ein in seinen Qualifikationen fixierter Aufgabenträger eine Analyse für standardisierbare Aufgaben vorstellt. Dieser Fall ist besonders gut für die klassische Organisationsanalyse geeignet.²⁸

Beim Punkt b, der Analyse des objektiven Informationsbedarfs bei schlecht-strukturierten Aufgaben, ist die schlecht strukturierte Aufgabe nicht nur für eine bestimmte Person, sondern einen normierten, aber durchaus austauschbaren Aufgabenträger ausgerichtet.

Der Punkt c, die Analyse des subjektiven Informationsbedarfs, ist auf konkrete Nutzer hin ausgerichtet und daher ergibt sich der subjektive Informationsbedarf als Gegenstand der Überlegungen.

Berthel hat bei der Erstellung seiner Analysemethoden ganz klar und deutlich gemacht, dass ein sinnvoller Einsatz davon abhängig zu machen ist, auf welche Inhalte die Informationsbedarfsanalyse ausgerichtet werden soll.²⁹ Sein Ansatz richtet sich vor allem auf betriebswirtschaftliche Aufgabengebiete, welche vor allem die Zusammenhänge zwischen Operativen Funktionen und Steuerungstätigkeiten beschreibt.

Voß und Gutenschwager gehen nach einer „klassischen“ Form der Informationsbedarfsanalyse vor. Die beiden Autoren wenden zur Erhebung des Informationsbedarfs - oder wie sie es auch nennen - „zur Erfragung von Wissensbeständen “³⁰ folgende Methoden für die Bedarfsanalyse an:

- SubjektiveVerfahren
- Obj ektive Verfahren
- Gemischte Verfahren

Zum Subjektiven Verfahren zählen lt. Voß und Gutenschwager das Interview, das fokussierte Gespräch, Brainstorming, Teachback, Konstruktgitterverfahren, Sorting, Laddering und auch Rollenspiele. Eine Befragung wird als komplexes Projekt verstanden, das mehrere Arbeitsabschnitte umfassen kann. Der Umfang der Arbeitsabschnitte wird anhand der Aufgabenstellung bestimmt. Oftmals wird sogar ein bereits vorhandener Fragebogen (standardisierte Befragung) verwendet. Bei qualitativ hochwertigen neuen Befragungen kann es aber durchaus notwendig sein, einige Arbeitsschritte mehrmals zu durchlaufen, bis die Qualität des Ergebnisses den gesetzten Zielen entspricht.³¹

Unter den Objektiven Methoden werden lt. Voß und Gutenschwager analytische Verfahren sub- summiert. Die wichtigsten analytischen Verfahren sind die Strategieanalyse, die Prozessanalyse, die Aufgabenanalyse, die Dokumentenanalyse und die Analogieschlussmethode. Eine der zentralsten Methoden bei dem objektiven Verfahren stellt die Dokumentenanalyse dar. Dieses sehr wichtige Verfahren wird vorwiegend im Rahmen einer Ist-Analyse angewendet und stellt das aktuelle Berichtswesen eines Unternehmens und die Bearbeitungsweise durch die jeweilige Führungskraft dar. Durch die Dokumentenanalyse ist es in erster Linie möglich, das existierende Informationsangebot darzustellen und wie diese dann tatsächlich auch angenommen wird. Außerdem ist es von großer Bedeutung für die Veränderung der bestehenden oder den Aufbau von neuen Informationssystemen. Objektive analytische Methoden versuchen, den objektiven Informationsbedarf direkt aus den Aufgaben und anderen allgemeingültigen Vorgaben zu gewinnen.

[...]

---

¹ Vgl. Weber, J. (2004), S. 118

² Vgl. Koreimann, D. S. (1975), S. 61

³ Vgl. Berthel, J. (1992), S. 877

⁴ Vgl. Friedl, B. (2003), S. 128

⁵ Vgl. Heinrich, L. J. et al. (2011), S. 12

⁶ Vgl. Picot, A. et al. (2001), S. 81

⁷ Vgl. Nicholas, D. (2000), S.19f

⁸ Vgl. Fiedler, R./Gräf, J. (2012), S. 3

⁹ Barth, T./Pracht, D. (2008), S. 125

¹⁰ Vgl. Bachert, R./Pracht, A. (2004), S. 15

¹¹ Bachert, R./Pracht, A. (2004), S. 15

¹² Horvath, P. (2003), S. 345

¹³ Vgl. Horvath, P. (2003), S. 345

¹⁴ Vgl. Berthel, J. (1992), S. 874

¹⁵ Küpper, H. U. (2005), S. 156

¹⁶ Vgl. Küpper, H. U. (2005), S. 156

¹⁷ Vgl. Biskup, J. (1995), S. 18

¹⁸ Vgl. Heinrich, L. J. et al. (2011), S. 180 f

¹⁹ Vgl. Koreimann, D. S. (1975), S. 6

²⁰ Vgl. Berthel, J. (1992), S. 873 f

²¹ Vgl. Picot et al. (2001), S. 82

²² Vgl. Berthel, J. (1992), S. 873 f

²³ Vgl. Küpper, H. U. (2005), S. 160 ff

²⁴ Vgl. Küpper, H. U. (2005), S. 160

²⁵ Vgl. Voß, S./Gutenschwager, K. (2001), S. 131 ff

²⁶ Berthel, J. (1992), S. 880 f

²⁷ Vgl. Berthel, J. (1992), S. 878

²⁸ Vgl. Berthel, J. (1992), S. 879 ff

²⁹ Vgl. Bertehl, J. (1992), S. 879 ff

³⁰ Voß, S./Gutenschwager, K. (2001), S. 141

³¹ Vgl. Voß, S./Gutenschwager, K. (2001), S. 142 ff