Umgang mit E-Mail in Unternehmen und Freiberufler-Praxen

II

INHALTSVERZEICHNIS

  Seite NA  

ABBILDUNGSVERZEICHNIS III

  ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS  IV

1  Vorbemerkung  Vorbemerkung

1  NA  

2  Email - Die Vorteile liegen auf der Hand  

2  NA  

3  Datenschutz am elektronischen Arbeitsplatz  

2  NA  

  Eine arbeitsrechtliche Betrachtung  

3.1  Technischer Hintergrund und Interessenlage  3

3.2  Rechtliche Aspekte  3

3.2.1  Dienstliche Nutzung  4

3.2.1.1  Anwendung des BDSG  4

3.2.1.2  Kontrollmöglichkeiten bei dienstlicher Nutzung  4

3.2.2  Private Nutzung  5

3.2.2.1  Anwendung des TKG  6

3.2.2.2  Anwendung des TDG und TDDSG  6

3.2.2.3  Anwendung des BDSG  7

3.2.2.4  Kontrollmöglichkeiten bei privater Nutzung  7

3.2.3  Arbeitnehmer mit Sonderstatus  8

3.3  Schlussfolgerungen für die Praxis  8

4  Email in der Praxis - Gefahren und Maßnahmen  

11  NA  

4.1  IT-Sicherheit und Verantwortlichkeiten bei der Email-Nutzung  11

4.2  Anforderungen an die Technik  12

4.2.1  Verschlüsselung  13

4.2.2  Digitale Signatur  15

4.3  Anforderungen an die Organisation  15

4.4  Schädigungen durch vorsätzliche Handlungen  17

4.4.1  Ursprung vorsätzlicher Handlungen  17

4.4.2  Spam Die Fessel einer vernetzten Welt  18

4.4.2.1  Was ist Spam Begriffserläuterung  18

4.4.2.2  Gefahr durch Vielfalt der Erscheinungsformen  19

4.4.2.3  Abhilfe durch das neue Telemediengesetz (TMG)  22

4.5  Anforderungen an die Mitarbeiter  23

5  Fazit  

25  NA  

ANHANG 26  NA  

  LITERATURVERZEICHNIS  28

III

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

  Seite NA  

  Abb 1: Gestattung der Privatnutzung von Email  9

  Abb 2: Anwendung von Verschlüsselungstechniken  14

  Abb 3: Vorhandene Weisungen für die Emailnutzung  17

  Abb 4: Spam-Aufkommen  19

  Abb 5: Schäden durch Würmer Trojaner Phishing-Mails o ä  20

  Abb 6: Verlust von wichtigen Email  21

  Abb 7: Verantwortlichkeiten bei der IT-Sicherheit  24

IV

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS

AktG Aktiengesetz

BDSG Bundesdatenschutzgesetz

BetrVG Betriebsverfassungsgesetz

BGB Bürgerliches Gesetzbuch

BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie

BRAO Bundesrechtsanwaltsordnung

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

Email (engl.) electronic mail

EStG Einkommensteuergesetz

GmbH Gesellschaft mit beschränkter Haftung

IT Informationstechnik

MDStV Staatsvertrag über Mendiendienste

StGB Strafgesetzbuch

TDDSG Gesetz über den Datenschutz bei Telediensten

(Teledienstedatenschutzgesetz)

TDG Gesetz über die Nutzung von Telediensten

(Teledienstegesetz)

TKG Telekommunikationsgesetz

TMG Telemediengesetz

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1 Vorbemerkung

Im Jahre 1971 gelang es dem US-Computertechniker Ray S. Tomlinson, der seine Er- findung selbst als „kleine große Glanzleistung“ 1) bezeichnet, die erste elektronische

Post zu versenden. Inzwischen, 36 Jahre später, ist die Nutzung von Email für Millionen Internetnutzer weltweit alltäglich geworden und gerade als Arbeitsmittel im Geschäfts- bereich nicht mehr wegzudenken.

In Anbetracht der stetig zunehmenden Bedeutung soll die vorliegende Arbeit über- blickende Aspekte im Umgang mit der elektronischen Post, insbesondere in Unterneh- men und Freiberufler-Praxen 2) , aufzeigen. Im Rahmen dieser Zielvorstellung wurde die

Arbeit wie folgt gegliedert:

Während der erste Teil lediglich einer kurzen Begriffsbestimmung von Email dienen soll, wird im zweiten Teil der Schwerpunkt auf eine arbeitsrechtliche Betrachtung ge- legt. Innerhalb dieser überaus komplexen Thematik ergeben sich zahlreiche Einzelfra- gen, die unmittelbare Wirkung auf den Umgang mit Email haben. Es wurde daher eine gesonderte Betrachtung gewählt, um den Leser, losgelöst von anderen Problem- stellungen, an diese Thematik heranzuführen. Eine Darstellung relevanter Gefahren- quellen und Lösungsansätze für die Praxis bestimmen den dritten Teil der Arbeit. Da je- doch der Umgang mit Email sehr viele rechtliche und technische Fragestellungen auf- wirft, sei darauf verwiesen, dass innerhalb der gesamten Darstellung kein Anspruch an die Vollständigkeit erhoben werden kann.

Des Weiteren wurde begleitend zu dieser Arbeit eine Umfrage durchgeführt. Diese richtete sich in der Zeit vom 05.03. bis 23.03.2007 explizit an Rechtsanwaltkanzleien in Erfurt. Insofern musste hier aus Gründen des zeitlichen Aufwands eine Einschränkung innerhalb der Freiberufler-Praxen erfolgen und auch auf eine gleichartige Umfrage in Unternehmen verzichtet werden.

1) wdr.de (Hrsg.): http://www.wdr.de/online/computer/email/geburtstag.phtml vom 25.03.2007

2) Als Freiberuf werden Tätigkeiten bezeichnet, die nicht der Gewerbeordnung unterliegen und gem.

§ 18 EStG selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende, erzieherische oder ähnlich gelagerte Tätigkeiten betreffen.

2

Dennoch konnten insgesamt 87 Kanzleien zu ihren Erfahrungen in den letzten Jahren befragt werden, die dem Leser einen ersten Einblick in die Praxis geben können. Die Darstellung bzw. Auswertung der Ergebnisse erfolgt an den entsprechenden Stellen innerhalb der Arbeit.

2 Email - Die Vorteile liegen auf der Hand

Unter Email, die Abkürzung für „electronic mail“, wird ein „elektronischer Brief“, der über das Internet oder ähnliche Kommunikationssysteme verschickt wird, verstanden. Eine Email hat im Allgemeinen neben den Adressangaben (From/To) eine Titel- oder Betreffzeile (Subject), einen Textkörper und eventuell ein oder mehrere Anhänge (Attachments).

Die Vorteile der Email-Nutzung sind neben der schnellen, bequemen und kostengünsti- gen Übermittlung auch darin zu sehen, dass beliebige Dateien jederzeit mit Kunden und Partnern in aller Welt ausgetauscht werden können. Die wachsende Beliebtheit zeigt sich auch darin, dass ca. 35 Milliarden Email 3) weltweit täglich versendet werden.

3 Datenschutz am elektronischen Arbeitsplatz - Eine arbeits-

rechtliche Betrachtung

Die genannten Vorteile haben dazu geführt, dass Email heute in den meisten Unter- nehmen und Freiberufler-Praxen zum Berufsalltag gehören. Im Rahmen der Umfrage konnte beispielsweise festgestellt werden, dass 94 % der Erfurter Kanzleien von diesem Kommunikationsmittel Gebrauch machen. Jedoch können sich hier Konflikte ergeben, die im Weiteren eine genauere Betrachtung erfordern.

3) jetzt.de, Die Welt in Zahlen vom 24.06.2006, http://jetzt.sueddeutsche.de/texte/anzeigen/299839 vom 25.03.2007

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3.1 Technischer Hintergrund und Interessenlage

Nutzt ein Arbeitnehmer aus dienstlichem oder privatem Anlass den Computer am Ar- beitsplatz, so hinterlässt er dabei Datenspuren. 4) Neben Verbindungsdaten können auch

Inhaltsdaten an verschiedenen Stellen gespeichert werden. Beispielsweise können alle Daten der eingehenden und versendeten Email in einem zentralen Server des Arbeit- gebers zwischengespeichert werden. Hier kommt es regelmäßig zur Interessenkollision. Während der Arbeitnehmer in der Regel überwachungsfrei arbeiten möchte, hat der Arbeitgeber häufig ein nachvollziehbares Interesse daran, seine Mitarbeiter in einem gewissen Rahmen zu überwachen. Vordergründig sind hier Aspekte der Daten- sicherheit und damit verbunden der Sicherheit seines Unternehmens sowie die Spei- cherung personenbezogener Daten der Betroffenen zum Zwecke der Leistungsbewer- tung zu nennen.

Für die Lösung dieser Interessenkonflikte legen die gesetzlichen Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften Wertungen fest, die bei dem täglichen Umgang mit Email zu beachten sind. Dies umfassend zu beleuchten ist allerdings nicht Gegenstand der nachfolgenden Betrachtung. Vielmehr soll mit Hilfe der rechtlichen Grundlagen die Problematik kurz umrissen und der Schwerpunkt auf die praxisrelevanten Kontrollmög- lichkeiten sowie etwaige Lösungsansätze für die Praxis gelegt werden.

3.2 Rechtliche Aspekte

Derzeit besteht kein einheitliches Arbeitnehmer-Datenschutzgesetz. 5) Insbesondere gibt

es bislang keine einschlägige bzw. höchstrichterliche Rechtsprechung, die die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers bei der Email-Nutzung regeln. 6) Nachfolgend

sollen insbesondere relevante Rechtsvorschriften, die den Datenschutz am Arbeitsplatz prägen können, zum einen bei ausschließlich dienstlicher Nutzung und im zweiten Teil bei der gestatteten privaten Nutzung aufgezeigt werden.

4) Roßnagel, S. 967, Rdnr. 81

5) Krauß, Abs. 6, http://www.jurpc.de/aufsatz/20040014.htm vom 25.03.2007

6) Gola/Klug, S. 151/152

4

3.2.1 Dienstliche Nutzung

Eine dienstliche Nutzung von Email ist immer dann gegeben, wenn sich der Arbeit-

nehmer in Erfüllung seiner Dienstaufgaben dieses Mittels bedient. 7)

Nach überwiegender Literaturauffassung finden die Vorschriften des Telekommuni-

kationsgesetzes (TKG), Teledienstegesetzes (TDG) und des Teledienstedatenschutz-

gesetzes (TDDSG) bei rein dienstlicher Nutzung keine Anwendung. 8)

3.2.1.1 Anwendung des BDSG

Wie M. Grobys 9) zutreffend schreibt, hat der Arbeitgeber aufgrund der fehlenden An-

wendbarkeit der Telekommunikations-Datenschutzgesetze lediglich die allgemeinen

Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes 10) (BDSG) und das Recht auf

informationelle Selbstbestimmung 11) des Arbeitnehmers zu beachten.

3.2.1.2 Kontrollmöglichkeiten bei dienstlicher Nutzung

Demnach hat der Arbeitgeber nach h. M. ein umfassendes Kontrollrecht. 12) Wie

P. Gola zutreffend schreibt, bestehen gegen die Erfassung von äußeren Verbindungs-

daten, wie z. B. der Absender- und Empfängeradresse sowie Zeitpunkt der Versendung

bzw. des Eingangs der Email, keine Bedenken. Im Weiteren wird der Auffassung ge-

folgt, dass sich aus dem umfassenden Kontrollrecht auch das Recht auf Kenntnisnahme

vom Inhalt des geschäftlichen Email-Verkehrs ergibt. 13) In der Praxis finden insofern

die gleichen Grundsätze, die für den normalen Schriftverkehr gelten, Anwendung. 14)

7) Däubler, S. 1, http://rayserv.upb.de/fiff/themen/Arbeitnehmerdatensch/Dauebler2001_2.htm vom 25.03.2007

8) a.a.O. S. 2; Däubler, Gläserne Belegschaft, S. 163, Rdnr. 338

9) Grobys, S. 273 10) Insbesondere richtet sich der Datenschutz hier nach den §§ 3a, 4, 27 und 28 BDSG. 11) Als ein Teilbereich des allgemeinen Persönlichkeitsrechts gem. Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 GG definiert sich hier die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst zu entscheiden, wann und in welchem Umfang seine personenbezogenen Daten verwendet werden sollen. 12) Roßnagel, S. 967, Rdnr. 82; Grobys, S. 273; Gola/Klug, S. 153 13) Grobys, S. 273; Roßnagel, S. 967 Rdnr. 82; Krauß, Abs. 29, http://www.jurpc.de/aufsatz/ 20040014.htm vom 25.03.2007 14) Roßnagel, S. 1033, Rdnr. 33

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Folgt man hingegen einer anderen Auffassung, so soll der Inhaltszugriff des Arbeitge- bers nur in begründeten Ausnahmefällen gestattet sein. 15) Gem. § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG

ist eine Kontrollmöglichkeit der Verbindungs- und Inhaltsdaten dann zu bejahen, wenn die Verwendung der erhobenen Daten im Rahmen der Zweckbestimmung eines Ver- tragsverhältnisses mit dem Betroffenen liegt. Diese auf den ersten Blick weniger auf- schlussreiche Bestimmung eröffnet dem Arbeitgeber die Kontrollmöglichkeit in be- gründeten Verdachtsfällen. Verletzt der Arbeitnehmer seine arbeitsvertraglichen Pflichten, so muss es seinem Dienstherrn gestattet sein, entsprechende Daten seiner Nutzung zu erheben. Hier kommen der Verdacht auf Missbrauch oder Straftaten in Be- tracht. Ein Beispielfall, der in der Literatur immer wieder benannt wird, ist der Verdacht auf Verletzung von Geschäftsgeheimnissen. 16) Dies kann neben arbeitsvertraglichen

Konsequenzen (ordentliche oder außerordentliche Kündigung), auch Schadenersatzan- sprüche auslösen, auf die hier nicht näher eingegangen werden sollen. Grundsätzlich muss der Kontrollzugriff aber stets unter Abwägung der Arbeitnehmer- Arbeitgeber-Interessen und unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips erfol- gen. 17) Die Zulässigkeit der Kontrolle beruht letztlich auf Einzelfallentscheidungen und

darf nicht zur vollständigen Überwachung der Angestellten führen. Dies würde insofern das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Arbeitnehmers verletzen 18) und

u. U. Schadenersatz- sowie Unterlassungsansprüche begründen.

3.2.2 Private Nutzung

Die Situation ist eine ganz andere, wenn der Arbeitgeber die private Email-Nutzung gestattet. Er kann grundsätzlich frei darüber entscheiden, ob und in welchem Umfang er seinen Arbeitnehmern diese Dienste ermöglicht. Bei der gestatteten Privatnutzung kann folglich von einer „freiwilligen Zusatzleistung“ gesprochen werden, 19) die ausdrücklich oder konkludent gewährt wird. 20) Letzterer Fall liegt beispielhaft vor, wenn der Arbeit-

15) Däubler, S. 3, http://rayserv.upb.de/fiff/themen/Arbeitnehmerdatensch/Dauebler2001_2.htm vom 25.03.2007; Gola/Klug, S. 153 16) Gola/Klug, S. 153; Roßnagel, S. 967 Rdnr. 82 17) Gola/Klug, S. 153 18) Roßnagel, S. 1032, Rdnr. 32 19) Gola/Klug, S. 152 20) Feil, S. 1