-II-

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis   II

Abk  ürzungsverzeichnis  III

1  Einführung und Vorgehensweise  1

2  Allgemeiner Teil  2

2.1  Ziele bei der Einführung eines Informationssystems  2

2.2  Funktionsorientierte Dateninseln vs. Integrierte Lösungen  4

2.3  Möglichkeiten der Integration von Informationssystemen  5

Projekt  „IT im Kühlaggregatbau“  7

   3

3.1  Phasenmodell  7

3.2  Phase 1: Bildung des Projektteams  8

3.3  Phase 2: Projektinitialisierung  9

3.4  Phase 3: Fachliche und IT-technische Anforderungsanalyse  10

3.5  Phase 4: Pflichtenhefterstellung  11

3.6  Phase 5: Softwareauswahl  11

4  Zusammenfassung  12

Literaturverzeichnis   13

Anhang   16

-III- Abkürzungsverzeichnis

IS

ERP

-1- 1 Einführung und Vorgehensweise

Nicht zuletzt für kleine und mittelständische Unternehmen erfordert die zunehmende Globalisierung der Märkte eine strategische und strukturelle Neuausrichtung. Die Unternehmen sind gezwungen, schnell und effektiv auf veränderte Marktsituationen zu reagieren. Dabei kommt betrieblichen Informationssystemen (IS) eine besondere Bedeutung zu. ¹ Ein betriebliches IS beschreibt ein Informationssystem, das Aufgaben im Rahmen einer an den Unternehmenszielen ausgerichteten Steuerung der betrieblichen Leistungserstellung und der Erstellung informationsbasierter Dienstleistungen übernimmt. ² IS kommen seit einigen Jahren im ökonomischen Umfeld zum Einsatz ³ und werden auch als allgemein verfügbare Ressource angesehen. ⁴ Da zahlreiche betriebliche Aktivitäten ohne die Anwendung von IS inzwischen nur sehr mühsam respektive nicht durchführbar sind, sind die Unternehmen mittlerweile stark abhängig von IS. ⁵ Doch was ist notwendig, um ein betriebliches IS bzw. die geeignete Software für ein Unternehmen auszuwählen?

Die vorliegende Arbeit setzt sich zum Ziel, anhand eines Fallbeispiels aufzuzeigen, wie über ein strukturiertes Vorgehen eine geeignete Softwareauswahl für ein betriebliches IS getroffen werden kann. Dabei liegt der Fokus dieser Arbeit auf der Methodik der Vorgehensweise und der Systematik zur Erstellung eines Pflichtenheftes, nicht auf der Beschreibung jedes möglichen Prozesses oder jeder möglichen Anforderung in dem Unternehmen. Hierzu trifft der Autor Annahmen, um eine konsistente Beschreibung des Vorgehens zu gewährleisten.

¹ Vgl. Thomas, Oliver: Fuzzy Process Engineering. Integration von Unschärfe bei der modellbasierten Gestaltung prozessorientierter Informationssysteme. Gabler, Wiesbaden 2009, S. 9 (zugleich Habilschrift der Universität des Saarlandes 2008).

² Vgl. Ferstl, Otto K.; Sinz, Elmar J.: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik. Band 1. 5., überarbeitete und erweiterte Auflage, Oldenbourg, München 2006, S. 2.

³ Einige Froscher argumentieren jedoch ernüchternd in Bezug auf die wirtschaftliche Bedeutung von IS. CARR dokumentiert diese Zweifel, indem er als Titel seines Artikels „IT doesn’t matter“ wählt. So bleibt das „Produktivitätsparadoxon“ weiterhin ein Hauptanliegen von Forschern und Praktikern. Vgl. Schryen, Guido: Ökonomischer Wert von Informationssystemen. Beitrag von Literatur-Reviews zum Wissenserhalt. In: Wirtschaftsinformatik (Hrsg.), 52 (2010) 4. Gabler, Wiesbaden 2010, S. 225. doi: 10.1007./s11576-010-0232-4

⁴ Vgl. Carr, Nicholas G.: IT doesn’t matter. In: Harvard Business Review (Hrsg.), 81 (2003) 5. Harvard Business School Publishing, Boston 2003, S. 41.

⁵ Vgl. World Information Technology and Services Alliances (WITSA) (Hrsg.): WITSA Public Policy Report. O.O. 2008, S. 1. URL: http://www.witsa.org/v2/resources/resolutions_reports/ WITSA_PublicPolicyReport08_20081201.pdf [Stand 16.10.2010]

-2- Fürdas mittelständische Produktionsunternehmen Laku-Bau GmbH soll ein neues Projekt „IT im Kühlaggregatbau“ initiiert werden. In diesem Rahmen soll ein Projektteam installiert werden, das fachliche und technische Aspekte zusammenträgt, bisherige Schwachpunkte analysiert und daraus ein Pflichtenheft entwirft. Zunächst werden in einem allgemeinen Teil drei Fragen geklärt: welche Ziele verfolgt die Laku-Bau mit der Einführung des neuen IT-Systems? Ist hierbei eine integrierte Lösung anzustreben? Welche Möglichkeiten existieren, Informationssysteme zu integrieren, und welche bietet sich für die Laku-Bau an? Anschließend wird im Hauptteil das Vorgehen für das IT-Projekt unter Verwendung eines Phasenmodells konkretisiert und beschrieben. Der letzte Abschnitt bietet eine kurze zusammenfassende Darstellung der Kernpunkte.

2 Allgemeiner Teil

2.1 Ziele bei der Einführung eines Informationssystems

Die Ziele, die mit der Einführung eines IS verbunden sind, sind vielfältig. ⁶ Als übergeordnete strategische Ziele der Integration eines IS können formuliert werden: Bereitstellung aktueller Kennzahlen für die Unternehmenssteuerung, Erlangung von Wettbewerbsvorteilen durch Nutzung moderner Informations-und

Kommunikationssysteme und Erhöhung der Kundenzufriedenheit. Da die Wirkungen der Integration auf diese Ziele nur schwer darzustellen sind, werden auch dispositive sowie operative Ziele formuliert: verbesserte Kontrolle von Entscheidungen, verbesserte Einsatzsteuerung von Vertriebsmitarbeitern (Kostenersparnis), Verstärkung der Erfolgskontrolle einzelner Produkte (dispositiv), Beschleunigung der Beantwortung von Kundenanfragen, Verringerung der Papierbearbeitung (Entlastung des Personals), Erhöhung der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Kommunikation der Mitarbeiter untereinander (Zeitersparnis), Erhöhung der Sicherheit bei der Informationsspeicherung, Vermeidung von Datenredundanzen, einheitliche Datenbasis (gleiche Aktualitätsstände)

⁶ Anlage 1 gibt einen Überblick über häufig genannte Ziele bei der Integration von IS.

-3- undeinmalige Datenerfassung (operativ). ⁷ Diese Ziele können zu drei Oberzielen aggregiert werden: Ressourcenbedarfssenkung, Redundanzreduktion und

Konsistenzerhöhung. Die Ressourcenbedarfssenkung ⁸ verbindet die Ziele „Kostenersparnis“, „Zeitersparnis“ und „Entlastung des Personals“. Mit dem Oberziel Redundanzreduktion sind die Ziele „Vermeidung von Redundanzen“ und „einmalige Datenerfassung“ verbunden. Zu erreichen ist die Kontrolle respektive Beherrschung von Redundanzen ⁹ , und nicht zwingend der komplette Abbau. ¹⁰ Mit der Konsistenzerhöhung sind die Ziele „einmalige Datenerfassung“, „Verstärkung der Erfolgskontrolle“, „einheitliche Datenbasis“ und „Erhöhung der Sicherheit bei der

Informationsspeicherung“ verbunden. Anzustreben sind einheitliche und korrekte Daten. ¹¹ Zwischen den drei Oberzielen gibt es auch komplementäre Beziehungen; sie sind somit nicht vollständig unabhängig voneinander. ¹² Wenn z.B. redundante Daten abgebaut werden, sinkt der Zeit- und Kostenaufwand zur Speicherung und Pflege der Daten. Demnach ist eine Redundanzreduktion i.d.R auch mit einer Ressourcenbedarfssenkung verbunden. 13

Die wichtigsten Ziele für die Laku-Bau GmbH sind: ein integriertes Softwaresystem mit einheitlicher Datenbasis nutzen, auf die alle am Produktionsprozess beteiligten Stellen zugreifen können, um stets aktuelle und korrekte Informationen zu haben; eine Produktionsplanung einführen, um eine kontinuierliche Auslastung zu erzielen; die Durchlauf- und Lagerzeiten verkürzen, um Kundenaufträge fristgerecht zu erfüllen und unnötige Lagerhaltung fertiger Kühlaggregate (unnötige Lagerkosten) zu vermeiden;

⁷ Vgl. Abts, Dietmar; Mülder, Wilhelm: Grundkurs Wirtschaftsinformatik. Eine kompakte und praxisorientierte Einführung. 5., vollständig überarbeitete und aktualisierte Auflage, Vieweg & Sohn Verlag, Wiesbaden 2004, S. 318.

⁸ Der Ressourcenbegriff ist hierbei sehr weit gefasst und beinhaltet immaterielle und materielle Güter, Werte und Fähigkeiten.

⁹ Redundanzen beschreiben das mehrfache Vorhandensein von gleichen Daten und Prozessen, die ohne Beeinträchtigung entfernt oder vermieden werden können.

¹⁰ Vgl. Ferstl; Sinz: Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 227 f.

¹¹ Ebenda, S. 228.

¹² Anlage 2 fasst die einzelnen Ziele zu den drei Oberzielen zusammen und zeigt die Beziehungen zwischen den Zielen.

¹³ Vgl. Nirsberger, Ina: Entwicklung eines Modells zur Untersuchung des Einflusses der Integration auf die Netz- und Lock-In-Effekte bei elektronischen Business-to-Business-Marktplätzen. Unveröffentlichte Diplomarbeit am Fachgebiet Informations- und Wissensmanagement der TU Ilmenau, Ilmenau 2005, S. 74, zitiert nach: Fischer, Daniel: Unternehmensübergreifende Integration von Informationssystemen. Bestimmung des Integrationsgrades auf elektronischen Marktplätzen. Gabler, Wiesbaden 2008, S. 164 (zugleich Dissertation Technische Universität Ilmenau 2008).

-4- einehöhere Kundenzufriedenheit durch bessere Information, Planung und insbesondere Einhaltung von Lieferterminen erzielen. 14

2.2 Funktionsorientierte Dateninseln vs. Integrierte Lösungen

Die oftmals historisch gewachsene funktionsorientierte Strukturierung von Unternehmen -wie es auch bei der Laku-Bau der Fall ist- bringt Herausforderungen im Bereich der Datenintegration mit sich. Eine Funktionsorientierung, bei der jeweils eine Unternehmensfunktion, z.B. Vertrieb oder Materialwirtschaft, für alle Bereiche und Produkte zuständig ist, birgt den Vorteil einer hohen Spezialisierung der eingesetzten Mitarbeiter. Der hohe Kommunikations- und Koordinationsaufwand zwischen den betrieblichen Teilfunktionen ist bei einer betont arbeitsteiligen Gliederung jedoch nachteilig. Funktionsorientierte IS zur Unterstützung von Vertrieb, Rechnungswesen, Materialwirtschaft oder Produktion haben i.d.R. eigene Datenbasen und werden gelegentlich als „funktionsorientierte Dateninseln“ bezeichnet. Dabei sind die einzelnen Funktionen durch Entscheidungs- und Ablaufzusammenhänge miteinander verknüpft. ¹⁵ Wenn jede Funktion ihre eigenen Daten verwaltet, werden die zu einem Produkt gehörenden Daten in mehreren Funktionen redundant gehalten. Hieraus ergibt sich ein erhöhter Speicherbedarf und eine inkonsistente Verwaltung der Daten. ¹⁶ Im Gegensatz dazu können mithilfe einer integrierten Datenbasis alle Datendefinitionen unternehmensweit einheitlich festgelegt werden und die Daten möglichst redundanzfrei erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. ¹⁷ Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme sind das technische Pendant zu integrierten IS. ERP Systeme bauen auf dem Grundsatz der Prozessorientierung auf und schließen die Gesamtheit der betriebswirtschaftlichen Anwendungen sowohl mengen- ¹⁴ Vgl.Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 417.

¹⁵ Vgl. Scheer, August-Wilhelm: Wirtschaftsinformatik: Referenzmodelle für industrielle Geschäftsprozesse. 7., durchgesehene Auflage, Berlin/Heidelberg 1997, S. 7 f.

¹⁶ Weitere Probleme nicht-integrierter „Insellösungen“ sind: Mehrfacheingabe und -identifikation von Daten, Intransparenz der Unternehmensabläufe und mangelnde Unterstützung von Kontroll- und Steuerungsaktivitäten. Vgl. Faisst, Wolfgang; Stürken, Momme: Daten-, Funktions- und Prozeß-Standards für Virtuelle Unternehmen - strategische Überlegungen. In: Ehrenberg, Dieter; Griese, Joachim; Mertens, Peter (Hrsg.): Arbeitspapier der Reihe "Informations- und Kommunikationssysteme als Gestaltungselement Virtueller Unternehmen", Nr. 12/1997. Universität Erlangen-Nürnberg, Bern/Leipzig/Nürnberg 1997, S. 4. URL:

http://www.econbiz.de/archiv/er/uer/bwinformatik1/standards_virtuelle_un.pdf [Stand 18.10.2010]

¹⁷ Vgl. Scheer, Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 4 ff.

-5- alsauch wertmäßig ein. Durch eine integrierte Lösung in Form eines ERP Systems werden betriebliche Aufgaben funktionsübergreifend betrachtet; dies ermöglicht eine stärkere Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Kundenbedürfnissen. ¹⁸ Auch für die Laku-Bau ist eine integrierte Lösung einer Funktionsorientierung vorzuziehen. Die derzeitigen Probleme ¹⁹ bei den Geschäftsprozessen betreffen verschiedene Abteilungen: Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Produktion und Montage, Qualitätsmanagement und Versand. ²⁰ Die bestehenden Probleme lassen sich zukünftig nur lösen, wenn alle beteiligten Stellen auf einheitliche, aktuelle und korrekte Daten zugreifen können. Hierfür ist eine integrierte Lösung anzustreben. 21

2.3 Möglichkeiten der Integration von Informationssystemen

Integration bezeichnet die (Wieder-)Herstellung eines einheitlichen Systems. ²² Hierbei werden Anwendungssysteme, die aufgrund unterschiedlicher technischer

Beschaffenheit oder funktionaler Spezialisierung bisher nicht optimal zusammengepasst haben, miteinander verbunden. ²³ Bei der Integration von IS unterscheidet MERTENS die Dimensionen Integrationsreichweite, Integrationsrichtung, Integrationsgegenstand und Automatisierungsgrad. ²⁴ Die Dimension Reichweite beschreibt den Einflussbereich der Integration; hierbei wird zwischen der Integration innerhalb eines Unternehmens ²⁵ und der zwischenbetrieblichen Integration ²⁶ differenziert. Für die Laku-Bau ist als mittelständisches Unternehmen zunächst eine innerbetriebliche Integration

¹⁸ Vgl. Scheer, August-Wilhelm; Angeli, Ralf; Thomas, Oliver: eLogistics: Kundenorientierte Planung und Steuerung von Güter- und Informationsflüssen in Unternehmensnetzwerken. In: Manschwetus, Uwe; Rumler, Andrea (Hrsg.): Strategisches Internetmarketing: Entwicklungen in der Net-Economy. Gabler, Wiesbaden 2002, S. 472.

¹⁹ Anlage 3 zeigt die Probleme der derzeit existierenden Lösung der Laku-Bau auf.

²⁰ Zu einem stattfindenden Workshop sollten kompetente Vertreter aus diesen Bereichen sowie der Geschäftsbereichsleiter eingeladen werden. Der Workshop kann u.a. dazu dienen, mehr über die Probleme zu erfahren.

²¹ Vgl. Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 417.

²² Vgl. Mertens, Peter: Integrierte Informationsverarbeitung 1. Operative Systeme in der Industrie. 17., überarbeitete Auflage, Gabler, Wiesbaden 2009, S. 1.

²³ Vgl. Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 176.

²⁴ Vgl. Mertens, Informationsverarbeitung, a.a.O., S. 3 ff.

²⁵ Bei der innerbetrieblichen Integration werden die Informationsflüsse und Funktionen optimal aufeinander abgestimmt. Mertens ergänzt hierbei noch die Integration in einem Fachbereich (Bereichsintegration) und zwischen einzelnen Fachbereichen (bereichsübergreifende Integration).

²⁶ Zwischenbetriebliche Integration wird erreicht, wenn Geschäftspartner gemeinsame Daten untereinander festlegen, standardisieren und austauschen.

-6- anzustreben. ²⁷ DieDimension Integrationsrichtung verweist auf die Positionierung der Integration zwischen den verschiedenen Ebenen eines Unternehmens. Dabei werden die horizontale und die vertikale Integration unterschieden. Die horizontale Integration bezieht sich auf die funktionsübergreifende Verbindung der Administrations- und Dispositionssysteme entlang der Wertschöpfungskette, und die vertikale Integration unterstreicht die Datenversorgung der Planungs- und Kontrollsystem aus den Administrations- und Dispositionssystemen heraus. ²⁸ Vertikale Integration impliziert die Informationsverdichtung von unten nach oben (Aggregation von Kennzahlen). Umgekehrt können kritische Pfade einzelner Kennzahlen von oben nach unten verfolgt werden (Drill-Down). ²⁹ Aufgrund der bestehenden Probleme bei den Geschäftsprozessen im Geschäftsbereich Kühlaggregatbau sollte für die Laku-Bau die horizontale Integration im Fokus der Betrachtung stehen. Durch eine horizontale Integration können ein starke Arbeitsteilung und isoliertes Abteilungsdenken behoben werden. So können die Teilsysteme innerhalb der Wertschöpfungskette auf derselben Ebene, z.B. Bearbeitung eines Fertigungsauftrages von der Anfrage des Kunden bis zum Versand, verbunden werden. ³⁰ Die Dimension Integrationsgegenstand bezieht sich auf die bei der Integration betrachteten Objekte. Als Integrationsgegenstände werden Daten, betriebliche Funktionen, Prozesse, Methoden und Programme ³¹ beschrieben. ³² Für die Laku-Bau ist die Datenintegration von großer Relevanz; nebeneinander isoliert existierende Datenbestände können dadurch vermieden werden. Ein zentraler Datenbestand bietet Vorteile hinsichtlich der Pflege, Wartung,

Archivierungsmöglichkeiten und Qualität für die Laku-Bau. Mithilfe einer einheitlichen Datenbasis können Informationen über die Auftragslage und den Versand eingeholt und ausgetauscht werden. So können die Ziele „Redundanzreduktion“ und „Konsistenzerhöhung“ erreicht werden.

²⁷ Vgl. Mertens, Informationsverarbeitung, a.a.O., S. 3 ff.

²⁸ Ebenda, S. 6.

²⁹ Vgl. Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 415.

³⁰ Vgl. Mertens, Informationsverarbeitung, a.a.O., S. 4.

³¹ Bei den Programmen wird nochmals in die Integration von Benutzerschnittstellen, Medien und Geräten differenziert.

³² In Anlage 4 sind Merkmale der einzelnen Integrationskomponenten beschrieben. Vgl. Mertens, Informationsverarbeitung, a.a.O., S. 1 ff.

-7- Beider Dimension Automatisierungsgrad werden die vollautomatisierte ³³ und die teilautomatisierte Integration unterschieden. Die Dimension beschreibt, ob und wie eine Arbeitsteilung zwischen Mensch und Maschine bei der Integration erfolgt. ³⁴ Für die Laku-Bau bietet sich zunächst die teilautomatisierte Lösung an. Die Mitarbeiter und das Anwendungssystem wirken zusammen, indem z.B. das System bei Erreichen eines Mindestlagerbestandes einen Bestellvorschlag generiert, der von einem Mitarbeiter bestätigt oder verändert wird und erst dann ausgeführt wird. ³⁵ Die teilautomatisierte Lösung kann für das mittelständische Produktionsunternehmen wirtschaftlich effizienter oder auch betriebssicherer sein als eine vollautomatisierte Lösung.

Projekt „IT im Kühlaggregatbau“

3

3.1 Phasenmodell

Die Einführung einer neuen Software erfolgt üblicherweise in Form von Projekten ³⁶ . Dadurch wird betont, dass es sich um ein einmaliges, neuartiges und risikobehaftetes Vorhaben handelt, das zusätzlich zum Tagesgeschäft von den Projektmitgliedern gelöst werden soll. ³⁷ Um die Komplexität zu reduzieren und die Planbarkeit und Kontrollierbarkeit zu verbessern, wird das Vorgehen für das Projekt „IT im Kühlaggregatbau“ in fünf Phasen eingeteilt: Phase 1-Bildung des Projektteams, Phase 2-Projektinitialisierung, Phase 3-Fachlich und IT-technische Anforderungsanalyse, Phase 4-Pflichtenhefterstellung und Phase 5-Softwareauswahl. ³⁸ Für das Projekt wird ein sequentielles Vorgehensmodell, auch Wasserfallmodell ³⁹ genannt, verwendet. Die einzelnen Phasen werden zeitlich hintereinander und voneinander abgegrenzt abgearbeitet. Ein Vorteil dieses Modells besteht darin, dass in

³³ Eine vollständige Automatisierung wird vollständig von Maschinen durchgeführt. Bei einer teilautomatisierten Integration ist ein Eingriff von Menschen notwendig.

³⁴ Vgl. Mertens, Informationsverarbeitung, a.a.O., S. 8 f.

³⁵ Vgl. Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 181.

³⁶ Projekte sind temporäre Organisationsformen, um betriebswirtschaftliche und technische Problemstellungen, die komplex, einmalig und zeitlich begrenzt sind, zu lösen. Vgl. Abts; Mülder, Grundkurs Wirtschaftsinformatik, a.a.O., S. 14.

³⁷ Ebenda, S. 15.

³⁸ Vgl. Jungebluth, Volker: Das ERP-Pflichtenheft. Enterprise Resource Planning. 4., überarbeitete Auflage, mitp, Heidelberg 2008, S. 81 ff.

³⁹ Anlage 4 zeigt ein sequentielles Vorgehensmodell zur Auswahl und Einführung von Software.