Große Hausarbeit:

Geschäftsprozessoptimierung einer Hotel Einkaufsabteilung

von Thorben Plaumann

Wirtschaftsinformatik 3

Abgabe: 22.Jan. 2008

Sommersemester 2007

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis I

Abkürzungen II

Abbildungen III

1

Einleitung 1

1.1

Problemstellung 1

1.2

Aufbau der Arbeit 2

1.3

Zielsetzung 3

2

Geschäftsprozess Management 4

2.1

Abgrenzung zu Business Reengineering 4

2.2

Konzeption 5

2.3

Geschäftsprozess 6

2.4

Workflow 8

2.5

Geschäftsprozessmodellierung 10

2.5.1

Modellierung 10

2.5.2

Modellierungsmethoden 10

2.5.3

ARIS 12

2.5.4

Modellierungsphasen 14

3

Unternehmensbeschreibung 15

4

Ist-Situation 16

4.1

Übersicht 16

4.2

Bestellung 16

4.3

Wareneingang 17

4.4

Rechnungsprüfung 18

4.5

Interne Warenauslieferung 18

4.6

Inventur 19

5

Schwachstellenanalyse / Prozessanalyse 19

6

Optimierungsmodell 21

6.1

Übersicht 21

6.2

Bestellung 21

6.3

Wareneingang 22

6.4

Rechnungsprüfung 22

6.5

Interne Warenanforderung 22

6.6

Inventur 23

7

Auswertung 23

Literaturverzeichnis 25

Anhang 28

I

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Abkürzungen

IT

= Informationstechnologie

GPM

= Geschäftsprozess Management

eEPK

= erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette

WFMS

= Workflow-Management-System

ARIS

= Architektur integrierter Informationssysteme

II

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Abbildungen

Abbildung 2-1; Geschäftsprozessmanagement-Konzeption,

[TiGa07,

143] 5

Abbildung 2-2; Kern und Unterstützungsprozesse, [TiGa07, 150] 8

Abbildung 2-3; Übersicht über ausgewählte Diagrammsprachen,

[TiGa07,

154] 11

Abbildung 2-4; Prinzipdarstellung der erweiterten EPK, [Gada07, 216]...12

Abbildung 2-5; ARIS-Haus mit Phasenkonzept, [Sch02b, 41] 13

Abbildung 3-1; Wertschöpfungskette 16

Abbildung 0-1 Organigramm 29

Abbildung 0-2; eEPK Übersicht der Ist-Situation 30

Abbildung 0-3; eEPK Bestellung der Ist-Sitation 31

Abbildung 0-4; eEPK Wareneingang der Ist-Situation 32

Abbildung 0-5; eEPK der Rechnungsprüfung der Ist-Situation 33

Abbildung 0-6; eEPK interne Warenauslieferung der Ist-Situation 34

Abbildung 0-7; eEPK Inventur der Ist-Situation 35

Abbildung 0-8; eEPK Übersicht der Optimierung 36

Abbildung 0-9; eEPK Bestellung der Optimierung 37

Abbildung 0-10; eEPK Wareneingang der Optimierung 38

Abbildung 0-11; eEPK Rechnungsprüfung der Optimierung 39

Abbildung 0-12; eEPK interne Warenauslieferung der Optimierung 40

Abbildung 0-13; eEPK Inventur der Optimierung 41

III

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1 Einleitung

1.1 Problemstellung

Mit der steigenden Verbreitung von Informationstechnologie (IT) in Un-

ternehmen und immer komplexer werdenden Geschäftsprozessen in der

Hotel- und Gastronomiebranche, finden sich Hotels in einer häufig wech-

selnden Umwelt wieder. Kunden verändern ständig Ihre Wünsche und

Erwartungen an Produkte und Dienstleistungen. Aufgrund der Globalisie-

rung wächst der Wettbewerbsdruck in der Hotel- und Gastronomiebranche,

was zur Folge hat, dass der Bedarf an ganzheitlich unterstützenden integ-

rierenden Konzepten steigt. Die Wirtschaftsinformatik liefert unter anderem

mit Geschäftsprozess Management (GPM) einen solchen Ansatz und un-

tersucht Beziehungen zwischen betriebswirtschaftlichen Abläufen und der

Informations- und Kommunikationstechnik. Das Ziel von GPM ist es, die

Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu analysieren, restrukturieren

und dann optimal zu gestalten [OsFr06, 7f, 10f, 18f; Gada05, 4].

Die vorliegende Arbeit beschäftigt sich mit GPM in einem Hamburger Hotel

und dessen Einkaufsabteilung. Die Zahl der Übernachtungen in Hamburg

verzeichnet seit 2002 einen Zuwachs von über 50% und im Jahr 2006

verbrachten 3,8 Mio. Gäste fast 7,2 Mio. Nächte in Hamburg. Ein Ende

dieses Trends ist aufgrund von Zukunftsprojekten, wie die Auswanderer-

welt Hamburg-Ballin-Stadt, das internationale Maritime Museum Hamburg

oder die Elbphilharmonie nicht in Sicht [Hamb07a, 2]. Seit 2002 stehen

dieser Entwicklung 22 neu eröffnete Hotels in Hamburg mit insgesamt über

3000 Zimmern und über 6000 Betten gegenüber, wobei zehn, wie das

Hotel dieser Arbeit, eine Klassifizierung von vier oder fünf Sternen tragen

und somit direkte Konkurrenten in einem wichtigen Gästebereich bedeuten

[Hamb07b]. In der Hotel- und Gastronomiebranche sind viele Geschäfts-

prozesse durch den über allen stehenden Servicegedanken bereits auf den

1

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Kunden hin optimiert und die Reduzierung der Personalkosten durch

Lohnsenkungen weitgehenst ausgeschöpft. Um die Wettbewerbsfähigkeit

zu gewährleisten, dem Kostendruck standzuhalten und die auf Individuali-

sierung ausgerichteten Kundenwünsche weiterhin befriedigen zu können,

müssen auch Unterstützungsprozesse, die im vorliegenden Beispiel die

Prozesse einer Einkaufsabteilung sind, optimiert werden.

1.2 Aufbau der Arbeit

Zu Beginn der Arbeit soll der Leser in die allgemeinen Aspekte des Themas

eingeführt werden. Daher werden in diesem Teil der Arbeit die grundle-

genden Informationen über Geschäftsprozess Management, Business

Reengineering, Geschäftsprozess Konzeption, Geschäftsprozess, Work-

flow und der Geschäftsprozessmodellierung erläutert. Es werden dabei

deren zentrale Merkmale vor allem aus betriebswirtschaftlicher Sicht im

Mittelpunkt stehen.

Anschließend wird das in dieser Arbeit untersuchte Hotel unter anderem

anhand eines Organigramms beschrieben und der interne Aufbau des

Hotels dargestellt.

Der vierte bis sechste Abschnitt der Arbeit stellt den inhaltlichen Schwer-

punkt dar, wobei im vierten Abschnitt die Beschreibung der

Ist-Geschäftsprozesse der Einkaufsabteilung formal und anhand der in

ARIS modellierten erweiterten Ereignisgesteuerten Prozessketten (eEPK)

erfolgt. Im Anschluss erfolgt eine Beschreibung der Schwachstellen dieser

Geschäftsprozesse, welche dann im sechsten Abschnitt optimiert und

anhand von eEPKs dargestellt werden. Das abschließende Fazit beurteilt

die bearbeitete Thematik.

2

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1.3 Zielsetzung

Ziel dieser Arbeit ist es zum einem, dem Leser einen Einblick in die The-

matik des GPM zu geben, sowie durch die Optimierung der Einkaufsab-

teilung zu verdeutlichen, wie mittels GPM Geschäftsprozesse effizienter,

schlanker und schneller gestaltet werden und Doppelbearbeitung und

Warte-/Liegezeiten vermieden werden können. Es werden Kostenein-

sparpotentiale, wie z.B. Vermeidung von Skontoverlusten durch zu späte

Zahlungen, aufgezeigt, sowie wird die Finance & Accounting Abteilung

mittels eines Workflow-Systems der Hotel Group schnellere und effizien-

tere Monats- und Jahresabschlussdaten liefern können.

3

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