Inhaltsverzeichnis I

Inhaltsverzeichnis   

Seite   

Abbildungsverzeichnis   IV

Tabellenverzeichnis. V   

Abk  ürzungsverzeichnis  VII

1  Einführung  1

1.1  Notwendigkeit von Dokumenten-Management  1

1.2  Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit  4

2  Definitionen und Begriffe des Dokumenten-Managements.  6

2.1  Der Begriff des Dokuments.  6

2.2  Erscheinungsformen von Dokumenten  7

2.2.1  Dokumententypen  7

2.2.2  Dokumentenarten  8

2.2.3  Dokumentenformate.  10

2.3  Attribute und Indizierung  10

2.4  Lebenszyklus von Dokumenten  12

2.5  Digitale Archivierung.  13

3  Dokumenten-Management  14

3.1  Aufgaben und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen  14

3.2  Unterstützende Komponente Workflow-System.  17

3.3  Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements  18

3.4  Ziele des Dokumenten-Managements  20

4  Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes  22

4.1  Kosten und Nutzen  22

Inhaltsverzeichnis II

Seite   

4.2  Quantitative Nutzenpotenziale  23

4.2.1  Verkürzte Durchlaufzeiten  23

4.2.2  Einsparung von Sachkosten.  24

4.2.3  Einsparung von Personalkosten.  24

4.3  Qualitative Nutzenvorteile  26

4.3.1  Bessere Nutzung bzw. Erweiterung der Informationsbasis.  26

4.3.2  Motivation der Mitarbeiter  26

4.3.3  Qualitätssteigerung der Arbeitsergebnisse  27

4.3.4  Verbesserung des Kundenservices  27

5  Einsatz und Potenzial im Unternehmen.  28

5.1  Ausgangssituation im Unternehmen - Ist Analyse  28

5.2  Unternehmensziele und Unternehmensstrategie  29

5.3  Prozessanalyse.  31

6  Potenzialanalyse.  35

6.1  Balanced Scorecard  35

6.2  Kosten und Nutzen  38

6.2.1  Einmalige Kosten  39

6.2.2  Laufende Kosten.  39

6.2.3  Quantitativer Nutzen  41

6.2.4  Qualitativer Nutzen  44

7  Rechtliche Aspekte  49

Inhaltsverzeichnis III

Seite   

7.1  Einführende Erläuterung  49

7.2  Datenschutz und Datensicherheit  50

8  Fazit  51

Literaturverzeichnis   VIII

Abbildungsverzeichnis   

Abbildungsverzeichnis   

Seite   

Abb.  1: Traditionelle Posteingangsbearbeitung  

Abb.  2: Traditionelle Dokumentenweiterleitung.  

Abb.  3: Dokumentenarten  

Abb.  4: Attribute und Indizierung von Dokumenten  

Abb.  5: Lebenszyklus eines Dokuments  

Abb.  6: Dokumenten-Management - abstrakt  

Abb.  7: Dokumenten-Management - Kernaufgaben  

Abb.  8: Schematische Struktur von Wirtschaftlichkeitsvergleichen.  

Abb  9: Balanced Scorecard  

Tabellenverzeichnis V   

Tabellenverzeichnis   

Seite   

Tab.  1: Vergleich von Archivformen.  13

Tab.  2: Formalziele.  20

Tab.  3: Potenzial- und Kostenanteil je Maßnahmebereich  23

Tab.  4: Quantitatives Nutzenpotenzial  25

Tab.  5: Erfolgsfaktoren  30

Tab.  6: Projektprozesse-Ist  32

Tab.  7: Projektprozesse-Soll.  34

Tab.  8: Aktivitäten Balanced Scorecard  38

Tab.  9: Laufende Kosten ohne DMS  40

Tab.  10: Laufende Kosten mit DMS.  40

Tab.  11: Durchlaufzeitverkürzung.  41

Tab.  12: Zeitersparnis bei Durchlaufzeit  42

Tab.  13: Mögliche Kosteneinsparung Prozesse.  42

Tab.  14: Zeiteinsparung Prozesse  43

Tab.  15: Einsparung Papierdokumente.  43

Tab.  16: Dokumentenerfassung  44

Tab.  17: Dokumentenzugriff  44

Tab.  18: Dokumententransport  45

Tab.  19: Dokumentensuche  45

Tab.  20: Dokumentenindizierung  45

Tab.  21: Mitarbeiter integrieren.  46

Tab  22: Handlungssicherheit der Mitarbeiter  46

Tabellenverzeichnis VI   

Tab.  23: Motivation der Mitarbeiter  46

Tab.  24: Arbeitsergebnisse verbessern  47

Tab.  25: Dokumentenstände  47

Tab.  26: Statistische Auswertung  47

Tab.  27: Weiterleitung Dokumente  48

Tab.  28: Integrierte Dokumente.  48

Tab.  29: Dokumentenaustausch.  48

Tab  30: Gesetzliche Grundlagen und Themen in Deutschland  49

Abkürzungsverzeichnis VII

Abkürzungsverzeichnis

ANSI............................American Standards Institute

AO ...............................Abgabenordnung

ASCII...........................American Standard Code for Information Interchange BDSG ..........................Bundesdatenschutzgesetz BetrVG ........................Betriebsverfassungsgesetz BGB.............................Bürgerliches Gesetzbuch CI .................................Coded Information Cold .............................Computer Output on Laserdisk DIN..............................Deutsches Institut für Normung e.V. DM...............................Dokumenten-Management DMS ............................Dokumenten-Management-System DOS .............................Disk Operating System EDV.............................Elektronische Datenverarbeitung GDPdU ........................Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

GoB .............................Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung GoBS ...........................Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

HGB.............................Handelsgesetzbuch HTML..........................Hypertext Markup Language IuK...............................Information und Kommunikation IuKDG .........................Informations-Kommunikationsdienste-Gesetz LV................................Leistungsverzeichnis NCI ..............................Non Coded Information OCR.............................Optical Character Recognition PDF..............................Portable Document Format SigG.............................Signaturgesetz SigV.............................Signaturverordnung TIFF.............................Tagged Imaged File Format UrG..............................Urheberrechtsgesetz ZPO .............................Zivilprozessordnung

1 Einführung 1

1 Einführung

1.1 Notwendigkeit von Dokumenten-Management

Etwa 80 - 90 % aller in Unternehmen vorkommenden Informationen liegen immer noch in Papierform z. B. als ausgefülltes Formular, gedruckte Liste oder als Fax vor. ¹ Interessant ist, dass mindestens ¾ aller Dokumente gleichzeitig mit IT-Systemen erstellt werden. ² Andere Dokumente werden erst in ein Format gebracht, das der Computer beherrscht - sie werden gescannt. Im Computer entstehen laufend neue Dateien wie beispielsweise Texte und Tabellen. Von außen kommen Bilder, Faxe, E-Mails, usw. dazu. 3

Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, Unterlagen zu vervielfältigen und zu verteilen. Dazu werden Fotokopierer, die gewartet werden müssen, Papier und Arbeitskräfte, die Kopien herstellen und weiterleiten, benötigt. ⁴ Abbildung 1 zeigt schematisch die traditionelle Posteingangsbearbeitung, wie sie heute noch in vielen Unternehmen angewendet wird.

1 Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital

verwalten, München, Deutscher Taschenbuchverlag 2001, S. 28.

2 Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-

Management, 4. vollständig überarb. und erw. Auflage, Heidelberg 2008, S. 56.

3 Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital

verwalten, a. a. O., S. 18.

4 Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital

verwalten, a. a. O., S. 28.

5 Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet:

http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

1 Einführung 2

Durch Ausdrucken, Bearbeiten und neu Erfassen von Dokumenten entstehende Medienbrüche, d. h. Unterbrechung des Übergangs von einem System zu einem anderen, stehen auf der Tagesordnung. Eine „Sicherung“ der Dokumente erfolgt oftmals in gewohnter Form durch Ablage in Ordnern, Akten und Regalen. Statt gezielt Informationen abzurufen, wird in den Akten oder Ordner gesucht. Ein schnelles und einfaches wieder Auffinden eines Dokumentes ist kaum möglich. 6

Gerade in den dokumentenlastigen Bereichen der Unternehmen, den Büros, trifft man oft auf äußerst ineffiziente Arbeitsabläufe, Doppelarbeit, zeitaufwendige Suchvorgänge, lange Durchlaufzeiten, Mehrfachablage, mangelnde Transparenz von Systemen und Abläufen (Abb. 2). 7

Ziel ist es die Papierberge und die Informationsflut im Computer in den Griff zu bekommen, d. h. die Informationen zu strukturieren, zu indizieren und zugänglich zu machen. 9

6 Vgl. Pfaff, Tomas: Dokumentenmanagement - das papierlose Büro?: Konzepte, Technologien,

Tipps, Berlin, Offenbach: VDE-Verlag 1995, S. 12.

7 Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management:

Vom Imaging zum Business-Dokument, 3. überarb. und erw. Aufl., Berlin et al.: Springer 2002, S. 2.

8 Fachhochschule Flensburg (Hrsg.): Dokumentenmanagement, Online im Internet:

http://www2.wi.fh-flensburg.de/wi/riggert/veranstaltungen/AKAD/8-DMS-neu.pdf, Februar 2006.

9 Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital

verwalten, a. a. O., S. 18.

1 Einführung 3

Informationen werden erst dann zu einem wertvollen Faktor, wenn sie strukturiert vorliegen und sie für den Benutzer logisch in diese Struktur implementiert werden. Neben der Verwaltung an Daten ist ein direkter Abruf von Informationen unterschiedlichster Art Voraussetzung dafür, sie als Entscheidungs- und Auskunftsgrundlage nutzen zu können. Ein schneller Informationszugriff und hohe Auskunftsbereitschaft werden zur strategischen Komponente eines Unternehmens. 10

Die daraus resultierende verbesserte Wettbewerbsfähigkeit wird durch eine Verschlankung der Strukturen und die Neugestaltung von Arbeitsabläufen unterstützt. Ein wichtiger Faktor zur Erreichung dieses Ziels ist die schnelle Informations-versorgung und die Minimierung der Durchlaufzeiten von Informationsträgern zwischen den einzelnen, der Organisation angehörigen, Arbeitsgruppen bzw. Abteilungen. Dazu ist eine hervorragende Kooperation, Kommunikation und Koordination der Abteilungen notwendig. Teamarbeit, der ständige Daten- und Erfahrungsaustausch sowie die schnelle Informationsbearbeitung werden zu zentralen Eigenschaften eines effizient arbeitenden Unternehmens.

Um die Möglichkeit zur Aufnahme von Dokumenten jeglicher Art in computernutzbare Informationen und deren Verwaltung zu realisieren, bedarf es einer besonderen Software, die Management-Aufgaben übernimmt und sich möglichst einfach in die Struktur des Unternehmens integrieren lässt. Der Einsatz sog. Dokumenten-Management-Systeme (im weiteren auch „DMS" genannt) erfüllt einen Großteil dieser Anforderungen und trägt bei sinnvoller Nutzung dazu bei, eine Verbesserung der Auskunftsfähigkeit zu erzielen, Arbeitseffizienz nachweisbar zu steigern und durch die Substitution von Papier und Lagerfläche zudem Kosten- und Umweltaspekte zu berücksichtigen. Durch Einsatz einer Dokumenten-Management-Anwendung sind immense Einsparungen möglich. 11

Medienbrüche könnten durch ein modernes DMS vermieden werden, Informationen wären nur noch innerhalb eines einzigen Mediums, dem Computer, verfügbar. Weiter ist zu bedenken, dass ein elektronisches Dokumentenmanagement im Vergleich zur traditionellen Papierablage lediglich einen Bruchteil an Platz braucht und der Zugriff deutlich weniger fehlerträchtig sein würde.

10 Vgl. Gulbins, Jürgen; Seyfried, Markus; Strack-Zimmermann, Hans: Dokumenten-Management:

Vom Imaging zum Business-Dokument, a. a. O., S. 2.

11 Vgl. Pfaff, Thomas: Dokumentenmanagement - das papierlose Büro?: Konzepte, Technologien,

Tipps, a. a. O., S. 12.

1 Einführung 4

Kosten für die Katalogisierung und Administration von Dokumenten, sowie die physische Einordnung in Aktenordner reduzieren sich merklich oder entfallen komplett. 12

Anhand des folgenden Beispiels soll verdeutlicht werden, wie die digitale Archivierung von Dokumenten dazu beiträgt Raumkosten zu reduzieren: Eine CD-ROM fasst bei 650 Megabyte Speicherkapazität ca. 150.000 DIN A4-Seiten mit Texten, die von einem Textverarbeitungsprogramm, wie z. B. Word erstellt wurden. Ein gut gefüllter, breiter Aktenordner fasst problemlos 350 Seiten. D. h., es wären mindestens 400 Ordner nötig, um die Textseiten zu speichern, die auf eine einzige CD-ROM, die nur etwa 1 mm dick ist, passen. 13

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Diplomarbeit

Wenn es darum geht, die Arbeitsabläufe in einer Büroorganisation effizienter zu gestalten, ist eine moderne Informations- und Kommunikationstechnologie heute unverzichtbar. Mit einem Dokumenten-Management-System kann ein bisher nicht durchgängig durch IuK-Systeme unterstütztes Erstellen, Digitalisieren, Attribuieren, Suchen, Weiterleiten und Archivieren von Dokumenten beschleunigt, flexibilisiert und somit kostengünstiger durchgeführt werden. Daher gilt es, in Organisationen die Durchlaufzeiten von Dokumenten zu reduzieren, Medienbrüche abzubauen, mit der unternehmensweiten Verfügbarkeit von Dokumenten die Auskunftsbereitschaft zu erhöhen, wie auch die Raum- und Betriebsmittelkosten für die Papierarchivierung signifikant zu senken. ¹⁴ Ein unternehmensweiter Einsatz ist von Bedeutung, da in praktisch allen Prozessen Dokumente eine Rolle spielen und die meisten Dokumente in mehreren Prozessen Verwendung finden. 15

Ziel dieser Arbeit ist die Untersuchung der Nutzen und Potenziale, die sich bei einem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, in der Vertriebsabteilung eines Elektrofachgroßhandels, ergeben könnten.

12 Vgl. Schimpf, Andreas (Notes Magazin, 5/1999).

13 Vgl. Limper, Wolfgang: Dokumenten-Management, Wissen, Informationen und Medien digital

verwalten, a. a. O., S. 29.

14 Vgl. Dandl, Jörg; Universität Giessen (Hrsg.): Dokumenten-Management-Systeme, Eine Einführung,

Online im Internet: http://www.econbiz.de/archiv/gi/ugi/winformatik/dms.pdf, S. 3.

15 Vgl. Götzer, Klaus; Schneiderath, Udo; Maier, Berthold; Komke, Thorsten: Dokumenten-

Management, a. a. O., S. 12.