Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung  

Inhaltsverzeichnis

  Abkürzungsverzeichnis  III

  Abbildungsverzeichnis  IV

  Einleitung  1

1.  Die Begriffe Beschaffung und eProcurement  2

2.  Veränderung von der traditionellen Beschaffung zum eProcurement  3

3.  Bescha ffungsmarketing mit eProcurement  6

4.  eProcurement-Instrumente (-Tools, -Lösungen)  7

4.1  Virtuelle Marktplätze  7

4.2  Ausschreibungen (Request for Quote)  11

4.3  Online-Auktionen  12

4.4  Kataloglösungen  15

5.  Welche Produkte eignen sich für eProcurement  18

6.  Wie hoch ist die geschätzte Einsparung durch eProcurement in der  

  Beschaffung?  20

  Fazit  26

  Literaturverzeichnis  V

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Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung

Abkürzungsverzeichnis

BAPI Business Application Programming Interfaces

EDI Electronic Data Interchange

ERP-System Enterprise Resource Planning

Et. al. Et alii ,unter andere’

Hrsg. Herausgeber

MRO-Artikel Maintenance, Repair and Operations

OCI Open Catalogue Interface

Vgl. Vergleiche

WWW World Wide Web

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  Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung  

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1: Stufen des Beschaffungsprozesses.  

  Abbildung 2: Entwicklungsstufen in der Beschaffung.  

  Abbildung 3: Fokussierung auf den strategischen Einkauf.  

  Abbildung 4: Unterscheidung von Marktplatztypen.  

  Abbildung 5: Beispiel eines virtuellen Marktplatzes von On2Paper.  

  Abbildung 6: Beispiel eines offenen Marktplatzes von Surplex.  

  Abbildung 7: Eingabepage für eine Reverse Auction von debitec.  

  Abbildung 8: Veränderung der Beschaffungsprozesse bei Reverse Auctions.  

  Abbildung 9: Beispiel eines Online-Kataloges von Mercateo.  

  Abbildung 10: Ablauf einer Katalogbestellung über das Procurement-System  

  EBP von SAP.  

  Abbildung 11: Evolution der E-Anwendungen im Einkauf.  

  Abbildung 12: Einsatz neuer Technologien und eProcurement-Lösungen.  

  Abbildung 13: Einsatz von eProcurement-Instrumenten im Jahre 2001.  

  Abbildung 14: Die Auswirkungen des eProcurement.  

  Abbildung 15: Gründe für eine Entscheidung gegen eProcurement.  

  Tanja Mohrdiek  

Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung

Einleitung

Durch die immer weiter voranschreitende Internettechnologie hat sich in den letzten Jahren in den Unternehmen einiges verändert. Während noch vor ein paar Jahren nur wenige Einkäufer etwas über das Internet beschafft haben, gibt es heutzutage selten Einkäufer, die noch kein Produkt über das World Wide Web (WWW) bezogen haben. Mit Einführung des eProcurement Ende der 90er Jahre scheint es in der Beschaffung übers Internet keine geographischen Grenzen mehr zu geben.

Durch die verschärften Rahmenbedingen in der Wirtschaft wird versucht in allen Unternehmensbereichen Einsparungen zu realisieren. Auch der Einkaufsbereich ist verschärft davon betroffen. Ob eProcurement- Lösungen tatsächlich eine Möglichkeit der Einsparung darstellen und der Nutzen innerhalb der Beschaffung optimiert wird, soll in dieser Arbeit herausgestellt werden.

Nachdem im ersten Kapitel die Begriffe „Beschaffung“ und „eProcurement“ definiert werden, ist im zweiten Kapitel der Übergang von der traditionellen zur elektronischen

Beschaffung beschrieben.

Da das Beschaffungsmarketing im Einkauf sehr wichtig ist, wird im Kapitel drei darauf eingegangen. Innerhalb des Beschaffungsmarketings spielt auch der Einsatz von Software-Agenten eine immer größere Rolle, die innerha lb des Kapitels besonders berücksichtigt werden.

Das vierte Kapitel befasst sich mit den wichtigsten eProcurement-Instrumenten und schildert, wie diese innerhalb des Einkaufs angewendet werden.

Kapitel fünf zeigt auf, welche Produkte sich für eine Beschaffung über eProcurement eignen. Dabei wird dargelegt, welche Instrumente für die Beschaffung von welchen Produktengruppen infrage kommen.

Im sechsten und damit auch letzten Kapitel dieser Arbeit wird aufgezeigt, welchen Nutzen die Unternehmen durch den Einsatz von eProcurement haben und wieso sich immer noch Unternehmen gegen den Einsatz von eProcurement entscheiden.

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Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung

1. Die Begriffe Beschaffung und eProcurement

Befasst man sich näher mit den Themenbereichen „Beschaffung“ und „eProcurement“, so erkennt man, dass die Wirtschaftswissenschaft bislang keine einheitlichen Begriffsbestimmungen für diese beiden Bereiche geschaffen hat. In der Literatur findet sich eine Vielzahl verschiedener Definitionen. Da sich diese Definitionen manchmal nur von der Satzstellung unterscheiden, werden zu jedem Begriff nur zwei genannt.

Beschaffung, auch unter dem Begriff Einkauf bekannt, wird wie folgt definiert:

„Beschaffung umfasst [...] sämtliche unternehmens- und/oder marktbezogene Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, eine m Unternehmen die benötigten, aber nicht selbst hergestellten Objekte verfügbar zu machen.“ 1

Beschaffung ist die „Bereitstellung der für die Leistungserstellung eines Betriebs notwendigen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, der einzubauenden Teile und der Handelswaren sowie der Sachanlagen, im weiteren Sinne auch der Produktionsfaktoren Arbeit und Kapital.“ 2

Für eProcurement, ins Deutsche übersetzt „elektronische Beschaffung“, seien im Folgenden zwei Definitionen genannt:

„Electronic Procurement oder E -Procurement bezeichnet den eng am kundenspezifischen Nutzen orientierten, elektronisch organisierten Beschaffungsprozess mit dem Ziel die Versorgung mit Gütern aus der Sicht des Unternehmens effizient zu gestalten.“ 3

„Mit dem Begriff eProcurement fassen wir alle Systeme zusammen, die durch die Nutzung vernetzter Technologien die Beschaffung unterstützen. Dies können zum einen Katalogmanagement-Systeme und zum anderen elektronische Marktplätze sein.“ 4

¹ Arnold (1995), S. 3

² Internetquelle (4), http://www.wissen.de/xt/default.do?MENUNAME=Suche&query=beschaffung

³ Möhrstädt et. al. (2001), S. 22

⁴ Internetquelle (1): http://www.arthurandersen.de/AAHome.nsf/d7a25ae472384024c1256be7005ed

714/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf/$File/Studie_2001_BC_eProcurement_04_2001.pdf,

S. 2 Tanja Mohrdiek 2

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2. Veränderung von der traditionellen Beschaffung zum eProcurement

Die traditionelle Beschaffung erfolgte neben der persönlichen Übermittlung der Bestellung durch die Bestellung in Papierform. Die schriftliche Bestellung wurde als Brief per Post an den Lieferanten übersendet, was einige Tage Übermittlungszeit in Anspruch nahm. Nach Einführung von Telefon und Faxgerät wurden Bestellungen auch verbal übers Telefon oder schriftlich per Fax übermittelt. Betrachtet man die einzelnen Stufen des traditionellen Beschaffungsprozesses, so wird klar, dass die einzelnen Phasen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen (vgl. Abbildung 1).

Abbildung 1: Stufen des Beschaffungsprozesses

Die erste elektronische Bestellung über das EDV-System erfolgte nach der Einführung von Electronic Data Interchange (EDI) Anfang der achtziger Jahre. EDI ermöglicht, dass Daten von einem EDV-System auf ein anderes übertragen werden, wobei beide Systeme über das gleiche Datenformat verfügen müssen, da eine Übermittlung sonst nicht möglich ist. Um einen solchen Datenaustausch vornehmen zu können, mussten die Rechner an ein Modem und an eine Telefonleitung angeschlossen werden. Erst dadurch war eine Übermittlung der Daten realisierbar. Jedoch ist nicht mit jedem Lieferanten ein solcher Datenaustausch möglich, so dass auch weiterhin auf die Kommunikationsmittel wie z. B. Fax und Telefon zurückgegriffen werden muss. Erst Jahre später wurde das

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Nutzenaspekte des eProcurement in der Beschaffung

eProcurement bekannt; allerdings fällt auch das eProcurement unter den Begriff der EDI. 5

Mit dem Konzept vo n J. C. R. Licklinder ⁶ startet im Jahre 1962 die Revolution des Internets. Das World Wide Web, kurz auch WWW genannt, wurde 1992 ins Leben gerufen; seitdem ist es möglich weltweit auf andere Rechner zuzugreifen. Jahre später, und zwar 1999, wurde das Internet als Medium in der Beschaffung anerkannt und auch häufiger eingesetzt. Marktplätze wurden seitdem gegründet und ständig weiterentwickelt. 7

Wie man anhand der einzeln aufgeführten Entwicklungsstufen in der Abbildung 2 erkennen kann, birgt eProcurement ein großes Potenzial, da seine Leistungsfähigkeit sehr hoch eingeschätzt wird.

⁵ Vgl. Internetquelle (5): http://www.visionline.cc/literatur_edifact.pdf

⁶ J. C. R. Licklinder war früher am Massachusetts Institute of Technology in Boston tätig und wurde dann

erster Vorsitzender des Computerforschungsprogramms bei der Advanced Research Projects Agency

(ARPA) des US-amerikanischen Verteidigungsministeriums (vgl. Preißner (2002), S. 24).

⁷ Vgl. Pre ißner (2002), S. 24-27 Tanja Mohrdiek 4

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Optimierungsziel

Abbildung 2: Entwicklungsstufen in der Beschaffung Quelle: Arthur Andersen (Hrsg.), 2001, S. 3 8

Um die einzelnen Beschaffungsprozesse zu reduzieren und damit der strategische Einkauf zu seinen eigentlichen Aufgaben kommt, ist es unter anderem wichtig, dass die Transaktionen automatisiert werden. Durch eProcurement ist diese Automatisierung sehr gut zu erreichen (vgl. Abbildung 3). Bevor ein Produkt jedoch gekauft wird, spielt das Beschaffungsmarketing eine sehr wichtige Rolle. Im folgenden Kapitel soll dargestellt werden, inwiefern eProcurement im Beschaffungsmarketing eingesetzt wird.

⁸ Internetquelle (1): http://www.arthurandersen.de/AAHome.nsf/d7a25ae472384024c1256be7005ed

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