Lehrveranstaltung: Einführung in das Projektmanagement

WS 2004/05

Thema: Projektabschluss- und auswertung

Name: Stephan Abele

Studiensemester: 13 Fachsemester: 7

Studiengang:

TP:

affin: ja nein X Wahlpflichtfach:

Abbildungsverzeichnis I

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Schematischer Überblick über den Ablauf der Projektabschlussphase nach

SCHELLE 1998.................................................................................................4 Abbildung 2: Schematischer Überblick über den Ablauf der Projektabschlussphase nach

BELLUT 2003...................................................................................................6 Abbildung 3: Schematischer Überblick über den Ablauf der Projektabschlussphase nach BURGHARDT 1999............................................................................................8 Abbildung 4: Schematischer Überblick über den hier betrachteten Ablauf der

Projektabschlussphase..................................................................................12 Abbildung 5: Unterteilung der Erfahrungsdaten (BURGHARDT 1999, S. 227).........................17 Abbildung 6: Wissensmanagement in Anlehnung an BELLUT 2003 (BELLUT 2003, S. 445) .....18

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Beispiel zur Nachkalkulation..............................................................................14 Tabelle 2: Beispiel zur Wirtschaftlichkeitsanalyse...............................................................15 Tabelle 3: Beispiel zur Abweichungsanalyse........................................................................16 Tabelle 4: Beispiel zur Befragung .......................................................................................16

Inhaltsverzeichnis II

Inhaltsverzeichnis   

ABBILDUNGSVERZEICHNIS   I

TABELLENVERZEICHNIS I   

INHALTSVERZEICHNIS   II

1  EINLEITUNG.  1

2  SELEKTIVER LITERATUR ÜBERBLICK.  1

2.1  PROJEKTABSCHLUSS UND -AUSWERTUNG NACH SCHELLE 1998  2

2.2  PROJEKTABSCHLUSS UND -AUSWERTUNG NACH BELLUT 2003  4

2.3  PROJEKTABSCHLUSS UND -AUSWERTUNG NACH BURGHARDT 1999  6

3  RELEVANZ DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE.  8

4  ZEITLICHER RAHMEN UND ABLAUF DER PROJEKTABSCHLUSSPHASE.  9

5  PROJEKTABSCHLUSSPHASE.  12

5.1  OFFENE ARBEITSSCHRITTE.  12

5.1.1  Sachebene.  12

5.1.2  Beziehungsebene.  13

5.2  PROJEKTAUSWERTUNG.  14

5.2.1  Nachkalkulation.  14

5.2.2  Wirtschaftlichkeitsanalyse.  15

5.2.3  Abweichungsanalyse.  15

5.2.4  Befragung  16

5.3  ERFAHRUNGSSICHERUNG.  17

5.4  PROJEKTABSCHLUSSSITZUNG  18

5.5  ABSCHLUSSDOKUMENTATION  19

6  KRITISCHE BETRACHTUN G  19

6.1  ABWEICHUNGSANALYSE.  19

6.2  BEFRAGUNG  20

6.3  ERFAHRUNGSSICHERUNG.  21

7  DISKUSSION UND PERSÖNLICHES FAZIT  21

LITERATUR   23

Einleitung 1

1 Einleitung

Über anderthalb Jahre sind vergangen und die Projektarbeit neigt sich langsam ihrem Ende entgegen. Die Hauptziele sind erreicht und neue Projekte stehen an. Im Rahmen eines Treffens der Projektgruppe kommt es zu folgendem Dialog:

„Ich denke es ist an der Zeit, einen sorgfältigen Projektabschluss einzuleiten, der über die noch ausstehenden Arbeiten informiert, Raum für deren Erledigung bi etet und darüber hinaus nutzbare Erkenntnisse für kommende Projekte liefert! - Sorgfältiger Projektabschluss? Projektauswertung? Da bin ich ganz anderer Meinung. Angesichts der anstehenden neuen Arbeiten sollten wir schauen, das Projekt so schnell wie möglich abzuhaken und uns nur auf die Arbeiten konzentrieren, die mit noch fälligen Zahlungen verbunden sind!“

Vor rund 300 Jahren prägte der puritanische Philosoph und Politiker Benjamin Franklin die heute so gängige und dominante Redewendung: „Time is money.“ Fraglich ist nur, welche der oben genannten Positionen sich diese Redewendung zu Eigen machen kann. Sparen diejenigen Zei t und somit Geld , die ihre Projekte sorgfältig zu Ende bringen und sie gewissenhaft auswerten? Oder diejenigen, die sehr schnell zum Abschluss kommen und mit neuen Aufgaben betraut werden können?

Die v orliegende Arbeit beschäftigt sich mit dem Projektabschluss. Dabei kommen die Durchführungsgründe, die Gestaltung und die Inhalte der einzelnen Elemente unter Rückgriff auf verschiedene Literaturstellen zur Sprache. An diese Teile schließen sich kritische Betrachtungen und eine Diskussion mit persönlichem Fazit hinsichtlich aufgeworfener Fragen an. Am Ende dieser Arbeit werden beide Positionen nochmals aufgegriffen und Stellung dazu bezogen.

2 Selektiver Literaturüberblick

Im Rahmen dieser Hausarbeit ist kein breit angelegter Literaturüberblick zum Thema Projektabschluss und -auswertung zu leisten. Veröffentlichungen zum Thema Projektmanagement schossen in den letzten Jahren zahlreich aus dem Boden. Allein im Präsenzbestand der Universitätsbibliothek Stuttgart finden sich zu diesem Thema 8 verschiedene Publikationen. Hier werden drei Ansätze vorgestellt, wobei nur deren

Selektiver Literaturüberblick 2

Grobstruktur zur Sprache kommt. Detaillierte Beschreibungen erfolgen - sofern Elemente im Laufe der Arbeit erneut aufgegriffen werden - in den zugehörigen Abschnitten.

2.1 Projektabschluss und -auswertung nach SCHELLE 1998

Hinsichtlich der Gliederung des Aufsatzes von SCHELLE 1998 lassen sich drei wesentliche Punkte festmachen:

1. Anfallende Aufgaben und Probleme beim nahenden Projektende und Ansätze zur Problemlösung

2. Projektauswertung

3. Projektabschlusssitzung

Den ersten und zweiten Unterpunkt unterscheidet er weiterhin in Aufgaben und Probleme auf Sach- bzw. Beziehungsebene. Auf Sachebene befinden sich alle objektorientierten Bela nge. Dazu zählen beispielsweise Fragen hinsichtlich eingesetzter Maschinen, Apparaturen, Instrumente und Materialien, aber auch Mitarbeiter. Die Beziehungsebene spiegelt zwischenmenschliche und subjektive Vorgänge wider. Abnehmende Motivation stellt einen darauf anzusiedelnden Faktor dar. SCHELLE 1998 betont jedoch, dass diese Ebenen in der Praxis oft nicht streng voneinander zu trennen sind (SCHELLE 1998, S. 1187). So führt eine Unterbesetzung an Personal nicht selten zu Motivationsproblemen und zwischenmenschlichen Spannungen.

Neigt sich ein Projekt seinem Ende entgegen, fallen verschiedene Aufgaben an. Im Hinblick auf die Sachebene hält es SCHELLE 1998 für besonders zweckmäßig, einen vorgegebenen Fragekatalog abzuarbeiten, um die noch ausstehenden Aufgaben zu identifizieren. Dabei folgt er weitestgehend dem von Hamburger 1989 im Buch Project Management: A reference for professionals veröffentlichten Aufsatz Project Completing. Dieser liegt nicht vor. Über Schlüsselfragen, wie z.B. „Welche Leistungen sind im Projekt noch zu erbringen?“ oder „Sind alle erforderlichen Abnahmen, Prüfungen und Reviews vorgenommen worden?“, führt SCHELLE 1998 in Anlehnung an Hamburger aus, kann eine Liste offener Punkte erstellt werden, die es dann nach und nach abzuarbeiten gilt ( ebd. , S. 1189 -1190). Als subjektorientierte Aufgaben und Probleme macht er im Wesentlichen eine Schwächung des „Wir-Gefühls“ aufgrund kostennotwendigen vorzeitigen Teamabbaus, einer Streckung der Arbeitspakete als Folge von Existenzsorgen des Personals und frühzeitiger Abwanderungen einzelner Teammitglieder aus , die sich vom Projektergebnis zu distanzieren versuchen oder neue lukrative Aufgaben in Angriff nehmen ( ebd., S. 1191). Zu angemessenen

Selektiver Literaturüberblick 3

Gegenmaßnahmen erhebt er eine bewusste Projektbeendigung im Zuge einer Veranstaltung und eine transparente und klar geregelte Personalplanung.

Auch bei der Projektauswertung unterscheidet er zwischen Sach- und Beziehungsebene. Auf Sachebene laufen bei ihm Auswertungsverfahren wie Nachkalkulation und Projektkostendatenbanken, Kennzahlensysteme, Projekterfahrungsdatenbanken,

Befragungsaktionen und das innerhalb des Total Quality Managment entwickelte Modell Project Excellence zusammen, die er zu den neusten Entwicklungen zählt (ebd., S. 1192-1198). Wie bereits anklang, beschränkt sich dieses Kapitel auf einen groben Überblick, weshalb hier keine nähere Beschreibung der genannten Verfahren erfolgt. Diese findet erst in Kapitel 5.2 statt. Der Vielfalt der objektorientierten Auswertungsverfahren steht auf Beziehungsebene einzig der Fragebogen gegenüber.

Den Schlusspunkt des Projekts bildet die Abschlusssitzung. Wie P atzak in seinem 1996 erschienenen Buch Projektmanagement. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios und projektorientierten Unternehemen gibt auch SCHELLE 1998 als wesentliche Bestandteile der Abschlusssitzung die Analyse und Bewertung der Projektergebnisse, Prozessanalyse und Bewertung, Konsequenzenanalyse, die

Erfahrungssicherung und eine Verteilung der noch offenen Aufgaben an (ebd., S. 1201). Vor allem auf letztgenannten Punkt wird nochmals zurückzukommen sein. Bei umfangreichen Projekten empfiehlt es sich, einige oben genannten Arbeiten im Vorfeld zu erledigen und bereits mit Ergebnissen in die Sitzung zu gehen. Wichtiger Bestandteil der Abschlusssitzung ist die Entla stung des Projektteams und des Projektleiters. Weiterhin gehört zur Abschlusssitzung ein Abschlussbericht. Für sinnvoll hält er zudem einen „emotionalen Projektabschluss“, der im Zuge einer Feier vollzogen werden kann (ebd., S. 1201).

Offen ist noch die Frage nach dem zeitlichen Rahmen des Projektabschlusses: Wann beginnt eigentlich die Projektabschlussphase? Und wann ist ein Projekt endgültig beendet?

Bei SCHELLE 1998 liest man hierzu:

„Wenn die Projektübergabe erfolgt ist, wird ein vorläufiger, aber dennoch formaler Projektabschluß durchgeführt. Das impliziert u.a. eine Projektabschlusssitzung, die Erstellung eines vorläufigen Projektabschlußberichts und die Auflösung des Projektteams. […] Der Projektleiter oder ein anderer Mitarbeiter wird mit den restlichen Aufgaben betraut. Außerdem muß er die endgültige Projektbewertung durchführen. “ (SCHELLE 1998, S. 1188)