Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements durch Einführung von Standardanwendungssoftware

rungen für Unternehmen, deren effektive Bewältigung eine kontinuierliche Anpassung der Geschäftsprozesse erfordert.

Unternehmen agieren demnach in einem sehr komplexen und dynamischen Umfeld. Komplexität entsteht durch die Vielzahl von sich gegenseitig beeinflussenden Faktoren, wie z.B. die Globalisierung und die steigenden Kundenanforderungen. Die hohe Dynamik folgt aus der schnellen Veränderung vieler dieser Faktoren. Aufgrund der genannten Aspekte ist der Einsatz geeigneter Prozesse zur Steuerung, Kontrolle und Synchronisation der notwendigen Anpassungen nicht nur eine logische Konsequenz. Ein solches aktives Management ist vielmehr eine existentielle Voraussetzung für den Erfolg, die Erhaltung und Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit sowie die langfristige Überlebensfähigkeit von Unternehmen [ALLW05, S. 7]. Als einer der zentralen Themenbereiche der Wirtschaftsinformatik befasst sich das Geschäftsprozessmanagement (GPM) mit genau dieser Aufgabenstellung. Das GPM wird als ein Konzept zur systematischen Modellierung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens verstanden [SCHE95, S. 433]. Das Continuous System Engineering (CSE) als integrationsorientiertes Vorgehensmodell beschreibt detailliert die hierbei gewünschte kontinuierliche Anpassung von Geschäftsprozessen verbunden mit der synchronen Weiterentwicklung der dazugehörigen Informationssysteme [THOM96, S. 78f.]. Nach dem ursprünglichen Verständnis wurde das GPM primär als eine organisatorische und erst in zweiter Linie als eine technologische Aufgabe definiert [JOST02, S. 103f.]. Heute ist vermehrt die Gewährleistung von Effizienz, Agilität und Flexibilität erfolgskritisch. Die Notwendigkeit der Unterstützung des GPM durch IuK-Technologien folgt demnach unweigerlich aus der inhärenten Prozessorientierung, Dynamik und Komplexität des Aufgabengebiets [BECK09, S. 89f.; SCHM08, S. 35;SCHE06, S. 60f.].

Damit die effiziente Unterstützung von Unternehmensaktivitäten durch IuK-Technologien permanent gewährleistet werden kann, müssen parallel zu den Geschäftsprozessen auch die mit ihnen zusammenhängenden Anwendungen der Informationsverarbeitung konsequent weiterentwickelt werden. Aus diesem Grund können Programmanwendungen auch nicht längerfristig erfolgreich in der gleichen Form eingesetzt werden [THOM06, S. 215].Mit der Feststellung, dass ein effizientes GPM ohne Informationstechnik somit impraktikabel ist, lässt sich die in Abbildung 1 verdeutlichte Argumentationskette zu einem logischen Kreis schließen.

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Im Folgenden stellt sich daher die Frage, was genau das Geschäftsprozessmanagement ist und inwiefern die Einführung von Standardanwendungssoftware (SAS) zu einer Verbesserung des GPM beitragen kann.

2 Mana gement unternehmerischer Aktivitäten

Nahezu alle in einem Unternehmen auftretenden betriebswirtschaftlichen, organisa-torischen und informationstechnisch en Fragestellungen hängen direkt oder mittelbar mit Geschäftsprozessen zusammen [ ALLW05, S. 25].Definiert sind diese als zie lgerichtete, zeitlich-logische Abfolgen von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Personen oder Organisationseinheiten in oder zwischen Unternehmen unter Nutzung von IuK-Technologien ausgeführt werden können. Sie dienen damit der Erstellung von Leistunge n entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Leistungen können dabei sowohl die Erstellung oder Bereitstellung eines physischen Produkts als auch die Erbringung eines Dienstes umfasen. Dabei ist das Ziel von Geschäftsprozessen, die Erwartungen und Anfo forderungen der Kunden zu erfü füllen[GADA08, S. 46]. Für die Sicherung des Unternehmen serfolgs ist bei deren Gestaltung und Weiterentwicklung auf eine ausgeglichene Abstimmung zwischen einer rein operativen Kundenorientierung einerseits und einer Konzentration auf str ategische Aspekte auf der anderen Seite zu achten. Die strategi sche Komponente darf hierbei für den langfristigen Auf- und Ausbau von Erfolgspotentialen und Kernkompetenzendes Unternehmens nicht vernachlässigt werden[SCHM08, S. 6].Die Unterstützung dieser Aktivitäten sowie der Prozesse an sich verlangt nach einer systematischen Vorgehensweise. Das GPM ist ein solches Instrument.

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Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements durch Einführung von Standardanwendungssoftware

tät. Die rasante informationstechnische Entwicklung ist ein zusätzlicher Beschleuni-gungsfaktor [ALLW05, S. 4-7].

Wie bereits in Kapitel 1 dargelegt, sind die Minimierung der Reaktionszeit auf derartige Anforderungen sowie die durchgängige Gewährleistung einer hohen Prozessqualität existentielle Faktoren für die Wettbewerbs- und Überlebensfähigkeit von Unternehmen. Die Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen sowie deren systematische Unterstützung und Weiterentwicklung können damit als primäre Beweggründe für die Einführung eines GPM-Lebenszyklusabgeleitet werden. Effektivität wird dabei durch „richtige“ Entscheidungen hinsichtlich Aktivitäten erreicht. Einen maßgeblichen Einfluss auf die Effektivität haben demnach die Unternehmensziele, -strategie und -vision [SCHM08, S. 2f.].Effizienz hingegen bedeutet „etwas richtig zu tun“. Hier geht es darum, die unternehmerischen Ziele wirtschaftlich, d. h. mit minimalem Aufwand zu erreichen oder mit einem beschränkten Ressourceneinsatzdie Zielerreichung hinsichtlich bestimmter Faktoren zu maximieren[SCHM08, S. 3]. Ein im Zuge der Globalisierung zunehmend bedeutender Zusammenhang ergibt sich aus dem häufigeren und intensiveren Informationsaustausch zwischen Unternehmen. Besonders relevant sind hierbei Supply Chains, also Liefer-, Versorgungs- oder Wertschöpfungsketten. Die darin verbundenen Unternehmen sind in einer bestimmten Reihenfolge an der Versorgung, Entwicklung, Erstellung und Distribution eines Erzeugnisses beteiligt. Deren Koordination ist Aufgabe des Supply Chain Manage-ments(SCM)[BECK04, S. 1; DANG04, S. 1].

Aus den zunehmend mehrstufigen Verbindungen zwischen diesen Unternehmen ergibt sich die realistischere Bezeichnung eines Beschaffungsnetzwerks. Diesbezüglich hat die kontinuierliche Qualitätssicherung von Geschäftsprozessen über das betrachtete Unternehmen hinaus auch einen Einfluss auf verschiedene Bereiche der ange-bundenen Lieferanten, Partner und Kunden [THOM01, S. 1521f.]. Die Einführung eines GPM kann insofern zur Verbesserung der gemeinsamen Wettbewerbsfähigkeit und gleichzeitig zu dem wirtschaftlichen Überleben derartiger Unternehmensverbunde beitragen.

Die erfolgreiche Bewältigung der vorgestellten Herausforderungen wird in der Un-ternehmensstrategie festgehalten. Darin begründete Ziele beinhalten üblicherweise eine Verbesserung der Transparenz, Flexibilität, Kundenorientierung, Prozessorien-tierung und Produktivität. Häufig genannte taktische und operative Ziele sind verrin-gerte Kosten und Zeiten, erhöhte Qualität und Kundenzufriedenheit sowie die konse-quente Ausrichtung der Prozesse an der Unternehmensstrategie [GADA08, S. 61]. Wirtschaftsinformatik im Wintersemester 2010/2011 5

2.3 Relationen von GPM und IT

Zwischen strategischer Zieldefinition, Geschäftsprozessmanagement und der Prozes sunterstützung durch I uK-Systeme lassen sich inhärente Zusammenhänge feststellen . So können anhand der Abbildung 3 die in Kapitel 1 einleitend dargelegte Abhängigkeit eines effizienten GPM von der Unterstützung durch entsprechende Software nach der logischen Herleitung auch technisch spezifiziert werden.

Erfolgsfaktore n folgt im Rahmen de s Prozessmanagements die Ableitung und Präzisierung von Geschäftsprozessen aus der Unternehmensstrategie. Diese werden auf der darunterliegenden Eb ene prozessorientiert als Workflo ws modelli ert und organisatorisch basierend auf einem Berechtigungssystem in die IT eingebunden. Die Modellierung wird dabei von diversen in Kapitel 3.1 vorges tellten Softwareprodukten unterstützt. Ein formal beschriebener, voll- oder teilautomatisierter Geschäftsprozess wird als Workflowbezeichnet [GADA08, S. 52f.]. Die technische Koordination und Organisation dieser GPM-Teildisziplin übernehmen dem Middleware-Bereich zugeordnete Workflow-Management-Systeme (W WFMS). Sie ermöglichen die aktive, anwendungsneutrale Steuerung dieser arbe itsteiligen Prozesse und unterstützen die Mo dellierung, Simulation, Ausführung, Überwachung und Analyse von IT--gestützten Geschäftsprozess en auf operativer Ebene [GADA08, S. 266f.].Der Einsatz von WFMS ist vor allem für zumindest teilweise automatisierbare und regelmäßig stattfindende Prozesse prädestiniert [GADA08, S . 265]. Unstrukturierte Prozesse werden von so genannten Groupware-Lösungen unterstützt. IuK-Technologien zur Unterstützung des GPM sind somit qualifizierte und zur Gewährleistung der notwendigen Effizienz obligatorische Hilfsmittel.

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