Mitarbeitergespräche als wichtigste Führungsinstanz

von: Katrin Kruse

Gliederung

1. Einleitung  1

2. Die erfolgreiche Kommunikation  2

2.1 Der Gesprächsablauf  2

2.1.1 Die Anfangsphase oder die Phase der Kontaktaufnahme  2
2.1.2 Die Strukturierungsphase, die Argumentationsphase und die Beschlussphase  3
2.1.3 Die Abschlussphase  4

2.2 Rahmenfaktoren  4
2.3 Rhetorik  7

3. Das Kritikgespräch 8

3.1 Der Ablauf eines Kritikgesprächs 9

3.1.1 Die Vorbereitung  10
3.1.2 Die Durchführung  11
3.1.3 Die Nachbereitung  13

4. Das Problemlösungsgespräch  13

5. Das Zielvereinbarungsgespräch  14

5.1 Der Ablauf eines Zielvereinbarungsgesprächs  14

5.1.1 Die Vorbereitung  14
5.1.2 Die Durchführung  15
5.1.3 Die Rückmeldung  15

6. Zusammenfassung  16

1. Einleitung

Im beruflichen Alltag treffen Menschen zusammen, die verschiedenste Charaktere mitbringen und daher auch mit unterschiedlichen Erwartungen und Einstellungen an die Arbeit gehen. Auf Grund dessen unterscheiden sich die verschiedenen Mitarbeiter auch in der Art ihrer Kommunikation.

Gespräche zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten stellen eine besondere Form der Kommunikation dar. Diese näher zu beleuchten soll die Funktion dieser Arbeit sein. Als Chef hat man viele Aufgaben, wie zum Beispiel die Arbeitseinteilung, das Vorantreiben guter Ergebnisse und die Qualitätssicherung stellen nur einen kleinen Teil des Handlungsradius des Vorgesetzten dar. In erster Linie hat der Chef jedoch die Aufgabe Verantwortung für seine Mitarbeiter, die Abteilung, das Team usw. zu übernehmen. Auch die so genannte Fürsorgepflicht den Mitarbeitern gegenüber ist in der Führungsrolle enthalten. Hierbei ist es wichtig als Chef darauf zu achten, dass die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten die angemessene Arbeit ausführen, dass sie sich innerhalb des Teams wohl fühlen, d. h. dafür zu sorgen, dass die Arbeitsatmosphäre stimmt und dass Mitarbeiter nicht „gemobbt“ oder ausgegrenzt werden. Die Verantwortung ist unmittelbar mit der Aufgabe des Führens verwoben. Einzig und allein der Chef hat es in der Hand wie die Arbeitsmoral im Team ist, wie produktiv gearbeitet wird und wie gut die erzielten Ergebnisse sind. An dieser Stelle wird deutlich welche bedeutsame rolle die Kommunikation bei der Führung eines Betriebs o. Ä. hat. Als Vorgesetzter bestimmt man nämlich durch die Kommunikation, durch das Führen von und das Führen durch Gespräche die Richtung in die es geht, bzw. in die es gehen soll, um das Optimum zu erreichen.

Die Art und Weise wie mit Mitarbeitern kommuniziert wird hängt von der sozialen Kompetenz der Führungskraft ab und kann Produktivität, Motivation sowie Loyalität der Mitwirkenden positiv beeinflussen. Dabei st es wichtig zu wissen, dass es sehr viele verschiedene Arten von Gesprächen zwischen Chef und Mitarbeiter gibt, die alle unterschiedlich in ihrem Aufbau ablaufen. Um eine vorerst grobe Trennung vorzunehmen kann man Gesprächsarten zunächst einmal in positive und negative Gespräche unterteilen. „Die positiven Gespräche sind all diejenigen, die man gern führt, die bereits beim ersten angesetzten Termin auch tatsächlich stattfinden, […], auf die man sich sogar freut und vor denen es einen in keinem Fall graust“1. Im Gegensatz dazu sind unter den negativen Gesprächen diejenigen zusammenzufassen, die man nicht gerne führt, die man gerne aufschiebt und bei denen man seinen Mitarbeitern Kritik entgegenbringen oder unerfreuliche Nachrichten verkünden muss. Hierunter fallen Gespräche zum Thema Fehlverhalten, Leistungsabfall, Problembehandlung etc. Es gibt jedoch auch Gesprächsarten, die sowohl positive, als auch negative Aspekte beinhalten. In diesen Fällen ist keine strikte Einteilung in positive Gesprächsarten oder negative Gesprächsarten möglich. Deshalb wird bei der Einteilung die Stimmung des Chefs sein, die die Einteilung einleitet. Fühlt der Vorgesetzte sich unwohl bei einem bestimmten zu führenden Gespräch, so teilt er dies in die kritische Gesprächsartsparte ein. Im Folgenden soll nun dargestellt werden wie es zu einer erfolgreichen Kommunikation kommt und welche verschiedenen Arten der Kommunikation es gibt. Dabei werden das Kritikgespräch, das Zielvereinbarungsgespräch und das Problemlösungsgespräch näher beleuchtet.

2. Die erfolgreiche Kommunikation

2.1 Der Gesprächsablauf

Jedes Gespräch folgt einer bestimmten Phasenstruktur. Die Phase der Kontaktaufnahme als erste Phase und die End- oder Abschlussphase bilden die emotionale Einbettung, währen Strukturierungs-, Argumentations - und Beschlussphase die Struktur eines Gesprächs bestimmen2.

2.1.1 Die Anfangsphase oder die Phase der Kontaktaufnahme

Die Gesprächseröffnung kann auf unterschiedlichste Weisen ablaufen. Zunächst findet jedoch immer eine Kontaktaufnahme statt. Ein normales Gespräch kann zum Beispiel durch den oben erwähnten Blickkontakt eingeleitet werden. Ein formales Mitarbeitergespräch wird in den meisten Fällen und optimalerweise mit einer Einladung oder schriftlichen Benachrichtigung angekündigt. Bei Mitarbeitergesprächen wird bereits schriftlich kurz das Thema angedeutet, damit der Kommunikationspartner sich auf das Gespräch einstellen kann. In der Anfangsphase wird der Gesamtrahmen des Gesprächs vorbestimmt. Hier wird die Basis für eine gelingende Kommunikation gelegt. Die Dauer der Eröffnungsphase ist sehr unterschiedlich und kann sich auf den bloßen Austausch einer Begrüßung reduzieren. Die Anfangsphase hat eine wichtige Funktion und dient der grundlegenden Gesprächsorganisation und der Feststellung oder dem Aufbau der Gesprächsbereitschaft der Gesprächspartner.

2.1.2 Die Strukturierungsphase, die Argumentationsphase und die Beschlussphase

[...]

1 LEHKY 2003, S. 10-11

2 http://de.wikipedia.org/wiki/Gespr%C3%A4ch