Die Hausarbeit ist geschrieben und jetzt geht es darum, dass der Text ansprechend aussieht und nützliche Funktionen wie ein automatisches Inhaltsverzeichnis erhält. Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, wie Sie jedes Mal aufs Neue nach der Funktion für Seitenumbrüche suchen oder immer erst alle Formatvorlagen durchscrollen, bevor Sie die für die Überschriften finden? Für solche Fälle haben wir ein paar Shortcuts bzw. Tastenkombinationen zusammengestellt, damit Sie sich die Suche zukünftig ersparen.  

Es gibt jedoch noch weitere Wege, wie Sie sich die Formatierungsarbeit erleichtern können – einige sind besonders dann nützlich, wenn der Text bereits verfasst ist, andere können Sie bereits nutzen, bevor das erste Wort geschrieben wurde. 

Alle Tipps, die wir Ihnen hier vorstellen, beziehen sich auf die aktuelle Version von Microsoft Word, die in Office 365 und Office 2019 enthalten ist.   

1. Die nützlichsten Shortcuts 

Auf Windows-Rechnern sind für Word eine ganze Reihe von Shortcuts definiert. Diese sollen Nutzern dabei helfen, das Schreibprogramm noch effizienter und schneller zu nutzen, doch bei einem Blick auf die umfangreiche Liste an Tastenkombinationen, die Microsoft zur Verfügung stellt, ist der eine oder andere womöglich überfordert. Wir haben daher die nützlichsten Shortcuts, mit denen auch wir selbst häufig arbeiten, für Sie zusammengestellt. Diese beziehen sich auf das Betriebssystem Windows – für diejenigen, die Mac OS verwenden, gelten andere Kurzbefehle. Sie finden diese hier: https://support.microsoft.com/de-de/topic/tastenkombinationen-in-word-95ef89dd-7142-4b50-afb2-f762f663ceb2#PickTab=macOS.   

Allgemeine Funktionen:

  • STRG+S – Dokument speichern
  • STRG+X – markierten Inhalt ausschneiden
  • STRG+C – markierten Inhalt kopieren
  • STRG+V – kopierten oder ausgeschnittenen Inhalt einfügen
  • STRG+A – gesamten Text inklusive aller Inhalte (Tabellen, Abbildungen etc.) markieren
  • STRG+Z – letzte Aktion rückgängig machen
  • STRG+F – blendet den Navigationsbereich ein, in dem man nach Inhalten im Dokument suchen und sich die bisher ausgezeichneten Überschriftenebenen anzeigen lassen kann
  • Shift+F3 – wechselt zwischen Groß- und Kleinschreibung und Großbuchstaben
    • Das ist besonders praktisch bei langen oder fremdsprachigen Worten, die man sonst gegebenenfalls umständlich neu abtippen muss – probieren Sie es aus!
  • STRG+ALT+F – fügt eine Fußnote ein

Funktionen zum Ausrichten und Formatieren von Absätzen:

  • STRG+E – zentriert einen markierten Absatz
  • STRG+L – richtet einen markierten Absatz linksbündig aus
  • STRG+R – richtet einen markierten Absatz rechtsbündig aus
  • STRG+T – richtet einen hängenden Einzug für den markierten Absatz ein (voreingestellt sind 1,25 cm)
  • STRG+Q – entfernt die Formatierung des markierten Absatzes
    • Die Schaltfläche dafür finden Sie auch im Reiter Start bei „Schriftart“ ganz oben rechts – das Symbol zeigt den Buchstaben A mit einem Radierer.

Funktionen zum Formatieren von Überschriften:

  • ALT+1 – wendet die Formatvorlage Überschrift 1 auf den markierten Text an
  • ALT+2 – wendet die Formatvorlage Überschrift 2 auf den markierten Text an
  • ALT+3 – wendet die Formatvorlage Überschrift 3 auf den markierten Text an
  • STRG+Shift+N – wendet die Formatvorlage Standard auf den markierten Text an

Funktionen zum Einfügen von Sonderformaten:

  • Shift+Enter – fügt einen manuellen Zeilenumbruch ein
    • Kennen Sie den Unterschied zwischen harten und weichen Zeilenumbrüchen? Mit dem harten Zeilenumbruch (also mit der Enter-Taste) beginnen Sie einen neuen Absatz bzw. einen neuen Listeneintrag. Der weiche Zeilenumbruch beendet die aktuelle Zeile, aber nicht den Absatz.
  • STRG+Enter – fügt einen Seitenumbruch ein
  • STRG+Bindestrich – fügt einen optionalen/bedingten Trennstrich ein
    • Bedingte Trennstriche bleiben so lange unsichtbar, bis sie tatsächlich gebraucht werden. Ein Beispiel: Sie wollen, dass das Wort „Urinstinkt“ hinter „Ur“ getrennt wird, wenn es ans Zeilenende bzw. an den Anfang der nächsten Zeile gerutscht ist. Solange es mitten in der Zeile steht, wird der bedingte Trennstrich nicht angezeigt werden, sondern erst dann, wenn er tatsächlich zum Einsatz kommt.
  • STRG+Shift+Leertaste – fügt ein geschütztes Leerzeichen ein
    • Geschützte Leerzeichen verwenden Sie beispielsweise, wenn Sie vermeiden wollen, dass semantisch zusammenhängende Zeichen, die an einem Zeilenende stehen, voneinander getrennt werden. Das können Abkürzungen sein („z. B.“, „u. a.“, „u. U.“, …) oder auch die Angabe einer Seitenzahl („S. 7“, „S. 7 f.“) – setzen Sie ein geschütztes Leerzeichen anstelle des normalen Leerzeichens, werden die semantisch zusammenhängenden Zeichen allesamt in die nächste Zeile verschoben, sobald dies nötig wird.

Natürlich gibt es noch viel mehr Shortcuts, die Sie in Word verwenden können. Eine vollständige Auflistung finden Sie hier: https://support.microsoft.com/de-de/topic/tastenkombinationen-in-word-95ef89dd-7142-4b50-afb2-f762f663ceb2.

2. Auch Formatierungen lassen sich suchen und ersetzen 

Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn der Text fertig geschrieben ist und Sie Ihre Formatierung überprüfen wollen. Über die erweiterte Suche in Word lassen sich nicht nur Worte, Sätze oder Abkürzungen schnell aufspüren, sondern auch Schriftarten, Einstellungen für Einzüge und Zeilenabstände oder Seitenumbrüche.  

Die erweiterte Suche finden Sie im Reiter Start unter „Bearbeiten“. Klicken Sie neben der Schaltfläche „Suchen“ auf den kleinen Pfeil: 

Für die erweiterte Suche öffnet sich ein neues Fenster. In diesem können Sie nun entweder genauere Einstellungen für die Suche nach einem Wort oder einem Satz vornehmen oder über die beiden unteren Schaltflächen „Format“ und „Sonderformat“ nach Formatierungen suchen.  

Unter „Format“ finden Sie unter anderem „Zeichen…“ und „Absatz…“. Ersteres öffnet ein Fenster, das dem gleicht, das Sie auch für die Formatierung Ihrer Schrift nutzen. Hier können Sie nach vorhandenen Schriftarten suchen (hat sich doch noch eine Calibri eingeschlichen, während der Rest des Textes in Times New Roman gesetzt ist?), nach fettgedruckten, kursiven oder unterstrichenen Worten (wurde eine Formatierung beim Kopieren nicht entfernt?), nach Kapitälchen oder auch nach Schriftgrößen und Schriftfarben.  

„Absatz…“ öffnet ein Fenster, das so aussieht wie das Fenster, in dem Sie beispielsweise Einzüge und Abstände festlegen können. Hier können Sie nach allen Absatzeinstellungen suchen, beispielsweise nach Zeilenabständen (haben Sie einen abweichenden Zeilenabstand übersehen?), Textausrichtungen (ist doch noch irgendwo ein Abschnitt linksbündig?) oder Abständen und Einzügen.  

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Schaltfläche „Sonderformate“ die Suche nach besonderen Formatierungen wie Seitenumbrüchen, Abschnittswechseln, weichen Zeilenumbrüchen, bedingten Trennstrichen oder geschützten Leerzeichen.  

Die gefundenen Formatierungen können Sie auch durch andere Formatierungen ersetzen, wenn Sie feststellen, dass sie doch nicht mehr nötig sind. Ein Beispiel: Sie sehen, dass der weiche Zeilenumbruch an einigen Stellen keinen Sinn ergibt. Suchen Sie über „Sonderformat“ nach manuellen Zeilenumbrüchen. Gehen Sie dann im selben Fenster zum Reiter „Ersetzen“. Dort können Sie nun festlegen, dass alle manuellen Zeilenumbrüche durch normale Absätze ersetzt werden sollen (Sonderformat – Absatzmarke). Das Ganze sieht am Ende so aus: 

Diese Funktion ist auch dann nützlich, wenn Sie das Gefühl haben, sich mit Ihren Abschnittswechseln oder Seitenumbrüchen ein wenig verzettelt zu haben: Ersetzen Sie sie einfach durch Absatzmarken und fangen Sie noch einmal neu an.  

3. Formatvorlagen: Gut für den finalen Check

Formatvorlagen helfen dabei, Ihrem Layout eine einheitliche Struktur zu geben. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn sie Formatvorlagen verwenden, denn diese fassen verschiedene Formatierungen in einer Vorlage zusammen, sodass Sie nicht jedes Mal aufs Neue die gewünschten Einstellungen vornehmen müssen. Wollen Sie, dass Ihr Fließtext stets denselben Zeilenabstand hat und nach jedem Absatz ein Abstand von 6 Punkt gesetzt wird? Dann ändern Sie am besten die Formatvorlage „Standard“ in Word. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das machen und wie Sie zum Abschluss Ihrer Arbeit auf einen Blick feststellen können, wo im Dokument Sie abweichende Formatierungen verwendet haben.  

Wo Sie die Formatvorlagen finden und wie Sie sie verwenden 

Die Formatvorlagen finden Sie im Reiter Start rechts neben den Absatz-Formatierungen: 

Sie können sie mit einem Klick auf das kleine Pfeil-Symbol unten rechts auch neben Ihrem Dokument anzeigen lassen: diese Listenansicht ist übersichtlicher, da Sie dort mehr Vorlagen sehen. Um eine zu verwenden, müssen Sie lediglich den Abschnitt markieren, der die Formatierung erhalten soll. Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Formatvorlage.  

Wie Sie Formatvorlagen ändern: 2 Möglichkeiten 

Sie wollen die Schriftart, Schriftgröße, Farbe oder die Absatz-Formatierung in einer Formatvorlage anpassen? Klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Formatvorlage, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie „Ändern“. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster: 

Hier können Sie Ihrer Formatvorlage einen anderen Namen geben, Einstellungen für die Schriftart und Textauszeichnung vornehmen und links unten über die Schaltfläche „Format“ gelangen Sie auch ins Menü „Absatz“, wo Sie Formatierungen für den Zeilenabstand und andere Abstände einstellen können.  

Eine andere Möglichkeit, vorhandene Formatvorlagen zu ändern, besteht darin, einen markierten Abschnitt wunschgemäß zu formatieren. Anschließend klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Formatvorlage, die diese neue Formatierung übernehmen soll, und wählen: „[Formatvorlage] aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen“.  

Wie Sie sich alle verwendeten Formatierungen im Dokument anzeigen lassen können 

Lassen Sie sich die Formatvorlagen mit einem Klick auf das kleine Pfeilsymbol in einer Listenansicht neben Ihrem Dokument anzeigen. Öffnen Sie anschließend die Optionen: 

Dort können Sie sich Ihre verwendeten Formatvorlagen anzeigen lassen und eine Sortierung auswählen – wir nehmen gern die alphabetische Reihenfolge.  

Wichtig ist, dass Sie die ersten drei Häkchen setzen, denn sonst werden Ihnen nicht alle Formatierungen angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und scrollen Sie anschließend durch die Formatvorlagen.  

In unserem linken Screenshot sehen Sie eine Ansicht, bei der noch Verbesserungsbedarf besteht. Oben bei der Formatvorlage „Listenabsatz“ oder auch unten bei „Text 2“ sehen Sie mehrere verschiedene Einträge. Das bedeutet, dass der Autor mehrmals von der Formatvorlage abgewichen ist und andere Formatierungen darübergelegt hat. Wenn Sie dies zu oft tun, kann sich ein unharmonisches Layout daraus ergeben, bei dem die Abstände vor oder nach einem Absatz oder Listeneintrag nicht einheitlich gesetzt sind.

Sie können sich mit einem Rechtsklick auf die jeweilige Formatvorlage direkt anzeigen lassen, wo die Formatierungen im Text verwendet wurden. Geben Sie einfach den Befehl: „Alle X Instanzen markieren“. Anschließend können Sie dem markierten Text eine andere Formatierung oder Formatvorlage geben. In unserem rechten Screenshot sehen Sie eine Liste, deren Formatvorlagen auf diese Weise schon größtenteils bereinigt wurden.

In aller Kürze: Formatieren leicht gemacht  

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Sie sich das Formatieren in Word erleichtern können. Wir fassen hier noch einmal drei allgemeine Tipps für Sie zusammen: 

  • Prägen Sie sich 5 Shortcuts ein, die Sie voraussichtlich häufig verwenden werden – und nutzen Sie diese dann auch. Sie werden sehen, dass Ihnen das Formatieren damit bereits schneller von der Hand geht.  
  • Schreiben Sie Ihren Text fertig, bevor Sie ihn formatieren, oder legen Sie Formatvorlagen an, bevor Sie schreiben. Während des Schreibprozesses an den Formatierungen herumzubasteln, bringt Sie einerseits aus dem Schreibfluss heraus und andererseits machen Sie sich die Arbeit doppelt.  
  • Sehen Sie sich nach dem Formatierungsprozess Ihre verwendeten Formatvorlagen noch einmal an und bereinigen Sie sie, wenn nötig, um ein einheitliches Layout zu erhalten.  

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