E-Recruitment - Chancen und Risiken

Inhaltsverzeichnis

  Abbildungsverzeichnis  V

1  Einleitung  1

2  Die klassische Personalbeschaffung  4

2.1  Begriff der klassischen Personalbeschaffung  4

2.2  Prozesse der Personalbeschaffung  4

2.3  Klassische Rekrutierungsinstrumente  6

3  Die „moderne“ Personalbeschaffung  10

3.1  Begriff des E-Recruitments  10

3.2  Entwicklung des E-Recruitments  10

3.3  Akzeptanz des E-Recruitments  11

3.4  Der Einfluss des Internets auf die Ansprache der Kandidaten  17

3.4.1  Offerte  18

3.4.2  Aktive Suche  19

3.4.3  Unternehmens-Homepage  21

3.4.4  Job /Karriereportale im Internet  22

3.5  Der Einfluss des Internets auf die Suche der Marktteilnehmer  27

3.5.1  Online-Stellenanzeigen  27

3.5.2  Lebenslaufdatenbanken  27

3.5.3  Online-Zeitarbeitsfirmen  28

3.5.4  Virtuelle Karrieremessen  29

3.6  Der Einfluss des Internets auf den Bewerbungseingang  30

3.6.1  Online-Bewerbungsfragebogen  30

3.6.2  Bewerbung per E-Mail  31

3.7  Unterstützung des Personalbeschaffungsprozesses durch Software  32

3.7.1  Bewerbungs-Controlling  32

III

3.7.2  Matching  33

3.7.3  Response-Management  37

3.7.4  Workflow-Management  38

3.7.5  Talent Relationship Management (TRM)  40

3.8  Exkurs: Outplacement/E-Placement  42

4  Die Chancen und Risiken des E-Recruitments  45

4.1  Veränderungen im Personalbeschaffungsprozess durch den Einsatz von E  

  Recruitment-Systemen  45

4.2  Zeit- und Kostenvorteile  49

4.3  Große Reichweite und Flexibilität  50

4.4  Zielgerichtetheit  53

4.5  Beschleunigung des Bewerbungsprozesses  54

4.6  Bewältigung großer Datenmengen und wirksame Selektion  54

4.7  Qualität der Bewerbungen  57

4.8  Anonymität  58

4.9  Automatisierung der Abläufe  58

4.10  Imageförderung  59

5  Schlussbetrachtung und Ausblick  60

  Literaturverzeichnis  62

IV

  Abbildungsverzeichnis  

  Abbildung 1 : Beschaffungs- und Marketingprozesse  

  Abbildung 2 : Methoden der traditionellen Personalbeschaffung  

  Abbildung 3 : Zusammenarbeit mit Jobbörsen im Branchenvergleich  

  Abbildung 4 : Nutzung der Dienstleistungen von Jobbörsen  

  Abbildung 5 : Zufriedenheit mit Jobbörsen  

  Abbildung 6 : Bewerbungskanäle im Vergleich  

  Abbildung 7 : Elektronische Bewerbungskanäle im Vergleich  

  Abbildung 8 : Elektronische Bewerbungskanäle in Abhängigkeit der  

  Unternehmensgröße  

  Abbildung 9 : Kosten- und Zeitvorteile durch E-Recruitment  

  Abbildung 10 : Passgenauigkeit und Qualität von Bewerbungen  

  Abbildung 11 : Methoden und Instrumente der digitalen Personalbeschaffung  

  Abbildung 12 : Systeme im E-Recruiting  

  Abbildung 13 : Rangliste der Allgemeinen Jobbörsen  

  Abbildung 14 : Auszug von deutschen Job-Robots  

  Abbildung 15 : Auszug von Zeitarbeitsfirmen im Internet (Stand Januar 2004 )  

  Abbildung 16 : Stellenangebotsverwaltung bei Monster de  

  Abbildung 17 : „Skill-Table“  

  Abbildung 18 : Beispiel für ein Anforderungsprofil  

  Abbildung 19 : Auswahlmenü „Antwortschreiben“  

  Abbildung 20 : Briefbearbeitung bei Monster de  

  Abbildung 21 : Workflow-Management  

  Abbildung 22 : SWOT-Diagramm Jobbörsen  

  Abbildung 23 : Nutzenfaktoren des E-Recruitments  

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1 Einleitung

In den Unternehmen dreht sich das Rad immer schneller - Fusionen, E-Business, neue Branchen und Märkte, Outsourcing, Führungswechsel in immer kürzeren Zeitabständen, Mitarbeiterfluktuation etc. - die Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts ist von Veränderungen in besonders kurzen Intervallen geprägt. Es entstehen „Lebensabschnittsjobs“, also Beziehungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf Zeit, das Arbeitsverhältnis auf Lebenszeit und die traditionelle Karriere bei einem oder maximal zwei Unternehmen finden sich heute kaum noch. Die Fluktuation steigt beharrlich.

Der Unternehmenserfolg ist in hohem Maße an die Mitarbeiterqualität geknüpft. Doch trotz der hohen Arbeitslosenquoten beklagen die Unternehmen einen Mangel an qualifiziertem Personal. Es ist sogar die Rede von einem „War for Talents“, der sich durch die Konkurrenz der Unternehmen um qualifiziertes Personal auszeichnet. Um geeignete potenzielle Mitarbeiter auf sich aufmerksam zu machen, ergreifen die Unternehmen immer mehr neue Möglichkeiten der Kandidatenansprache.

Schon lange sind nicht mehr nur einzelne Branchen von dem harten Wettbewerb um geeignete Mitarbeiter betroffen und der Fachkräftemangel in Europa ist unübersehbar. Auf Dauer hat das Personalmarketing nur die Möglichkeit, diesen Wandel einzukalkulieren und kontinuierlich mit allen Methoden die Personalbeschaffung fortzusetzen. Eine Antwort der Unternehmen auf die kontinuierlichen Veränderungen ist die Virtualisierung des Personalmanagements.

Das Internet dient den Unternehmen bereits seit einigen Jahren als Medium für Werbe- und Marketingmaßnahmen. Inzwischen durchdringt es die gesamte Wertschöpfungskette und sorgt auch im Personalbereich für entscheidende Veränderungen.

Die Virtualisierung des Personalbereichs stellt jedoch nicht die unreflektierte Computerisierung aller personalwirtschaftlicher Aufgabenstellung und deren Erledigung dar, sondern vielmehr die Konzentration auf die Kernkompetenzen bei gleichzeitiger Realisierung einer möglichst hohen Wertschöpfung.

Die stetige Entwicklung und Dynamisierung des Internets hat dazu beigetragen, dass ein deutlicher Wandel der klassischen Personalbeschaffung eingetreten ist. Das Internet ist heute nicht mehr aus dem Recruitment wegzudenken, die digitale

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Personalsuche und -akquisition hat eine ganz eigene Qualität erreicht. Es bietet heute wesentlich mehr als die reine Aufbereitung recruitment-relevanter Informationen, hier bietet sich die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme zwischen den Interessenten und Unternehmen. Inzwischen gibt es viele, teilweise sehr aufwändige Wege für Unternehmen, den Bewerbern Informationen zu übermitteln und umgekehrt.

Ziel dieser Arbeit ist, die wachsenden Nutzungsmöglichkeiten des Internets bei der Personalbeschaffung darzustellen und besonders die Chancen und Risiken des E-Recruitments hervorzuheben.

Um die Dichotomie zwischen klassischer und digitaler Personalbeschaffung darzustellen, wird zunächst in Kapitel 2 auf die klassische Personalbeschaffung eingegangen. Hier wird zunächst in Kapitel 2.1 der Begriff der Personalbeschaffung näher erläutert und anschließend in Kapitel 2.2 die Prozesse der Personalbeschaffung, die Beschaffungs- und Marketingprozesse, dargestellt. Auf die Rekrutierungsinstrumente der traditionellen Personalbeschaffung wird in Kapitel 2.3 eingegangen.

Das dritte Kapitel widmet sich der modernen Personalbeschaffung. Hier wird zu Beginn der Begriff des E-Recruitments definiert. Anschließend wird in Kapitel 3.2 die Entwicklung der vergangenen Jahre beim Einsatz der Rekrutierungsmethoden erläutert. Die Akzeptanz dieser modernen Rekrutierungsmethoden wird mit Hilfe von Abbildungen der Recruiting-Studie 2005 von Prof. Dr. Christoph Beck, Fachhochschule Koblenz, im darauf folgenden Unterkapitel dargestellt. Der Einfluss des Internets auf die Ansprache der Kandidaten wird in Kapitel 3.3 hervorgehoben. Hier wird auf die Instrumente und Methoden des E-Recruitments eingegangen und die Möglichkeiten der Personalrekrutierung durch die Unternehmens-Homepage bzw. durch Jobportale als zwei Systeme, die in der modernen Personalbeschaffung verwendet werden. Im Falle der Job- bzw. Karriereportale wird zwischen der kommerziellen Jobbörse, den so genannten Job-Robots und den Non-Profit-Jobbörsen unterschieden. In Kapitel 3.5 wird auf den Einfluss des Internets auf die Suche der Marktteilnehmer eingegangen. Hier werden die verschiedenen Möglichkeiten dargelegt, wie die potenziellen Bewerber auf die Unternehmen aufmerksam werden können bzw. umgekehrt. Ermöglicht wird dieses beim E-Recruitment durch die Suche in Lebenslaufdatenbanken und durch die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Unternehmens-Homepages bzw. bei

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Jobbörsen. Die umgesetzten Online-Bewerbungstools der Unternehmen sind sehr unterschiedlich. Klassische Bewerbungsformulare sind ebenso noch im Internet zu finden wie auch technisch sehr aufwändige Möglichkeiten für die Bewerber, ihre Bewerbungsunterlagen in Form einer digitalen Bewerbungsmappe an das Unternehmen zu übermitteln. Auf diese verschiedenen Möglichkeiten wird in Kapitel 3.6 eingegangen. Anschließend wird in Kapitel 3.7 dargestellt, inwiefern die Prozesse der modernen Personalbeschaffung durch Recruitingsoftware unterstützt und automatisiert werden können. In Kapitel 3.8 folgt ein Exkurs, in dem das Outplacement, die Freisetzung von Personal, erläutert wird.

Kapitel 4 stellt die Chancen und Risiken des E-Recruitments dar. Nachdem in Kapitel 4.1 die Veränderungen im Personalbeschaffungsprozess durch den Einsatz von E-Recruitment-Systemen aufgeführt werden, wird in den folgenden Unterkapiteln auf die Vor- und Nachteile eingegangen, die durch das E-Recruitment für die Unternehmen und Bewerber entstehen.

In Kapitel 5 findet eine Schlussbetrachtung des Themas statt.

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2 Die klassische Personalbeschaffung

2.1 Begriff der klassischen Personalbeschaffung

Unter Personalrekrutierung wird allgemein das Werben von Mitgliedern verstanden. Auf ein Unternehmen bezogen stellt dies die Personalbeschaffung dar. Die Aufgaben der Personalbeschaffung liegen in der Planung, Organisation, Umsetzung und Kontrolle aller Aktivitäten, die dazu dienen, eine Position durch Einstellung externer, also neu hinzukommender, Arbeitnehmer oder durch Umsetzung von Arbeitnehmern zu besetzen. ¹ Die Personalbeschaffung befasst sich folglich mit der Beseitigung einer personellen Unterdeckung nach Anzahl, Art, Zeitpunkt und Dauer sowie Einsatzort. 2

Die Personalbeschaffung ist klar vom Personalmarketing abzutrennen, obwohl diese Begriffe in der Diskussion häufig synonym verwendet werden. Die Personalrekrutierung ist lediglich ein Teil des Personalmarketings. Das Personalmarketing umfasst darüber hinaus weitere Aktivitäten, wie die Personalpflege, also die Bindung gewonnener Mitarbeiter an das Unternehmen, die Personalqualifizierung, welche die Auswertung der Fähigkeiten und Fertigkeiten von Mitarbeitern umfasst und die Personalfreisetzung, d. h. die unabwendbare Trennung von unfähigen und/oder unwilligen Mitarbeitern. ³ Außerdem preist das Personalmarketing, ähnlich wie das Produktmarketing, das Unternehmen bei den potenziellen Bewerbern durch Werbung und Public Relations an. 4

2.2 Prozesse der Personalbeschaffung

Der gesamte Personalmarketing- und Beschaffungsprozess kann wie folgt dargestellt untergliedert werden:

¹ Vgl. Pepels (2002), S. 17.

² Vgl. Jung (2005), S. 5.

³ Vgl. Pepels (2002), S. 17.

⁴ Vgl. Jung (2005), S. 5.

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Das Personalmarketing kann in das Employer-Branding und die Personalwerbung im engeren Sinn untergliedert werden. Alle Maßnahmen, die dem Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke dienen, werden als Employer-Branding bezeichnet. Hierdurch wird lediglich indirekt das Ziel verfolgt, geeignete Kandidaten für eine Bewerbung zu gewinnen. Die Personalwerbung zielt im Gegensatz dazu direkt auf die Generierung von Bewerbungen oder auf die aktive Suche nach Kandidaten, beispielsweise durch einen Personalberater, für eine oder mehrer spezifische Stellenausschreibungen. Die Begriffe Personalwerbung und Personalsuche können daher synonym verwendet werden. Das Bewerbungsverfahren ist eine Schnittstelle zu den Folgeprozessen der Personalwerbung und der (Vor-)Selektion. Dieses zeichnet sich auf der einen Seite durch die Informationen, die das jeweilige Unternehmen von seinen Bewerbern einfordert und auf der anderen Seite durch den gewählten Bewerbungskanal aus. Bei den Bewerbungskanälen wird zwischen der Bewerbung auf dem Postweg und der elektronischen Bewerbung unterschieden (vgl. Abbildung 6).

Das Bewerbermanagement beginnt in der Regel bereits mit dem Bewerbungseingang. Dieses beinhaltet die Erfassung der Bewerberinformationen, die Kommunikation mit den Bewerbern und die Unterstützung des Auswahlprozesses.

Das Auswahlverfahren kann in die Vorselektion der Bewerber auf Basis der Bewerbungsunterlagen und die Selektion durch unterschiedliche Instrumente, wie

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beispielsweise dem Bewerbungsinterview oder dem Assessment Center, unterteilt werden. Die Auswahl des am besten geeigneten Bewerbers für die richtige Stelle bei möglichst niedrigen Kosten ist hierbei das Ziel. 5

2.3 Klassische Rekrutierungsinstrumente

Ausgangspunkt jeder Personalbeschaffungsmaßnahme - unabhängig, ob es sich um die traditionelle ⁶ Personalbeschaffung handelt oder das E-Recruitment - bildet die Personalplanung mit einer fundierten quantitativen und qualitativen Definition des tatsächlichen Personalbedarfs und der Genehmigung zur Beschaffung. An diesem Punkt beginnt schließlich der Personalbeschaffungsprozess, genauer gesagt in der Praxis dort, wo zielgerichtet, als Ergebnis der kurz-, mittel- oder langfristigen Personalplanung, eine bzw. mehrere konkrete Stellen mit angegebenen Zeithorizont, mit einem den Anforderungen gerecht werdenden Stelleninhaber bzw. Stelleninhaberin, zu besetzen sind. Für diese Aufgabe stehen zunächst die unterschiedlichen externen und internen Handlungs- und Maßnahmenalternativen zur Verfügung, welche in der folgenden Abbildung dargestellt werden. Aus den hier aufgeführten Handlungsalternativen ist erkennbar, dass besonders in den letzten Jahren vermehrt moderne und kreative Maßnahmen zur Personalbeschaffung eingesetzt werden. So werden beispielsweise mit mobilen Informationsständen die Hochschulen auf der Suche nach den so genannten High Potentials abgefahren und Recruiting-Messen für fast jede Branche national oder international durchgeführt. 7

⁵ Vgl. König et. al. (2003), S. 9 f.

⁶ Die Wahl des Terminus „klassisch“ bzw. „traditionell“ ist nicht gleichzusetzen mit veraltet bzw. überholt, sondern soll lediglich zur Abgrenzung gegenüber dem E-Recruitment beitragen.

⁷ Vgl. Beck (2002), S. 11 f.

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Im Folgenden sollen kurz die wichtigsten Rekrutierungsmethoden erläutert werden.

Die Stellenanzeige in den Printmedien kann auf zwei Wegen erfolgen. Auf der einen Seite kann der Bewerber ein Stellengesuch aufgeben und zum anderen kann das Unternehmen ein Stellenangebot schalten. Hierbei richtet sich die Wahl des Anzeigenträgers nach den erforderlichen Qualifikationen des gesuchten Personals, wobei unterschiedlich hohe Kosten entstehen können. Der Termin der Anzeige sollte vier bis sechs Wochen vor der Stellenbesetzung liegen. Bei der Anzeigenart wird zwischen der offenen Stellenanzeige unterschieden, bei der der Bewerber sich direkt bei dem Unternehmen bewerben kann, und der Chiffreanzeige, in der der Name des Unternehmens nicht genannt wird. Eine dritte Alternative stellt die Personalberateranzeige dar, in der der Unternehmensname zwar nicht genannt wird, das negative Image der Chiffreanzeige jedoch vermieden werden kann. Bei der wirkungsvollen Gestaltung der Anzeige sind bestimmte Regeln be-

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züglich des Aufbaus, der Struktur und des Inhalts zu beachten. Es ist unerlässlich klare Aussagen über das Unternehmen, die zu besetzende Stelle und vor allem über die Anforderungsmerkmale zu machen, um Bewerbungen von ungeeigneten Bewerbern möglichst im Vorfeld auszuschließen. 8

Das Personalleasing (auch: Arbeitnehmerüberlassung, Leiharbeit) stellt eine spezielle Form der Personalbeschaffung dar, bei der die Überlassung der Arbeitskraft auf Zeit vereinbart wird. Wenn sich in einem Unternehmen ein zeitlich nicht genau bestimmbarer Personalbedarf ergibt, ist das Personalleasing eine Alternative zu einer Festanstellung. Die von dem Personalleaser überlassenen Arbeitnehmer müssen jedoch fähig sein, die anstehenden Aufgaben schnell zu übernehmen. Bei dem Personalleasing sind drei verschiedene Beziehungen zu beachten. Der Leasing-Arbeitnehmer und der Leasing-Arbeitgeber schließen einen Arbeitsvertrag ab. Zwischen dem Leasing-Arbeitnehmer und dem Entleiher kommt kein Vertrag zu-stande, der Anspruch des Arbeitnehmers auf Vergütung besteht gegenüber dem Verleiher. Der Entleiher erhält den Anspruch auf Arbeitsleistung und das Weisungsrecht. Er trägt jedoch auch die für die Flexibilität höheren Kosten der Leasing-Arbeitskräfte im Vergleich zu den Arbeitnehmern, mit denen er einen regulären Arbeitsvertrag abgeschlossen hat. Vom Grundsatz her ist das Personalleasing zeitlich befristet. 9

Personalberater werden besonders für das Anwerben von Arbeitskräften der höheren und hohen Hierarchieebene eingesetzt. In den meisten Fällen haben sie sich auf bestimmte Branchen oder Berufsgruppen spezialisiert. Vorteilhaft ist ebenfalls deren Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Unternehmen. Die Dienstleistungen der Personalberater umfassen Aufgaben wie die Gestaltung von Anforderungsprofilen und die daraus resultierenden Stellenbeschreibungen, deren Gestaltung und Schaltung, die Auswertung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, die Teilnahme an den Vorstellungsgesprächen sowie die Unterstützung bei dem Entscheidungsprozess.

Das so genannte Headhunting oder Executive bzw. Direct Search stellt eine spezielle Dienstleistung dar, die von den Personalberatungen angeboten wird. Hierfür wird eine Liste der Unternehmen erstellt, die für den Arbeitgeber in Frage kommende Mitarbeiter beschäftigen. Anschließend werden diese Personen ausfindig

⁸ Vgl. Olfert/Steinbuch (1999), S. 127 ff.

⁹ Vgl. Stelzer-Rothe/Hohmeister (2001), S. 65 f.

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gemacht und mit ihnen Kontakt aufgenommen. Nach einem Abgleich von Eignungs- und Anforderungsprofilen werden die Wechselabsichten der Mitarbeiter geprüft. Anschließende persönliche Gespräche können dann zu einem Vertragsabschluss führen. 10

¹⁰ Vgl. Jung (2005), S. 144.

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3 Die „moderne“ Personalbeschaffung

3.1 Begriff des E-Recruitments

E-Recruitment ist die Abkürzung für den englischen Begriff „Electronic Recruitment“ und stellt somit den elektronischen und webbasierten Prozess der Personalbeschaffung dar. Sowohl in der Literatur als auch im Internet ist eine Vielzahl von Begriffen zu finden, die synonym verwendet werden - von E-Cruiting bis Internet-Recruiting. Eine einheitliche Benennung konnte sich bisher nicht durchsetzen. ¹¹ Ziel des E-Recruitments ist es, die Reichweite von Stellenausschreibungen und die Qualität der Personalbeschaffung zu erhöhen, den Beschaffungsprozess zu beschleunigen und die Kosten der Personalbeschaffung zu senken. Mit den webbasierten Online-Systemen wird nicht ausschließlich das weltweite Internet angesprochen, sondern auch das unternehmensinterne Intranet. 12

3.2 Entwicklung des E-Recruitments

Für die Unternehmen und die Stellensuchenden hat sich das Internet zu einem wichtigen neuen Medium für den Personalmarkt entwickelt. Die Stellensuchenden finden beim Recherchieren im Internet schnell und bequem geeignete Stellenangebote, Arbeitgeber können den gesamten Prozess der Stellensuche - vom Stellenangebot über den Eingang und die Beurteilung von Bewerbungen bis hin zur ersten Kontaktaufnahme - rationeller und schneller abwickeln. Das E-Recruitment ist von großer Bedeutung und steht im Wettbewerb zu den klassischen, etablierten Methoden der Kontaktaufnahme, wie beispielsweise Stellenanzeigen in den Printmedien, Rekrutierungsveranstaltungen oder der eigenen Initiativbewerbung. Hierbei ist das E-Recruitment die Unterstützung entlang des klassischen Personalbeschaffungsprozesses. 13

Während bis vor einiger Zeit Stellenanzeigen in den verschiedenen Zeitungen geschaltet wurden, werden diese jetzt auch digitalisiert. Wurden zuvor Stellengesuche von Bewerbern an Zeitungen verschickt, werden diese heute auch in das Internet gestellt und die Bewerbungsmappen größtenteils durch E-Mails, Online-Formulare oder Bewerber-Homepages abgelöst. 14

¹¹ Vgl. Schulze (2005), S. 2.

¹² Vgl. Sänger (2004), S. 17.

¹³ Vgl. Sänger (2004), S. 17.

¹⁴ Vgl. Beck (2002), S. 17.

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