Michel  Beger  

1  Inhaltsverzeichnis  

1  Inhaltsverzeichnis.  2

2  Allgemeine Einstellungen.  4

2.1  Postfach - Persönlicher Ordner  4

2.1.1  Postfach.  4

2.1.2  Persönlicher Ordner  4

2.2  Größe des Postfachs  4

2.3  Erstellen von Ordnern  5

2.4  Löschen des Papierkorbs  5

2.5  Vorschaufenster im Posteingang  6

3  E-Mail Versand und Empfang  7

3.1  Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail.  7

3.2  Standard-Adressbuch ändern.  10

3.3  Lesebestätigung  11

3.4  Verzögerte Übermittlung einer E-Mail  12

3.5  Empfangen von E-Mails.  12

3.6  Erstellen und Verwalten von Signaturen  13

4  Anlagen  16

4.1  Versenden einer Datei.  16

4.2  E-Mail-Anlagen öffnen und speichern  16

5  Assistenten.  18

5.1  Automatische Antwort auf eine E-Mail (Abwesenheits-Assistent)  18

5.2  Automatische Weiterleitung einer E-Mail (Regel-Assistent)  18

5.3  Erstellung eines „Spam“- Filters mit dem Regel-Assistent  19

6  Kontakte.  21

6.1  Allgemeines zu Kontakten  21

6.2  Erstellen eines neuen Eintrags im Kontakte-Ordner.  21

6.3  Übernahme einer Adresse aus einer vorhandenen E-Mail  21

6.4  Verschiedene Ansichten im Kontakte-Ordner.  22

6.5  Verteilerlisten  22

7  Kalender.  23

7.1  Grundlegende Funktionen des Kalenders  23

7.2  Verschiedene Ansichten des Kalenders  23

7.3  Einen Termin im Kalender eintragen (schnelle Variante)  23

7.4  Einen Termin im Kalender eintragen (ausführliche Variante)  23

Outlook  2003 Grundlagen  2

Michel  Beger  

7.5  Beginn und Ende eines Termins nachträglich ändern  24

7.6  Regelmäßig sich wiederholende Termine (Serientermine)  24

7.7  Besprechungen planen und mit anderen koordinieren.  24

7.7.1  Beim eingeladenen Teilnehmer der Besprechung  24

7.7.2  Wieder zurück beim „Besprechungsplaner“  25

7.7.3  Teilnehmerverfügbarkeit / Teilnehmerstatus  25

7.8  Gemeinsame Kalender / gemeinsame Nutzung von Postfächern  26

7.8.1  Freigabe eines Kalenders.  26

7.8.2  Zugriff auf andere Kalender  26

7.8.3  Private Termine  28

8  Spezielles - Tipps und Tricks.  29

8.1  Eigene Datendatei erstellen persönlicher Ordner  29

8.2  Archivieren  29

8.3  Kalendereinträge mit der Maus kopieren oder verschieben  31

8.4  Geburtstage bei Kontakten als Jahrestag im Kalender speichern  31

Outlook  2003 Grundlagen  3

Michel Beger

Allgemeine Einstellungen 2

2.1 Postfach - Persönlicher Ordner

Das Programm Outlook der Firma Microsoft kann in verschiedenen Konfigurationen benutzt werden:

2.1.1 Postfach

Im Normalfall haben Sie eine Anbindung an das Netz mit einem Exchange-Server. Das heißt, alle Ihre E-Mails, Kalenderdaten, Kontakte usw. liegen alle in Ihrem „Postfach“ auf dem Exchange-Server, werden dort gesichert und stehen Ihnen auch bei einem Umzug in ein anderes Büro mit einem anderen PC zur Verfügung.

2.1.2 Persönlicher Ordner

Bei einem Persönlichen Ordner handelt es sich um eine Datei, die lokal auf Ihrem PC liegt bzw. auf einem Netzlaufwerk. Dies kann von Nutzen sein, wenn Ihr Postfach die Maximalgröße erreicht, und Sie alte E-Mails „auslagern“ wollen. Hinweis: Ein „persönlicher Ordner“ sollte nicht lokal auf Ihrem PC gespeichert sein.

2.2 Größe des Postfachs

Die maximal zulässige Größe Ihres Postfachs ist begrenzt. Ab 40 MB erhalten Sie einen Warnhinweis, ab 80 MB Postfachgröße können Sie keine E-Mails mehr senden. Als Beispiel: Eine durchschnittliche E-Mail mit einem Word-Dokument als Anlage hat eine Größe von ca. 50kB, d.h. Sie könnten 1200 E-Mails mit Word-Dokument in Ihrem Postfach speichern. Wenn Sie jedoch mit vielen Grafiken arbeiten kann sich diese Zahl schnell verändern. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie regelmäßig in Ihrem Postfach aufräumen: • Löschen Sie alte E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen

• Löschen Sie E-Mails, die Sie verschickt haben und nicht mehr benötigen, Sie finden diese im Ordner Gesendete Objekte

• Löschen Sie erledigte Aufgaben und Termine (siehe Kapitel „Archivieren“) • Löschen Sie E-Mails mit besonders großen Anlagen (Präsentationen, Grafiken usw.) • Erstellen Sie einen persönlichen Ordner (siehe Kapitel „Datendatei“) Sie können jederzeit feststellen, wie groß Ihr Postfach ist: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und dort auf Eigenschaften für "Postfach - ..." und dann auf die Schaltfläche Ordnergröße. Sie sehen dann dort die Gesamtgröße ihres Postfachs (Größe inkl. Unterordner) und die Größen der einzelnen Ordner.

Wenn Sie jederzeit den Überblick über Ihre E-Mails und deren Größe behalten wollen, gibt es auch die Möglichkeit sich die Größe der einzelnen E-Mails anzeigen zu lassen: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltenüberschriften. In dem Kontextmenü klicken Sie jetzt auf die Feldauswahl. Ziehen Sie jetzt mit der Maus die Größe aus der Feldauswahl in die Zeile mit den Spaltenüberschriften. In der neuen Spalte

Outlook 2003 Grundlagen Seite 4

Michel Beger

bekommen Sie sofort angezeigt, wie groß eine E-Mail inkl. Anlage ist. Um die Spalte nach der Größe zu sortieren klicken Sie einfach auf den Spaltenkopf mit dem Namen Größe. Mit dem Befehl Extras, Postfach aufräumen können Sie sich bei der Löschung und Archivierung des Postfaches unterstützen lassen.

2.3 Erstellen von Ordnern

Um einen besseren Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, oder um einfach nur „aufzuräumen“ können Sie Unterordner anlegen, in die Sie dann gelesene oder erledigte E-Mails verschieben.

So legen Sie einen neuen Unterordner im Posteingang an:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, zu dem Sie einen Unterordner erstellen möchten, und wählen dort den Befehl Neuer Ordner oder

• gehen Sie auf Datei, Neu, Ordner • Geben Sie dem Ordner einen Namen:

Mit gedrückter Maustaste können Sie E-Mails von einem Ordner in einen anderen verschieben.

2.4 Löschen des Papierkorbs

Alles was Sie im Outlook löschen, landet im Ordner Gelöschte Objekte. Sorgen Sie dafür, dass Ihr „Papierkorb“ nicht überläuft, indem Sie beim Beenden von Outlook automatisch den „Papierkorb“ leeren lassen.

Outlook 2003 Grundlagen Seite 5

Michel Beger

So aktivieren Sie das automatische Leeren von Gelöschte Objekte.: • Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, Weitere. • Bei Allgemeines gibt es „Bei Programmbeendigung Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren“

• Aktivieren oder deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen.

2.5 Vorschaufenster im Posteingang

Bei der ersten Verwendung von Outlook ist im Posteingang das Vorschaufenster geöffnet. Machen Sie sich bitte die Mühe und öffnen die E-Mails per Doppelklick und nicht im Vorschaufenster.

Defekte E-Mails werden damit nicht gleich automatisch geöffnet, was ein „Hängenbleiben“ des

gesamten Outlook zur Folge haben kann. Zudem nimmt Ihnen das Vorschaufenster im Posteingang den Platz für die E-Mails weg. So schalten Sie das Vorschaufenster aus:

Im Menü Ansicht deaktivieren und aktivieren Sie das Vorschaufenster

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E-Mail Versand und Empfang 3

3.1 Erstellen und Versenden einer neuen E-Mail

Mit dem jetzt geöffneten E-Mail-Formular werden alle neuen E-Mails verfasst.

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Das erste Feld, in dem der Cursor sich direkt befindet, ist das Adressfeld ( 1 ). Hier schreiben Sie die E-Mail Adresse des Empfängers hinein. Eine E-Mail-Adresse hat im Normalfall immer folgende Form: name@domain.kennung

Beim Statistischen Landesamt wird die E-Mail-Adresse ebenfalls in dieser Form notiert: vorname.nachname@statistik-nord.de Sie müssen folgende Punke beachten:

• Achten Sie auf den Punkt zwischen Vorname und Nachname, wenn der Punkt vergessen wird ist die Adresse falsch und die E-Mail wird nicht zugestellt. • Leerzeichen, Sonderzeichen und Umlaute dürfen nicht benutzt werden • Groß- und Kleinschreibung spielen hier keine Rolle, am Einfachsten schreiben Sie immer alles klein.

• Das @-Zeichen erzeugen Sie auf der Tastatur mit Alt GR + Q Im Feld „Cc...“ ( 2 ) können Sie einen Kopieempfänger eintragen.

Das nächste wichtige Feld ist der Betreff: ( 3 ). Hier sollten Sie stets stichwortartig dem Empfänger mitteilen, um was es in der E-Mail geht, sodass er einen evtl. Missbrauch ausschließen kann.

Das Textfeld ( 4 ) kann beliebig lang beschrieben werden.

Wenn Sie innerhalb des Statistischen Landesamtes E-Mails verschicken, können Sie das globale Adressbuch nutzen, um eine Adresse zu suchen. Dort sind alle E-Mail-Empfänger der Stadt hinterlegt. Dazu klicken Sie auf das Symbol „An...“

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