Einzelaspekte des Projektcontrolling

Diplomarbeit

Viktoria Zelenko

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung ... 1

2 Begriffliche Grundlagen ... 2

2.1 Projekt, Projekt- und Multiprojektcontrolling  ... 2
2.2 Abgrenzung zum allgemeinen Begriff des Controlling  ... 3

3 Funktionale und institutionale Aspekte des Projektcontrolling ... 5

3.1 Aufgabenbereiche des Projektcontrolling ... 7
3.2 Organisationsformen des Projektcontrolling ... 7
3.3 Aufgaben und Methoden des Projektcontrolling ... 12

3.3.1 Konzeptionsphase ... 12
3.3.2 Realisationsphase ... 16

3.3.2.1 Produktionsfaktorbedarfsplanung  ... 16
3.3.2.2 Prozeßplanung ... 17
3.3.2.3 Kostenplanung ... 20
3.3.2.4 Projektsteuerung und Kontrolle ... 20

3.3.3 Reviewphase  ... 23

3.4 Instrumente zur Unterstützung des Projektcontrolling ... 24

4 Personale Aspekte des Projektcontrolling ... 25

5 Kundenprojekt-Contolling bei der AEG ... 28

5.1 Aufgaben und Instrumente des Kunden-Projektcontrolling ... 28
5.2 Projektübersicht ... 30
5.3 Controlling der Auftragsabwicklung ... 31

6 Bedeutung des Projektcontrolling ... 32

7 Schlußbetrachtung und Ausblick ... 33

Literatur

1 Einleitung

Mit ansteigender Dynamik der Umwelt einerseits und zunehmender Größe und Differenzierheit der Unternehmungen andererseits ist die hierarchische Organisationsstruktur vieler Unternehmungen den komplexen Aufgabenstellungen und Entscheidungssachverhalten bereits heute nicht mehr gewachsen.¹ Daher ist die normale, hierarchische Koordination durch eine projektorientierte, direkte und aufgabenbezogene Koordination zu ergänzen. Projekte treten in den Unternehmungen haben heutzutage eine wesentlich größere Bedeutung als früher.
Die grundlegenden Einflußnahmemöglichkeiten zu einer Ergebnisoptimierung eröffnen sich im Lebenszyklus von Systemen in ihrer Gestaltungs- bzw. Bereitstellungsphase, d.h. in der Projektierungsphase.² So bestehen insbesondere bei technischen Systemen in der späteren Nutzungsphase nur noch in einem vergleichsweise geringen Umfang Ansatzpunkte für eine Ergebnisoptimierung. Projekte beeinflussen damit maßgeblich die Erreichung von Ergebnis- sowie auch Liquiditätszielen in künftigen Perioden. Aus diesen Gründen ist eine projektorientierte Unternehmungsführung die Antwort auf die Herausforderungen kürzerer Innovationszyklen und auf die Notwendigkeit des Managements von Änderungen, Risiken und Krisen.
Die vorgelegte Arbeit widmet sich dem Thema Einzelaspekte des Projektcontrolling. In der Arbeit soll die Fragestellung untersucht werden, wie kann das Projektcontrolling in einem Unternehmen integriert werden und welche Methoden, Instrumente und Aufgabenstellungen werden dabei verwandt. Hierbei geht es auch um eine Abgrenzung zum allgemeinen Controlling sowie um eine Untersuchung funktionalen, institutionalen und personalen Aspekte. Im Lauf der Untersuchung werden auch alle mögliche Organisationsformen des Projektcontrolling unter Berücksichtigung einzelne Vor- und Nachteilen dargestellt.
Die Arbeit besteht aus sieben Kapiteln. Am Anfang der Arbeit werden für die Untersuchung wichtige Begriffe definiert und Abgrenzung zum allgemeinen Begriff des Controlling gegeben. Im nächsten Kapitel werden die Aufgabenbereiche des Projektcontrolling erläutert. Im Kapitel 3 werden funktionale und institutionale Aspekte in einem Zusammenhang mit unterschiedlichen Organisationsformen, der phasenspezifischen Unterteilung der Aufgaben, Methoden und Instrumente des Projektcontrolling untersucht. Im Mittelpunkt des 4 Kapitels stehen personale Aspekte des Projektcontrolling. Im Kapitel 5 wird am praktischen Beispiel der AEG die Anwendung des Projektcontrolling im Praxis gezeigt. In Kapitel 6 werden Bedeutung und Entwicklungsperspektiven des Projektcontrolling dargestellt.

2 Begriffliche Grundlagen

2.1 Projekt, Projekt- und Multiprojektcontrolling

Der betriebswirtschaftliche Begriff ,,Projekt" erfährt in der Literatur keine einheitliche Definition. Sicherlich war der Bau des Eiffelturms oder die erste Mondlandung ein "Projekt". Doch lassen sich aus geschichtlichem Rang des Bauwerks, Anzahl der an der Erfindung beteiligten Mitarbeiter oder Komplexität des Raumfahrt-Programms nicht die Kriterien ableiten, die wir in Projekten mittelständischer Betriebe wiederfinden.³
Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein ,,Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingung in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben, projekt-spezifische Organisation."
Der Begriff Controlling kann aus dem Angelsächsischen von "to control" = regeln, steuern, lenken, nicht kontrollieren oder überwachen, abgeleitet werden. Es wird absichtlich von kann gesprochen, da auch eine Herleitung aus dem Französischen von "contreróle" = Gegenrolle möglich ist.⁴ Controlling ist als Unternehmensführungs-Servicefunktion zu verstehen, die für eine Wirkungsverbesserung der Unternehmensführungsteilfunktionen Zielbildung, Planung, Kontrolle, Koordination und Information Sorge zu tragen hat.⁵
Der Begriff des Projektcontrolling läßt sich wie folgt beschreiben: " Sicherung des Erreichens der Projektziele durch:
· Soll/Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewertung der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen,
· Mitwirken bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle ihrer Durchführung".
Das Projektcontrolling dient als Unterstützung zum Projektmanagement. Madauss betrachtet "Project-Control" als eine Schlüsselfunktion des Projektmanagements und versteht darunter "die kombinierte Funktion, Planung und Überwachung" des Projektablaufs.⁶
Schmitz definiert die Funktion des Projektcontrolling in pragmatischer Form: ,,Ausgehend von den Planungsunterlagen werden im Rahmen des Projektcontrolling Ablauf, Termine, Kapazität und Kosten des Projektes überwacht und die sich aus der Projektdurchführung ergebenden Ist-Werte mit den Plan-Werten verglichen. Ergebnisse sind Diagramme und Trendanalysen."⁷ In diesem Sinne ist das Projektcontrolling eine Funktion, die Planung, Steuerung und Kontrolle besonderer Vorhaben durch die Bereitstellung ergebnisorientierter Informationen zu unterstützen, eine Koordination und Integration der Projektplanung in sich zu gewährleisten sowie für eine Abstimmung mit den Plänen anderer Unternehmungsbereiche und der Gesamtunternehmung sorgt. Welche Bedeutung und welche Beziehungen zwischen diesen Aufgabenkomplexen des Projektcontrolling bei der Projektabwicklung bestehen, wird in den folgenden Ausführungen untersucht.
Multi-Projektcontrolling stellt eine ergebnisorientierte Planung, Steuerung und Kontrolle einer Mehrzahl von Projekten im Hinblick auf die Inanspruchnahme von Projektbereichs- und Funktionsbereichsressourcen sowie sonstiger bestehender Interdependenzen sicherzustellen.⁸ Nach dieser Abgrenzung umfaßt ein Projektcontrolling sowohl die auf ein Einzelprojekt bezogenen Aufgaben als auch diejenigen Aufgaben, die sich auf die Gesamtheit der Projekte beziehen.

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1 Steinle, C., Bruch, H.: Controlling: Kompendium für Controller-innen und ihre Ausbildung, 2. Aufl., Stuttgart 1999, S.936 ff.

2 Alter, R.: Integriertes Controlling, Gießen 1991, S. 2 ff.

3 Schmidt, E.: Controlling: ein Instrument zur ergebnisorientierten Unternehmenssteuerung und langfristigen Existenzsicherung, 3. Aufl., Berlin 1992, S. 114 ff.

4 Preißler, P.: Controlling, 5. Aufl., München 1994, S. 11 ff.

5 Lachnit L.; Lange C.; Palloks M.: Zukunftsfähiges Controlling, München 1998, S. 8 ff.

6 Madauss, B. J.: Projektmanagement, Stuttgart 1994, S. 92 ff.

7 Schmitz, M.P.: Projektplanung und Projektcontrolling, Düsseldorf 1996, S.110.

8 Steinle, C., Bruch, H.: Controlling: Kompendium für Controller-innen und ihre Ausbildung, 2. Aufl., Stuttgart 1999, S. 936 ff.