Personalcontrolling. Kennzahlen im Personalmanagement

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einführung und Zielsetzung

2 Personalcontrolling
2.1 Definition und Begriffserklärung
2.2 Kennzahlen im Personalcontrolling
2.2.1 Die Bedeutung von Kennzahlen im Personalmanagement
2.2.2 Zielsetzung der Kennzahlenermittlung im Personalcontrolling
2.2.3 Kennzahlentypen

3 Personalkennzahlen bei der XY GmbH
3.1 Anzahl der Mitarbeiter
3.2 Krankenquote
3.3 Personalentwicklung

4 Fazit

5 Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Logo

Aus rechtlichen Gründen wurde die Abbildung entfernt. (Anm. d. Red.)

1 Einführung und Zielsetzung

Wie entwickeln sich die Schlüsselqualifikationen im Unternehmen? Bestehen Unterschiede in der Mitarbeiterfluktuation zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens? Wie hat sich die Produktivität der Mitarbeiter entwickelt? Diese und noch viele weitere Fragen, sind für Unternehmen von größter Bedeutung. Auch im Personalmanagement wird Controlling als Führungsinstrument genutzt, wichtig sind hierbei die Kennzahlen. Ihre Aufgabe besteht unter anderem darin auf Fehlentwicklungen aufmerksam zu machen, die Kostenentwicklung exakt zu analysieren oder auf neue Innovationen und Bedürfnisse hinzuweisen. Gerade im Personalwesen ist ein zuverlässiges Kennzahlensystem von großer Bedeutung, da die größte Wertschöpfung von Menschen erbracht wird. Ihre Leistungen, Talente, Ziele und Innovationen tragen nicht unwesentlich zum Erfolg des Unternehmens bei.¹ Ein zentraler Erfolgsfaktor stellen somit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dar. Während diese hohe Kosten für das Unternehmen verursachen, tragen sie durch ihren Einsatz maßgeblich zum ökonomischen Erfolg des Unternehmens bei. Der planvolle und sinnvolle Einsatz personeller Ressourcen, sowie ein effizientes Personalmanagement sind demnach für das Unternehmen von zentraler Bedeutung. Zur Erfüllung dieser Aufgabe benötigt das Personalwesen ein Instrument, welches Informationen quantifizierbar und systematisierbar macht und ihre Zusammenhänge erkennen lässt. Als Instrument hierfür dient das Personalcontrolling, welches in den letzten Jahren für Unternehmen an Bedeutung gewonnen hat.² Die Nutzung von Kennzahlen im Personalmanagement haben sich, im Vergleich zum Finanzsektor, relativ spät durchgesetzt. Durch die begrenzte Messbarkeit vieler Aspekte im Personalbereich, werden die Kennzahlen meist bei leicht messbaren Sachverhalten eingesetzt. Daher nimmt vorrangig die Produktivität von Beschäftigten in jedem Unternehmens-Controlling einen festen Platz ein. Indikatoren zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit bilden nach wie vor eine Ausnahme.³

Diese Arbeit soll die Notwendigkeit der Kennzahlen im Personalbereich aufzeigen und deutlich machen, welchen Nutzen diese dem Personalcontrolling bieten. Zunächst soll der Begriff des Personalcontrolling erklärt werden und welche Bedeutung Kennzahlen im Personalmanagement haben. Anschließend werden verschiedene Beispiele erarbeitet, welche die unterschiedlichen Kennzahlentypen bedienen. Abschließend wird betrachtet, welche Kennzahlen bei der xy GmbH Anwendung finden können.

2 Personalcontrolling

Dieses Kapitel widmet sich dem Begriff des Personalcontrolling. Dieses wird definiert und erklärt und es wird aufgezeigt, welche Arten des Controllings unterschieden werden können. Außerdem wird aufgezeigt, welche Bedeutung Kennzahlen im Personalmanagement besitzen, welches Ziel sie für das Personalcontrolling darstellen und welche Kennzahlentypen im Controlling verwendet werden.

2.1 Definition und Begriffserklärung

Sinngemäß wird „to control" oder „controlling" als Beherrschen, Lenken und Steuern von Prozessen von der englischen Sprache in die deutsche übersetzt. Das Personalcontrolling ist ein Teilbereich des gesamten Controllings im Unternehmen.⁴ Die Definition von Zielen, sowie die Durchführung von Aktivitäten zur Zielerreichung bilden die Voraussetzung für das Controlling. Anschließend liefern diese die Grundlage der zielorientierten Steuerung von Unternehmensaktivitäten.⁵ Laut Rolf Bühner versteht man unter Personalcontrolling die Ausrichtung der Planung und die Kontrolle, sowie die Steuerung personalwirtschaftliche Prozesse auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Das Personalcontrolling soll demnach auf Planung, Steuerung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Aktivitäten abzielen und sich dabei an den personalwirtschaftlichen Teilprozessen orientieren und schlussendlich zur Verbesserung des ökonomischen Erfolgs im Unternehmen beitragen.

Auch das Personalcontrolling wird unterteilt in qualitatives und quantitatives, sowie strategisches und operatives Controlling:

- Das qualitative Controlling verfolgt das Ziel, die Qualität und die Effektivität von Prozessen zu steuern und zu überwachen, während das quantitative Controlling messbare Größen, wie z.B. Krankheitstage oder die Mitarbeiterfluktuation erhebt und nutzt.
- Das operativen Personalcontrolling bezieht sich auf das Tagesgeschäft, sowie dessen optimale Abwicklung, während beim strategischen Personalcontrolling Personalstrategien, wie z.B. Vergütungspolitik umgesetzt und evaluiert werden.⁶

2.2 Kennzahlen im Personalcontrolling

2.2.1 Die Bedeutung von Kennzahlen im Personalmanagement

Für immer mehr Unternehmen ist die Erhebung, sowie die Analyse von Kennzahlen immer wichtiger geworden. Das liegt unter anderem daran, dass der Beitrag des Personalmanagements immer stärker gewichtet wird. Durch die vielfältige Einsetzung von Steuerinstrumenten im Personalmanagement, wird die Auswahl der Mitarbeiter erleichtert oder sie dienen dazu, die Leistung und die Produktivität der Mitarbeiter beurteilen zu können. Jedoch tragen diese auch dazu bei, die Mitarbeiter zu qualifizieren um- oder freizusetzen und gezielte Maßnahmen für aufkommende und erkannte Trends einleiten zu können. Daher sind Kennzahlen quantitative Daten, welche Auskunft über systemische Zustände geben. Die komplexe Realität wird auf ihre wesentlichen Einflussgrößen reduziert, um das Management möglichst schnell und genau über ein spezielles Aufgabenfeld zu informieren.

2.2.2 Zielsetzung der Kennzahlenermittlung im Personalcontrolling

Das Ziel eines effektiven Personalcontrolling besteht darin, die Personalrealität eines Unternehmens durch Kennzahlen akkurat abzubilden. Anhand einiger einfacher unternehmerischer Fragestellungen und Probleme, lässt sich die Notwendigkeit zur Ermittlung von Personalkennzahlen herleiten. Diese sind unabhängig von der Branche oder der Unternehmensgröße und sind in unterschiedlicher Art in jedem Unternehmen zu beobachten. Ihre Aufgabe ist es, auf Probleme und Gefahren hinzuweisen, es möglich zu machen Chancen zu erkennen, den Erfolg von Maßnahmen zu belegen, sowie die Notwendigkeit von Innovation deutlich werden zu lassen.⁷ Somit stellen Kennzahlen ein wichtiges Instrument zur Überprüfung der Vergangenheit dar, sowie zur Steuerung personalwirtschaftlicher Entwicklungsaktivitäten. Durch sie wird eine klare Messbarkeit ermöglicht und des Weiteren bieten sie die Möglichkeit Veränderungen in einem bestimmten zeitlichen Intervall zu beobachten und diese zu beeinflussen.⁸ So lassen sich durch eine Analyse von Kennzahlen folgende beispielhafte Fragen beantworten:

- Wodurch wird die hohe Mitarbeiterfluktuation beeinflusst?
- Sind die Mitarbeiter zufrieden und wie hat sich die Zufriedenheit entwickelt?
- Wie viele Krankheitstage liegen in den einzelnen Bereichen vor und wieso sind diese bei einigen besonders hoch?
- Wie hoch ist die Produktivität der verschiedenen Mitarbeiter?
- Wie entwickeln sich die Personalkosten?
- Welche Unterschiede gibt es bei der Mitarbeiterfluktuation in den verschiedenen Abteilungen?

Viele weitere Fragen können durch das Personalcontrolling und die Ermittlung von Kennzahlen beantwortet werden.⁹

2.2.3 Kennzahlentypen

Sachverhalte werden durch Kennzahlen in Zahlen ausgedrückt. Bei quantitativen Zusammenhängen gelingt dies relativ einfach, bspw. im Finanzsektor (Umsatzkennzahlen etc.). Daher werden Kennzahlen oft in diesem Sektor gebildet und genutzt. Meist werden die Kennzahlen in den Unternehmen nach ihrem Aufwand, welcher für eine Erhebung der erforderlichen Daten notwendig ist, ausgewählt und nicht nur nach ihrer theoretischen Aussagekraft. Drei Typen lassen sich unterscheiden:

- Absolute Kennzahlen

Absolute Kennzahlen beschreiben die Anzahl bestimmter Merkmale. Sie werden durch Zählen ermittelt und meist in ganzen Zahlen angegeben.

Beispiel: Anzahl der Beschäftigten

- Relative Kennzahlen

Bei relativen Kennzahlen werden zwei Zahlen ins Verhältnis zueinander gesetzt. Meist liegt die Kennzahl dann in Form einer Prozentzahl vor.

Beispiel: Angestelltenquote 35% (70 Angestellte / 200 Beschäftigte insgesamt)

- Indexzahlen

Bei der Errechnung der Indexzahlen wird zu einem bestimmten Zeitpunkt der absolute Wert gleichgesetzt. Die veränderte Zahl wird im Verhältnis zu der im Ausgangspunkt gemessenen Zahl dargestellt.

Beispiel: 150 Beschäftigte im Jahr 2000 = (Index 100)

155 Beschäftige im Jahr 2001 (100*155/150=103,3)

159 Beschäftigte im Jahr 2002 (100*159/150=106)

144 Beschäftigte im Jahr 2003 (100*144/150=96)¹⁰

3 Personalkennzahlen bei der xy GmbH

Abbildung 1: Logo

Die xy GmbH beschäftigt ca. 110 fest angestellte Mitarbeiter und einige Aushilfen, sowie Werkstudenten.

Gegenwärtig liegen bei der xy GmbH keine Kennzahlen im Personalcontrolling vor. Als Mitarbeiterin im Personalmanagement, beschreibt die Autorin im Folgenden beispielhaft drei Personalkennzahlen, welche relevant für das Unternehmen in Bezug auf das Personalcontrolling sind und wieso. Jedes dieser Beispiele wird einen der Kennzahlentypen bedienen. Die verwendeten Zahlen sind Schätzwerte, sie orientieren sich jedoch an der Realität des Unternehmens.

Im ersten Schritt werden die ausgewählten Kennzahlen zunächst aufgezählt. Danach werden diese beschrieben und im darauffolgenden Schritt, wird anhand eines Grundes (um im Rahmen dieser Arbeit zu bleiben) erklärt, wieso die Autorin diese Kennzahl für das Unternehmen ausgewählt hat und welchen Vorteil die Kennzahl dem Unternehmen liefert.

3.1 Anzahl der Mitarbeiter

= absolute Kennzahl

Um die Anzahl der Mitarbeiter zu ermitteln, werden die Mitarbeiter gezählt. Dies kann durch eine physische Zählung oder durch die Auflistung aller Mitarbeiter in einer Personaldatenbank oder ähnlichem erfolgen. Somit erhält man eine ganze Zahl, welche Auskunft über die Anzahl aller Beschäftigten im Unternehmen gibt.

[...]

¹ Hafner 2012.

² Bartels, Braun, Eisen 2008.

³ Havighorst 2006.

⁴ Hubert 2019.

⁵ Thomas Kümpel 2019.

⁶ Bartels, Braun, Eisen 2008.

⁷ Hafner 2012.

⁸ Bartels, Braun, Eisen 2008.

⁹ Hafner 2012.

¹⁰ Havighorst 2006.