Projektcontrolling bei IT-Projekten

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis  

1. Einführung  1

2. Begriffliche Grundlagen des IT-Projektcontrolling  2

2.1 Der Begriff des Projektes im Allgemeinen und IT-Projekte als Spezialfall 2
2.2 Definition des Begriffes Controlling  3
2.3 Zusammenführung zum Projektcontrolling  3

3. Durchführung und Methoden des Projektcontrolling  4

3.1 Ablaufmodelle des Projektcontrolling  4
3.2 Spezielle Phasenmodelle im Bereich von IT-Projekten  5
3.3 Aufgaben des Projektcontrolling für die Planungsphase  5

3.3.1 Struktur- und Ablaufplanung  6
3.3.2 Aufwandsplanung  6

3.4 Projektsteuerung und –controlling in der Vollzugsphase 9

3.4.1 Aufgaben des Projektcontrolling in der Vollzugsphase  9
3.4.2 Controlling des Projektgegenstandes  9
3.4.3 Terminkontrolle  11

3.4.3.1 Vorgehen der Terminüberprüfung  11
3.4.3.2 Die Meilensteintrendanalyse  12

3.4.4 Kostenkontrolle  13

3.4.4.1 Grundlagen der Kostenkontrolle  13
3.4.4.2 Der Plan-Ist Vergleich  13
3.4.4.3 Die Earned Value Analyse  14
3.4.4.4 Kostenwirtschaftlichkeit 16

3.4.5 Berichtswesen  16

3.5 Aufgaben nach Vollendung des Projektes  18

3.5.1 Tätigkeiten im Rahmen des Projektcontrolling  18
3.5.2 Überblick über die Controllinginstrumente  19

4. Zusammenfassung und Perspektiven des Projektcontrolling  20

Literaturverzeichnis  

Internetverzeichnis  

1. Einführung

In den letzten Jahren zeichnet sich ein Trend zu immer flexibleren und an die spezifischen Unternehmensprozesse angelehnten Softwaresystemen ab. Um den gesteigerten Marktanforderungen gerecht zu werden, bedarf es einer flexiblen Organisation, die sich sowohl auf die sich immer schneller ändernden Marktbedingungen anpasst, aber auch die Qualitätsanforderungen von Kunden und Unternehmen erfüllen kann. Hierbei hat sich das Projektmanagement als geeigneter methodischer Ansatz herausgestellt. Jedoch zeigt sich, dass der Hauptanteil der Projekte das angestrebte Kosten und Terminziel bei weitem verfehlt. So ergab eine Studie der Stanish Group, dass gerade einmal neun % aller Großprojekte und 28% der kleineren und mittleren Projekten das angestrebte "Time and Budget"-Ziel erreicht haben 1. Litke beschreibt sogar, dass Kosten- und Terminüberschreitungen bei Softwareprojekten im Rahmen von 100 - 200% durchaus üblich seien 2. Dabei liegen die Kosten der Informationsverarbeitung mittlerweile zwischen fünf und 15 Prozent der gesamten Kosten eines Unternehmens, wobei Projekte hierbei einen Hauptschwerpunkt bilden 3. Hieraus lässt sich ableiten, dass, neben einem effizienten Projektmanagement, vor allem ein übergreifendes Projektcontrolling entscheidend ist, um die angestrebten Vorgaben eines Projektes zu erreichen.

Ziel der vorliegenden Arbeit ist es, Controllingmethoden für Projekte im Allgemeinen und deren spezielle Anforderungen im Bereich von IT-Projekten zu analysieren. Dabei wird die Frage anzugehen sein, inwieweit der Zielkonflikt zwischen den drei Projekteinflussgrößen Leistung/Qualität, Aufwand und Projektdauer 4 harmonisiert werden kann. Hierbei zeigt das so genannte Brook′sche Gesetz: "Adding manpower to a late project makes it later" 5, dass eine sich anbietende Humankapazitätsanpassung keine geeignete Lösung darstellt. Des Weiteren unterliegt auch das Projektcontrolling selbst der Anforderung der Wirtschaftlichkeit. Daher wird der Verfasser auch auf die Frage eingehen, inwieweit das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimiert werden kann.

Ausgehend von der Definition der Begrifflichkeiten Projekt, Controlling und Projektcontrolling werden die Aufgaben des Projektcontrolling im stufenweisen Ablauf eines Projektes dargestellt. Hierbei werden die Projektcontrollingaufgaben bei der Planung und Durchführung vorgestellt, um anschließend die Tätigkeiten nach dem Projektabschluss aufzuzeigen. Dabei wird der Verfasser nur auf die Aspekte im Einzelprojektcontrolling eingehen. Eine Koordination aller Projekte in einem Portfolio (Multiprojektcontrolling) und deren zugehörige Personalplanung und -verteilung, sowie Aufgaben, die vor der Entscheidung für ein Projekt erfolgen, werden nicht behandelt.

2. Begriffliche Grundlagen des IT-Projektcontrolling

2.1 Der Begriff des Projektes im Allgemeinen und IT-Projekte im Speziellen

Proiectus - aus dem Lateinischen abgeleitet, steht für Entwurf, Plan oder Vorhaben 6.
Aus dieser Übersetzung würden sich viele deckungsgleiche betriebliche Prozesse ableiten lassen, die sich nicht zwingend von Standardvorhaben abgrenzen ließen. Für die Begriffsdefinition finden sich daher in der betriebswirtschaftlichen Literatur viele Beispiele, von denen Martinos Ansatz hervorgehoben werden soll:
"A project is any task which has a definable beginning and a definable end and requires the
expenditure of one or more resources in each of the separate but interrelated and interdependent activities which must be completed to achieve the objectives for which the task was instituted.7"

Zu einer einheitlichen Auffassung wurde die DIN 69 901 geschaffen, die den Begriff des Projektes als
§ festgelegtes Ziel,
§ welches zeitlich, finanziell und personell begrenzt ist,
§ keine Routineaufgabe darstellt, sondern neuartig und komplex ist,
§ eine projektspezifische Organisation besitzt,
§ mit Unsicherheit und Risiko behaftet
§ und eine Einmaligkeit der Bedingungen in Ihrer Gesamtheit darstellt,

charakterisiert 8.

In Weiterentwicklung zum o.g. lassen sich IT-Projekte (resp. IV-Projekte - die Begriffe werden im Folgenden synonym verwendet) durch erweiterte Elemente klassifizieren. Kargl subsumiert unter diesem Begriff besonders komplexe und innovative Aufgabenstellungen, bei denen, neben Mitarbeitern aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, häufig auch unternehmensexterne Berater eingebunden sind. Überdies bilden die Ressourcenkosten im Allgemeinen den Hauptkostenfaktor eines IT-Projektes. Ferner wird der Begriff der Einmaligkeit dahingehend gelockert, dass Schnittstellen zu anderen IT-Projekten resp. zu bereits bestehenden Softwaresystemen existieren können. Eine weitere Besonderheit stellt die dynamische Marktentwicklung des IT-Sektors dar, der neben der ständigen Zielrevision während des Projektverlaufes vor allem die Schwierigkeit in sich birgt, hinreichende Termin- und Kostenschätzungen vorzunehmen 9. Die ständige Überprüfung der eigentlichen Planziele bilden einen Zielkonflikt zu den Restriktionen von Kosten und Terminen und bilden eine besondere Herausforderung für IT-Projekte. Daher ist im Rahmen der Projektdurchführung eine genaue Projektzielbeschreibung, eine realistische und bedarfsgerechte Zeit-, Ablauf- und Aufwandsplanung, ein Gremium zur Qualitäts- und Zielüberprüfung sowie die Akzeptanz des Projektvorhabens unumgänglich und bilden die kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) für Projekte dieser Art 10. Aufgabe dieser Arbeit ist es, im Folgenden Projektcontrollingwerkzeuge im Bereich von IT-Projekten vorzustellen. Um die Vielfalt in diesem Bereich abzudecken und unterschiedliche Anforderungen für spezifische Projektarten aufzuzeigen wird sich der Verfasser an der Klassifizierung von Kargl orientieren, der IT-Projekte in folgende Gruppen unterteilt:

§ "die Eigenentwicklung von Informations- und Kommunikationssystemen (IKS),
§ die Auswahl, Anpassung und Einführung von Standard-Anwendungssoftware,
§ die Planung und Installation von IT-Infrastruktur,
§ die Migration von Softwaresystemen [häufig in mehreren Projekten].11"

2.2 Definition des Begriffes Controlling

[...]

1 Vgl. Meier (2001), S. 1.
2 Vgl. Litke (1996), S. 1.
3 Vgl. Fiedler (2001), S. 2.
4 Vgl. Litke (1995), S. 131.
5 Brooks (1974): The mystical Man-Month, o.O. 1974, S. 30ff.; zitiert nach Litke (1995), S. 131.
6 Vgl. Teichmann (1999), S. 8.
7 Martino (1964): Project Management and Control, Vol.1, Finding the Critical Path, New York 1964, S. 17; zitiert nach Litke (1995), S. 17.
8 Vgl. Teichmann (1999), S. 8.
9 Vgl. Kargl (2000a), S. 157.
10 Vgl. Kargl (2000b), S. 6f.
11Vgl. Kargl (2000b), S. 5f.